PAGEPAGE5談如何做好幼兒園檔案管理工作由古到今，檔案的作用歷來被人們所重視。特別是近年來，各級政府部門相繼頒布了有關檔案的法規制度。如1988年1月1日國務院頒布了《中華人民共和國檔案法》；2009年5月27日陜西省第十一屆人民代表大會常務委員會第八次會議修訂通過了《陜西省檔案條例》。2008年11月11日，西安市教育局頒布了《西安市幼兒園文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定（試行）》，這使幼兒園的檔案管理工作有法可依，有章可循，更加科學化、規范化管理，更好地服務于幼兒園的各項工作。第一部分幼兒園檔案工作的意義一、檔案的定義檔案是人類社會發展到一定階段的產物，它是隨著社會的發展、文字記錄的出現而產生的。幼兒園檔案是指各類幼兒園在黨政、園務管理、教育教學、衛生保健以及其他各項活動中形成的各種門類和載體的歷史記錄。檔案既是一種信息資源，更是一種無形資產。二、檔案的特性檔案的特性有：原始性、客觀真實性、唯一性、信息性、機密性、多樣性，知識存儲性等。檔案是歷史的原始記錄，是在各項社會實踐中直接形成的文件轉化而來的，不是事后編寫的。原始性是檔案的本質屬性。這決定了檔案和普通圖書、文件、資料的本質區別，判斷一份材料是不是檔案關鍵要看它是不是具有原始性。三、檔案的作用檔案是幼兒園信息資源的一部分；檔案管理是幼兒園科學管理的重要組成。與其它方面的管理有所不同，它不只是局限于某一方面的管理活動，也不僅僅是檔案管理人員的事情，而是需要幼兒園中所有人員共同參與下，才能取得一定成交的事。近幾年，各單位對檔案工作越來越重視，以前“材料放在自己身邊最安全最方便”的觀念也逐漸被“集中統一管理”所取代。集中存放在幼兒園檔案室的所有資料，都適時地為園領導決策提供著依據，為教師進行教學改革提供著信息交流，為幼兒園進一步實行高水平的科學管理發揮著作用。從政治的高度，歷史文化的厚度，幼教事業協設發展的深度，三維立體地看檔案。概括地講，檔案的作用有兩個方面，一是憑證作用；二是參考作用。對于一個具體單位或個人，檔案的作用體現在以下方面：1、檔案是單位各項活動的歷史積累和真實記憶。2、檔案是維護自身權益的重要工具。3、檔案是單位整體管理體系的組成部分。4、檔案是單位保持可持繼發展的重要保障。5、檔案是開展單位文化建設的重要素材，特別是對于建立園所文化有不可替代的作用。6、檔案是一個單位或個人建立信用，在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系，獲得發展最有力的工具。檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。四、幼兒園檔案管理工作的意義檔案工作是黨和國家建設的重要組成部分，是經濟建設和社會發展的基礎工作之一，是維護黨和國家歷史的重要事業；是提高工作效率和工作質量的必要條件，是維護歷史真貌的一項重要工作，在新形勢下做好檔案工作更加重要。幼兒園檔案是幼兒園各項活動和歷史的真實記錄，是幼兒園生命的年輪，鐫刻著幼兒園成長的足跡，是幼兒園教育評估的依據材料，它在幼兒園工作中起著承前啟后的作用，是幼兒園進行教育改革，提高教學質量和辦園效益的可靠依據，是幼兒園管理工作的重要組成部分。幼兒園檔案反映了幼兒園深厚的文化底蘊，是園風、園貌等隱性文化氛圍的體現。用文書檔案舉例來說：在日常管理工作中，幼兒園內部有許多自行產生的文件、資料，記錄著幼兒園在發展過程中所取得的成績，還有上級有關部門下發的關于教育教學政策性問題的文件，經檔案室集中分類保存后，可隨時為園領導提供依據，為學校的日常工作加速運轉起了潤滑作用。現今新世紀的幼兒園必須具有相當的知名度，成不同程度的損失。檔案工作也是一項服務性很強、繁瑣、細致的工作，這種繁瑣細致無不體現在整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔案內容、利用檔案的咨詢等各個環節。這些特點就要求：檔案管理人員必須是政治可靠，能嚴守機密；工作態度認真負責，嚴謹細致，樂于奉獻，勤懇工作；擁有較強的專業素養，有收集和處理大量信息的能力；創新意識強，用新的思維來對待新問題，用新的對策和思路來解決出現的問題，把檔案的管理工作提高一個層次。在西安市頒布的有關規定中要求，幼兒園檔案室應配備一名專（兼）職檔案人員，具有中專以上文化程度、政治可靠，原則性強的中共黨員；熱愛檔案事業、忠于職守、具備檔案專業知識；同時掌握使用計算機基本技能。四、及時收集材料，規范檔案整理檔案工作始于資料的收集，這是檔案工作的第一步。檔案的收集就是檔案室按照有關規定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機關、部門、個人手中和散失在其它地方的檔案，有組織、有計劃地集中保存的工作。收集的要求：1、對于管理類檔案，要求歸檔文件材料齊全完整，精煉準確，符合長期保管的質量要求，能反映單位的業務活動。2、對于科技檔案，要求認真貫徹集中統一管理，遵循科技檔案的自然形成規律，保證科技檔案的完整、準確。幼兒園的檔案材料大多自保教一線，人人樹立“為國家積累史料是每個公民應盡的義務”的意識，自覺主動地收集日常工作中產生的材料，確保原始的真實的第一手資料齊全完整。但并不是所有的資料都要一一收集，而是要選擇有價值的，能反映幼兒園歷史發展情況材料。各項資料的收集有專人負責，比如幼兒園開展教科研活動或者各類親子活動、畢業典禮的時候，有老師從活動的籌備、開展到結束進行資料的整理，由電教部門負責每次活動的影像資料，由專人保管好相關資料，確保資料的完整性和真實性。移交歸檔時，文書檔案應于次年6月底，保教檔案等應于次年9月底半整理好的檔案，連同教育教學大事記及相關的特色編研材料移交檔案部門統一管理。資料收集后關鍵是整理和歸檔，這樣資料才能升級為檔案。因此必須對檔案資料進行科學規范的整理分類，才能使其具有保存價值和參考價值。將同專題、同項目、同內容的文件材料編排在一起，并按時間順序排列，同時將檔案的目錄輸入電腦，方便以后的檢索。五、按照標準，合理分類檔案分類的原則：統一分類，相對穩定，可擴充。分類的方法：年度分類法，機構（問題）分類法，保管期限分類法，復式分類法。制訂分類方案：三級分類方案（保管期限——年度——機構）二級分類方案（保管期限——年度）歸檔文件的排列原則：同一事由的相關文件應當排列在一起，可按文件形成的時間先后順序或按文件重要程度排列；不同事由的文件可按形成時間先后順序、事由重要程度或共同屬性分別集中排列。幼兒園的檔案一般分為：文書檔案、保教檔案、保健檔案、教師業務檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案、特色專題檔案等，幼兒園可根據本園情況略做增減。1、文書檔案是幼兒園黨、政、工、團等部門和個人在幼兒園各項活動中形成的，對幼兒園和社會有保存價值的文字、圖表、簿冊、聲像、實物等教學文件材料。整理好的文書檔案按三級分類方案（或二級分類方案）裝入文書檔案盒內。形成的部門有：黨支部、工會、團支部、民主黨派、辦公室、后勤等。（1）歸檔范圍A、反映本園主要職能活動和基本歷史面貌的，對本園工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；B、本園工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；C、本園需要貫徹執行的上級主管部門的重要文件材料；D、其他對本園工作具有查考價值的文件材料。凡歸檔的文件材料，必須符合國家公文格式標準，做到字跡工整、清晰，嚴禁用鉛筆和圓珠筆書寫。（2）不歸檔的范圍，即“三不歸”A、上級主管部門的文件材料中，普發性不需本園辦理的文件材料、任免、獎懲非本單位工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；B、本園文件材料中的重份文件財貿查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，本園負責人兼任外單位職務形成的與本園無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；C、不需貫徹執行的文件材料及供參閱的簡報、情況反映。（3）永久保管的文書檔案A、本園制定的工作制度、辦法等文件材料；B、本園召開重要會議、舉辦重大活動形成的主要文件材料；C、本園職能活動中形成的重要業務文件材料；D、本園關于重要問題的請示與上級主管部門的批復、批示，重要的報告、總結等；E、本園機構演變、人事任免、綜合統計報表等文件材料；F、本園房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料，G、上級主管部門制發的屬于本幼兒園主管業務的重要文件材料。（4）定期保管的文書檔案A、本園職能活動中形成的一般性業務文件材料；B、本園召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；C、本園人事管理工作形成的一般性文件材料；D、本園一般性事務管理文件材料；E、本園關于一般性問題的請示與上級主管部門的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；F、上級主管部門制發的屬于本園業務的一般性文件材料；G、上級主管部門制發的非本園主管業務但要貫徹執行的文件材料。（5）幼兒園文書檔案的保管期限定為永久、30年、10年。（6）文書檔案整理的一般程序：收集——分類——整理——裝訂——排序——編號——蓋歸檔章——打印目錄——蓋合面章、合脊章——備考表——裝盒——數據備份2、教學檔案是幼兒園保教管理和保教實踐活動中形成的，具有保存價值的，并按一定歸檔制度集中保管起來的文字、圖表、簿冊、聲像、實物等教學文件材料。整理好的教學檔案按卷裝訂，一般以一類材料為一卷。形成的部門主要是保教室。教學檔案分為教學管理、教研成果、教師業務。教研成果包括教研材料，即教研活動計劃、實施方案、總結、教研活動情況等。也可以將科研材料歸入此檔案（科研檔案也可以列入科技檔案中）?？蒲胁牧蠚w檔范圍主要包括：第一、研究準備階段：科研課題審批立項書或文件，任務書，委托書，開題報告，可行性研究報告，調研和考察報告，方案論證，專家評議書，項目審批文件，經費申請報告及批件以及協議書，合同等文件。第二、研究實驗階段：實驗階段的各種載體和重要原始記錄，實驗報告，計算材料，各種分析數據，專利申請的有關文件材料以及各種圖表等。第三、總結鑒定階段：結題申請書，科研報告，論文、專著，參加人員名單，科研成果鑒定申請書，科研成果鑒定證書，專家鑒定小組名單，專家評審意見，科研經費決算材料科技成果登記表等。第四、成果申報階段：科學技術獎勵申報書，獲獎通知、獎狀、證書，成果應用證明材料，專利申請書及授權證書等。（成果包括：專題論文、研究報告、專著、叢書、軟件、量表、典型教育教學案例、教育敘事、優秀活動設計等地）第五、應用轉化階段：推廣應用方案，成果轉讓合同或協議，應用轉化方案及實施材料，國內外同行評價及用戶反饋意見，學術交流、培訓材料，成果宣傳報道材料等。3、保健檔案是幼兒園辦公廳保健管理和辦公廳保健工作中形成的，具有保存價值的，并按一定歸檔制度集中保管起來的文字、圖表、簿冊、聲像、實物等文件材料。形成的部門主要是保健室、保教室。4、教師業務檔案是教師個人在幼兒園內外從事教學、教學研究、教學改革等項產生的，能夠反映教師本人教學業務水平、教學工作能力和教學勞動成果的文件材料。分為教學經歷類、業務工作類、業務考評類、業務成果類和其他。整理好的教師業務檔案裝盒，一人一盒一號。5、聲像檔案是幼兒園采用電視、錄像、照相、錄音、幻燈以及電子計算機等現代化方式和手段進行教學、教研以及開展各項工作形成的不同形式的檔案、不同載體的文件材料。主要包括：照片、光盤、錄音帶、錄相帶、幻燈片、膠片等形成的部門是：幼兒園各部門6、實物檔案是幼兒園在各項活動中形成的，不能用紀錄它的信息記錄完全取代的，以不同表現形式反映信息情況的一個個具體物品，不同載體的實物材料。整理好的實物檔案裝入實物檔案盒內。主要包括：牌匾、獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊、印章、字畫、紀念品、題詞、工藝品。實物檔案易蟲蛀、易銹蝕，要做好防蟲、防銹的技術保護，并應專柜保管，注意不能外借，可提供照片使用。7、基建檔案是指建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程在規劃、設計、施工、改建、維修和管理過程中形成的科學技術檔案。主要包括基建工程的前期工作文件、設計文件、施工文件和竣工驗收文件等，是工程建設的記錄。一般在工程完工3個月時將整理好的檔案材料移交檔案室。基建檔案存放在基建檔案盒內。8、特色專題檔案幼兒園特色檔案的數量和質量體現著本園檔案管理水平和辦園層次。幼兒園可根據本園的教育教學特點建立特色專題檔案，編研相關的專集，豐富庫存，使教育檔案更加多樣化和特色化。如：幼兒美術作品集，新年聯歡方案集，教師獲獎論文集錦，家長表揚信集錦等。這里，以“幼兒成長檔案”為例進行講解。從幼兒進入幼兒園的第一天起，為其建立“成長檔案”。由幼兒園對幼兒成長檔案統一進行科學的設計與整理，設計出新穎獨特的欄目，再由三方（教師、家長和幼兒）共同參與檔案資料的搜集和積累。內容有文字、照片、作品、表格等，全面而真實反映幼兒的成長歷程。如：教師可以把幼兒每天在園的表現、進步情況以及對孩子鼓勵的話語等寫在成長檔案里；家長可以將幼兒在家的情況，愛好、特長、喜歡吃的食物、不喜歡吃的食物、過敏的食物等記錄在案；這樣幼兒成長檔案加強了教師與家長之間的聯系，家園攜手共同關注幼兒的每一天，使幼兒健康、快樂地成長。為幼兒建立成長檔案的優點：一是，全面了解幼兒發展現狀。它不僅只是教師建立的幼兒檔案，也不僅只是教師對活動的觀察記錄，更不再只是家園聯系手冊，它還包括了幼兒藝術活動作品、幼兒操作能力記錄及操作成果、幼兒生長發育記錄、幼兒日常活動照片等，全面展現了幼兒成長的足跡。二是，促進幼兒的個性化發展。在教師的幫助下幼兒將自己收集的各種有關資料呈現在成長檔案之中，幼兒參與成長檔案的記載；“幼兒成長檔案”為幼兒提供了自我認識與評價的空間，教師有計劃地引導幼兒主動參與各類活動，喚起幼兒對幼兒園美好生活的幸?；貞?，培養幼兒正確對待生活的態度，提高幼兒自我評價與自我認識的能力，促進幼兒個性化發展。三是，給予教師充足的自主空間，教師可依據幼兒個性、能力、特點設計凸顯個人的成長檔案。四是，成長檔案為科學、公正的評價幼兒提供可靠的依據，更為幼兒個性化的教育指明了方向，極大提高了教師的工作熱情。9、大事記的編寫大事記是按照時間順序簡要地記載各單位在一定時內發生的涉及范圍較廣、影響較大、在事后仍有一定參考意義的大事、要事的一種參考材料。大事記，一般采用編年體編寫，以尊重史實、客觀記述、簡明扼要的原則，大事突出，要事不漏，小事不要，取舍得當。每一條大事記用一個自然段，交待清楚時間、地點、人物、事件、原因、結果等基本要素。否則，記述不完整，事實不準確，削弱了其使用功能。大事記與全宗介紹、組織沿革、檔案制度匯編、基礎數字匯編、利用效果匯編屬于檔案的六大編研材料。六、充分利用檔案，主動提供服務檔案利用是檔案工作的出發點和根本目的，檔案只有利用起來，才能體現它的價值。檔案人員應樹立強烈的利用意識。本著“誰產生、誰整理、誰歸檔、誰利用”的基本原則，積極主動的開展檔案利用工作。使大家能及時地獲取信息，并從信息中獲取、提煉、開發出有參考價值的東西。如幼兒園開展的教師示范觀摩課、課件玩教具的制作及親子活動、運動會等，都積累了豐富的資料，有書面資料、圖片資料、影像資料等，這些逐年累積后都變成了非常有價值的參考檔案資料。檔案利用一般須經主管領導批準，在相關人員陪同在檔案查閱室查閱，不得攜至室外。利用檔案時不得折疊、標記、污損、涂改、撕扯等。檔案室應配備借閱登記本。在借閱時要進行登記，包括借閱人姓名、借閱時間、案卷名稱，并規定歸還日期，逾期不還的要及時催要。在辦理借閱手續時，檔案員應主動找到借閱者所需文件