門店電子合同管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范門店電子合同的管理，確保電子合同的簽訂、履行、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的合法性、有效性和安全性，保障公司及門店的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下各門店在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的電子合同管理。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則電子合同的簽訂、履行等應(yīng)符合《中華人民共和國(guó)民法典》《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。2.真實(shí)有效原則確保電子合同內(nèi)容真實(shí)反映雙方的真實(shí)意思表示，具備有效的電子簽名等必要要素，以保證合同的法律效力。3.安全保密原則采取必要的技術(shù)和管理措施，保障電子合同數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和傳輸，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生。4.便捷高效原則在確保安全和合規(guī)的前提下，利用電子合同管理系統(tǒng)提高合同管理效率，簡(jiǎn)化流程，降低成本。二、電子合同管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)選型1.綜合考慮系統(tǒng)的功能完整性、安全性、穩(wěn)定性、易用性以及與公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的兼容性等因素，選擇適合門店電子合同管理需求的電子合同管理系統(tǒng)。2.對(duì)備選系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)的功能測(cè)試、安全評(píng)估和供應(yīng)商調(diào)研，確保系統(tǒng)能夠滿足公司長(zhǎng)期發(fā)展的要求。（二）系統(tǒng)功能要求1.合同模板管理提供豐富的門店業(yè)務(wù)相關(guān)合同模板，支持模板的定制、修改和刪除，方便門店根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的模板生成合同。2.合同起草門店操作人員能夠在系統(tǒng)中根據(jù)選定的模板或自行起草電子合同，錄入合同基本信息、條款內(nèi)容等。3.電子簽名集成可靠的電子簽名解決方案，支持門店使用符合法律規(guī)定的電子簽名方式簽署合同，確保簽名的真實(shí)性、完整性和不可抵賴性。4.流程審批設(shè)定靈活的合同審批流程，根據(jù)合同的類型、金額等因素，自動(dòng)流轉(zhuǎn)至相應(yīng)的審批人員進(jìn)行審批，審批過(guò)程可全程在系統(tǒng)中跟蹤記錄。5.合同存儲(chǔ)安全存儲(chǔ)電子合同及其相關(guān)附件，支持按合同編號(hào)、簽訂時(shí)間、門店等條件進(jìn)行快速檢索和查詢，方便合同的調(diào)閱和管理。6.提醒功能對(duì)合同的簽訂到期、履行節(jié)點(diǎn)、審批待辦等事項(xiàng)進(jìn)行提醒，確保門店及時(shí)處理合同相關(guān)業(yè)務(wù)，避免延誤。7.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析提供合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能，如合同簽訂數(shù)量、金額分布、履行情況等，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）系統(tǒng)操作培訓(xùn)1.在新的電子合同管理系統(tǒng)上線前，組織門店相關(guān)操作人員進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，確保其熟悉系統(tǒng)的各項(xiàng)功能和操作流程。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)登錄、合同起草、簽名設(shè)置、流程發(fā)起與跟蹤、文件上傳與下載等方面的操作演示和實(shí)際演練。3.定期開展系統(tǒng)操作的復(fù)習(xí)培訓(xùn)和疑難解答，及時(shí)解決門店操作人員在使用過(guò)程中遇到的問題。（四）系統(tǒng)安全維護(hù)1.配備專業(yè)的技術(shù)人員負(fù)責(zé)電子合同管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和安全管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行巡檢、備份和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.采取防火墻、加密傳輸、訪問控制等安全技術(shù)措施，防止外部非法入侵和內(nèi)部數(shù)據(jù)泄露。3.建立系統(tǒng)安全事件應(yīng)急處理機(jī)制，對(duì)可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等情況制定應(yīng)急預(yù)案，確保在最短時(shí)間內(nèi)恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行，減少損失。三、電子合同簽訂（一）合同發(fā)起1.門店業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求，在電子合同管理系統(tǒng)中發(fā)起合同簽訂流程，選擇合適的合同模板或自行起草合同。2.在合同起草過(guò)程中，認(rèn)真填寫合同雙方信息、標(biāo)的內(nèi)容、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。3.上傳與合同相關(guān)的附件，如業(yè)務(wù)文件、資質(zhì)證明、授權(quán)文件等，作為合同的補(bǔ)充材料。（二）合同審核1.合同發(fā)起后，系統(tǒng)自動(dòng)按照預(yù)設(shè)的審批流程將合同流轉(zhuǎn)至相關(guān)審批人員進(jìn)行審核。2.審批人員應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，重點(diǎn)關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、合理性以及與公司業(yè)務(wù)政策的一致性。3.對(duì)于合同中存在的問題或需要修改的地方，審批人員應(yīng)及時(shí)與門店業(yè)務(wù)人員溝通，提出明確的修改意見，并要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行修改。4.審批人員在審核通過(guò)后，在系統(tǒng)中簽署審批意見并提交，合同進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)。（三）電子簽名1.經(jīng)審核通過(guò)的合同，門店操作人員應(yīng)按照系統(tǒng)提示進(jìn)行電子簽名設(shè)置。2.電子簽名應(yīng)使用符合《電子簽名法》規(guī)定的可靠電子簽名方式，如數(shù)字證書簽名、生物識(shí)別簽名等。3.操作人員在進(jìn)行電子簽名前，應(yīng)仔細(xì)閱讀合同內(nèi)容，確保已充分理解并同意合同條款。4.完成電子簽名后，合同即具備法律效力，系統(tǒng)自動(dòng)記錄簽名時(shí)間和相關(guān)信息。（四）合同發(fā)送1.已簽署電子簽名的合同，由系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送至對(duì)方當(dāng)事人。2.在發(fā)送合同前，應(yīng)確認(rèn)對(duì)方當(dāng)事人的電子合同接收方式和有效接收郵箱或其他接收終端信息。3.發(fā)送成功后，系統(tǒng)生成合同發(fā)送記錄，包括發(fā)送時(shí)間、接收方信息等，以便查詢和跟蹤。四、電子合同履行（一）履行計(jì)劃制定1.合同簽訂后，門店應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計(jì)劃，明確各項(xiàng)義務(wù)的履行時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等。2.履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門備案，以便公司對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督和協(xié)調(diào)。（二）履行跟蹤與監(jiān)控1.按照履行計(jì)劃，門店定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同的執(zhí)行進(jìn)度。2.對(duì)于履行過(guò)程中出現(xiàn)的問題或偏差，如對(duì)方未按時(shí)履行義務(wù)、自身無(wú)法按時(shí)交付等，應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決。3.將合同履行情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員，確保信息溝通順暢，以便及時(shí)調(diào)整履行策略。（三）變更與解除1.在合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)按照公司合同變更管理規(guī)定，由雙方協(xié)商一致后簽訂書面的合同變更協(xié)議，并在電子合同管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的操作。2.如需解除合同，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定的程序進(jìn)行，解除協(xié)議簽訂后，在系統(tǒng)中對(duì)合同狀態(tài)進(jìn)行更新。五、電子合同存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.采用安全可靠的電子存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子合同進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、容災(zāi)等功能，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）存儲(chǔ)期限1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，確定電子合同的存儲(chǔ)期限。2.一般情況下，電子合同應(yīng)至少保存[X]年，對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、重大資產(chǎn)交易等關(guān)鍵合同，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)存儲(chǔ)期限。（三）存儲(chǔ)安全1.對(duì)存儲(chǔ)的電子合同數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)過(guò)程中被非法竊取或篡改。2.限制對(duì)電子合同存儲(chǔ)區(qū)域的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)行數(shù)據(jù)的查閱和操作。3.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（四）數(shù)據(jù)檢索與調(diào)閱1.建立完善的電子合同檢索索引，方便門店及相關(guān)部門根據(jù)合同編號(hào)、簽訂時(shí)間、當(dāng)事人等信息快速檢索和調(diào)閱電子合同。2.門店因業(yè)務(wù)需要調(diào)閱電子合同的，應(yīng)按照公司檔案調(diào)閱流程，填寫調(diào)閱申請(qǐng)，經(jīng)審批后在系統(tǒng)中進(jìn)行調(diào)閱操作。調(diào)閱過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保數(shù)據(jù)使用的可追溯性。六、電子合同歸檔（一）歸檔流程1.合同履行完畢或達(dá)到存儲(chǔ)期限后，門店應(yīng)按照公司檔案歸檔要求，將電子合同及其相關(guān)附件、履行記錄等資料進(jìn)行整理和歸檔。2.歸檔資料應(yīng)確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，格式規(guī)范，并按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)和存儲(chǔ)。3.將歸檔后的電子合同數(shù)據(jù)遷移至公司長(zhǎng)期保存的檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)中，完成最終的歸檔操作。（二）歸檔審核1.門店在完成電子合同歸檔后，應(yīng)提交歸檔報(bào)告，說(shuō)明歸檔合同的基本情況、歸檔過(guò)程及相關(guān)注意事項(xiàng)。2.公司檔案管理部門對(duì)門店提交的歸檔資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查合同資料的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性以及歸檔流程的規(guī)范性。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)通知門店進(jìn)行整改，整改合格后重新提交審核，直至審核通過(guò)。七、電子合同保密與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）保密措施1.對(duì)電子合同涉及的商業(yè)秘密、敏感信息等嚴(yán)格保密，限制知悉范圍，確保信息不被泄露給無(wú)關(guān)人員。2.與接觸電子合同的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。3.在電子合同管理系統(tǒng)中設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，根據(jù)人員職責(zé)和工作需要授予相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止越權(quán)訪問。（二）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.定期對(duì)門店電子合同管理工作進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。2.重點(diǎn)關(guān)注合同條款的合法性、電子簽名的有效性、系統(tǒng)安全漏洞、人員操作失誤等方面的風(fēng)險(xiǎn)因素。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同審核和法律咨詢，確保合同合法合規(guī)；對(duì)于安全風(fēng)險(xiǎn)，加大系統(tǒng)安全投入，完善安全防護(hù)措施；對(duì)于操作風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)和監(jiān)督管理，規(guī)范操作流程。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的風(fēng)險(xiǎn)，以便采取措施進(jìn)行防范和控制。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督部門或崗位，定期對(duì)門店電子合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，包括合同簽訂流程的合規(guī)性、履行情況的跟蹤、存儲(chǔ)與歸檔的規(guī)范性等。2.監(jiān)督部門可通過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)抽查、實(shí)地檢查、調(diào)閱合同文件等方式進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)下達(dá)整改通知，要求門店限期整改。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司電子合同管理工作進(jìn)行審計(jì)，全面評(píng)估電子合同管理的內(nèi)部控制制度、流程執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的有效性。2.根據(jù)審計(jì)意見和建議，及時(shí)完善電子合同管理制度和相關(guān)操作流程，加強(qiáng)內(nèi)部管理。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定年度電子合同管理培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、對(duì)象、時(shí)間安排等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括電子合同法律法規(guī)、系統(tǒng)操作技能、合同管理流程、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面的知識(shí)和技能。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織門店相關(guān)人員參加電子合同管理培訓(xùn)，可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種培訓(xùn)方式。2.邀請(qǐng)專業(yè)的法律人士、技術(shù)專家等進(jìn)行授課，提高培訓(xùn)的專業(yè)性和實(shí)用性。（三）宣傳推廣1.通過(guò)內(nèi)部刊物、宣傳欄、公司網(wǎng)站等渠道，宣傳電子