食品供貨合同管理制度?一、總則1.目的為加強公司食品供貨合同的規(guī)范化管理，保障公司食品采購業(yè)務(wù)的順利進行，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與食品供應(yīng)商簽訂的各類食品供貨合同的管理，包括采購合同、代銷合同等。3.基本原則合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。公平公正原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定的各項義務(wù)。效益原則：合同的簽訂和履行應(yīng)有利于提高公司的經(jīng)濟效益和社會效益。二、合同簽訂管理1.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商資質(zhì)審核采購部門應(yīng)收集供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證、產(chǎn)品檢驗報告等相關(guān)資質(zhì)文件，并進行審核。對于新供應(yīng)商，應(yīng)實地考察其生產(chǎn)經(jīng)營場所，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、信譽等情況。供應(yīng)商評估與篩選建立供應(yīng)商評估體系，從產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面對供應(yīng)商進行定期評估。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，淘汰不合格供應(yīng)商。2.合同起草與審核合同起草采購部門負(fù)責(zé)根據(jù)采購需求起草食品供貨合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的基本信息、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免歧義。合同審核采購部門起草的合同初稿應(yīng)提交法務(wù)部門進行審核，法務(wù)部門應(yīng)對合同的合法性、合規(guī)性進行審查，并提出修改意見。財務(wù)部門應(yīng)對合同的付款方式、結(jié)算周期等條款進行審核，確保公司資金安全。其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對合同涉及的專業(yè)條款進行審核，如質(zhì)量部門對產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條款進行審核。采購部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，確保合同條款符合公司要求。3.合同簽訂簽訂流程經(jīng)審核通過的合同，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同時，雙方應(yīng)加蓋單位公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。合同編號與存檔為便于合同管理，應(yīng)對每份合同進行編號，編號應(yīng)具有唯一性。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)附件整理歸檔，建立合同臺賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時間、供應(yīng)商名稱、合同金額、交貨期等信息。三、合同履行管理1.交貨管理交貨通知供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的交貨期按時交貨，如需提前或推遲交貨，應(yīng)提前通知采購部門。采購部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的交貨通知，及時安排收貨人員和場地。貨物驗收收貨人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對貨物進行驗收，驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等。對于驗收合格的貨物，收貨人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)；對于驗收不合格的貨物，收貨人員應(yīng)及時通知采購部門，并按照合同約定處理。交貨記錄采購部門應(yīng)建立交貨記錄臺賬，詳細(xì)記錄每次貨物的交貨時間、供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗收情況等信息。2.付款管理付款申請采購部門應(yīng)在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，按照合同約定的付款方式和付款期限，填寫付款申請單，提交財務(wù)部門審核。付款申請單應(yīng)注明合同編號、供應(yīng)商名稱、發(fā)票號碼、付款金額、付款方式等信息。付款審核財務(wù)部門應(yīng)對付款申請單進行審核，審核內(nèi)容包括合同條款、發(fā)票真實性、付款金額準(zhǔn)確性等。對于審核通過的付款申請，財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)；對于審核不通過的付款申請，財務(wù)部門應(yīng)及時通知采購部門，并說明原因。付款記錄財務(wù)部門應(yīng)建立付款記錄臺賬，詳細(xì)記錄每次付款的時間、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等信息。3.質(zhì)量跟蹤與反饋質(zhì)量跟蹤質(zhì)量部門應(yīng)對采購的食品進行質(zhì)量跟蹤，定期對產(chǎn)品質(zhì)量進行抽檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題，質(zhì)量部門應(yīng)及時通知采購部門，并與供應(yīng)商協(xié)商解決。質(zhì)量反饋采購部門應(yīng)及時將質(zhì)量部門反饋的產(chǎn)品質(zhì)量問題告知供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商采取有效措施進行整改。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將整改情況反饋給采購部門，采購部門應(yīng)將供應(yīng)商的整改情況及時通報給質(zhì)量部門。四、合同變更與解除管理1.合同變更變更原因合同履行過程中，如因市場變化、產(chǎn)品規(guī)格調(diào)整、交貨期變更等原因需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致后簽訂合同變更協(xié)議。變更流程合同變更申請由采購部門提出，填寫合同變更申請表，說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響。合同變更申請表應(yīng)提交法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核，審核通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議簽訂后，采購部門應(yīng)及時將變更情況通知相關(guān)部門，并對合同臺賬進行更新。2.合同解除解除原因合同履行過程中，如因不可抗力、一方嚴(yán)重違約等原因需要解除合同的，合同雙方應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理合同解除手續(xù)。解除流程合同解除申請由采購部門提出，填寫合同解除申請表，說明解除合同的原因及依據(jù)。合同解除申請表應(yīng)提交法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核，審核通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議簽訂后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門停止執(zhí)行合同，并對合同臺賬進行清理。五、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防加強合同管理，嚴(yán)格履行合同約定的各項義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。在合同簽訂前，對合同條款進行充分溝通和協(xié)商，確保合同條款明確、具體、合法，避免因合同條款歧義引發(fā)糾紛。2.糾紛處理合同履行過程中如發(fā)生糾紛，采購部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，如合同文本、送貨單、發(fā)票、驗收報告等，并與供應(yīng)商進行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，采購部門應(yīng)及時將糾紛情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，會同法務(wù)部門研究制定糾紛解決方案。對于涉及金額較大、影響較大的合同糾紛，公司應(yīng)及時聘請律師進行訴訟或仲裁，維護公司合法權(quán)益。六、合同監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督建立合同監(jiān)督機制，定期對合同簽訂、履行、變更、解除等情況進行檢查，確保合同管理工作規(guī)范、有序。審計部門應(yīng)定期對合同進行審計，重點審查合同的簽訂程序、履行情況、資金使用等方面的合規(guī)性。2.外部監(jiān)督接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門對公司食品采購業(yè)務(wù)的監(jiān)管工作。加強與行業(yè)協(xié)會、供應(yīng)商等的溝通交流，及時了解行業(yè)動態(tài)和市場信息，不斷完善合同管理制度。七、合同檔案管理1.檔案收集采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、送貨單、發(fā)票、驗收報告等，并及時整理歸檔。2.檔案整理對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同編號、簽訂時間、供應(yīng)商名稱等順序進行排列，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。3.檔案保管設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行保管，定期進行檢查和維護，防止檔案資料損壞、丟失。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查