企業投標時管理制度?總則目的本制度旨在規范公司投標活動，確保投標工作的順利進行，提高投標成功率，維護公司利益，提升公司市場競爭力。適用范圍本制度適用于公司參與的各類公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等投標項目。基本原則1.合法合規原則：嚴格遵守國家法律法規、政策以及相關行業規定，確保投標活動合法有效。2.誠實守信原則：在投標過程中保持誠實、守信，提供真實、準確、完整的投標文件和信息。3.專業高效原則：組建專業的投標團隊，運用科學的方法和流程，高效完成投標工作，提高中標幾率。4.風險可控原則：對投標過程中的風險進行全面評估和有效控制，確保投標活動不出現重大失誤和損失。投標組織與職責投標決策機構成立投標決策小組，由公司高層管理人員、相關業務部門負責人等組成。負責對重大投標項目進行決策，審核投標文件，確定投標策略和報價范圍等。投標工作小組1.項目經理：作為投標項目的負責人，全面協調投標工作，制定投標計劃，組織投標文件的編制、審核、裝訂等工作，負責與招標人及相關方的溝通協調。2.商務人員：負責投標文件商務部分的編制，包括公司資質證明、業績證明、商務條款應答、報價文件等，確保商務文件的準確性和完整性。3.技術人員：根據招標文件要求，負責編制技術方案、技術規格應答、售后服務承諾等技術部分文件，展示公司的技術實力和解決方案。4.法務人員：對投標文件進行法律審核，確保投標文件符合法律法規要求，協助處理投標過程中的法律問題和風險防范。投標流程項目跟蹤與信息收集1.市場部門負責關注行業動態、招標信息平臺、政府公告等渠道，及時收集各類投標項目信息。2.對于潛在的投標項目，市場部門應詳細了解項目背景、招標人要求、項目預算、競爭對手情況等信息，并整理形成項目信息報告。3.根據項目信息報告，由投標決策小組評估項目的可行性和潛在收益，決定是否參與投標。報名與資格預審1.確定參與投標項目后，按照招標文件要求，在規定時間內完成報名手續，提交報名資料。2.仔細研究資格預審文件，由商務人員和相關業務部門配合，準備資格預審申請文件，確保公司資質、業績、人員等條件滿足要求。3.及時跟蹤資格預審結果，如通過資格預審，進入投標文件編制階段；如未通過，分析原因，總結經驗教訓，為后續投標項目提供參考。投標文件編制1.組建團隊：根據投標項目的特點和要求，由項目經理牽頭，組建專業的投標工作小組，明確各成員的職責和分工。2.研讀文件：組織投標工作小組成員認真研讀招標文件，充分理解招標人的需求、技術規格、商務條款、評標標準等內容，列出需要應答的問題清單。3.方案制定：技術人員根據招標文件要求，結合公司實際情況，制定詳細的技術方案，確保技術方案具有針對性、先進性和可行性。商務人員根據技術方案和市場行情，制定合理的報價策略，確定投標報價。4.文件編制：商務人員負責編制投標文件的商務部分，包括公司簡介、營業執照、資質證書、業績證明、售后服務承諾、商務條款應答等；技術人員負責編制投標文件的技術部分，包括技術方案、技術規格應答、項目實施計劃、質量保證措施等。法務人員對投標文件進行法律審核，確保文件內容合法合規。5.審核校對：投標文件編制完成后，由投標工作小組組長組織成員進行內部審核和校對，檢查文件內容是否完整、準確、清晰，格式是否符合要求，確保投標文件質量。投標文件遞交1.在招標文件規定的截止時間前，由專人負責將密封完好的投標文件送達指定地點。2.遞交投標文件時，要確保文件包裝完好，標識清晰，并按照要求辦理簽收手續，留存相關憑證。3.如遇特殊情況需要變更投標文件內容，應在規定時間內書面通知招標人，并重新遞交變更后的投標文件。開標與評標1.開標過程中，投標工作小組成員應密切關注開標情況，記錄開標過程中的關鍵信息，如唱標內容、其他投標人的報價等。2.認真研究評標辦法，分析評標因素和權重，評估公司投標文件在評標中的優勢和劣勢。3.根據評標情況，如有需要，可在評標期間與評標委員會進行適當溝通，澄清投標文件中的疑問，但應注意溝通方式和內容的合法性和合規性。中標與簽約1.若收到中標通知，由投標決策小組組織相關人員對中標項目進行再次評估，確認中標項目符合公司利益和發展戰略。2.在規定時間內與招標人簽訂合同，合同簽訂前，由法務人員對合同條款進行嚴格審核，確保合同內容合法、合理、公平，維護公司權益。3.合同簽訂后，按照合同要求，及時組建項目實施團隊，啟動項目實施工作，并將中標情況及合同執行情況向公司內部相關部門通報。投標文件管理文檔分類1.投標項目文檔分為項目前期資料、投標文件、開標評標資料、中標后資料等類別。2.項目前期資料包括項目信息報告、資格預審文件及申請文件等；投標文件包括商務文件、技術文件、報價文件等；開標評標資料包括開標記錄、評標報告、澄清文件等；中標后資料包括中標通知書、合同文件等。文檔編號為便于投標文件的管理和查詢，對每個投標項目建立唯一的編號，編號規則如下：[公司簡稱首字母縮寫][年份][項目序號]例如：ABC2023001，表示ABC公司2023年第1個投標項目。文檔存儲1.投標文件及相關資料應及時進行電子文檔和紙質文檔的整理和存儲。電子文檔存儲在公司指定的服務器文件夾中，按照項目編號和文檔類別進行分類存放，并定期進行備份。2.紙質文檔應裝訂成冊，放入專門的檔案盒中，在檔案盒上標明項目編號、項目名稱、投標日期等信息，存放在公司檔案室。文檔借閱1.因工作需要借閱投標文件的，需填寫《投標文件借閱申請表》，注明借閱項目名稱、借閱人、借閱原因、借閱時間等內容，經部門負責人審批后，到檔案室辦理借閱手續。2.借閱人應妥善保管借閱的投標文件，不得擅自復印、轉借或泄露文件內容。借閱期限屆滿后，應及時歸還投標文件，檔案室管理人員應進行認真核對，確保文件完好無損。文檔保密1.參與投標工作的所有人員應嚴格遵守公司保密制度，對投標文件及相關信息予以保密，不得向無關人員透露。2.投標文件在編制、傳遞、存儲、使用過程中，要采取必要的保密措施，防止文件丟失、被盜或被篡改。3.嚴禁將投標文件帶離公司辦公區域，如需在公司外使用，應經公司領導批準，并采取加密存儲、專人攜帶等安全措施。投標風險管理風險識別1.法律法規風險：投標活動不符合國家法律法規、政策要求，可能導致投標無效或承擔法律責任。2.技術風險：技術方案不合理、技術規格應答不準確，可能導致技術部分得分較低，影響中標結果。3.商務風險：商務條款應答失誤、報價不合理，可能導致商務部分失分或經濟損失。4.競爭風險：對競爭對手了解不足，低估競爭對手實力，可能導致投標失敗。5.操作風險：投標文件編制錯誤、遞交延誤、開標評標過程中出現失誤等，可能影響投標結果。風險評估1.對識別出的投標風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，將風險分為高、中、低三個等級，對于高風險等級的風險，應重點關注并制定相應的應對措施。風險應對1.法律法規風險應對：加強對法律法規的學習和研究，確保投標活動合法合規。在投標文件編制過程中，由法務人員進行法律審核，及時發現和糾正潛在的法律問題。2.技術風險應對：組織技術人員深入研究招標文件技術要求，與招標人進行技術溝通，確保技術方案的準確性和先進性。在投標前進行技術方案的模擬演示，驗證方案的可行性。3.商務風險應對：商務人員仔細研讀招標文件商務條款，進行充分的商務條款應答。加強市場調研，了解行業價格水平，制定合理的報價策略，確保報價具有競爭力。4.競爭風險應對：收集競爭對手信息，分析競爭對手的優勢和劣勢，制定差異化的投標策略。突出公司的獨特賣點和優勢，提高投標文件的競爭力。5.操作風險應對：建立嚴格的投標文件編制、審核、校對、遞交流程，明確各環節的責任人，確保投標文件質量。加強對開標評標過程的組織和管理，提前做好準備工作，應對可能出現的突發情況。監督與考核監督機制1.公司內部審計部門定期對投標項目進行審計監督，檢查投標程序是否合規、投標文件編制是否規范、投標費用支出是否合理等。2.設立投標工作舉報郵箱和電話，鼓勵員工對投標過程中的違規行為進行舉報，對舉報信息進行及時調查和處理。考核指標1.投標成功率：統計公司在一定時期內的中標項目數量與參與投標項目數量的比例，作為衡量投標工作成效的重要指標。2.投標文件質量：根據評標結果，分析投標文件在技術、商務等方面的得分情況，評估投標文件質量。3.投標成本控制：統計投標項目的費用支出，包括報名費、編制費、差旅費等，考核投標成本控制情況。4.客戶滿意度：通過向招標人發放滿意度調查問卷等方式，了解招標人對公司投標工作和中標后服務的滿意度。考核方式1.每月對投標工作進行階段性考核，由投標決策小組根據考核指標對各投標項目及相關責任人進