1、淺析新時期中職學校檔案管理論文 關鍵詞：中職學校；檔案管理；對策論文摘要： 學校檔案管理工作是學校各項評估工作的重要內容，加快中職學校檔案管理工作發展 的步伐以適應新形勢的發展相當重要。學校檔案管理工作是衡量學校 教育 質量和管理水平的重要標準， 是學校各項評估工作的重要內容。 目前，中職學校正面臨著重大的變革， 作為中職學校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰， 那么，如何適應新形勢， 加快中職學校檔案工作發展的步伐呢？筆者根據 檔案法的要求， 結合自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下。1.中等專業學校檔案管理工作現狀分析1.1 領導不夠重視就目前的學校檔案

2、管理現狀來看，大部分學校的領導對檔案管理的認識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認識不足， 沒有意識到檔案對教育事業的促進作用， 認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。1.2 檔案管理人員缺乏，素質較低專業的檔案管理人員缺乏， 現有的檔案管理人員業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗， 不具備最基本的檔案管理業務知識。 檔案管理人員業務水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上

3、規范化。1.3 檔案信息載體結構單一目前中等專業學校檔案館（室） 的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業，文件立卷歸檔后， 檔案工作人員還需對其進行加工， 如調整與編目。 這種機械的手工抄寫，不僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發利用，查閱檔案也因管理方式落后， 案卷調動頻繁， 而造成磨損嚴重， 且檢索速度慢， 查找準確率低、 查全率低。 1.4 收集資料不夠完整外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔

4、。 某些教師對教學檔案的歸檔持抵觸態度， 認為教案、自編講義等材料是自己在教學過程中取得的成果，屬于私有財產，若經檔案部門歸檔后就會成為公有財產， 容易抹殺個人的成績， 并且再利用時借用手續繁瑣， 還是自己保管放心、方便。1.5 硬件設施不達標有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設備不齊全，大部分學校檔案保管箱是 20 世紀七八十年代購置的，個別學校仍用木頭箱，很不規范，影響保管使用效果。2加強中等專業學校檔案管理工作的對策1 / 62.1 提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制提高和增強學校全體

5、員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習檔案法，深入進行檔案法律 知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按檔案法要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，

6、建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計 、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。2.2 加強人員配備，搞好檔案實施建設為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學 規律 、有較好的 政治 素質和較強業務能力的同志來負責， 健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度， 嚴格按規章辦事。 其次， 硬件建設是提高檔案水平的基礎，同時也是

7、保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲類分別設櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。2.3 加強檔案信息化建設，提高現代 化管理水平檔案信息化建設是社會信息化發展 不可缺少的組成部分， 也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念現代化， 即要正確確立中等專業學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。 其次在具體管理上要與時俱進， 要正確確立中等專業學校檔案管理的理念， 制訂一整套 科學 嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現技術現代化， 即采用 計

8、算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。2.4 加強檔案的收集和整理學校檔案工作應堅持 “以我為主 ”的立卷歸檔原則， 著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協議書、 勞動工資等方面的材料。 文件材料收集齊全后， 要根據不同門類、 不同載體按年度、 類別分別整理歸檔。建立健全學校檔案， 實行檔案管理， 有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核， 有利于查找和使用歷史 資料， 有利于學校進行科學管理，有利于提高 教育 教學質量，只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學

9、校辦出成績，辦出特色，辦出水平。參考文獻 ：1 王莉 .談高校檔案管理現代化建設J 鎮江高專學報2003,16(4).2 劉索珍 .中職學校教學檔案管理工作初探 J 衛生職業教育 2005（ 17） .3 代利利 .加強學校檔案管理 J阜陽師范學院學報 2005 （ 5） .4 周楓，辛梅菊 .做好學校檔案管理工作初探 J山東檔案 2005（ 5） .5 鐘曉蕓 .江西科技示范學院 J科技廣場 2005（9） .2 / 6學校學生學習成績及檔案管理系統是一款學校學生檔案及學習成績管理系統.提供豐富的查詢、打印、登記、修改功能及報表導出引擎。界面美觀、時尚，完全秉承Windows 應用程序原則。

10、 適合各種中、 小學校和高等院校的檔案室檔案快速備份，查詢等工作，也適合班主任老師對學生的詳細情況的記錄備案、同樣也適合任課老師對學生成績的綜合分析和對班級、學生的名次編排。 擁有強大而豐富的報表導出引擎， 可把數據導出為 Excel、Html 、Lotus、FoxPro、 Paradox、 dBase 和 Text 文件。并且附有兩個經典小游戲，工作之余還可輕松一下。1 完全自動生成單科成績單，自動排列名次；2 完全自動生成全科成績單，自動為全班、全年級乃至全校排列名次；【摘要】檔案是反映歷史面貌的真實記錄，檔案事業是黨和國家各項事業的重要組成部分。檔案工作是辦好學校的重要基礎工作，也是衡量

11、學校管理工作水平高低的標志。隨著教育改革的不斷深入和發展， 貫徹落實 中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法與廣東省檔案管理辦法 ，建立和管理好學校檔案，并促使學校檔案工作納入規范化、制度化、科學化管理的軌道，不斷提高檔案管理的整體水平，有著極為重要的意義和作用。【關鍵詞】學校 檔案管理 依法治檔一、當前學校檔案管理工作中存在的問題1某些學校領導對檔案管理不夠重視，其表現為：對檔案管理的意義認識不足。多年來， 由于對 “教育改革 ”的狹隘認識，導致檔案事業建設降低到了教育改革的附屬地位，經常以一種對當前教育改革是否有用的實用主義來衡量檔案事業，而這一觀念又恰恰違背了檔案的價值屬性，

12、 因為檔案是歷史的產物，不能產生直接的教改成績或效果，檔案往往是到檢查評估利用的時候才顯出它的價值。依法歸檔的意識不強。基層的領導同志不能深入實際解決檔案收集工作中存在的實際問題，檔案收集方式仍然依靠檔案管理部門主動索取，而依靠有關部門主動移交的可操作性不強，致使檔案移交工作遲遲不能落到實處，甚至材料收集不齊全， 直接影響收集工作的開展。對檔案法 的宣傳不夠。中華人民共和國檔案法頒布 20 年了，除檔案管理部門認識外，大多數人不了解、不認識檔案法律責任，不重視統一管理檔案的意義， 管理人員、 科技人員依法自覺保護、收集、移交檔案材料的意識沒有真正樹立起來。2教職工對依法治檔的觀念淡薄。由于檔案

13、違法行為所產生的后果具有間接性、隱蔽性，這導致了人們忽視或輕視檔案違法行為。因其后果不如刑事案件、 行政案件、 民事案件等所造成的后果那樣，直接地明顯地危及國家、人民的人身和財產安全，會給國家、人民帶來直接的、 明顯的危害和損失。 同時，學校對教職工的評價考核也沒有把依法治檔作為其中一個條件。把檔案資料的收集、移交看成是一種負擔，甚至不當一回事，學期或學年結束，該交的檔案資料也沒有整理移交，需檔案管理人員的多番催促。3上級檔案部門，對學校依法管理檔案工作監督力度不夠。一些檔案行政管理部門對于學校存在的檔案違法行為， 往往只進行現場指導糾正，久而久之， 執法檢查變成了上門服務，上門幫助組卷、 立

14、卷，以指導替代執法、 替代執罰。 而對于法定破損檔案、不及時歸檔、歸檔不全、利用不還、檔案面臨危險等檔案違法行為不作重點深入檢查和追究。二、如何依法管理檔案工作1加大宣傳力度，增強社會檔案意識和檔案法制觀念，打好依法管理檔案工作的群眾和社會基層。 “立足檔案，面向社會”是我國檔案宣傳工作的方針，繼續加大檔案法的宣傳，也是全社會的普法意識的體現。但目前檔案意識還很淡薄，檔案觀念模糊。就我們基層而言， 要爭得領導的重視，把它納入學校的普法工作中去。除做好各部門工作宣傳外，還可通過宣傳周、宣傳月搞定期宣傳，也可通過學校的內部網絡宣傳、學校公示欄宣傳，通過研3 / 6討會、座談會，舉辦展覽、知識竟賽等

15、形式， 使廣大群眾真正了解檔案， 自覺遵守檔案法。還可通過對違法案件的處理結果， 以案說法， 以警世后人， 從而增強社會的檔案意識和法制觀念，為依法管理檔案工作奠定堅實的基礎。2積極爭取領導部門的理解和支持，加大對檔案管理工作的力度。建議從教育檔案工作實際出發， 會同檔案局、 教育局一起制定并及時修訂適合教育改革要求的學校檔案管理試行辦法和檔案工作標準，加強統籌領導，宏觀管理，實行分類指導，有效監督，形成有關業務部門與辦公室配合對學校檔案工作齊抓共管的機制，促進檔案法實施在學校落到實處。3依法健全和完善檔案收集管理制度。檔案資料的收集、移交和整理、保管，是發揮檔案工作整體功能的前提， 也是做好

16、檔案業務工作的重點。 要扎扎實實地做好這項基礎工作，不僅要把學習貫徹省檔案管理辦法與學習貫徹檔案法和檔案法實施辦法結合起來，加大宣傳力度， 努力營造濃厚的社會氛圍，還要依法健全和完善檔案收集制度。檔案收集管理制度主要包括：(1)登記制度。為了掌握收集工作情況，避免應歸檔材料的遺失、散落，應及時做好登記工作，形成必要的制度。(2)時限制度。及時收集是確保歸檔文件材料齊全完整的關鍵。收集材料不能等到年底收集與整理，而應區分不同情況， 明確收集與歸檔時限。 因為有些文件材料在辦文部門較長，遇上機構變化、人事變動、工作調整，很容易散失，造成歸檔不全或不完整。(3)查對制度。檔案管理部門要做到對所管檔案

17、材料心中有數，必須確定一個時間核對收集歸檔材料， 對收集工作中發現的問題，如不全、短缺材料的，要及時向有關部門追要收集，對錯裝、錯收的，材料要及時查清并予以糾正。(4)移交制度。要根據具體情況，制定出具體檔案材料的歸檔范圍、時間與質量要求，使各單位、 各部門形成的檔案材料一般應及時處理完畢后，及時移交給檔案管理部門歸檔保存，避免任何組織與個人以任何理由積壓、滯留應歸檔材料的現象發生，保證檔案材料的完整齊全，特別是人事檔案更應注意及時移交。(5)索要制度。對于未能及時移交到檔案管理部門的歸檔材料，檔案管理部門不能完全坐等有關單位或部門主動送交材料上門，對以上制度執行情況，可與工作評價結合起來，獎

18、懲分明，如評優、評先、職務晉升等。4學校檔案管理人員要努力提高自身素質。依法治檔的關鍵是嚴格檔案行政執法，法律是依靠人來貫徹執行的，法律秩序必須通過良好的執法來維護。再好的法律和制度， 如果得不到嚴格的執行和遵守，也將形同虛設。 依法治檔更重要、 更核心的是我們各級檔案管理人員在法定權限內，按照法定程序，依法履行法定職責。樹立堅定政治信念、公正清廉、業務精通、作風優良，能勝任新形勢下工作需求，是保證依法治檔真正落到實處的關鍵所在。5上級檔案部門應加強對學校檔案執法監督檢查。首先，要強化檔案執法監督檢查的手段。 在執法監督檢查中要改變過去那種只聽聽匯報，看看材料，提提建議， 發個通報等做法，真正

19、嚴格按照檔案法及有關規定的要求認真監督檢查，對查出的問題，按照規定的程序認真處理，決不姑息遷就。其次，建立檔案法制監督機制。各級檔案行政管理部門，要制定有關規定、制度來規范檔案執法監督檢查機關和檔案執法監督檢查人員的行為。論文關鍵詞：文化傳播學學報檔案管理與利用論文摘要：高校學報檔案的傳播是為了盡快地、廣泛地實現學報檔案價值， 發揮其作用，通過各種信息傳播渠道，借助各種信息傳播媒介，將內容豐富的學報檔案信息傳播給廣大受眾以滿足受眾需求的一種信息傳播活動。主要包括傳播的主體、內容、 渠道、 對象以及傳播反饋等五個方面。 本文針對所涉及的這五個方面探討了高校學報檔案如何科學管理和有效開發利用。一、

20、文化傳播學視野下的學報檔案4 / 6“檔案屬于一種文化現象，因為檔案既反映了上層建筑觀念形態，又反映了經濟基礎物質成功中凝聚的精神價值”。從傳播學的角度看檔案，由于“傳播 ”這一觀念的引進，從而將檔案的貯存信息的屬性 (即原始記錄性 )與傳播信息的屬性(即傳播性 )并列，即檔案不僅是一種歷史、知識、文化的原始記錄，而且是一種歷史、知識、文化的傳播媒介。普通高等學校檔案管理辦法明確規定，出版物類是高等學校文件材料的歸檔范圍之一，它“主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等 ”。可見，文化傳播學視野下的高校學報具有重要的檔案價值，是高校檔案

21、群中一項重要的檔案資料，應該很好地管理并充分利用。高校學報檔案的傳播是為了盡快地、廣泛地實現學報檔案價值，發揮其作用，通過各種信息傳播渠道， 借助各種信息傳播媒介，將內容豐富的學報檔案信息傳播給廣大受眾以滿足受眾需求的一種信息傳播活動。主要包括傳播的主體、內容、渠道、對象以及傳播反饋等五個方面。學報檔案傳播的主體是學報檔案的管理者，通過其專業的檔案管理知識和一定的信息技術，把有保存價值的文獻傳遞給檔案信息的受眾。這考驗到檔案管理者的素質; 傳播的內容主要包括自家學報、交換學報以及受眾需要的其他學報文件檔案( 如作者原稿、用稿通知、年度選題計劃等 );傳播的渠道主要是通過開辟閱覽室、提供原件和復

22、印件、期刊數據查詢、信息咨詢服務及檔案編研等途徑;傳播的對象主要包括用稿作者、交換學報單位、文摘單位、訂戶、校內外廣大師生等 ;傳播對象反饋涉及作者論文反饋、文摘刊物轉載索引、讀者來信來電等。由以上所述的五個方面看，要使學報檔案的傳播更順暢，反饋更有價值，需要加強對學報檔案的歸檔管理和開發利用。同時，隨著信息技術的發展，互聯網等新媒介得以普遍運用。在高校檔案信息存儲數字化的前提下，網絡以其自身的快速、 鏈接、互動等特點成為學報檔案傳播的主要形式， 如何應對信息化、 數字化時代的檔案傳播是目前檔案管理與利用的一大課題。二、高校學報檔案的管理第一，建立審稿專家庫，篩選優秀作者群。把期刊多年保存的專家審稿意見書進行歸納整理， 選擇其中責任心強的專家作為穩定的審稿專家隊伍，可建立期刊審稿專家庫， 并在每期審稿單歸檔時對專家庫進行補充。另一方面， 學報檔案收集了每期大量的稿件，反映了廣大科研、 管理工作者的實際學術水平和科研能力，據此可以篩選出優秀作者群，及時了解他們的學術動向， 并向他們約請優質的稿件，也可據此向優秀作者進行專題組稿，適應學報專題化的發展趨勢。第二，做好交換期刊的管理工作。學報和其他學術刊物的辦刊宗旨是學術交流而不是商業性的， 這就為學報以交換為主