?貿易公司發貨管理制度一、總則（一）目的為規范公司發貨流程，確保貨物準確、及時、安全地送達客戶手中，提高客戶滿意度，加強公司內部各部門之間的協作與溝通，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有貿易業務的發貨操作及相關管理活動。（三）基本原則1.準確性原則：確保發貨信息準確無誤，包括貨物品種、數量、規格、發貨地址等，避免因信息錯誤導致的發貨延誤或客戶投訴。2.及時性原則：嚴格按照合同約定或客戶要求的時間安排發貨，提高發貨效率，減少客戶等待時間。3.安全性原則：在貨物運輸過程中，采取必要的防護措施，確保貨物安全無損地送達目的地。4.責任明確原則：明確各部門及人員在發貨過程中的職責，做到責任到人，避免出現推諉扯皮現象。二、發貨流程（一）訂單接收與審核1.銷售部門：負責接收客戶訂單，并對訂單內容進行初步審核，確保訂單信息完整、準確。審核內容包括客戶名稱、聯系方式、發貨地址、貨物品種、數量、規格、價格、交貨日期等。2.訂單異常處理：如發現訂單信息存在疑問或不完整，銷售部門應及時與客戶溝通確認，并將訂單情況反饋給相關部門。對于無法滿足客戶交貨要求的訂單，銷售部門應提前與客戶協商解決方案，并取得客戶的書面同意。（二）庫存確認1.倉儲部門：根據銷售部門提供的訂單信息，對庫存貨物進行核對，確認貨物是否足夠發貨。如庫存不足，倉儲部門應及時通知銷售部門，并提供預計補貨時間。2.補貨計劃：銷售部門根據庫存情況和訂單交貨日期，制定補貨計劃，并及時通知采購部門進行采購。采購部門應按照補貨計劃盡快安排采購，確保貨物按時入庫。（三）發貨通知1.銷售部門：在庫存確認無誤后，銷售部門向倉儲部門下達發貨通知，明確發貨日期、貨物品種、數量、規格等信息。發貨通知應采用書面形式或通過公司內部信息系統進行傳遞。2.發貨通知確認：倉儲部門收到發貨通知后，應及時進行確認，并安排發貨準備工作。如因特殊原因無法按時發貨，倉儲部門應及時通知銷售部門，并說明原因和預計發貨時間。（四）貨物包裝與標識1.倉儲部門：根據貨物的特性和運輸要求，對貨物進行妥善包裝，確保貨物在運輸過程中不受損壞。包裝材料應符合環保要求，并能有效保護貨物。2.貨物標識：在貨物包裝上應清晰標明貨物品種、數量、規格、發貨地址、收貨地址、客戶名稱等信息，以便于識別和運輸。對于易碎、易損、易燃、易爆等特殊貨物，應在包裝上標明相應的警示標識。（五）運輸安排1.物流部門：根據發貨通知和貨物特性，選擇合適的運輸方式和物流公司，并與物流公司簽訂運輸合同。運輸方式應綜合考慮貨物的性質、重量、體積、運輸距離、交貨時間等因素，確保貨物安全、及時送達。2.運輸費用結算：物流部門負責與物流公司結算運輸費用，并及時向財務部門提供運輸費用明細。財務部門應按照合同約定及時支付運輸費用。（六）貨物發運1.倉儲部門：按照發貨通知的要求，組織人員將貨物搬運至指定的發貨地點，并與物流公司辦理貨物交接手續。交接內容包括貨物品種、數量、規格、包裝情況、發貨清單等。2.發貨清單：發貨清單應一式多份，倉儲部門、銷售部門、物流公司各留存一份。發貨清單應詳細記錄貨物的相關信息，作為貨物運輸過程中的重要憑證。（七）發貨跟蹤與反饋1.物流部門：負責跟蹤貨物的運輸情況，及時掌握貨物的運輸進度和預計到達時間。如發現貨物運輸出現異常情況，物流部門應及時與物流公司溝通協調，并將情況反饋給銷售部門。2.銷售部門：及時將貨物運輸情況反饋給客戶，讓客戶了解貨物的運輸進度和預計到達時間。如客戶對貨物運輸有疑問或要求，銷售部門應及時與物流部門溝通協調，并給予客戶滿意的答復。（八）貨物簽收1.客戶：客戶收到貨物后，應按照發貨清單對貨物進行驗收。如發現貨物存在數量短缺、質量問題、包裝破損等情況，客戶應及時與銷售部門聯系，并提供相關證明材料。2.貨物簽收單：客戶驗收合格后，應在貨物簽收單上簽字確認，并將貨物簽收單返回給銷售部門。貨物簽收單是確認貨物已按時、完好送達客戶的重要憑證。三、各部門職責（一）銷售部門1.負責接收客戶訂單，并對訂單內容進行初步審核。2.及時與客戶溝通訂單信息，解決訂單執行過程中出現的問題。3.根據庫存情況和訂單交貨日期，制定補貨計劃，并通知采購部門進行采購。4.在庫存確認無誤后，向倉儲部門下達發貨通知。5.跟蹤貨物運輸情況，及時將貨物運輸進度反饋給客戶。6.處理客戶對貨物運輸的疑問和投訴，協調相關部門解決問題。（二）倉儲部門1.負責公司貨物的存儲和保管，確保貨物安全無損。2.根據銷售部門的發貨通知，對庫存貨物進行核對和備貨。3.按照貨物包裝與標識要求，對貨物進行妥善包裝和標識。4.組織人員將貨物搬運至指定的發貨地點，并與物流公司辦理貨物交接手續。5.定期盤點庫存貨物，確保庫存數量準確無誤。6.配合其他部門做好發貨相關的工作，如提供貨物出入庫記錄等。（三）物流部門1.根據發貨通知和貨物特性，選擇合適的運輸方式和物流公司，并簽訂運輸合同。2.與物流公司溝通協調貨物運輸事宜，跟蹤貨物運輸進度，及時掌握貨物運輸情況。3.如發現貨物運輸出現異常情況，及時與物流公司溝通解決，并將情況反饋給銷售部門。4.負責與物流公司結算運輸費用，并向財務部門提供運輸費用明細。5.協助倉儲部門做好貨物發運工作，如提供物流信息等。（四）采購部門1.根據銷售部門制定的補貨計劃，及時安排采購，確保貨物按時入庫。2.選擇合格的供應商，簽訂采購合同，確保采購貨物的質量和交貨期。3.跟蹤采購訂單的執行情況，及時協調解決采購過程中出現的問題。4.配合其他部門做好發貨相關的工作，如提供采購貨物的到貨時間等。（五）財務部門1.負責審核發貨相關的費用支出，確保費用支出合理合規。2.按照合同約定及時支付運輸費用等發貨相關款項。3.對發貨業務進行財務核算，提供相關財務數據和報表。4.配合其他部門做好發貨相關的財務工作，如核對賬目等。四、發貨相關文件與記錄管理（一）文件管理1.與發貨相關的文件包括訂單、發貨通知、運輸合同、貨物簽收單等，應按照文件類別進行分類存放，并建立電子文檔備份，以便于查詢和管理。2.文件的起草、審核、批準、發放、回收、銷毀等應按照公司文件管理制度的要求進行操作，確保文件的有效性和完整性。（二）記錄管理1.發貨過程中產生的各種記錄，如庫存核對記錄、發貨清單、運輸跟蹤記錄等，應及時、準確地填寫，并妥善保存。2.記錄的保存期限應符合公司檔案管理制度的要求，一般為[x]年。保存期滿后，經相關部門負責人批準，方可進行銷毀。五、發貨異常情況處理（一）運輸延誤1.如因物流公司原因導致貨物運輸延誤，物流部門應及時與物流公司溝通協調，了解延誤原因和預計到達時間，并將情況反饋給銷售部門。2.銷售部門應及時將運輸延誤情況通知客戶，向客戶說明原因并爭取客戶的理解。如客戶要求變更交貨日期或取消訂單，銷售部門應按照客戶要求及時辦理相關手續，并將處理結果反饋給相關部門。（二）貨物損壞或丟失1.在貨物運輸過程中，如發現貨物損壞或丟失，物流部門應及時與物流公司協商處理，并要求物流公司出具相關證明材料。2.倉儲部門應協助物流部門對貨物損壞情況進行核實，并提供貨物發貨時的相關記錄。3.銷售部門應根據貨物損壞或丟失情況，與客戶協商解決方案，如補貨、換貨、退款等。如因貨物損壞或丟失給客戶造成損失的，公司應按照合同約定承擔相應的賠償責任。（三）客戶拒收1.如客戶因貨物質量、數量、規格等原因拒收貨物，銷售部門應及時與客戶溝通，了解拒收原因，并協調相關部門對貨物進行核實。2.如貨物確實存在問題，公司應按照客戶要求及時處理，如補貨、換貨、退款等。如因客戶原因無理拒收貨物，銷售部門應與客戶協商解決辦法，爭取客戶同意接收貨物。如協商不成，可通過法律途徑解決。六、考核與獎懲（一）考核指標1.發貨及時率：考核發貨是否按照規定時間完成，計算公式為：發貨及時率=按時發貨訂單數量/總發貨訂單數量×100%。2.貨物準確率：考核發貨貨物的品種、數量、規格等是否與訂單一致，計算公式為：貨物準確率=準確發貨訂單數量/總發貨訂單數量×100%。3.客戶滿意度：通過客戶反饋調查等方式，考核客戶對發貨服務的滿意度。（二）獎懲措施1.對于發貨工作表現優秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵，如獎金、榮譽證書等。2.對于