公司公鑰匙管理制度?總則目的為加強公司公鑰匙的管理，確保公鑰匙的安全、規范使用，提高工作效率，保障公司正常運營，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內所有涉及公鑰匙使用、保管的部門和人員。定義1.公鑰匙：指公司為滿足日常辦公、業務開展、設施設備操作等需求而配備的各類鑰匙，包括但不限于辦公室門鑰匙、文件柜鑰匙、機房鑰匙、倉庫鑰匙、設備間鑰匙等。公鑰匙的分類與標識分類1.按用途分類辦公區域鑰匙：用于開啟公司內各辦公室、會議室、接待室等辦公場所的門。設備設施鑰匙：包括機房服務器、網絡設備、電力設備、空調設備等相關設備的操作鑰匙，以及倉庫貨架、保險柜等設施的鑰匙。公共區域鑰匙：如樓梯間、電梯間、衛生間、茶水間等公共區域的門禁鑰匙。2.按重要性分類核心區域鑰匙：涉及公司重要資料存儲、核心業務操作等關鍵區域的鑰匙，如財務室、檔案室、研發實驗室等。一般區域鑰匙：其他一般性辦公區域和設施的鑰匙。標識1.為便于識別和管理，對公鑰匙進行統一標識。標識內容應包括鑰匙所屬部門、使用區域、編號等信息。2.標識方式可采用粘貼標簽、刻印等方式，確保標識清晰、不易脫落。公鑰匙的領取與發放領取流程1.因工作需要使用公鑰匙的人員，需填寫《公鑰匙領取申請表》，詳細說明領取鑰匙的用途、使用期限等信息。2.申請表經所在部門負責人審批簽字后，交至行政部門。3.行政部門審核申請表內容，核實申請人身份和需求的合理性后，進行鑰匙發放登記，并將鑰匙發放給申請人。發放原則1.嚴格按照審批后的申請表發放公鑰匙，確保鑰匙發放給真正有需求的人員。2.對于核心區域鑰匙，應嚴格控制發放范圍，原則上僅限相關部門負責人或經過授權的特定人員領取。3.公鑰匙領取時，應向申請人明確告知鑰匙的使用注意事項和保管責任。公鑰匙的使用使用規范1.領取公鑰匙后，申請人應妥善保管，不得轉借他人或私自復制。2.按照規定的用途使用公鑰匙，不得擅自用于其他無關事項。3.在使用公鑰匙開啟門、設備等后，應及時關閉并確保鎖好，防止物品丟失或安全事故發生。4.如發現公鑰匙損壞或無法正常使用，應及時告知行政部門進行維修或更換。使用記錄1.對于重要設備設施的公鑰匙使用，應建立使用記錄臺賬。記錄內容包括使用時間、使用人員、使用事項、歸還時間等。2.使用記錄臺賬可采用紙質或電子表格形式，由行政部門負責定期整理和歸檔，以備查閱。公鑰匙的保管保管責任1.公鑰匙領取人即為保管責任人，負責所領取鑰匙的日常保管工作，確保鑰匙安全、完整。2.部門負責人對本部門人員保管的公鑰匙負有監督管理責任，發現問題及時督促整改。保管方式1.公鑰匙應存放在安全可靠的地方，如個人抽屜、文件柜等，并確保存放環境干燥、通風，防止鑰匙生銹或損壞。2.對于核心區域鑰匙，建議采用密碼鎖、電子門禁等更安全的保管方式，或由專人集中保管。保管檢查1.行政部門定期對公鑰匙的保管情況進行檢查，檢查內容包括鑰匙是否完好、存放是否規范、使用記錄是否完整等。2.對于檢查中發現的問題，應及時通知保管責任人進行整改，并記錄整改情況。公鑰匙的歸還與交接歸還流程1.公鑰匙使用完畢后，申請人應及時歸還行政部門。歸還時，需填寫《公鑰匙歸還登記表》，確認鑰匙完好無損。2.行政部門核對歸還鑰匙的數量、標識等信息，確認無誤后在登記表上簽字，并將鑰匙收回妥善保管。交接規定1.員工離職、崗位調動等原因涉及公鑰匙交接時，原保管責任人應與新接手人員辦理詳細的交接手續。2.交接內容包括鑰匙清單、使用記錄、保管注意事項等，并填寫《公鑰匙交接清單》，雙方簽字確認。3.交接手續完成后，行政部門應及時更新公鑰匙管理臺賬中的相關信息。公鑰匙的遺失與損壞遺失處理1.如公鑰匙不慎遺失，保管責任人應立即向行政部門報告，并說明遺失時間、地點、可能遺失的范圍等情況。2.行政部門接到報告后，應及時采取措施，如對可能遺失區域進行查找、通知相關人員注意防范等。3.根據遺失鑰匙的重要性和影響程度，決定是否需要更換門鎖、設備密碼等，并對遺失事件進行調查和處理。4.對于因遺失公鑰匙給公司造成損失的，將根據公司相關規定追究保管責任人的責任。損壞處理1.發現公鑰匙損壞后，保管責任人應及時告知行政部門，并提交損壞的鑰匙。2.行政部門對損壞的鑰匙進行檢查和評估，確定是否能夠維修。如能維修，安排維修人員進行修復；如無法維修，則重新配制鑰匙。3.維修或重新配制鑰匙的費用，根據實際情況由公司承擔或由保管責任人承擔。公鑰匙的盤點與清查盤點計劃1.行政部門制定公鑰匙盤點計劃，明確盤點周期、范圍、方式等內容。盤點周期一般為每季度一次，也可根據實際情況進行調整。2.盤點范圍包括公司內所有在用和備用的公鑰匙。盤點實施1.按照盤點計劃，行政部門組織相關人員對各類公鑰匙進行逐一清點核對。2.盤點過程中，要認真核對鑰匙的數量、標識、使用狀態等信息，確保賬實相符。3.對于盤點中發現的問題，如鑰匙缺失、損壞、標識不清等，應詳細記錄并及時查明原因，進行相應處理。清查報告1.盤點結束后，行政部門編制公鑰匙盤點清查報告，報告內容包括盤點基本情況、發現的問題及處理結果、對公鑰匙管理的建議等。2.盤點清查報告經行政部門負責人審核簽字后，提交公司管理層審閱。監督與考核監督機制1.公司設立公鑰匙管理監督小組，由行政部門負責人擔任組長，成員包括各部門代表。監督小組負責對公鑰匙管理情況進行定期檢查和不定期抽查。2.監督小組通過查看使用記錄、實地檢查保管情況、詢問相關人員等方式，對公鑰匙管理的各個環節進行監督，發現問題及時督促整改。考核辦法1.將公鑰匙管理納入員工績效考核體系，對在公鑰匙管理工作中表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對于違反本制度規定的行為，如私自轉借鑰匙、遺失鑰匙未及時報告等，根據情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、績效扣分等。附則解釋權