第2章 辦公自動化影響下的行政管理 2 1辦公自動化與行政組織 2 1 1行政組織的一般原理行政組織含義 特點 要素含義政府組織是人類社會各種各樣的組織形式之一 是依法履行國家行政職能 行使國家相應行政職權的組織實體 其典型形式是從中央到地方的各級各類國家行政機關 是法定的行政主體 此外 國家法律 法規授權 執行一定國家行政職能和行使相應國家行政職權的某些社會組織 在授權范圍內也是法定行政主體 屬于政府組織范圍 2 1 1行政組織的一般原理行政組織特點 階級性 社會性 1 服務性 2 管理性 法制性 系統性 行政組織的結構縱向組織結構即政府的層次結構 是指各級政府上下級之間和每級政府各組成部門的上下級之間的主從關系和管理層次 2 1 1行政組織的一般原理 橫向組織結構亦稱部門制或職能制 是指一個層次里的依據工作性質和管理權限劃分的平行組織結構 行政組織管理的原則精簡高效的原則部門層次要精簡 縱向簡化層次 2 1 1行政組織的一般原理 橫向合并機構 精簡高效的原則部門層次要精簡 縱向簡化層次 精簡高效的原則 領導班子要精簡 科勒薩科奇 默克爾菲永 公務員隊伍要精干 分工合理 精簡高效的原則 工作要講究效率 簡化辦事程序采用現代化手段調動工作人員積極性 精簡高效的原則 統一的原則 職能目標的統一 機構設置的完整 領導指揮的統一 統一領導和分級管理的關系 統一領導和分工負責的關系 權變和適應的原則 y f x 如果 就要政府組織要不斷地根據組織任務 目標的變化以及組織環境的變化進行適應性調整 改革和創新 1 適應客觀形勢的需要 2 適應政府職能的發展 適應臨時特定管理任務和突發事件 傳統職能的繼承 新產業和新問題的出現 行政管理權限的轉移 各部門之間調整 上下級權力轉移 3 適應管理方式的變化 對社會 減少計劃經濟管理模式設置的專業管理機構 加強宏觀調控能力 采用現代化的管理方式和管理手段 內部 管理方式科學化法制化社會化 4 適應不同地區的具體情況因地制宜的原則 機構設置要立法 法制的原則 人員編制要立法 依照法定程序對機構設置和人員編制嚴格控制 管理幅度適度原則 管理幅度越大 人與人之間關系越復雜 領導者需要協調的關系數目 n 2n 2 n 1 n為下級數量 人員確定情況下 管理層次與幅度成反比管理幅度與管理事務的難易程度有關管理幅度與管理者水平和手段有關管理幅度與管理對向有關管理幅度與組織法規健全與否有關 注重平衡的原則 1 職 權 責相稱的原則 2 個體與整體平衡的原則 3 分工與協調平衡的原則 4 貢獻與報酬平衡的原則 2 1 2辦公自動化背景下行政組織的特點 1扁平化的組織結構形態特點傳統金字塔型扁平化組織 扁平化的組織結構形態表現中間管理層縮減甚至取消管理幅度增寬更多的團隊合作激勵人的全面發展 2小型化的組織規模標準化程序化和非例行化并存 要求精簡機構 裁剪冗員 3分權化的組織權力結構政府逐步由單純的直線型權力關系轉向直線關系與參謀關系交織的狀態政府不可避免的由集權走向分權 4矩陣式的組織信息結構優點 結構簡單 信息關系清晰 且與組織的權威等級鏈一致 缺點 損害信息的完整性無法收集和處理好急劇膨脹的信息信息容易被過濾 篩選 封鎖 改變本來面目 傳統信息結構樹形的 矩陣式信息結構 信息收集和處理分散式的 形成多個信息中心 信息渠道縱橫交錯 信息結構與等級結構脫鉤 與外界信息交流與溝通使開發多層次的 信息結構的交錯擴展 有利于消除信息割據危害 提高信息完整和真實性 5民主化的組織管理方式6虛擬化的政府辦公形態 組織管理方式 控制動力結構參與和自主型結構 7知識和學習型的政府組織價值取向自我超越 改善心智模式 建立共同愿景 團隊學習 系統思考 2 2 1辦公自動化對政府人力資源管理的影響 2 2辦公自動化與政府人力資源管理 資源 物質資源資本資源信息資源人力資源 2 2辦公自動化與政府人力資源管理 2 2 1辦公自動化對政府人力資源管理的影響政府人力資源管理的理解含義 政府依照憲法和有關法律對其管轄內的人力資源所進行的規劃 獲取和開發的一系列管理行為 特點 權威性 公益性 復雜性 法制性 對人力資源管理的影響對領導的影響認識上加以轉變要求具有創新精神和創新意識要求重視人才 以人為本減少經驗決策 以掌握更多有意義的信息資源進行決策 非領導公務人員工作方式的改進觀念上認同并具有信息化知識管理的意識 并且認識辦公自動化的特點 具體工作方式的轉變促進人的全面發展形成新的人際關系 對人力資源管理的影響 2 2 2政府電子化人力資源管理的構建 人力資源規劃管理調整和優化政府人力資源結構調整政府人力資源的層級結構優化公務員群體結構和知識結構 解決機構改革人員分流問題打破職務常任制 建立新的職位分類制度打破職務常任制比例全面更新職位分類 人才招聘錄用吸引高科技人才加盟引入競爭機制和激勵機制招聘多元復合型人才新型服務意識打破官本位思想信息管理能力綜合行政能力信息技術基礎 人力資源開發培訓內容具有針對性系統全面 培訓方式靈活多樣培訓結果跟蹤反饋建立多維電子化人力資源評估制度360 政府電子化人力資源維持完善政府電子化人力資源法規建設倡導電子學習 把高科技融入到人力資源管理ibm注重職業操守 提高人員整體素質按照誰投資誰受益原則 建立政府人力資本投資與回報制度 政府電子化人力資源管理可能帶來的一系列問題信息化網絡容易使社會關系冷漠 影響人力資源情商開發 2 2 3政府電子化人力資源管理的實踐探索 政府電子化人力資源管理可能帶來的一系列問題硬件配置缺乏和技術水平限制導致很多人被排除在外注意力短缺 政府建設力度不夠 設備資源短缺 政府電子化人力資源管理可能帶來的一系列問題信息量大 增加了篩選處理壓力行政效率提高導致一部分人失業或增加更多擺設機構網絡化對民主政治提出挑戰 電子化人力資源管理的發展路徑 調整政府人力資源管理制度的價值目標實現公務員價值 服務性 提高生產力回應性 權力責任 公平等管理觀念由成本投入型向資源型轉軌進一步強化政府人力資源管理的責任意識 服務意識人力資源開發成為中心環節進行國際交流與借鑒 2 3辦公自動化與行政監督 監督中國古代監督形式監督的原因 人性假設 2 3 1傳統行政監督 行政監督觀念 特征為保證行政機關及其公務人員的行政行為合法 合理 增強服務意識防止濫用職權 保證行政機關正常地履行職責 提高行政效能 國家機關 社會團體及公民個人對國家行政機關及其公務人員所進行的約束 檢查 督促活動 1 行政監督體現著對權力的制約 2 行政監督是一個多元化的體系 3 行政監督的內容具有廣泛性 行政外部監督 國家權力機關的監督人大及其常委會對行政機關及其工作人員的監督 法律監督工作監督聽取審議報告和評價決策 審查批準計劃及執行報告 審批財政預決算報告 工作視察和檢查 辦理公民來信來訪和申訴 監督政府處理人民代表的提案和意見 質詢和詢問 組織特定問題調查委員會 人事監督 國家司法機關的監督人民法院的監督 審判監督人民檢察院監督查處行政職務犯罪案件 偵查監督對監獄 看守所 勞改機關的活動是否合法監督對法院的行政判決 裁定監督 政黨的監督執政黨監督通過黨系統對各級黨員監督雙規和兩指黨組織了解行政機關工作 提出意見建議 糾正 民主黨派監督協商國家大事參與制定方針政策和國家事務管理參加政府工作 社會組織的監督社會團體的監督企事業的監督群眾組織的監督社會輿論媒介的監督 直接提出詢問 建議和批評申訴控告或檢舉舉報制度 公民個人的監督 信訪制度 一般監督上下級工作報告調查和檢查審查和審批批評和處置備案審查考核業務監督上級對下級的業務監督部門之間的業務監督專門監督審計監督行政監察 行政內部監督 行政監督多元無序注重事后監督 缺乏全程監督行政監督法制化程度低 監督彈性大 傳統監督機制中存在的問題 扁鵲 監督主體的獨立性差 監督對象思想不到位 缺乏自覺接受監督意識 外部監督缺乏力度 2 3 2辦公自動化對行政監督影響 1 進一步強化了行政機關的內部約束 2 拓展了公眾參政議政渠道 加強公眾對行政權監督和制約 3 節約行政監督成本 提高了監督效率 4 有利于實現全程監督 5 有利于改變監督對象的監督意識 6 有利于行政監督體系的協調 7 能夠起到預防腐敗行為 2 4辦公自動化與行政文化 2 4 1行政文化的一般理論概念 特征 功能概念 是社會文化在行政領域中表現出來的一種特殊文化形式 是在行政實踐活動基礎上形成的一個符合的整體 包括人們對行政活動和行政關系的態度 信念 情感和價值觀以及人們所遵循的行政原則 觀念 傳統 習慣等 特征 歷史性和時代性 連續性和變動性民族性和融合性調節性和控制性 功能 導向功能 約束功能 聚合功能 衍射功能 模塊化功能 世界行政文化發展態勢從官僚行政向責任行政轉變從管制行政向服務行政轉變從封閉行政向開發行政轉變從暗箱行政向透明行政轉變從權力行政向規則行政轉變從成本行政向效能行政轉變 2 4 2辦公自動化與行政文化互動 辦公自動化對行政文化沖擊辦公自動化之與民眾文化 催生強烈的公民期待希望獲得更多的信息希望加入管理隊伍 辦公自動化之與領導文化 沖擊傳統領導觀念效益意識責任意識參與意識辦公自動化之與職員文化 轉變意識作風競爭意識服務意識 行政文化的革新 培育電子行政文化的力量分析自上而下拉動的領導作為主導的政府自下而上推動的職員 培育電子行政文化的內在要求漸進性本土性持續性培育電子行政文化的基本要義創新意識是推行的首要文化參與意識是發展的根本精神硬件 官民合作 軟件 民主參與是生命動力 2 5 1政府形象概述 2 5辦公自動化與政府形象 水則載舟 水則覆舟得失之際 存乎于心 含義政府這一巨型組織系統在運作中即在自身的行為與活動中產生出來的總體表現與客觀效應 以及公眾對這種總體表現和客觀效應所做的較為穩定與公正的評價 特點 政府形象具有主觀性 政府形象具有變動性環境改變促動政府改變政府未變 但公眾本身評價改變 政府形象具有綜合性 政府形象具有客觀性 類型根據是否具有物質化特征分為有形形象和無形形象前者只直接作用公眾感官產生顯露性的 具體性的 標志性的主觀印象 如結構 外觀 言行 資料等 后者是公眾在大量有形形象基礎上 借助理智判斷形成一般性 抽象性 理性的印象 權威程度 信譽程度 威望和精神風貌等 根據是范圍大小分為總體形象和局部形象前者是公眾從總體上做出的評價和帶有總括性的主觀印象 后者是不同公眾對政府系統的評價和公眾對不同組成部門的評價 根據真實程度分為真實形象和虛假形象 前者是公眾主觀形成的符合客觀實際的形象 后者是公眾形成的與真實行為和活動有差距的形象 及有一定程度曲解的政府形象 根據期望程度分為現實形象和理想形象 前者是現實條件下為公眾普遍接受的形象 后者是公眾和政府追求實現的政府形象 政府對公眾產生的主觀印象期望公眾從自身利益和實際需求對政府期望 影響因素政府的外觀表現直接要素 政府制定 實施的方針政策核心內容政府社會服務的承諾保證要素政府施政能力生命源泉政府施政的公平正義保障要素政府的勤政 廉潔基礎要素 良好政府形象的意義有利于政府職能轉變 推動行政體制改革有利于改善與公民關系 贏得社會公眾支持和信賴有利于社會穩定 鞏固執政地位有利于對外開放 進一步推動我國經濟發展 2 5 2政府形象塑造對政府形象塑造的影響 1 信息技術打破了政府與公眾行政地位的不平等性 為公眾參與政治 與政府建立良性互動關系提供了前提