?計(jì)劃采購管理制度培訓(xùn)一、總則（一）目的為規(guī)范公司計(jì)劃采購管理工作，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與計(jì)劃采購相關(guān)的部門和人員，包括但不限于采購部、需求部門、倉庫管理部門等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購，避免盲目采購和庫存積壓。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量符合公司要求，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購流程、選擇合適供應(yīng)商等方式，降低采購成本。4.公平公正原則：采購活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，保障供應(yīng)商合法權(quán)益。5.合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。二、計(jì)劃采購流程（一）需求預(yù)測(cè)與計(jì)劃制定1.需求部門職責(zé)各需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃、銷售訂單、庫存狀況等因素，定期（每月/每季度）進(jìn)行需求預(yù)測(cè)，填寫《采購需求預(yù)測(cè)表》，詳細(xì)列出所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。在編制需求預(yù)測(cè)時(shí)，應(yīng)充分考慮生產(chǎn)計(jì)劃的變動(dòng)、市場(chǎng)需求的變化以及安全庫存等因素，確保需求預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性和合理性。將《采購需求預(yù)測(cè)表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)審核無誤后，報(bào)送至采購部。2.采購部職責(zé)采購部收到各需求部門提交的《采購需求預(yù)測(cè)表》后，進(jìn)行匯總整理，并結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，對(duì)需求進(jìn)行綜合分析。根據(jù)分析結(jié)果，制定月度/季度采購計(jì)劃，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容，形成《采購計(jì)劃表》。將《采購計(jì)劃表》提交至采購部負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)根據(jù)采購需求，采購部負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)工作。通過市場(chǎng)調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，收集潛在供應(yīng)商信息。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，主要考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等方面，建立《潛在供應(yīng)商信息庫》。采購部組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部等）對(duì)進(jìn)入《潛在供應(yīng)商信息庫》的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。評(píng)估內(nèi)容包括企業(yè)基本情況、生產(chǎn)設(shè)備與工藝、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、財(cái)務(wù)狀況等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，與其簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資供應(yīng)、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.供應(yīng)商管理采購部建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況、合作歷史、交貨表現(xiàn)、質(zhì)量反饋等內(nèi)容，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。定期（每季度/每年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效考核，考核指標(biāo)包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、價(jià)格合理性、售后服務(wù)滿意度等。根據(jù)績(jī)效考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行等級(jí)評(píng)定，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如增加訂單份額、優(yōu)先付款等；對(duì)于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。（三）采購訂單下達(dá)1.采購訂單生成采購部根據(jù)審批通過的《采購計(jì)劃表》，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等詳細(xì)信息。采購訂單可通過書面形式（如傳真、郵件等）或電子形式（如公司采購管理系統(tǒng)）發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)回復(fù)。2.采購訂單跟蹤采購訂單下達(dá)后，采購部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)訂單跟蹤，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、物資準(zhǔn)備情況等，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。定期與供應(yīng)商溝通訂單執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問題或異常情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將相關(guān)情況反饋給需求部門和公司領(lǐng)導(dǎo)。（四）物資驗(yàn)收與入庫1.驗(yàn)收準(zhǔn)備物資到貨前，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)采購訂單和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地等。質(zhì)量部應(yīng)根據(jù)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.驗(yàn)收實(shí)施物資到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。質(zhì)量部應(yīng)安排專業(yè)人員對(duì)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，可采用抽檢、全檢等方式，確保物資質(zhì)量符合要求。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵零部件，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)和測(cè)試。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格、規(guī)格不符等問題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫《物資驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)記錄問題情況，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理。3.入庫處理經(jīng)檢驗(yàn)合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間等信息，并將物資存放到指定倉庫位置。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)將其單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識(shí)。采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并跟蹤處理結(jié)果。（五）采購付款1.付款申請(qǐng)物資驗(yàn)收合格且入庫后，采購部應(yīng)根據(jù)采購訂單和合同約定，及時(shí)整理相關(guān)發(fā)票、入庫單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料，填寫《付款申請(qǐng)表》，注明付款金額、付款方式、付款時(shí)間等信息。將《付款申請(qǐng)表》提交至采購部負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)審核無誤后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門收到《付款申請(qǐng)表》后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，合同條款的執(zhí)行情況，付款金額的準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)問題或疑問，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購部溝通核實(shí)，并要求采購部補(bǔ)充相關(guān)資料或做出解釋。3.付款審批經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的《付款申請(qǐng)表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況、采購合同執(zhí)行情況等因素進(jìn)行審批，確定是否同意付款以及付款時(shí)間和金額。4.付款執(zhí)行財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司分管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，按照規(guī)定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款操作。付款完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)登記入賬，并將付款情況反饋給采購部。三、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購部應(yīng)定期組織相關(guān)部門（如質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等）對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，識(shí)別內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。通過對(duì)采購流程各環(huán)節(jié)的分析，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和實(shí)際案例，找出可能導(dǎo)致采購活動(dòng)出現(xiàn)問題的風(fēng)險(xiǎn)因素。2.采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)識(shí)別出的采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估其發(fā)生的可能性和影響程度。可采用定性評(píng)估（如高、中、低）或定量評(píng)估（如設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)值）的方法進(jìn)行評(píng)估。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，將采購風(fēng)險(xiǎn)分為重大風(fēng)險(xiǎn)、重要風(fēng)險(xiǎn)、一般風(fēng)險(xiǎn)和低風(fēng)險(xiǎn)四個(gè)等級(jí)。對(duì)于重大風(fēng)險(xiǎn)和重要風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定專門的應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立多源供應(yīng)機(jī)制，選擇多家合格供應(yīng)商，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商原因?qū)е碌墓?yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，確保供應(yīng)商的穩(wěn)定性和可靠性。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任，以約束供應(yīng)商的行為，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。2.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供求關(guān)系變化等信息，定期進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研和分析，為采購決策提供依據(jù)。采用靈活的采購策略，如簽訂長期合同、采用套期保值等方式，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購成本的影響。建立市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，當(dāng)市場(chǎng)出現(xiàn)重大變化時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃和策略，以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)采購物資的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購物資的質(zhì)量符合要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等，并對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定的質(zhì)量控制能力。建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資，能夠及時(shí)追溯到供應(yīng)商和生產(chǎn)批次，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并追究供應(yīng)商的質(zhì)量責(zé)任。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)合同管理，在簽訂采購合同前，由法務(wù)部等相關(guān)部門對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同的合法性、完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性。明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是關(guān)于物資供應(yīng)、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，避免合同糾紛。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同的有效履行。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定進(jìn)行付款操作，確保付款流程的規(guī)范和準(zhǔn)確。加強(qiáng)對(duì)發(fā)票的管理，確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性和完整性，避免因發(fā)票問題導(dǎo)致的付款風(fēng)險(xiǎn)。建立付款風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營情況等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的付款風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)計(jì)劃采購管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購制度的遵守情況、采購合同的簽訂與履行情況等。對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、規(guī)范有序。2.部門自查采購部應(yīng)定期對(duì)本部門的計(jì)劃采購管理工作進(jìn)行自查，檢查采購訂單的下達(dá)、執(zhí)行情況，供應(yīng)商的管理情況，物資的驗(yàn)收與入庫情況，采購付款情況等。對(duì)自查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行整改，并將自查情況和整改結(jié)果報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）考核制度1.考核指標(biāo)對(duì)采購部及相關(guān)人員的考核指標(biāo)包括但不限于采購任務(wù)完成率、采購成本控制率、物資質(zhì)量合格率、交貨及時(shí)率、供應(yīng)商滿意度等。采購任務(wù)完成率=實(shí)際完成采購金額/計(jì)劃采購金額×100%采購成本控制率=（預(yù)算采購成本實(shí)際采購成本）/預(yù)算采購成本×100%物資質(zhì)量合格率=合格物資數(shù)量/采購物資總數(shù)量×100%交貨及時(shí)率=按時(shí)交貨次數(shù)/總交貨次數(shù)×100%供應(yīng)商滿意度=供應(yīng)商對(duì)采購部門評(píng)價(jià)得分的平均值2.考核周期對(duì)采購部及相關(guān)人員的考核實(shí)行季度考核與年度考核相結(jié)合的方式。季度考核于每季度末進(jìn)行，主要對(duì)當(dāng)季度的采購工作進(jìn)行階段性評(píng)價(jià)；年度考核于每年年末進(jìn)行，是對(duì)全年采購工作的綜合評(píng)價(jià)。3.考核結(jié)果應(yīng)用根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)采購部及相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于考核成績(jī)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等；對(duì)于考核成績(jī)不合格的部門和個(gè)