第2章 總賬系統應用基礎（二）,第3節 總賬系統初始設置 第4節 會計數據備份與恢復,啟動總賬系統,使用總賬系統之前，需要先啟動與注冊系統。第一次進入總賬系統時，首先定義建賬向導，可以利用建賬向導完成初步賬套參數設置。進入總賬系統窗口，可以通過“設置”菜單中的“選項”，設置與實際不符的各種參數。 方法：執行“開始”|“程序”|“用友財務及企管軟件UFERP-M8.11”|“財務系統”|“總賬”命令（或直接單擊桌面上的“用友財務及企管軟件UFERP-M8.11”中“財務系統”，再單擊“總賬”選項），打開“注冊總賬”對話框 ，輸入或選擇相關的賬套、會計年度、操作日期、用戶名及其密碼，單擊“確定”按鈕即可。,三、總賬系統初始設置,(一)設置業務參數 (二)設置會計科目 (三)設置憑證類型與結算方式 (四)輸入期初余額,(一)設置業務參數-1.憑證控制參數,(1)制單序時控制。由于系統默認憑證保存是不按憑證號順序排列而按日期順序排列，如果不按序時制單將容易造成“憑證假丟失”現象。如果特殊需要可將其改為不按序時制單，但在制單時憑證號必須嚴格按日期順序排列。 (2)資金及往來赤字控制。在制單時，當現金、銀行科目的最新余額為負時，系統將予以提示。,(一)設置業務參數-1.憑證控制參數,(3)使用其他系統受控科目。如果某科目為其他系統的控制科目（如客戶往來科目為應收應付系統的控制科目），一般為了防止重復制單，應只允許其控制系統使用該科目進行制單，總賬系統不能使用此科目進行制單，但如果確實需要在總賬系統中也能使用這些科目填制憑證，可選擇此項。 (4)支票控制。如果在制單時未輸入支票登記簿中登記的支票號，系統將提供支票登記簿功能。 (5)出納憑證必須由出納簽字。出納人員可以通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現金銀行科目的憑證進行檢查核對。,(一)設置業務參數-2.賬簿控制參數,包括“打印位數寬度”、“明細賬（日記賬、多欄賬）打印方式”、“憑證、賬簿套打”、“明細賬查詢權限控制到科目”、“正式賬每頁打印行數”區域。選中“明細賬查詢權限控制到科目”后，還應通過“明細權限”去設置相應的明細科目查詢權限。在“明細賬打印格式”選項區域，單擊“按年排頁”單選按鈕。賬簿打印位數、每頁打印行數均按軟件的標準設定。 在“明細賬打印格式”選項區域，單擊“按年排頁”單選按鈕。 賬簿打印位數、每頁打印行數均按軟件的標準設定。,(二)設置會計科目,會計科目是對經濟業務的一種分類，無論是記賬憑證的填制，賬簿的輸出還是報表的編制都是圍繞會計科目進行的。手工處理帳務時，會計科目均以文字形式表示，除一級科目由財政部或其他部門統一規定代碼外，二級以下的科目均無代碼，這種文字形式的科目對計算機處理來說至少有三個缺點： （1）占用大量的內外存儲空間，浪費計算機的內外存儲資源。 （2）文字型的科目不便于計算機分類處理，會計科目是帳務系統中用于對經濟業務進行分類，是某類經濟業務的分類標志，要求具有準確性、確定性和唯一性。對于計算機來說，文字的科目有二義性，文字多一個空格，計算機就會認為是兩個不同的會計科目。 （3）文字型會計科目不便于輸入。,(二)設置會計科目,會計科目按其所屬的層次可分為一級科目（總帳科目），二、三級科目（明細科目），一級科目由國家統一規定，會計科目的設計主要是進行明細科目的設計。各單位必須根據國家會計制度的規定使用總賬科目，可根據實際情況，在滿足核算和管理要求以及報表數據來源的基礎上，自行設定明細科目。會計科目的設置要滿足會計報表編制的要求。 1.建立會計科目的原則 2.建立會計科目時設置的主要項目 3.增加、修改和刪除會計科目的要求與限制 4.設置會計科目輔助項目,1.建立會計科目的原則,(1)會計科目的設置必須滿足會計核算與宏觀管理和微觀管理的要求。 (2)會計科目的設置必須滿足會計報表編制的要求。 (3)會計科目的設置必須保持科目與科目間的協調性和完整性。 (4)會計科目要保持相對穩定。 (5)設置會計科目要考慮到與子系統的銜接。,2.建立會計科目時設置的主要項目,(1)會計科目編碼。 (2)會計科目名稱。 (3)科目類型。 (4)賬頁格式。 (5)輔助賬設置。,3.增加、修改和刪除會計科目的要求與限制,增加的會計科目編碼長度及每段位數要符合編碼規則、編碼不能重復、編碼不能越級；科目一經使用,即已輸入憑證，不允許作科目升級處理。 修改或刪除會計科目應遵循“自下而上”的原則。 修改或刪除會計科目已經輸入余額的科目，必須先刪除本級及其下級科目的期初余額(設為0),才能修改或刪除該科目。 科目一經使用，則不允許修改或刪除該科目，不允許作科目升級處理。,4.設置會計科目輔助項目,一個科目設置了輔助核算后，它所發生的每一筆業務將會登記在總賬和輔助明細賬上。可以進行輔助核算的內容主要有：部門核算、個人往來、客戶往來、供應商往來及項目核算等。 管理費用應設成部門核算。 生產成本設成項目核算。 應收賬款設成客戶往來核算。 應付賬款設成供應商往來核算。 輔助賬類必須設在末級科目上，但為了查詢或出賬方便，可以其上級和末級科目上同時設置輔助賬類。,補充：使用項目核算編制現金流量表,1.創建項目大類 2.編制項目分類 3.建立項目目錄 4.制定項目核算科目,5.指定會計科目,指定會計科目是指定出納的專管科目。系統中只有指定科目后，才能執行出納簽字，從而實現現金、銀行存款管理的保密性，才能查看現金、銀行存款日記賬。現金科目要設為日記賬，銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬。,(三)設置憑證類型與結算方式,1.設置憑證類型 設置憑證類別的內容主要包括憑證類別代碼和憑證類別名稱。 憑證分類不影響記賬的結果，一般可分為收款憑證、付款憑證和轉賬憑證，業務量較少的單位可不分類. 系統提供了常用的憑證分類方式，用戶可以從中選擇，也可以根據實際情況自行定義。如果選擇了“收 付 轉”的分類方式，應根據憑證分類的特點進行相應限制條件的設置，以便提高憑證處理的準確性。限制科目數量不限，科目間用逗號分隔。填制憑證時，如果不符合這些限制條件，系統拒絕保存。,(三)設置憑證類型與結算方式,2.設置結算方式 該功能用來建立和管理在經營活動中所涉及到的貨幣結算方式。它與財務結算方式一致，如現金結算、支票結算等。結算方式最多可以分為2級。 必須按照結算方式編碼級次的先后順序錄入。 結算方式的錄入內容必須唯一。結算方式設置主要內容包括：結算方式編碼、結算方式名稱、票據管理標志等。 票據管理標志是軟件為輔助銀行出納對銀行結算票據的管理而設置的功能，類似于手工系統中的支票登記簿的管理方式。,設置憑證類型與結算方式,3.設置外幣及匯率 匯率管理是專為外幣核算服務的。在此可以對本賬套所使用的外幣進行定義，以便在制單或進行其他有關操作時調用。 使用固定匯率的單位，在填制每月的憑證前，應預先錄入該月的記賬匯率。否則將會出現匯率為零的錯誤。 使用浮動匯率的單位，在填制當天的憑證前，應預先錄入當天的記賬匯率。 “外幣*匯率=本位幣”的折算方式是指直接匯率。 “外幣/匯率=本位幣”的折算方式是指間接匯率。,(四)輸入期初余額,1.確定方向輸入余額 輸入的內容主要包括：余額方向和余額。 輸入余額和方向時,不能對科目進行增、刪、改的操作。如要增、刪、改科目必須在設置會計科目功能中進行。 2.試算平衡 期初余額輸入后，必須進行上下級科目間余額的試算平衡和一級科目余額試算平衡，以保證初始數據的正確性，檢驗過程直接由計算機自動進行。,(四)輸入期初余額,3.年初結轉 年初結轉是在舊的會計年度結束，新的會計年度開始時,為保持會計數據處理的連續性,將上一年度的期末余額結轉為新會計年度的期初余額。 第一次使用賬務系統或沒有上年數據時，不能進行結轉。第二年使用賬務系統時,首先建立賬簿,然后調整會計科目,最后結轉上年余額,系統將自動結轉各賬戶余額、往來未達賬等。,四、會計數據備份與恢復,(一)會計數據備份 會計數據備份（即賬套輸出），即會計數據備份是將財務軟件所產生的數據備份到硬盤、軟盤或光盤中保存起來。其目的是長期保存，防備意外事故造成的硬盤數據丟