語言文字規范化行文格式要求一、公文文號的正確使用印發公文時，年份外的符號應該用六角形符號“”（一般在電腦“插入”欄里“特殊符號”中選擇），而不應該用小括號“（） ”或中括號“ ”。副科級以上單位有資格發公文。如：區漢語委發（2009）5號 （不規范）區漢語委發20095號 （不規范）區漢語委發20095號 （規 范）二、標題的要求（一）正文必須要有標題（封面除外）。標題使用二號小標宋體字。不得將標題字打印大小不一或中間加入其他藝術體。（二）標題字數較多時，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當，不能把詞、詞組和專用術語分開。多行標題的排列方式一般是正寶塔、倒寶塔或棱形，避免出現上下長度一樣的方形或上下長、中間短的沙漏形。（三）標題應當準確簡要地概括正文的主要內容并標明正文種類。標題中除規范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。如有副標題則回行居中，字體使用四號楷體。如標題下附屬單位名稱和時間則用（）括住，字體使用四號楷體，單位名稱與時間間隔兩個空格，時間使用數字形式，如：（東勝區教育局 2009年11月11日）三、正文的要求（一）正文要與標題隔一行。（二）正文使用三號仿宋體字。每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。文中一級標題使用三號黑體，二級標題使用三號楷體，三級標題使用三號仿宋體加粗，四級以下級標題與正文字體相同。一級標題后若回行不使用標點。（三）全文層次序號的使用 1.第一層為“一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十等。 2.第二層為“（一）”，以下可排（二） （三） （四），此序號采用輸入法輸入，括號后面不得添加任何標點。 3.第三層為“1.” 1后面添加的是圓點，而不是頓號或句號。以下可排2. 3. 4. 5. 6. 7.。 4.第四層為“（1）”，此序號是采用輸入法輸入，括號后面不得添加任何標點。（1）以后可排（2）（3）（4）（5）。5.第五層為“”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，圓圈后面不得添加任何標點，以后可排 。此序號還可以不單獨作為標題序號在句子里使用。（四）行文格式的要求1.每個自然段的首行必須左空兩格（包括序號）。一級標題前面左空兩格。2.請示、報告、通知等有稱謂的，文章的第一行稱謂須頂格。（五）正文中如有引用的內容則必須準確無誤，必要時用括號加以標注。引用公文應先引標題，后引發文字號。引用公文標題使用簡稱時，先用全稱，并注明簡稱。（六）正文如有附件，應當注明附件順序和名稱。先在正文下一行左空兩格用三號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。四、正文中一些主要標點符號的使用（一）破折號，行文中作為說明解釋的語句用破折號標明。總結、計劃標題中如果使用副標題或文章中使用破折號，破折號的長度為兩個漢字的長度，例“”，而不是數個短橫，例“”。（二）連接號，相關的時間、地點或數目之間用連接號，表示起止。學校計劃、總結中使用到的主要有以下情況：1.表示時間起止的，學期工作計劃、總結中學年度中的連接號“”是兩個字符的長度，也就是一個漢字的長度，不是兩個短橫或其它。2.表示數目的，用阿拉伯數字表示數值的范圍，例如：總結、計劃中出現的“03歲嬰幼兒”，0和3之間應用浪紋線。3.表示地點的，例如：東勝康巴什，是兩個漢字的長度。（三）省略號，省略號的形式為“”，六個小圓點占兩個字的位置，不是六個小短橫。（四）標點符號的位置。1.句號、問號、嘆號、頓號、分號和冒號一般占一個字的位置，居右偏下，不出現在一行之首。2.引號、括號、書名號的前一半不出現一行之末，后一半不出現在一行之首。3.破折號和省略號各占兩個字的位置，中間不能斷開。連接號、間隔號一般占一個字的位置，這四種符號上下居中。（五）頁碼用四號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條四號一字線。單頁碼居右，雙頁碼居左。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。五、文章中數字的使用（一）使用阿拉伯數字。凡是可以使用阿拉伯數字而且有很得體的地方，所表示的數目又比較精確時，均應使用阿拉伯數字。如年月日、物理量、非物理量、代碼、代號中的數字。如：2009年2月12日 500克 20支 等。（二）使用漢字。根據國家有關標準，凡是定型的詞、詞組、成語、慣用語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。如：星期六 二萬五千里長征 第四方面軍 一二師 “ 十一五”計劃 零歲教育等。（三）應當使用國家法定計量單位。六、漢語拼音注音字母的正確使用（一）大小寫：句子的首字母大寫；詩行的首字母大寫；專有名詞每個詞首字母大寫；標題、標語可以全部大寫。（二）分連寫：詞內連寫，詞間分寫。以標語為例：“公 共 場 所 請 勿 吸煙”GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN以上未按漢語拼音正詞法基本規則標注，不規范。以下標注規范：“公 共 場 所 請 勿 吸 煙”GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN七、關于時間的寫法（一）要求使用漢字的。1.中國干支紀年和夏歷月日使用漢字。如：正月初五 八月十五中秋節2.清代和清代以前的歷史紀年使用漢字（采用阿拉伯數字用括號括注公歷）。 （二）要求使用阿拉伯數字的。公歷世紀、年代、年、月、日的規范寫法。1.公元前8世紀 20世紀90年代 2009年11月14日2.2008年、2009年不能簡寫成“08年”、“09年”，必須寫完整的2008年、2009年。3.2008年9月或2009年1月不能寫成“2008、9”或“2009.9”。4.年、月、日擴展格式的寫法，月、日是個位單數時，須在個位前加0，年、月、日之間用半字線隔開，寫成2008-09-01。此擴展格式一般在引文著錄、行文注釋、表格、索引、年表等中使用。（三）封面和成文結尾時間的漢字寫法。1.正式的計劃、總結、報告、通知、請示等類的公文結尾的成文時間政府系統一般使用漢字，黨群系統使用阿拉伯數字。2.時間使用漢字的規范寫法，如：二九年九月十二日。二九年中的“”是漢字，可從插入中的特殊符合里選擇，是正圓，不是橢圓，不是阿拉伯數字0，必須拼寫漢字。不能漢字與阿拉伯數字混用，不能寫成二00九年。3.其他不規范形式，如：二九年6月或2009年六月。4.成文時間及文中不能拼寫成大寫的漢字，如：貳零零玖年玖月玖日。八、落款及時間（一）正文結尾要有單位名稱（全稱或規范簡稱）。單位名稱一般在正文的右下方適當的位置，右空兩格。如全稱：東勝區塔拉壕小學，簡稱：東勝塔小。（二）時間在單位名稱的下一行，右頂格。（三）落款多個單位時，應該每個單位占一行，兩端對齊。（四）正文標題下已經書寫單位名稱和時間的，結尾不再使用落款和時間。九、公文中紙張及印章的正確使用公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm*97mm）,左側裝訂。版式通用word，頁邊距上下2.5厘米，左右3.0厘米，行距一般為固定值3 0磅。如有特殊要求，另行處理。公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。 常見不規范使用序號、標點符號、漢語拼音例析一、文字材料中序號、標點的正確使用1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用頓號不規范，應該用逗號，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。2.“一，”、“二，”、“三，”等用逗號不規范，而應該用頓號，即“一、”“二、”“三、”。3.“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用頓號不規范，而應該使用齊線墨點（實心小圓點），即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。4.序號如加括號，如（1）（2）（3）等不再加標點符號。5.文章的層次順序應依次是：一、二、三、（一）（二）（三）1. 2. 3. （1）（2）（3）。一般而言，論文正文文中標題層次如下：一級標題：標題序號為“一、”，獨占行，末尾不加標點；二級標題：標題序號為“（一）”，與正文字體字號相同，獨占行，末尾不加標點符號； 三級以下標題：三、四、五級標題序號分別為“1.”、“（1）”和“”，與正文字體字號相同，可根據標題的長短確定是否獨占行。若獨占行，則末尾不使用標點；否則，標題后必須加句號。二、年份中“零”的正確使用 1.年份如用中文形式表示，如“二五年十月”，則中間的“”不能寫成阿拉伯數字的長“”或英語全角字符“”，而應該用圓“”（一般在電腦“插入”欄里“符號”的幾何圖形符中選擇）；年份如用阿拉伯數字形式表示，則中間應該用長“”表示，如：“2005年10月”。2.按“國家標準”，國家行政機關的公文的日期應該用漢語表示。3.各類通知、告示、獎牌、證書等上的日期的書寫，要做到漢字和阿拉伯數字不混用。如：二00六（錯誤）、二OO六（錯誤）、二六年（正確）。三、正確區分比號、冒號、破折號、連接號 1.比號“”誤為冒號“：”。如表示時間1138,中間的符號是比號不是冒號，比號可在計算機插入菜單的“符號”里面查找。 2.凡文中使用破折號的應該使用占兩個空格的連線，而不用“”或只占一個空格的短線“”或兩個短線“ ”表示。破折號的輸入方法是選定“黑體”字，再敲擊“shift加鍵”。 3.表示數量范圍，前后數字之間誤用了一字線“”或半字線“-”，應該用浪紋線“”，如11月1日11月5日，23天，2030人，等等。浪紋線“”可在插入菜單中的“符號”里查找，也可在新羅馬字體下按Shift+。四、表示概數使用錯誤的形式 如3、4天，7、8個人，等等。表述這樣的概數應該使用中文數字，而且數字之間不使用標點，如：一兩天，三四天，七八個人，等等。 五、關于引號、書名號、分號的使用 1.引號、書名