?貸款檔案分段管理制度一、總則（一）目的為加強貸款檔案管理，確保貸款檔案的完整性、準確性和安全性，提高貸款業務管理水平，特制定本制度。本制度旨在規范貸款檔案從形成到銷毀全過程的管理，為貸款業務的審批、發放、回收及風險防范提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各類貸款業務所涉及的檔案管理，包括但不限于企業貸款、個人貸款、項目貸款等。涵蓋了貸款業務從申請受理、調查評估、審批決策、合同簽訂、發放支付、貸后管理直至貸款結清或核銷等各個環節所形成的各類文件資料。（三）基本原則1.真實性原則貸款檔案應如實反映貸款業務的全過程，確保檔案內容真實、準確，不得偽造、篡改檔案信息。2.完整性原則全面收集貸款業務各環節產生的相關資料，保證檔案資料的齊全完整，避免重要信息缺失。3.規范性原則檔案管理工作應遵循統一的標準和規范，包括檔案分類、編號、裝訂、存儲等，確保檔案管理的一致性和系統性。4.保密性原則嚴格遵守保密規定，對涉及商業秘密、客戶隱私等敏感信息的貸款檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.安全性原則采取有效措施確保貸款檔案的物理安全，防止檔案損壞、丟失或被盜，同時保障電子檔案數據的安全，防止數據丟失、篡改或泄露。二、貸款檔案的分類與編號（一）分類貸款檔案按照業務流程和檔案性質分為以下幾大類：1.借款人基本資料檔案營業執照副本、組織機構代碼證、稅務登記證等復印件（已辦理"三證合一"的提供營業執照副本復印件）。法定代表人身份證明書、身份證復印件。公司章程、股東會決議、董事會決議等相關文件。企業近年度財務報表（資產負債表、利潤表、現金流量表等）及審計報告。企業信用報告。借款人其他相關資質證明文件。2.貸款申請與調查評估檔案貸款申請書。借款合同及相關附件（如擔保合同、抵押合同、質押合同等）。貸款調查評估報告，包括借款人基本情況、經營狀況、財務狀況、市場前景、信用狀況、還款能力分析等內容。抵押物或質押物的相關資料，如產權證書、評估報告、保險單等。保證人相關資料，如營業執照副本、財務報表、信用狀況證明等。實地調查記錄、訪談記錄等。3.貸款審批檔案貸款審批流程中的各類審批文件，包括審批意見、審批會議紀要等。風險管理部門的風險評估報告及意見。法律合規部門的合規審查意見。4.貸款發放與支付檔案貸款發放憑證。資金支付相關資料，如支付申請書、支付委托書、交易合同等。受托支付的相關證明文件，如受托支付對象的收款賬戶信息、資金流向記錄等。5.貸后管理檔案貸后檢查報告，包括定期檢查報告、不定期檢查報告、專項檢查報告等。借款人財務狀況監測資料，如財務報表、納稅記錄、銀行對賬單等。抵押物或質押物的檢查記錄，包括現場檢查照片、評估價值變動情況等。保證人的跟蹤檢查資料。貸款催收記錄，包括催收通知書、催收電話記錄、上門催收記錄等。借款人重大事項變動情況的報告及相關證明資料，如企業改制、股權變更、重大訴訟等。6.貸款回收與核銷檔案貸款還款記錄，包括還款憑證、還款計劃執行情況等。貸款結清證明。貸款核銷相關資料，如核銷申請報告、內部審批文件、稅務部門核準文件等。（二）編號貸款檔案編號采用"年份+貸款業務類別代碼+順序號"的方式。具體編號規則如下：1.年份：取檔案形成年份的后兩位數字，如"22"表示2022年形成的檔案。2.貸款業務類別代碼企業貸款："QL"個人貸款："GR"項目貸款："xM"其他貸款："QT"3.順序號：按照每類貸款檔案形成的先后順序依次編排，從001開始，如"22QL001"表示2022年形成的第一份企業貸款檔案。三、貸款檔案的收集與整理（一）收集要求1.各業務部門應指定專人負責貸款檔案資料的收集工作，確保在業務發生過程中及時、準確地收集各類相關資料。2.對于借款人提供的資料，應要求其提供原件，并審核原件與復印件的一致性，復印件應加蓋借款人公章或相關人員簽字確認。3.涉及外部機構提供的資料，如評估報告、審計報告、信用報告等，應確保資料來源合法合規，并要求提供機構加蓋公章。4.業務人員在辦理貸款業務過程中，應及時將形成的各類文件資料移交檔案管理人員，不得積壓或私自留存。（二）整理要求1.檔案管理人員收到貸款檔案資料后，應按照分類標準對資料進行初步整理，檢查資料的完整性和準確性。2.對于不完整或不符合要求的資料，應及時與業務部門溝通，要求補充或更正。3.對每份檔案資料進行編號，并在資料右上角或左上角加蓋編號章。4.將整理好的資料按照檔案類別進行排序，同一類別的資料按照時間順序排列。5.對于紙張大小不一致的資料，應進行折疊或裁剪，使其規格統一，便于裝訂。6.對重要資料應進行備份，可采用電子掃描或復印等方式，備份資料應與原件一同保存，并注明備份日期和備份方式。四、貸款檔案的裝訂與存儲（一）裝訂要求1.貸款檔案應采用A4紙規格進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。2.裝訂順序為：封面、目錄、正文資料、封底。3.封面應注明貸款檔案編號、貸款業務類別、借款人名稱、貸款金額、貸款期限、檔案形成日期等信息。4.目錄應按照檔案內容的順序詳細列出各部分資料的名稱和頁碼，便于查閱。5.正文資料應按照整理好的順序依次裝訂，對于有多頁的資料，應在每頁的右上角或左上角標注頁碼。6.封底應保持平整、干凈。（二）存儲要求1.貸款檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行存儲。2.紙質檔案應存放在專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設施。3.檔案庫房應按照檔案類別和年份進行分區存放，便于查找和管理。4.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。5.建立電子檔案索引目錄，便于快速檢索和查詢電子檔案信息。6.檔案管理人員應定期對紙質檔案和電子檔案進行檢查，確保檔案的安全和完整。如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。五、貸款檔案的借閱與查閱（一）借閱權限1.內部人員因工作需要借閱貸款檔案的，應填寫《貸款檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱及編號、借閱期限等信息。2.一般工作人員借閱貸款檔案需經部門負責人審批；部門負責人借閱貸款檔案需經分管領導審批；涉及重要貸款檔案或敏感信息的借閱，需經公司總經理審批。3.外部機構或個人因特殊原因需要查閱貸款檔案的，必須持有合法有效的證明文件，并經公司總經理批準。公司應指定專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制檔案內容。（二）借閱期限1.內部人員借閱貸款檔案的期限一般不得超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。2.外部機構或個人查閱貸款檔案的期限根據具體情況由公司總經理確定，查閱完畢后應及時歸還檔案。（三）借閱登記與歸還1.檔案管理人員應建立《貸款檔案借閱登記簿》，詳細記錄借閱檔案的名稱、編號、借閱人姓名、部門、審批意見、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發現檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應及時查明原因，并要求借閱人承擔相應責任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應在《貸款檔案借閱登記簿》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。六、貸款檔案的保管期限（一）一般規定貸款檔案的保管期限根據貸款業務的性質和風險程度確定，具體如下：1.短期貸款檔案保管期限為[x]年。2.中期貸款檔案保管期限為[x]年。3.長期貸款檔案保管期限為[x]年。4.已結清的貸款檔案保管期限為[x]年，但涉及重大事項或法律糾紛的貸款檔案，其保管期限應適當延長，直至相關事項處理完畢。（二）特殊情況1.對于核銷的貸款檔案，應永久保管。2.對于因法律法規或監管要求需要延長保管期限的貸款檔案，應按照相關規定執行。七、貸款檔案的銷毀（一）銷毀條件貸款檔案達到保管期限，且確認不再具有保存價值的，可進行銷毀。在銷毀前，應進行嚴格的鑒定和審批。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應定期對超過保管期限的貸款檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《貸款檔案銷毀申請表》。2.《貸款檔案銷毀申請表》應詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數量、形成時間、保管期限等信息，并說明銷毀理由。3.《貸款檔案銷毀申請表》經部門負責人審核后，報分管領導審批；涉及重要貸款檔案或大量檔案銷毀的，需經公司總經理審批。4.經批準后，檔案管理人員應會同相關部門人員共同對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準確性和完整性。5.對確認無誤的擬銷毀檔案，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、銷毀檔案名稱及編號、銷毀方式、參與銷毀人員簽字等信息。6.銷毀工作完成后，檔案管理人員應將《貸款檔案銷毀申請表》、銷毀記錄等相關資料歸檔保存，以備查考。八、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對貸款檔案管理情況進行審計監督，檢查檔案管理制度的執行情況、檔案資料的完整性和準確性、檔案保管和借閱等環節的合規性等。2.審計部門應根據審計結果出具審計報告，對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。