軟件公司存貨管理制度?一、總則（一）目的為加強公司存貨管理，規范存貨采購、驗收、存儲、發出、盤點等環節的操作流程，確保存貨的安全完整，提高存貨運營效率，降低存貨成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與存貨相關的部門和業務活動，包括但不限于研發部門、采購部門、倉庫管理部門、財務部門等。（三）基本原則1.準確性原則：確保存貨數量、價值的記錄準確無誤，為財務報表和決策提供可靠依據。2.及時性原則：及時處理存貨的采購、驗收、存儲、發出等業務，避免積壓或缺貨。3.安全性原則：保障存貨的物理安全，防止存貨被盜、損壞、變質等情況發生。4.成本效益原則：在保證存貨正常供應和質量的前提下，合理控制存貨成本，提高經濟效益。二、存貨的分類與計價（一）存貨分類1.原材料：指用于軟件研發、生產過程中消耗的各種材料，如服務器硬件、存儲設備、辦公用品等。2.在產品：正在研發過程中的軟件產品，包括代碼編寫、測試、優化等各個階段的半成品。3.庫存商品：已完成研發、測試，具備銷售條件的軟件產品。4.周轉材料：多次使用但不符合固定資產定義的材料，如包裝材料、工具等。（二）存貨計價1.原材料：按實際采購成本計價，包括購買價款、相關稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用。2.在產品：按照研發過程中實際發生的成本計價，包括直接材料、直接人工、制造費用等。3.庫存商品：以完工產品的實際成本計價，包括研發成本、測試成本、維護成本等。4.周轉材料：采用一次轉銷法或分次攤銷法進行攤銷，計入相關成本費用。三、存貨采購管理（一）采購計劃制定1.需求預測銷售部門應定期（每月/季度）向采購部門提供軟件產品銷售預測數據，包括預計銷售量、銷售價格等信息。研發部門根據軟件產品的研發計劃和市場需求，向采購部門提供原材料、零部件等的需求預測，明確規格、型號、數量等要求。2.采購計劃編制采購部門結合銷售預測和研發需求，綜合考慮現有存貨庫存水平、安全庫存要求等因素，編制月度/季度采購計劃。采購計劃應詳細列出采購項目、規格型號、數量、預計采購日期、供應商等信息，并經采購部門負責人審核后報公司管理層審批。（二）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門應建立供應商評估體系，從供應商的信譽、產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面進行綜合評估。通過市場調研、供應商推薦、行業口碑等途徑收集潛在供應商信息，并進行初步篩選。2.供應商評審對初步篩選合格的供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、生產能力等情況。組織相關部門（如研發、質量、財務等）對供應商進行綜合評審，確定合格供應商名單，并簽訂采購合同。3.供應商動態管理定期對供應商進行績效評估，根據評估結果調整供應商等級和合作策略。對于出現產品質量問題、交貨延遲、售后服務不到位等情況的供應商，及時采取警告、暫停合作、取消合作等措施。（三）采購合同簽訂與執行1.采購合同簽訂采購部門應根據采購計劃與選定的供應商簽訂采購合同，明確采購項目、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經公司法務部門審核后，由雙方簽字蓋章生效。2.采購合同執行采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量完成采購任務。對于采購過程中出現的變更事項（如采購數量、交貨期、產品規格等變更），采購部門應及時與供應商協商簽訂補充協議，并報公司相關部門備案。（四）采購驗收1.驗收標準制定質量部門應根據采購合同和相關質量標準，制定原材料、零部件、軟件產品等的驗收標準和檢驗規范。驗收標準應明確產品的外觀、性能、功能、數量、規格等方面的要求。2.驗收流程采購的存貨到貨后，倉庫管理部門應及時通知質量部門進行驗收。質量部門按照驗收標準對存貨進行檢驗，填寫驗收報告，注明驗收結果（合格、不合格）及不合格原因。對于驗收合格的存貨，辦理入庫手續；對于驗收不合格的存貨，采購部門應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結果。四、存貨存儲管理（一）倉庫規劃與布局1.倉庫選址：根據公司業務發展和物流需求，選擇交通便利、地勢較高、通風良好、安全可靠的倉庫地址。2.倉庫分區：按照存貨的類別、用途、存儲條件等因素，對倉庫進行合理分區，如原材料區、在產品區、庫存商品區、周轉材料區、退貨區等。3.貨位規劃：在每個倉庫分區內，根據存貨的特點和出入庫頻率，規劃貨位布局，設置明顯的貨位標識，便于存貨的存放和查找。（二）存貨入庫1.入庫準備：倉庫管理部門在收到采購部門的到貨通知后，應做好入庫前的準備工作，包括清理貨位、準備搬運工具、安排驗收人員等。2.入庫驗收：倉庫管理部門會同質量部門對到貨存貨進行驗收，核對存貨的數量、規格、型號、質量等是否與采購合同和驗收報告一致。3.入庫手續辦理：驗收合格的存貨，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續，填寫入庫單，注明存貨名稱、規格型號、數量、入庫日期、供應商等信息，并將入庫單分別傳遞給采購部門、財務部門等相關部門。（三）存貨存儲1.存儲條件控制：根據存貨的特性，對不同類別的存貨采取相應的存儲條件，如溫度、濕度、通風、防火、防潮、防蟲等措施，確保存貨質量不受影響。2.存貨保管：倉庫管理部門應定期對存貨進行檢查和盤點，查看存貨的存儲狀況是否良好，有無損壞、變質、丟失等情況。對于發現的問題，應及時采取措施進行處理，并記錄相關情況。3.庫存安全管理：加強倉庫的安全保衛工作，設置門禁系統、監控設備等，防止未經授權的人員進入倉庫。同時，做好防火、防盜、防潮、防蟲等安全防范措施，確保存貨安全。（四）存貨出庫1.出庫申請：各部門根據業務需要，填寫出庫申請單，注明存貨名稱、規格型號、數量、用途等信息，并經部門負責人審核簽字后提交給倉庫管理部門。2.出庫審批：倉庫管理部門對出庫申請單進行審核，核實庫存情況和審批權限，確保出庫申請的合理性和合規性。對于超出庫存限額或不符合規定的出庫申請，應及時與申請部門溝通協調。3.出庫發貨：倉庫管理部門根據審核通過的出庫申請單，辦理存貨出庫手續，填寫出庫單，注明存貨名稱、規格型號、數量、出庫日期、領用部門等信息，并組織發貨。發貨過程中，應認真核對存貨的數量、規格、型號等，確保發貨準確無誤。五、存貨盤點管理（一）盤點計劃制定1.盤點周期確定：公司應定期對存貨進行盤點，年度全面盤點一次，季度或月度進行局部盤點。2.盤點范圍確定：明確每次盤點的存貨范圍，包括原材料、在產品、庫存商品、周轉材料等所有存貨類別。3.盤點人員安排：成立盤點小組，由倉庫管理部門、財務部門、質量部門等相關人員組成。明確各小組成員的職責分工，確保盤點工作順利進行。（二）盤點前準備1.存貨整理：在盤點前，倉庫管理部門應對存貨進行清理和整理，確保存貨擺放整齊、標識清晰，便于盤點。2.賬目核對：財務部門應在盤點前核對存貨明細賬與總賬、倉庫臺賬等賬目，確保賬賬相符。同時，對存貨的出入庫業務進行截止性測試，確保盤點日前后的出入庫記錄準確無誤。3.盤點工具準備：準備好盤點所需的工具，如盤點表、計算器、標簽、封條等。（三）盤點實施1.實地盤點：盤點小組按照預先確定的盤點范圍和方法，對存貨進行實地逐一清點。在盤點過程中，應認真記錄存貨的實際數量、規格型號、存放位置等信息，并在盤點表上簽字確認。2.差異記錄：對于盤點過程中發現的賬實不符情況，應詳細記錄差異的存貨名稱、規格型號、數量、差異原因等信息，并及時查明原因。3.復盤：盤點結束后，應對部分存貨進行復盤，以驗證盤點結果的準確性。復盤比例應不低于總盤存數的[X]%。（四）盤點結果處理1.差異分析：財務部門會同倉庫管理部門等相關部門對盤點差異進行分析，查找差異產生的原因，如采購誤差、出入庫記錄錯誤、存貨丟失或損壞等。2.賬務調整：根據盤點結果和差異分析情況，財務部門及時進行賬務調整，確保賬實相符。調整分錄應經財務負責人審核批準后進行賬務處理。3.報告編制：盤點工作結束后，盤點小組應編制盤點報告，詳細說明盤點范圍、方法、結果、差異原因及處理情況等內容。盤點報告經公司管理層審核后存檔。六、存貨成本核算與分析（一）存貨成本核算方法1.原材料成本核算：采用加權平均法計算原材料的發出成本，計算公式為：加權平均單位成本=（期初結存存貨成本+本期購入存貨成本）÷（期初結存存貨數量+本期購入存貨數量）；本期發出存貨成本=本期發出存貨數量×加權平均單位成本。2.在產品成本核算：根據軟件研發的特點，采用作業成本法或約當產量法計算在產品的成本。作業成本法是將研發過程中的各項作業所消耗的資源分配到在產品中，計算在產品成本；約當產量法是將在產品按照完工程度折算為相當于完工產品的產量，然后按照完工產品與在產品的數量比例分配成本。3.庫存商品成本核算：按照先進先出法、加權平均法或個別計價法計算庫存商品的發出成本。公司應根據實際情況選擇合適的成本核算方法，并保持一致性。4.周轉材料成本核算：采用一次轉銷法或分次攤銷法進行周轉材料的成本核算。一次轉銷法是在領用周轉材料時，將其成本一次性計入相關成本費用；分次攤銷法是根據周轉材料的預計使用次數，將其成本分攤計入各期成本費用。（二）存貨成本分析1.成本構成分析：定期對存貨成本進行分析，了解存貨成本的構成情況，包括采購成本、存儲成本、管理成本等各部分所占比例，找出成本控制的關鍵點。2.成本變動分析：分析存貨成本在不同期間的變動情況，與預算成本、歷史成本進行比較，找出成本變動的原因，如采購價格波動、庫存積壓、生產效率變化等。3.成本效益分析：評估存貨成本與存貨所帶來的經濟效益之間的關系，如存貨周轉率、銷售毛利率等指標，判斷存貨管理的效益水平，為存貨管理決策提供依據。七、存貨內部控制與監督（一）內部控制制度1.職責分工：明確采購部門、倉庫管理部門、財務部門、質量部門等各部門在存貨管理中的職責分工，確保各部門之間相互制約、相互監督。2.授權審批：建立存貨采購、驗收、存儲、發出、盤點等環節的授權審批制度，明確審批流程和審批權限，防止未經授權的業務操作。3.內部審計：定期開展存貨管理的內部審計工作，檢查存貨管理制度的執行情況，發現問題及時提出整改建議，并跟蹤整改效果。（二）監督檢查1.定期檢查：公司內部審計部門應定期對存貨管理情況進行檢查，包括存貨的采購、驗收、存儲、發出、盤點等環節，檢查相關制度的執行情況和業務操作的規范性。2