1、1,案例導入： 華風集團公司的總經理秘書米蘭穿著得體的職業女裝，正站在公司即將舉行的“KH新產品新聞發布會”的會議大廳門口迎接來賓。門廳旁有一張簽到桌，放著簽到表和簽到筆。已有來賓到會，但管簽到工作的秘書還未到崗，米蘭十分著急，剛剛電話催完，米秘書的手機響了，原來是今天大會上最重要的嘉賓、市里主管經濟工作的副市長的專車在路上出了故障。時間眼看來不及了，米秘書果斷決定讓公司正在去電視臺接記者的奧迪車掉頭去接副市長，讓去接記者的秘書另打一輛出租車去電視臺。這樣，通過及時的協調，兩邊的事情都得到了妥善的處理 。米秘書剛準備喘口氣，手下的工作人員又來反映因預先估計不足，會議的禮品和宣傳品都不夠了，米秘

2、書又趕緊派人與大廈的管理人員協商，盡可能地多提供一些車位。然后派下面工作人員迅速前去加印宣傳材料并購買新的禮品。這時接副市長的車子就快到大門口了，米秘書立即給總經理打了電話，告訴他市長已到，然后面帶微笑地迎向大門口。,2,一、會議的內涵 會議:人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程 會見:又稱接見、拜會 會談:是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見,3,一、會議的內涵 會議的構成要素 基本要素：目的、時間、會址、主持者、組織者、與會者、議題、議程等 其他要素：名稱、服務機構、秘書機構、經費、文件材料、專用設備工具、各種消耗性材料等,4,二、會議的主

3、要種類 按組織類型 內部會議 外部會議 正式會議 非正式會議 按時間方面的規定性 定期會議 不定期會議 按出席對象 聯席會 內部會 代表會 群眾會,5,按功能性質 決策性 講座性 執行性 告知性 學術性 協調性 報告性 談判性 動員性 紀念性等 按議題性質 專題性 綜合性 按規模大小 特大型 大型 中型 小型 按會議采用的方式手段 常規會 廣播會 電話會 電視會 網絡會,6,三、公司常見會議的類型與作用 經理例會與特別會議 員工例會 股東大會和董事會議 公司年會,7,三、公司常見會議的類型與作用 客戶咨詢會 產品展銷訂貨會 業務洽談會 新產品新聞發布會,8,1、制定會議方案的一般原則 減少會議

4、次數原則 嚴守時間原則 會議通知的明確性原則 缺席遲到的事前聯絡原則 效率性原則,9,2會議籌備方案的內容 確定會議的主題與議題 確定會議的名稱 確定會議的議程 確定會議的時間和日期 確定會議所需設備和工具,10,確定會議與會代表的組成 確定會議文件的范圍，做好文件的印制和發放工作 確定會議經費預算 確定會議住宿和餐飲安排 確定會議的籌備機構,11,可信公司技術訓練專題研討會籌備方案 一、會議主題：為了增強本公司綜合競爭力，提高產品質量和管理水平，特召開此次技術訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術發明和創造的競賽，并提出提高訓練質量的對策，探討新的技術訓練方法。 二、會議的

5、時間、地點：擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。,會議籌備方案示例如下：,12,三、參加會議人員：公司總經理、副總經理、公司人力資源部總監、生產部總監、培訓部總監，以及公司下屬各部門的技術骨干30人?？傆?0人。 四、會議議程：會議由主管副總經理主持。 上午：(1)總經理做關于技術訓練問題的工作報告。 (2)培訓部總監專題發言。 (3)生產部總監專題發言。 下午：(1)分組討論。 (2)人力資源部總監宣讀公司開展技術競賽評比的計劃草案。 (3)主管副總經理做總結報告。,13,五、會議議題： (1)技術訓練與提高企業綜合競爭力。 (2)技術訓

6、練與技術創新。 (3)如何提高技術訓練的質量。 (4)技術訓練方法的再討論。 六、會場設備和用品的準備：準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺秘書負責。,14,七、會議材料準備：由總經理辦公室牽頭準備。 (1)總經理的工作報告。 (2)培訓部、生產部總監的專題發言稿。 (3)公司開展技術競賽評比的計劃(草案)。 (4)副總經理的總結報告。 八、會議服務工作：由行政部綜合協調。 附：(1)會議通知。 (2)會議日程表。,15,1確定會議的時間 2會議議程與會議日程 會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來 會議日程：是指會議在一定時間內的

7、具體安排,16,安排會議議程和日程要注意的問題 1）要把握會議目的，即了解會議召開的原因 2）先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議，根據多數人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參加會議 3）例會原則上定時召開，且時間不宜過長。 4）如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。,17,大中型會議的議程一般安排： 開幕式、上司和來賓致辭 上司做報告 分組討論 大會發言 參觀或其他活動； 會議總結，宣讀決議； 閉幕式。,18,會議議程示例 英豪公司銷售團隊會議議程 公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。 一、宣布議程。 二、說明有關

8、人員缺席情況。 三、宣讀并通過上次會議的記錄。 四、東部地區銷售活動的總結。 五、銷售一部關于團隊溝通問題的發言。 六、公司銷售人員的招聘和重組。 七、銷售二部經理的人選。 八、下季度銷售目標。,19,會議日程表示例：,20,會場位置必須讓上司和與會者方便前往 會場的大小應與會議規模相符 場地要有良好的設備配置 場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區 選擇會議地點應考慮有無停車場所 場地租借的費用必須合理,21,四、正確確定會人員范圍 五、準備會議文件資料 為上司撰寫會議文稿 為上司準備材料 組織好發言人的文稿 準備資料袋,22,六、發送會議通知 1會議通知的作用 周知作用 提醒作用 憑證作用,

9、23,2、會議通知的發送 為了規范公司的管理及運作，除了非正式會議和每日例會，均應正式打印會議通知，以示正規和鄭重 人數較少的非正式會議，可用多種方式進行通知。 一些會議在發送通知時應按規定的會議規則行事，如股東會議附上代理委托書 如有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨信寄發一份,24,需要回復的會議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發信人姓名 對于經常參加某類會議的會員，可用計算機打印出多套郵寄標簽，以免重復打印，對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新 可將會中使用的票證與會議通知一并發出 如果與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執單，

10、要求與會者告知具體的到達和反程時間，并說明到達會址的汽車、火車等交通工具線路 會議通知樣本要作為檔案保存,25,3、會議通知的內容 要有具體的會議名稱 日期、時間、場所要準確無誤 議題應盡量具體 有附加資料時，應寫明資料名稱及頁數,26,會議通知示例,會議通知 尊敬的客戶： 為了進一步加強與貴公司的協作關系，聽取客戶對我公司產品和服務的意見，我公司擬于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕豐賓館召開客戶咨詢聯誼會。敬請回復及光臨。 附：會議日程及路線圖 回執 請于7月30日以前將回執寄至：北京市朝陽區天地大廈天地公司銷售部孫萌小姐，郵編：100110，電話/p>

11、。 我公司參加此次會議，參加人數： 我公司不能參加此次會議。 姓名： 公司：,27,七、布置會場 1會場的整體格局 面門為上 居中為上 以遠為上 前排為上,28,2主席臺座次的安排 前排高于后排 中央高于兩側 國內政務會議左高右低 國際會議右高左低 主持人：居中設座 自由擇座 發言人：就座位置發言 國內會議主席團前面中間位置 國際會議前排右前方發言,29,30,4會場的整體布局類型 大中型：方形 半圓形 小 型：圓形 大小方形 環形 回字形 馬蹄形 等,31,會場類型,方 形,32,會場類型,半圓形,33,34,會場布置的各種必要設施 橫幅：一般懸掛于來賓入口、酒店大堂或是會議主席臺上方，以作

12、歡迎和明示主題之用；,35,2. 指示牌：指示標志對于來賓們迅速地找到會場位置非常重要，往往周到的細節安排也會使與會者更能體會到服務的周到，指示牌也要注意統一整個會議的標識；,36,3. 桌牌：在簽到處和貴賓位置設備桌牌非常重要，使來賓能根據桌牌快速找到自己的簽到或接待位置；,37,4. 胸牌：設置統一的胸牌，可用不同的顏色及文字區分會場人員的身份，更加容易識別和協調人員；,38,5. 簽到處：供來賓簽到或咨詢以及辦理手續的地方； 6. 簽到處背景板：在簽到處的后方設置簽到處背景板，更能體現會議的專業性；,39,7. 會場主背景板/背景墻：會議主席臺后方通常會搭建起一塊主題背景，上有會議主題及

13、主辦機構信息,40,八、準備會議所需物品、設備 九、安排食宿 十、大型會議的接(送)站、報到,41,十一、大型會議的經費預算 會議資料費 郵電通訊費用 會議設備和用品費 會議辦公費 會議宣傳交際費 會議住宿補貼費 會議伙食補貼 會議交通費 其他開支,42,一、會前的最后檢查 1檢查的方式 聽取會議籌備人的匯報 現場檢查 2檢查的內容 文件的材料準備情況 會場布置情況 會議保衛工作情況,43,二、組織簽到和登記 三、做好必要的錄音錄像工作 四、會議設備的操作與維護 五、做好會議的記錄工作,44,會議記錄示例： 藝海股份有限公司董事會例會記錄 (2002年4月14日) 宣布：2002年4月14日上

14、午10：00藝海股份有限公司董事會例會在北京海淀高科技大廈公司總部會議室召開。主持人為高杰，有法定人數參加了會議，他們是：高杰(董事長)、劉明(副董事長)、白雪(秘書)、歐陽軍(財務主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龍董事、李忠董事、錢清董事。 記錄：秘書白雪宣讀了2002年3月10日會議的記錄，并在宣讀后獲得通過。,45,財務狀況： 財務主管歐陽軍提出的一份財務報告顯示，2002年3月31日公司的流動資金余額為2576.98萬元。財務主管的報告在宣讀后獲得通過。 公司其他活動報告： 主管公司企劃部的副總經理郭利董事報告說，公司企業策劃活動的下一個項目是為北京護城河河道清淤項目

15、捐款10萬元人民幣，這項公益活動將有助于提高企業的知名度。計劃在“五一”期間舉行捐款儀式，向北京市有關部門捐款。關于此事全部細節情況的材料將于4月21號寄發給所有成員,46,新的事項： 安慧董事提出在5月14日舉行的下一次董事會例會上，公司董事會應任命一人負責公司職工藝術節(將于8月初舉行)，同時董事會還應在下次會議上為職工藝術節確定一個主題。此建議得到了郭利董事的附議并獲一致通過。 休會： 已無其他問題，會議于上午11：50結束。 秘書(簽名) 董事長(簽名）,47,六、提供會議資料與聯絡協調 七、做好會議的保密和保衛工作 八、組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作 九、會議信息工作,

16、48,1、充分認識媒體的重要作用和媒體在塑造企業形象中的影響 2、了解媒體 3、有備而來 4、臨場表現,49,一、會前的準備 1、根據個人觀點研究問題 2、依據所提供的文件、資料，準備推斷分析的論證材料。并提出意見或詢問事項 3、準備在會間盡力發揮自己的角色 4、嚴格遵守開會時間，準時到會,50,二、會議期間的角色方寸 1、認真傾聽他人的觀點 盡量避免： 1）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反調，自己又拿不出合理的論證 2）在論證中喋喋不休，使他人無法插話 3）盲目認同他人觀點,51,2、積極發表自己的見解 1）發言力求簡要明確，注意發言時機 2）讓自己的行為富有積極性、合理性和說服力 3）

17、發言要守時，動作、手勢要充滿自信，但不要固執己見，,52,3、關注正在討論的事項 1）討論中要專心投入和他人保持和諧的交流氣氛 2）不隨便打斷別人的發言，不隨便插言，不侵犯其他與會者的權利 3）不隨便進進出出，影響他人的發言 4）自己的論點會證明根據不足時，應當顯示自己的風度，放棄己見 5）應服從多數人的決定,53,一、準備會議主持計劃 1、自查的內容 會議目的是否明確 會議程序是否確定 會議是否有助于你制定決策 與會人員能否充分發表自己的見解 你是否表現出過于自信的態度或盛氣凌人的作風,54,2、制定主持人行動計劃需搞清的問題 關于會議的目標：總目標是什么？子目標是什么？子目標是否有助于實現

18、總目標？ 關于會議的結構：會議的內容是什么？擬采用哪些步驟？怎樣才能最有效地利用時間 關于結果與目標的偏差：你允許會議產生的結果與既定目標偏差的大小？,55,二、控制會場的氣氛 開會時間準時，不能因為個別人對會議的冷漠態度或尚未到場而耽誤大家的時間 當會議參加者進入會場時，要與他們打招呼，保證他們各有其座 會議開始后，簡明扼要地引出主題，說明討論的目的，使每一個與會者都明白會議的目的 鼓勵每一個人發表自己的見解 在一段時間里要集中討論一個議題，避免跑題,56,一、合理安排與會人員返程 二、提醒與會者及時做好各種物品的清退 三、清理會場和文件 四、整理會議材料，立卷歸檔 會議正式文件，如決定、決

19、議、計劃、報告等。 會議參閱文件。 會議安排的發言稿。 會議上的講話記錄,57,五、會議的總結 1、會議總結的要點 1）會議工作總結要根據崗位責任制和工作任務書的內容，逐條對照檢查 2）總結要將客觀標準和主觀標準相結合 3）總結要以總結經驗、激勵下屬為目的 2、起草會議紀要或總結報告,58,六、會議效果的評估 1、對主持人的評估 組織安排會議 確定、檢查目標 遵守時間 鼓勵發表見解、提出建議與問題 澄清事實 引入正題還是離題太遠 控制過嚴或過松 處理沖突、解決爭端,59,2、對會議工作人員的評估 會議工作中，精通業務，勝任工作 具有公關意識，能自學維護組織的形象 具有良好的禮儀修養，舉止得體，語言規范 會議工作中沒有顯現出厭倦懈怠神態與行為 與同事合作協調，相處融洽 對上司的批評指導，能虛心接受,60,3、對會議管理工作的總體評估 會議管理評估（1為優秀，4為差） 一、整體安排對會議上收到的信息給出您的回答 會議計劃 1 2 3 4 住宿設施 1 2 3 4 會議費用 1 2