電大辦公室管理考試小抄一、單項選擇題：1以下哪點不是辦公室事務管理的特征？（ B ）。 B決策性 2辦公室布置要注意（ D ）。 D各種溝通、保密3文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（ C ）。 C較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方4以下關于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（ B ）。B辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些5在辦公室里，（ D ）的位置是上座。 D靠近窗戶6傳真機的使用哪一項是不對的？（ B ）。B隨時隨地可向對方發送7在使用復印機的過程中，以下哪項內容是不恰當的？（ A ）。A接通電源可立即復印操作8以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（ A ）。 A錄音時需將監聽開關至于“ON”位置9以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的？（ D ）。D應設置電腦的桌面屏幕保護功能10以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？（ B ） B制 11以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（ B ）。B讓員工們隨意領取辦公用品12以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（ B ）。 B文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力13文員按照“優先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？（ D ）。 D可以按照文員自己的習慣進行工作14文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（ C ）。 C每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力15以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（ D ）。D把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做16以下文員對辦公室零用現金管理的行為中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 C標準的零用現金單據有一個簽名17文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（ A ）。 A. 傳達可以根據上司主要意思，夾進自己的意見18文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（ B ）。 B應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己19以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 C應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯系20以下哪個接打電話的行為是不正確的？（ A ）。A受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊21文員在接打電話時，正確的做法是（ B ）。B在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來22以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（ B ）。 B打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話23以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的？（ C ）。C按私人公務標準分揀 24文員在拆郵件時，不正確的做法是（ A ）。A拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開25文員如果誤拆了非本公司的信，應該（ A ）。 A在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去26郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工作要求不一致？（ D ）。D應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27郵件的寄發不要考慮以下哪個因素？（ D ）。D愛好28文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內容的打印順序應該是（C）。C姓名部門地址國名29傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（ D ）。D感謝信30以下關于握手的禮節，不正確的是（ C ）C雙方有很多人時，可以交叉握手31文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種？（ A ）。 A初次寫信，或有過激言行的32文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應（ C ）。C處理信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉辦、交辦或自辦33在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當的？（ C ）。 C作會議記錄時離開會議室接聽電話34文員進行會議的計劃和準備時，不應該做的是（ ）。A文員按照上司的指示，應事先調查時間安排對參加者是否方便B什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急程度C會議場所的選擇，要根據會議時間長短、花費多少作決定D文秘人員必須配合會議議程，詳細檢查各項工作35文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（ C ）。 C與發言者用詞不一致但意思完全一致36會議中有時有人會要求把他發言的一段不作記錄處理，這時文員應（ D ）。 D征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機37上司決定參加某個會議時，文員不應該（ A ）。 A只在便箋上寫好會議名稱38以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創意的會議？（ C ）。C圓桌型 39以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的？（ A ）。 A審查功能 40有時應上司要求，文員參與會見或會談，以下哪項內容不是文員的任務？（B）B發表意見 41文員根據上司指示，向對方要求約會時，以下哪種做法是錯誤的？（ D ）。D如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會42文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免？（ D ）。D日程安排計劃筆記本如果已經使用一年以上，可以廢棄43在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業務的輕重緩急；另一是具有（B ），了解要求約會者的心理。B說話的技巧44以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪一項是不適宜的？（ A ）。 A以電話方式決定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認45文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的？（ B ）。 B代替上司制定約會計劃46以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（ D ）。 D不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明47上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不正確？（ D ）。D不必提前在取票前或出發前再用電話予以確認48照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（ D ）。D應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協助49以下關于名片的使用方式，哪項是錯誤的？（ D ）。D各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的50文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應（ D ）。 D請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？”51以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？（ D ）。 D穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰52社交場合很講究次序禮儀，一般（ B ）。B以右為尊53當文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應（ D ）。D查證消息的可靠性54文員協助舉行宴會時，不用考慮（ D ）。D有無休息室55以下說明宴會的種類與形式的內容，哪一項是正確的？（ C ）。 C工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可56以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（ D ）。 D吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57以下餐巾的使用方法是正確的（ C ）。C用來擦嘴唇嘴角 58.文員打印寄往歐美國家的信封,寄信人姓名、地址應該打印在（ B ）B、左上角59以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 C. 未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側，叉尖向上，刀刃向內60上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應（A）。 A通知上司家人把衣服送達61以下關于說話的要領中，哪一項不適宜？（ B ）。 A語句要簡短62接受忠告的正確反應是（ D ）。D切勿感情用事63辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A）。A有共同利益的話題 64將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ A ）。A. 騎邊章65值班人員不應該做以下哪類事情？（ A ）。A簽發文件66文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是（A）。A下級單位報送的報告，統計報表等67以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函等用（ A ）。A. 按通訊者特征立卷68文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（B）。B歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求69文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、（ A ）和歸檔要求。 A歸檔時間 二、判斷題1辦公室環境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（ ）2辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（ ）3在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。（ ）4沒有兩位辦公室人員一天的工作內容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（ ）5文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（ ）6善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ）7文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該一同鎖入抽屜。（ ）8文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（ ）9文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉達。（ ）10文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（ ）11如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。（ ）12文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（ ）13文員應避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯系集中起來分批進行。（ ）14文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（ ）15文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（ ）16男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ）17按英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（ ）18如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。（ ）19如果會客室的門是拉開的，文員進入會客室后，才能讓客人進入。（ ）20如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內的門把手，以輕盈的步伐進入室內，輕輕關上門。（ ）21如果會客室的門是推開的，文員應先小步走進會客室，等客人進入后，再輕輕關上門。（ ）22介紹地位相同的人時，應按照到職的先后，先介紹新進的職員；若同時到職，就先介紹年紀較輕的人。（ ）23文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（ ）24文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（ ）25同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（ ）26如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾，如果以后出現問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。 （ ）27為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數即可。（ ）28假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 （ ）29如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態度和藹，輕柔緩慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（ ）30會議租用的設備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設備應由文員具體操作和負責。（ ）31代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數方為有效，因此文員應仔細核對出席人數。（ ）32如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關資料輸入電腦，準備交往提示文件。（ ）33受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（ ）34如果不小心發生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優先順序。（ ）35上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現約會沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位。（ ）36文員因為已經打過電話，并給對方留了言，即是已經完成任務了。“做過某項工作”和“完成某項工作”是完全相同的。（ ）37對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（ ）38假如對方所要求的日期已經被預約，除非有相當的確認，文秘人員切不可獨斷地拒絕，應該問明上司的意思，因為或許那是件必須取消原定約會的重要事情。（ ）39拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。（ ）40當上司要求文員協助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。（ ）41即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協助。（ ）42如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（ ）43文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。（ ）44女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（ ）45當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（ ）46交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關系。（ ）47宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統風味的土特產品，如茅臺等烈性酒。（ ）48不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優劣。（ ）49用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ）50宴請的請柬一般要提前一至二周發出，以便客人及早安排，已經口頭約定的就不要補發請柬了。（ ）51無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請帖上指定打“黑領結”，便表示穿無尾正式禮服。（ ）52雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（ ）53口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗。（ ）54要發問或有意見時，應該等上司說完話之后再發問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。（ ）55如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發生不必要的困擾。（ ）56合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（ ）57凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關單位。（ ）58監印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（ ）59文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（ ）60值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。（ ）61面對突發事件，值班人員有時在領導人未指示前就要采取臨時應急措施。（ ）62辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責任制度。（ ）63列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（ ）64注辦是指文秘人員在文件處理單上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（ ）65檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。 （ ）66即使客觀形勢發生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（ ）67文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（ ）68文秘人員或文書人員依照已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸人卷內，即為年終歸卷工作。（ ）三、簡答題：1、 文員所作的的完整的會議記錄應該包括哪些事項？答：（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會議的經過情形及結論；（9）相關資料；（10）下次會議預定日期。2、 辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？答：（1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯性等，抓住重點。（2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產生了解的動機。（3）偶而也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經驗談等等。（4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說明；（5）主動發問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數量，以及背景如何等等；（6）以誠懇的態度為對方著想而發言，不要使用令對方反感的言詞。（7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產生興趣；（8）不可傷害對方的自尊心。3、 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應該怎樣運用受意方法？答：（1）受意是文員接受和領會上司意圖。（2）一種是直接受意，另一種是間接受意。（3）文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下批示要點。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直到明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態度。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。4、 公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。答：（1）版頭、發文字號、印刷順序號。（2）密級、緊急程度。（3）簽發人姓名；（4）公文標題；（5）主送機關；（6）正文、附件；（7）發文機關、成文日期、機關印章；（8）注釋、閱讀范圍。（9）主題詞；（10）抄送單位、印發說明。5、 提高會議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規、合理確定會議目標、確定必要的與會者、減少會議數量、縮小會議規模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經費、分析會議成本。6、 文員利用提示系統提醒上司的工作，有哪些提示系統？具體做法是怎樣的？答：有電子提示系統和人工提示系統；電子提示系統的做法：在電腦中設置日程表、報警系統、一周計劃及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統的做法：設置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄、準備約會表、準備特殊提示卡、準備交往提示文件。7、 文員根據單位需要向外或向內發文，需要經過一系列程序即為發文過程。請說明這一過程。答：（1）擬稿；（2）核稿。指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。（3）簽發。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發出。（4）編號。已經簽發的文件，由文秘人員統一編排發文字號。（5）繕印。對已經簽發的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。（6）校對。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。（7）用印。指在完成的文件上加蓋機關印章。（8）登記；（9）分發。8、 文員受上司指示，向對方要求約會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？答：要獲得上司的許可如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認；要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式、所需要的時間等。約定好以后， 一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。還應準備約會所需要的文件資料。星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；公司有重大活動的那一天不宜安排約會；地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。9、 文員進言是指什么？進言具有什么作用？方法和要求是什么？答：（1）進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規勸；（2）參謀作用；（3）補缺作用；（4）增進關系作用；（5）適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；（6）適時。考慮時機；（7）適地。看場合；（8）適度。要注意掌握分寸。10、 什么是文書的立卷特征？通常可以按照哪幾種特征立卷？答：（1）文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”；（2）按問題特征立卷;（3）按作者特征立卷；（4）按文種特征立卷；（5）按時間特征立卷；（6）按地區特征立卷；（7）按通訊者特征立卷；（8）在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。11、 來信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？答：（1）受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。（2）及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信、或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后。要一并裝訂。（3）認真閱讀。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。提供領導復信所需的資料。（4）逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業、單位或住址、寫信時間、收發日期、主要內容、要求、收信單位以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統計、查找和催辦。（5）認真處理。處理信件應該按照“分級負責、歸口處理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。（6）及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。課誦信可采取收信人復信，或承辦人復信兩種方式進行。12、 文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：（1）不要失去報告的適當時機。報告時機原則上最好是在完成被指示工作時，但有時也要在尚未完成之時作期中報告。有時因上司太忙，不妨預先約好時間。（2）不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人（上司）報告；（3）報告的順序基本上是先說結論，接著依照必要說明理由及經過，如：“結果是這樣，理由有三個，一是。“。（4）一定要簡短、扼要、流暢；（5）如報告過于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否遺漏；（6）如果覺得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時，可以制作“報告備忘錄”提出來。13、 單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規定？答：單位印章主要有（1）單位印章、套印章；（2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況：一是由上級主管機關刻制頌發；（4）另一種是由法人代表申請，經主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統一使用，其他印章也應專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經哪一級的負責人批準，并審核簽名；（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等項詳細登記。（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整不歪斜、更不能顛倒。（9）凡以單位名義發出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。14、 按照2000年國務院行政機關公文處理辦法的規定，國務院規定的行政公文共有幾類幾種。答：（1）命令；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報；（5）議案；（6）報告；（7）請示；（8）批復；意見；（9）函；（10）會議紀要。15、提高會議效率可以有哪些做法?答：遵循法律法規；合理確定會議目標；確定必要的與會者；減少會議數量；縮小會議規模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經費；分析會議成本。16.文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？答案：（1）會議名稱； （2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間、結束時間）； （4）會議地點；（5）議題； （6）主持人、主席； （7）出席者名單；（8）會議的經過情形及結論； （9）相關的資料； （10）下次會議預定日期。17.按照2000院行政機關公文處理辦法的規定，國務院規定的行政公文共有幾類幾種？答案: （1）命令（令）； （2）決定； （3）公告；通告；（4）通知；通報； （5）議案； （6）報告； （7）請示； （8）批復；意見； （9）函； （10）會議紀要。18安徽某企業欲與上海某企業合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？(P121)參考答案：（1）接受任務 （2）了解來賓 （3）制訂計劃 （4）預訂宿食（5）迎接來賓 （6）商議日程 （7）安排會議 （8）陪同參觀 （9）送別客人 （10）接待小結四、設計題：1小李是剛到公司的文員，公司辦公室內有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當的位置。小李應該怎么做?(P13)答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內；墨水放置在儲物架底層，復印紙放在下面幾層。2安徽某企業欲與上海某企業合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？(P121)答：（1）接受任務；（2）了解來賓；（3）制訂計劃；（4）預訂食宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7）安排會議；（8）陪同參加；（9）送別客人；（10）接待小結。3康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業準備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產品發展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？(P123)答:他應考慮L1)會議名稱;(2)出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間；（開始到結束的預定時刻）（4）地點；（具體在幾樓幾號會議室）（5）議題；（或議事日程）（6）主辦者的聯絡處、電話號碼等。（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）。（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等4文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節？(P145)答：文秘人員如果在會議上要發言，應先把要講的內容作一個總結結構的構思，簡略記下發言的要點。會議上注意自己的表情和說話的語調，并控制發言的時間。對發言內容加以引導，提醒時間有限。在會議上可分配工作任務，認真傾聽其他人意見，不要當眾批評某個人。最后作總結，統一認識。要求與會者筆記，自己做好筆記并把每次會議紀要的打印件放進文件夾。以作查證。5麥格公司為了解新產品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？(P150)答：（1）座談會邀請對象必須是新產品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發表意見者；（2）座談會以小型為主，人數以七、八人為宜；（3）座談會上，文秘人員應與主持人密切配合；（4）主持人負責引導、組織、可不做記錄；（5）詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會的時間不必嚴格規定，可長可短；（7）會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談。可使氣氛輕松。6某個下雨天，在利達公司內召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？(P134)答：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領；（3）有留言時，切記務必傳達；（4）檢查會場有無物品遺漏；（5）要為參加會議的人員送行；（6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。（7）桌、椅早先若有移動，必須還原；洗滌煙灰缸、茶具等，并收拾妥當，倒去垃圾；（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回；（9）關緊門窗并上鎖；（10）通知會場的管理單位，會議已經結束。7科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經理、副總經理 各職能部門的正副經理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。(P161)答：（1）會議成本23（G+S）Tn+后勤開支6（GS）T.n后勤開；（2）G參加會議人員的每小時人均工資數；每個人每小時平均工資為10元，（2400308）；（3）S參加會議人員每小時人均其他收入數；其他收入為2.5元。（600308）；（4）T參加會議人員人均到會時間為5小時；（5）N參加會議人數為50人（46+4）；（6）后勤開支等于支票開支、現金開支和實物開支的總和為800（200+100+1050）；（7）會議成本6（10+2.5）550+80018750+80019550（元）8文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？(P196)答：（1）整理好旅行過程中所有的單據、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。（2）回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是上司同行的，可根據上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。（3）盡快恢復正常工作和生活狀態，繼續做旅行前未完成的工作。（4）把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。9文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，在準備國內國際旅行時要考慮哪些項目？(P186)履行哪些職責？(P1182)答：（1）準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。（2）制定約會計劃。約會計劃表包括：城市名和省（州）名（如果是國外旅行，寫明城市和國家名），日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼。（3）為商務洽談收集資料。（4）決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的用品列出清單。（5）考慮行李問題。通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準備識別標簽。（6）安排差旅費。（7）建立旅行旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯系，建立最新信息充實自己的資料庫。（8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。10某公司成立三周年，準備舉行大型宴會，辦公室人員應該如何做好準備，要做哪些工作？(P126)答：（1） 客人的選擇。確定名單， 再請上司核定。（2）確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應該按照國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節假日。（3）會場的選擇。要考慮宴會的性質，客人的數目，以及預算費用等，考慮宴會的形式與氣氛、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。（4）擬訂菜單。應符合對方的飲食習慣，從賓客的身份、宴請層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。（5）寄發請柬。宴請需要發請柬，請柬上應寫明邀請人姓名，被邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點，以及著裝要求，要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發出；（6）席次的排列。以社會地位與年齡作優先考慮來安排，在請柬上應注明席次號。席次的排列原則 是：男女主人公地坐桌椅的兩端，男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，應插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。11文秘人員經常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應考慮什么，怎樣做？(P223)答：在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結婚、榮升、喬遷，或是圣誕節、中秋節等；（2）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；（3）在日歷上應該清楚地標明節日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當地的購物環境。（4）還應熟知以下規則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當的禮物即可。（5）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（6）贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（7）如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（8）文秘人員應準備一張節日名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或提出一些其他的意見、以及標明價格范圍。（9）為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。12上海某企業欲與德國某企業合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產國內緊缺的產品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？(P152)答：（1）接受任務。（2）了解來賓、制訂計劃。（3）預訂食宿。（4）歡迎來賓、商議日程。（5）禮節性拜訪、宴請。（6）正式會談。（7）簽訂協議書。（8）陪同參觀游覽。（9）互贈禮品。（10）歡送來賓、接待小結。13某中外外資公司總部德方總經理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？(P223)答：清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物；比較合適的生日禮物是有 國特色的、總經理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上 國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經理。14總經理把保管單位公章和蓋印的任務交給了秘書小付，小付應該怎樣做？(P248)答：小付應把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內，鑰匙隨身攜帶；每次用畢應將印章加鎖存放，隨印隨鎖vk因事外出，須經批準交他人代管。加蓋單位公章，須經總經理批準，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等詳細登記。加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整。15.康橋賓館位于本市南京西路號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業準備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產品發展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？答案 : （1）會議的名稱： （2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；（3）日期、時間（開始到結束的預定時刻）；（4）地點：（具體在幾樓幾號會議室）； （5）議題（或者議事日程）；（6）主辦者的聯絡處，電話號碼等；（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；（8）注意事項、是否備有餐點、有否停車場，或當天應備的資料等。16.某個下雨天，在利達公司召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？答案:（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領、冒領； （3）有留話時，切記務必傳達；（4）檢查會場有無物品遺漏； （5）要為參加會議的人員送行； （6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅； （7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅（8）攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回； （9）關緊門窗并上鎖； （10）通知會場的管理單位，會議已經結束。五、案例分析題：1新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下：來電者：“是利達公司嗎？”陳小姐：“是。”來電者：“你們經理在嗎？”陳小姐：“不在。”來電者：“你們是生產塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是。”來電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？”陳小姐：“1.8美元。”來電者：“1.6美元一打行不行？”陳小姐：“對不起，不行的。”說完，“啪”掛上了電話。上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問16美元一打行不行，我知道你的定價是1.8，就說不行的。”上司當即臉色一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個錯。”陳小姐被解雇是因為上司說她犯了五個錯，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯？答:(1)該問的沒有問(指對方情況,手套的需要量);(2)該記的沒有記錄(對方的姓名、公司、電話號碼)；（3）該說的沒有說（沒有及時向上匯報）；（4）不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示）；（5）不懂得保護自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；（6）電話禮儀方面，鈴響了沒有自報家門；（7）不等對方說完，就“啪”掛上電話。2文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負責處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著：“親愛的紅：”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？ 請講出理由并說明正確的做法。(P73)答：（1）收郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆；（2）應在清點后才能簽字；（3）首先應分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；（4）不能把回信地址剪掉；（5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。（6）拆錯信，應在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向對方道歉。（7）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；（8）打印寄往美國的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。3文員小曹向分管營銷業務的孫副經理請示了業務處理的意見后，又遇到了負責宣傳的張副經理，小曹又向他作了請示，結果兩位領導的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領導也因此矛盾加深。孫認為小曹與張關系親近些，支持過張，認為小曹有意與他作對；而張認為此業務是他引介的，小曹應先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應該怎么辦？答：（1）小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領導職權分工、單向請示的原則，既然向主管領導請示了，就應按孫的意見辦，不應多頭請示。（2）在工作中不應過分親近或疏遠某領導，以至落到尷尬的境地；（3）兩位領導都作了指示，如果張通情達理，小曹應向他說明只能按職權分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；（4）如果不能求得諒解時，小曹應向兩位領導分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執行；（5）如果矛盾不能統一，應向總經理請示，遵照總經理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這時文員執行主要決策人的意見。4某年3月5日，新欣化工公司的總經理出差了，這次的期