行

政

管

理

制

度

廣西聯晟融資性擔保有限企業

行政管理制度

第一章總則

第一條為完善企業行政管理機制，實行規范化的行政管

理，使企業各項行政工作有章可循:特制定本制度。

第二條木制度包括：

1、平常辦公制度

2、辦公秩序管理制度

3、保密規定

4、文獻收發、傳閱，檔案管理制度

5、印鑒、簡介信管理制度

6、文印、辦公設備管理制度

7、辦公用品領用制度

8、通信設備使用制度

9、財產管理制度

10、車輛使用與維護管理措施

11、文獻銷毀制度

第二章平常辦公制度

第三條企業上下都要嚴格遵守勞動管理制度和費用管理

制度，高效率地為企業服務。

第四條實行例會制度。重大問題、人事安排由總經理辦公

會決定;超越授權范圍的擔保項目由項目評審委員會集體討論決

定。總經理辦公會、部門會每月不定期召開。

第五條各職能部門要認真履行職責，廣泛聽取員工的意見

和提議。各職能部門之間應按企業操作程序交流工作狀況和信

息。

第六條員工之間互相尊重，團結友愛。重大問題堅持原則,

一般分歧互相體諒、互相理解。

第七條嚴格檔案管理，嚴守保密紀律。企業利益第一，個

人利益服從企業利益。

第三章辦公秩序管理制度

第八條員工的儀容儀表:

員工個人形象代表著企業日勺形象，因此員工個人儀表的優劣

對企業至關重要，為此，企業對員工上班時間日勺儀容儀表作如下

規定：

規定項

男士女士

目

第十三條員工負責本辦公室H勺清潔衛生，公共辦公區域內

嚴禁吸煙、亂丟棄物，愛惜辦公環境。

第十四條員工要保持自己辦公桌桌面的整潔，嚴禁放置與

辦公無關的雜物，下班時應整潔辦公桌面，私人物品均放入員工

貯物柜，將辦公桌鎖好，防止文獻資料的丟失。

第十五條員工要禮貌待客，禮貌用語，禮貌接轉，耐

心解答有關口勺業務事項及問詢，自覺樹立維護企業口勺良好形

象。

第十六條愛惜企業財產，最終離開辦公室的員工必須檢查

門窗與否關閉，空調、電腦、電燈、飲水機與否關閉，防止火災

和失竊事件口勺發生。

第四章保密規定

第十七條密級確定：

企業文獻分“秘密”、“機密”、“絕密”三個等級，凡波及三

個等級內文獻均屬保密范圍。

1、“秘密”：內部規章制度屬秘密級，只限全體員工周知，

不可外傳。

2、“機密”：企業“總經理辦公會議紀要紀要”、“項目進度

計劃”、“項目提議書”、“項目可行性研究匯報”、“有關財務制

度”、“財務報表”“各類經濟協議、協議”等屬機密級，此類文

獻發至職能部門經理及有關人員。

3、“絕密”：企業“董事會會議紀要”、“總經理工作匯報”、

“年度財務決算匯報書”、“年度財務收支和利潤分派方案”等屬

企業絕密級，此類文獻發至企業領導。

第十八條保密規定：

1、由各職能部門建立的專業性“機密”級如下文獻（含“機密”

級）由各職能部門向行政部提交文獻軟盤及文獻原稿立案，各職

能部門留存一份，其中軟盤及文獻原稿由各職能部門主管負責保

管，保留在計算機軟、硬盤上日勺文獻必須作加密處理，密碼由各

職能部門主管掌握。

2、各類“絕密”級文獻統一由行政部負責保管，保留在計

算機軟、硬盤卜的文獻必須作加密處理，密碼由行政部主管掌握c

3、各職能部門的專業性“機密”級如下文獻（含“機密”級）

W、J打印草稿各職能部門主管負責搜集，以備下次打印之用，凡不

能繼續使用日勺草稿紙，各職能部門必須及時銷毀，不得隨意放置。

4、行政部定期對保留的各類文獻軟盤進行拷貝更新，防止因軟

盤損壞導致文獻丟失。

第十九條借閱規定：

1、凡借閱本職能部門“機密”級如下文獻（含“機密”級）,

需經部門主管容許，辦理借閱手續，并于借閱當日償還，若需帶

出企業，需經職能部門簽字同意；

2、凡借閱其他職能部門“機密”級如下文獻（含“機密”

級），需經職能部門經理容許，到行政部登記辦理借閱手續，并

于借閱當日償還，若需帶出企業，需經總經理簽字同意；

3、凡借閱“絕密”級文獻，經總經理簽字同意，到行政部

登記、辦理借閱手續，并于借閱當日償還，不得帶出企業。

第二十條對泄密行為的處理

凡私自傳播、散發、復印企業保密范圍內的文獻，均屬泄密行為。

泄露企業“秘密”者，予以警告處分一次。

泄露企'也“機密”者，予以記過處分一次。

泄露企業“絕密”者，予以除名。

第二十一條任何人不得隨意涂改或自行處理企業文獻，必須妥

善保管.企、止不定期收回保密范圍內文獻統一銷毀c

第五章文獻收發、傳閱，檔案管理制度

第二十二條管理分類及原則

1、企業檔案按三類實行“部門立卷、分類管理”措施：

人事檔案：行政部立卷、管理；

業務檔案：各業務部門立卷、管理；

財務檔案：財務部立卷、管理;

2、立卷、歸檔中凡波及兩個職能日勺檔案整頓、保管工作因

規定不明日勺，協調后決定職責歸屬及處理措施。

第二十三條立卷歸檔規定

凡記載企業的具有查閱、保管價值的各類文獻材料、磁盤、實物

等，均屬歸檔范圍。詳細如下：

1、行政部立卷歸檔范圍

①企業成立的有關資料。包括可行性研究匯報、協議協議、

章程、申請匯報、主管部門批復、營業執照、董事會組員口勺簡歷、

企業領導班子個人狀況等。

②企業歷屆董事會日勺重要資料。如告知、董事會參與人員名

單、會議日程安排、總經理工作匯報、董事會會議紀要、總經理

辦公會會議紀要等文字材料及聲像材料等。

③政府有關部門、單位發送我企葉的來文、來函及其他資料c

④有關企業發送口勺多種邀請書、信息資料等。

⑤企業日勺規章制度、發文、紀要、告知。

⑥企業與有關單位簽訂的多種協議、協議書、意向書（正本）。

⑦其他在企業各項行政、業務活動中形成的具有考察、運用

價值的資料。

⑧企業人事檔案，包括部門主管以上人員的任免告知、員工

試用、聘任以及升職、獎懲、解雇的多種記錄；

⑨企業各類人員技術職稱、技術培訓出J多種記錄;

⑩建立人才檔案庫，對所有技術專業人才設置特殊檔案；

2、財務部立卷歸檔范圍

各類財務報表、憑證、資料以及與上級財稅部門、金融機構

互相來往的函件、協議、協議及其他文獻。

3、其他職能部門立卷歸檔范圍：

其他職能部門專業資料、文獻及其他。

第二十四條文獻的傳閱

1、需傳閱文獻（上級政策性文獻、企業的決策方案、企業

的發文、企業搜集的經濟信息等），根據文獻內容由行政部決定

傳閱范圍。

2、建立卡片式文獻的I傳閱單，傳閱單上應有領導指示、閱

文人及傳閱、退回時間。

3、行政部應及時催閱已傳出的文獻；

第二十五條文獻的借閱

1、企業員工借閱各類文獻按第三章、第三條日勺有關規定辦

理；

2、外單位人員借閱文獻時，須持有簡介信，簡介信寫明文

獻號、借閱人姓名、政治面貌、職務、借閱時間、借閱目日勺等,

經總經理審批后在行政部辦理借閱手續，

第二十六條文獻的立卷歸檔寄存

1、在年終，通過對照收發文登記本和借閱文獻登記本，把

所有應歸檔的文獻搜集齊全；

2、立卷時應保持文獻之間的歷史聯絡，按文獻的共同特性

和互相聯絡進行組卷；

3、企業內文獻按文號以年為單位立卷。其他單位來文以些

位名立卷。專題事項單獨立卷，即按問題特性立卷；

4、定卷時，對卷內文獻進行系統排列、編號，填寫卷內目

錄和卷本備考表，填好案卷的封皮及案卷的目錄。

第二十七條文獻的收發制度

發文

（1）在領導對文獻草擬后，由詳細業務部門擬稿；

（2）文稿交至行政部，通過檢稿并證明無誤后，送往企業

主管領導人審批簽發；

（3）經簽發日勺文稿應在發文登記簿.卜登記,填寫編號、成

文日期、送發范圍、文獻名稱、文號、份數、附件、簽發人等事

項；

（4）經登記后日勺文稿方可正式制、蓋章；

（5）文獻收領部門必須在發文登記單上簽字，發文登記單

隨留底文獻一同保留，以備核查。

收文

（1）建立收文登記簿。填寫次序號、收文日期，來文單位、

文號、文獻名稱、份數、內容摘要、處理狀況等事項。

（2）上級或其他單位文獻、內部資料以及掛號信件等都應

登記。某些帶廣告性質的信函以及不具文獻性質日勺電報、報刊等

不必記錄。

（3）急件隨到隨登，并及時分送，不得延誤。

（4）在收文登記的同步，在文獻右上角加蓋我司的收文專

用章。

第六章印鑒、簡介信管理制度

第二十八條企業印鑒、法定代表人個人印鑒、總經理個人

印鑒由總經理指派專人保管，企業各職能部門的印鑒由部門負責

人指派專人保管。

第二十九條印鑒必須放在安全H勺地方，不可亂放，發現印

鑒丟失或有異常現象，應及時匯報領導，迅速查明狀況，及時處

理，確認丟失，應向有關部門申明作廢，

第三十條各職能部門因對外業務需要使用企業印鑒時.，需

經行政部審核、簽字登記后，方可辦理。企業投資、擔保等重大

經濟活動波及多種對外協議使用企業印鑒，需經總經理簽字，交

由行政部登記后方可辦理。

第三十一條所有企業文獻應先編上文號，經總經理簽發后

方可加蓋企業印鑒。

第三十二條各職能部門印鑒或專用印鑒因機構變動或其

他原因停用時，應統一交回行政部并指定行政部加以銷毀。

第三十三條凡以企業名義出具的簡介信，須由行政部經理

簽發。填寫簡介信應按規定內容填寫，持出部分和存根部分內容

一致，經辦人需在存根聯上簽字。

第三十四條所有簡介信均應按次序編號，非經總經理書面

特許，不能出具空白簡介信。經特批出具的空白簡介信必須闡明

有效期限，并由使用人在簡介信存根簽名。

第三十五條非我司工作人員，不得使用企業簡介信。因工

作需要必須使用時，須經總經理書面同意。

第三十六條妥善保管簡介信存根，及時歸檔。

第七章文印、辦公設備管理制度

第三十七條行政部文印人員必須遵守企業的保密規定，不

得泄露工作中接觸的企業保密事項；

第三十八條企業各職能部門需的多種文獻、資料，需

注明號、對方日勺單位名稱及接件人，記錄在案，每月交由行

政部整頓歸檔；

第三十九條原則上不接受外單位、個人資料打印、復印;

第四十條文印人員應愛惜設備，按操作程序進行操作，節

省用紙，減少消耗，注意安全。

第四十一條文印的消耗材料采購，須報行政部同意方可購

置。

第四十二條嚴禁私事用，即禁將電腦用于私人聊

天、學習、玩游戲、瀏覽網頁等。違者按企業的有關規定懲罰。

第四十七三各職能部門發生的文印材料消耗及、長途

費用由行政部負責記錄，并報財務部門立案，作為年終各中心及

業務部門費用考核的根據。

第八章辦公用品領用制度

第四十四企業各部門所需H勺辦公用品（財務部專用用品

除外），按計劃由行政部統一購置，各部門按實際需要領用。

第四十五行政部指派專人負責對辦公用品進行造冊，領

用時實行登記制度。

第四十六條辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私

用。

第四十七條所有員工要本著勤儉節省、杜絕揮霍的原則,

愛惜辦公用品。

第四十八條購置平常辦公用品或報銷正常辦公費用，由行

政部經理審批，購置大宗辦公用品，必須按財務管理規定報總經

理同意后購置。

第九章通訊設備使用制度

第四十九條接聽外來必須用規范用語，通話時講一般

話，如對方為當地人時可講地方語言。規范用語為：“您好，X

擔保企業”，“請問找哪位”，“請稍等”，“謝謝”，“再會”。

第五十條為辦公配置、使用，私事打市內不得阻礙

聯絡公務。通話須簡樸明了，嚴禁用聊天。

第五十一條因公撥打長途按下列程序辦理：

（1）詳細填寫“長途使用申請單”；

（2）交職能部門負責人簽字；

（3）通話完結后，將登記表項目完畢以備核查。

第五十二條嚴禁員工為私事掛撥長途。確有急事需要,

比照因公程序辦理，并按電信局收費原則收費，由財務部出具收

據。嚴禁撥打多種信息臺及股市信息。如有違反，將予以以

100―500元人民幣罰款。

第五十三條企業報銷限額費用日勺必須隨時處在待機狀

態，并在企業呼喊時立即回答。

第十章財產管理制度

第五十四條企業所有固定資產、低值易耗品、辦公設備用

品由行政部統一奐責購置、保管、調配、報廢處理。

第五十五條購置財產、辦公用品按下列程序辦理：

1、企業購置辦公用品及低值易耗品，均需使用部門填寫《物

品購置申請單》報行政部匯總，并報主管副總（總經理助理）或

總經理審查同意，財務部憑審批后的《物品購置申請單》預付貨

款。

2、平常耗用的辦公用品由行政部根據業務需要量，編制整

年預算和分批采購計劃。

3、各部門業務必需的書報、雜志、學習資料等，由各部門

列出清單，行政部經理同意后方可購置，

4、購置的各項財產、辦公用品、書刊等，均憑正式發票和

實物，由行政部驗收、登記并在發票上簽收后，連同審批后的《物

品購置申請單》在財務部按費用報銷規定報銷，并據此入帳。

第五十六條財產W、J保管與使用。

1、企業所有固定資產、低值易耗品、辦公用品，統一由行

政部登記、建卡、保管，其中固定資產和大宗低值易耗品，財務

部還應建立分類明細帳，進行固定資產折舊和低值易耗品攤銷的

會計核算。

2、各部門所需使用的J各項物品，在行政部辦理領用手續,

并按部門建立在用物品登記簿。員工所用的辦公用品，由使用者

負責保管。

第五十七條財產物資的報廢。

1、固定資產報廢由使用部門向行政部申報，經總經理審批

后，分別在財務部、行政部辦理核銷手續。

2、各類需清理變賣歐I財產物資由行政部登記造冊，財務部

審查并合理定價報總經理同意后處理，所獲變賣收入財務部據以

入帳。

第十一章車輛使用與維護管理措施

第五十八條車輛使用：

1、企業車輛由行政部負責管理和調配，并首先保證領導使

用。

2、各職能部門用車時，應由職能部門負責人填寫《派車申

請單》闡明去向、用途，提前告知行政部，行政部主管視業務的

輕重緩急和出車地點合理調配。

3、根據業務需要有駕駛執照的員工，經行政部經理派遣，

可以駕駛企業車輛。

4、保證財務部取款、送款用車；

5、因業務急需，企業又無車需乘出租車時，由各職能部門

經理闡明理由，行政部經理同意并簽字后才能報銷。

6、每日下班時各車輛鑰匙統一交回行政部保管，節假日、

晚上車輛一律停放在企業，若因外出加班超過21時，或其他原

因不能停放企業時，經請示后，可以停放它處。

第五十九條車輛維護：

1、專職駕駛員負責企業車輛保養、維護、年審等。車輛需

要檢修時，專職駕駛員闡明狀況，經行政部經理審核同意后，實

行檢修。維修費用達500元以上，需經總經理審核后，再進行檢

修。

2、購置車輛備件（品）金額在500元以上的，由專職駕駛

員填寫《物品購置申請單》，經總經理審批后報銷。

第六十條事故口勺處理

1、發生行車事故后.不管行車事故大小必須報行政部立案c

2、公務用車狀況下損失金額在5000元如下的責任事故，保

險企業賠付后W、J局限性部份由負責人自行承擔。

3、公務用車狀況下損失在5000元以上日勺責任事故，保險企

業賠付后日勺局限性部份可視詳細狀況由企業與負責人共同承擔。

4、經同意后日勺私人用車如發生事故，維修費用一律自負。

第六十一條其他狀況處理

1、駕駛者因違章被懲罰企業不予以報銷。

2、未經同意自行出車、執行公務擅辦私事者，除扣發駕駛

者當月所有績效獎金外，還將受到企業行政懲罰。

3、未經同意自行出車、執行公務擅辦私事時發生行車事故

的，不僅要自負所有經濟責任，企業還要處以500-2023元的罰

款。

4、不具有駕駛資格的未經同意私自駕駛，扣發駕駛者當月

所有績效獎金。在此期間發生行車事故的自負所有責任，并將受

到企業嚴厲n勺行政懲罰。

第十二章文獻銷毀制度

第六十二條銷毀文獻指把沒有保留價值或作廢的文獻、資

料、協議、協議、刊物等書面資料，按有關規定加以銷毀。

第六十三條應銷毀文獻范圍:

上級下發H勺文獻,不需要歸檔立卷或備份H勺文獻。

我司制發日勺文獻,歸檔立卷后日勺余份。

政級單位報送W、J無存檔價值的文獻、資料等。

企業會議文獻、資料立卷后的余份。

企業決定作廢的協議、協議及行政文獻等。

上級機關指定銷毀KJ文獻、資料等。

第六十四條銷毀程序：

1、清點：

總經理行政部把確認就銷毀的文獻、資料告知各部門清理出來,

按份數查對點清，交由總經理行政部統一銷毀，各部門不得自行

銷毀。

2、登記：

將應銷毀口勺文獻、資料逐份登記在《文獻銷毀申請單》上。不容

許未經登記，私自將文獻銷毀。

3、審批:

企業所有協議、協議，上級政發的文獻、資料及一切屬于企業“客

級”文獻范圍的文獻、資料，需經總經理或分管副總審批后方可

銷毀；其他內部行政文獻、資料等需經總經理行政部主任審批后

方可銷毀。

4、銷毀：

行政部應定期進行文獻銷毀工作。

5、立案：文獻銷毀后,監銷人要在《文獻銷毀申請單》上

簽字，并注明時間。《文獻銷毀申請單》將長期存檔。

第六十五條本規定自頒布之日起生效，請各部門嚴格遵

守。

第六十六條本規定解釋權在企業總經理行政部。

第十三章附則

第六十七條本制度經總經理辦公會審核后公布實行，修

改亦同。

第六十八條本制度如有未盡事宜，可由總經理辦公會另

行補充規定。

第六十九條本制度如與國家有關法律、法規相抵觸，則

以國家法律、法規為準。

行政管理制度附表

附表一：文獻簽收單

附表二：派車申請單

附表三：印章