逾期采購訂單管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司采購訂單管理，加強對逾期采購訂單的有效控制，提高采購效率，降低采購成本，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有采購訂單的管理，包括原材料、零部件、設備及服務等各類采購項目。（三）基本原則1.及時準確原則：采購訂單的下達、執行、跟蹤等環節應確保信息及時、準確傳遞，以保證采購活動的順利進行。2.責任明確原則：明確采購訂單各環節相關人員的職責，確保責任落實到人，避免出現推諉扯皮現象。3.風險可控原則：對逾期采購訂單可能帶來的風險進行評估和控制，采取有效措施降低風險損失。4.持續改進原則：通過對逾期采購訂單的分析總結，不斷完善采購訂單管理流程和制度，提高管理水平。二、采購訂單管理流程（一）訂單下達1.需求提出：各部門根據生產計劃、銷售訂單或其他業務需求，填寫《采購申請單》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、質量要求等信息，并提交至采購部門。2.訂單審核：采購部門收到《采購申請單》后，對需求的合理性、必要性進行審核。審核內容包括采購數量是否與生產或業務需求相符、交貨時間是否符合整體計劃安排、質量要求是否明確等。對于不符合要求的采購申請，采購部門應及時與需求部門溝通并反饋意見，要求其進行修改或補充。3.訂單生成：經審核通過的《采購申請單》，采購部門根據其內容生成正式的《采購訂單》。《采購訂單》應明確采購雙方的基本信息、采購物資詳情、交貨時間、交貨地點、價格、付款方式等條款。采購訂單生成后，采購人員應及時將其發送給供應商，并要求供應商簽字確認。（二）訂單執行1.供應商確認：供應商收到采購訂單后，應在規定時間內對訂單內容進行確認。如供應商對訂單條款有異議，應及時與采購人員溝通協商，達成一致意見后再行確認。2.備貨安排：供應商確認訂單后，應按照訂單要求組織備貨。在備貨過程中，供應商應確保物資的質量、數量符合訂單要求，并及時向采購人員反饋備貨進度。3.發貨通知：供應商完成備貨后，應提前向采購人員發送《發貨通知》，告知發貨時間、預計到貨時間、運輸方式等信息。采購人員收到發貨通知后，應及時通知需求部門做好收貨準備。（三）訂單跟蹤1.進度跟蹤：采購人員應定期對采購訂單的執行進度進行跟蹤，掌握物資的生產、運輸等情況。通過與供應商溝通、查看物流信息等方式，及時了解訂單是否能夠按時交貨。如發現訂單執行過程中出現異常情況，采購人員應及時與供應商協商解決，并將相關情況反饋給需求部門。2.問題協調：對于訂單執行過程中出現的質量問題、交貨延遲等問題，采購人員應積極與供應商溝通協調，要求供應商采取有效措施解決問題。如供應商未能及時解決問題，采購人員應向上級領導匯報，并根據領導指示采取進一步的措施，如更換供應商、調整交貨時間等。3.信息反饋：采購人員應定期向需求部門反饋采購訂單的執行情況，包括物資的到貨時間、質量狀況等信息。需求部門如對采購訂單執行情況有疑問或要求，應及時與采購人員溝通。（四）訂單驗收1.到貨驗收：物資到貨后，需求部門應按照訂單要求對物資進行驗收。驗收內容包括物資的名稱、規格、型號、數量、質量等方面。對于驗收合格的物資，需求部門應在《到貨驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的物資，需求部門應及時通知采購人員，并按照公司相關規定進行處理。2.質量檢驗：對于重要物資或有質量要求的物資，公司應安排專門的質量檢驗人員進行檢驗。質量檢驗人員應按照相關標準和規范對物資進行檢驗，并出具檢驗報告。如檢驗結果不合格，采購人員應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取換貨、退貨、補貨等措施。3.驗收記錄：需求部門應做好采購訂單的驗收記錄，包括驗收時間、驗收人員、驗收結果等信息。驗收記錄應妥善保存，以備后續查詢和追溯。（五）訂單結算1.發票開具：供應商交貨并驗收合格后，應按照采購訂單約定及時開具發票。發票內容應與采購訂單一致，包括物資名稱、規格、型號、數量、金額等信息。2.發票審核：采購人員收到供應商開具的發票后，應進行審核。審核內容包括發票的真實性、合法性、準確性等方面。如發現發票存在問題，采購人員應及時與供應商溝通，要求其重新開具發票。3.付款申請：采購人員根據發票審核結果，填寫《付款申請單》，注明采購訂單編號、供應商名稱、發票金額、付款方式等信息，并提交至財務部門。財務部門對付款申請進行審核，審核通過后按照公司財務制度進行付款。三、逾期采購訂單的定義與判定（一）定義逾期采購訂單是指采購訂單未能在約定的交貨時間內完成交貨的訂單。（二）判定標準1.交貨時間明確：以采購訂單中約定的交貨日期為基準，如供應商未能在該日期或之前完成交貨，則判定為逾期采購訂單。2.分批交貨：對于分批交貨的采購訂單，如其中一批未能在約定時間交貨，且對后續交貨產生影響的，也應判定為逾期采購訂單。3.不可抗力因素：如因不可抗力因素導致交貨延遲，供應商應及時通知采購人員，并提供相關證明文件。經公司審核確認后，可不判定為逾期采購訂單，但供應商應采取措施盡量減少不可抗力因素對交貨的影響。四、逾期采購訂單的預警機制（一）預警指標設定1.交貨時間臨近預警：根據采購訂單的交貨時間，設定提前[X]天發出預警信號。例如，對于交貨期為30天的采購訂單，在距離交貨日期還有10天時發出預警。2.進度偏差預警：根據采購訂單的執行進度，設定進度偏差率預警指標。如實際進度與計劃進度偏差超過[X]%，則發出預警信號。進度偏差率計算公式為：（實際已完成工作量÷計劃工作量）×100%100%。（二）預警方式1.系統提醒：利用公司的采購管理系統，在滿足預警條件時自動向采購人員、需求部門負責人等相關人員發送預警信息，提醒其關注采購訂單執行情況。2.郵件通知：對于重要的采購訂單，除系統提醒外，還應通過郵件的方式向相關人員發送詳細的預警通知，說明預警原因、訂單當前狀態及可能產生的影響等信息。3.會議通報：定期召開采購訂單執行情況會議，在會議上對即將逾期或已經逾期的采購訂單進行通報，引起各部門重視，共同協商解決問題。五、逾期采購訂單的處理措施（一）催貨1.首次催貨：當采購訂單接近交貨期但尚未交貨時，采購人員應及時與供應商溝通，了解物資生產進度和未按時交貨的原因，并要求供應商加快生產進度，確保按時交貨。催貨方式可采用電話、郵件、面談等方式。2.多次催貨：如首次催貨后供應商仍未按時交貨，采購人員應再次與供應商溝通，強調按時交貨的重要性，并明確告知供應商逾期交貨可能承擔的責任。同時，采購人員應向上級領導匯報催貨情況，尋求支持和協調。3.催貨記錄：采購人員應做好每次催貨的記錄，包括催貨時間、催貨對象、溝通內容、供應商反饋等信息。催貨記錄應妥善保存，以備后續查詢和追溯。（二）追究供應商責任1.違約責任認定：如供應商因自身原因導致采購訂單逾期交貨，公司應根據采購合同及相關法律法規，認定供應商的違約責任。違約責任包括但不限于支付違約金、賠償經濟損失等。2.違約金收取：按照采購合同約定的違約金比例，向供應商收取違約金。違約金金額應根據逾期交貨的天數和采購訂單金額計算。例如，采購合同約定逾期交貨違約金比例為每日[X]%，采購訂單金額為100萬元，逾期交貨5天，則違約金金額為1000000×[X]%×5=25000元。3.經濟損失賠償：如因供應商逾期交貨給公司造成經濟損失的，公司有權要求供應商賠償經濟損失。經濟損失包括但不限于生產停滯損失、銷售損失、額外采購成本等。公司應提供相關證據證明經濟損失的發生及金額，以便向供應商索賠。（三）調整采購計劃1.內部協調：采購部門應及時與需求部門溝通，根據逾期采購訂單的情況，調整公司內部的生產計劃、庫存計劃等。如因物資短缺導致生產停滯，需求部門應評估調整生產計劃的可行性，并采取相應的措施，如調整生產順序、安排加班生產等。2.外部協調：對于因逾期采購訂單影響到與客戶的合同履行的情況，采購部門應協助銷售部門與客戶溝通協調，爭取客戶的理解和支持。如需要采取緊急采購等措施來滿足客戶需求，采購部門應積極配合，盡快落實采購事宜。（四）更換供應商1.供應商評估：如供應商多次逾期交貨且經溝通協調仍未改善，采購部門應重新評估供應商的綜合能力，包括生產能力、質量控制能力、交貨及時性等方面。2.新供應商選擇：根據供應商評估結果，選擇合適的新供應商。新供應商應具備良好的信譽、穩定的生產能力和優質的產品質量，能夠滿足公司的采購需求。3.訂單轉移：與新供應商簽訂采購合同，將逾期采購訂單轉移至新供應商執行。在訂單轉移過程中，采購部門應確保新供應商充分了解訂單要求，并做好相關的交接工作，避免出現問題。六、逾期采購訂單的原因分析與預防措施（一）原因分析1.供應商方面：生產能力不足，無法按時完成訂單生產任務。原材料供應短缺或質量問題，導致生產延誤。管理不善，生產計劃安排不合理，生產過程中出現延誤。對訂單重視程度不夠，缺乏有效的溝通和協調機制。2.公司內部方面：采購計劃制定不合理，未充分考慮供應商生產周期和實際情況。與供應商溝通不暢，信息傳遞不及時、不準確，導致雙方理解偏差。對供應商管理不到位，缺乏有效的評估和監督機制。內部審批流程繁瑣，影響采購訂單下達的及時性。3.外部因素方面：自然災害、疫情等不可抗力因素，影響供應商的生產和運輸。政策法規變化、環保要求升級等，導致供應商生產受限。物流運輸問題，如交通擁堵、運輸延誤等，影響物資按時到達。（二）預防措施1.供應商管理：建立完善的供應商評估體系，定期對供應商進行評估，選擇優質供應商合作。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，特別是交貨時間、違約責任等條款。加強與供應商的溝通與合作，建立定期溝通機制，及時了解供應商的生產進度和存在的問題，并協助其解決。對供應商進行培訓和指導，幫助其提高生產管理水平和質量控制能力。2.采購計劃管理：制定科學合理的采購計劃，充分考慮供應商生產周期、運輸時間等因素，提前預留足夠的時間。加強采購計劃與生產計劃、銷售計劃等的銜接，確保采購訂單與整體業務計劃相匹配。定期對采購計劃執行情況進行跟蹤和評估，及時調整不合理的采購計劃。3.溝通協調機制：建立健全公司內部各部門之間的溝通協調機制，明確各部門在采購訂單管理中的職責和工作流程，加強信息共享和協同工作。采購人員與供應商之間保持密切溝通，及時傳遞訂單需求、生產進度等信息，確保雙方信息對稱。對于重要采購訂單，建立專門的項目小組，負責協調各方資源，解決訂單執行過程中出現的問題。4.風險管理：對可能影響采購訂單執行的外部因素進行風險評估，制定相應的風險應對措施。如針對不可抗力因素，可購買商業保險或與供應商協商制定應急預案。關注政策法規變化和行業動態，及時調整采購策略和供應商選擇，降低外部因素對采購訂單的影響。優化物流運輸方案，選擇可靠的物流合作伙伴，加強對物流運輸過程的跟蹤和監控，確保物資按時送達。七、相關部門職責（一）采購部門1.負責采購訂單的下達、執行、跟蹤和協調工作，確保采購訂單按時、按質、按量完成。2.對逾期采購訂單進行催貨、追究供應商責任等處理措施，并及時向公司領導匯報處理情況。3.定期分析逾期采購訂單的原因，提出預防措施和改進建議，完善采購訂單管理制度。4.建立和維護供應商檔案，加強對供應商的管理和評估，選擇優質供應商合作。（二）需求部門1.負責提出準確、合理的采購需求，填寫《采購申請單》，并明確交貨時間、質量要求等關鍵信息。2.協助采購部門與供應商進行溝通協調，及時反饋采購訂單執行過程中的問題和需求。3.參與采購訂單的驗收工作，對物資的質量、數量等進行檢驗，并在《到貨驗收單》上簽字確認。4.根據逾期采購訂單對生產計劃、銷售計劃等的影響，及時調整內部工作計劃，減少損失。（三）財務部門1.負責采購訂單的付款審核和結算工作，按照公司財務制度及時支付貨款。2.對逾期采購訂單可能產生的財務風險進行評估，并提供相應的財務建議和支持。3.協助采購部門追究供應商的違約責任，如收取違約金、賠償經濟損失等，確保公司利益不受損害。（四）質量部門1.負責對采購物資進行質量檢驗，制定質量檢驗標準和流程，確保采購物資符合公司質量要求。2.對驗收不合格的采購物資，及時通知采購部門與供應商溝通協商處理，防止不合格物資流入公司。3.分析因采購物資質量問題導致逾期采購訂單的原因，提出改進措施，加強對采購物資質量的控制。八、監督與考核（一）監督機制1.公司內部審計部門定期對采購訂單管理情況進行審計監督，檢查采購訂單的下達、執行、驗收、結算等環節是否符合公司制度和流程要求。2.設立舉報郵箱和電話，接受公司員工對采購訂單管理過程中違規行為的舉報。對于舉報信息，審計部門應及時進行調查核實，并根據調查結果進行處理。（二）考核指標1.采購訂單按時交貨率：考核采購部門采購訂單按時完成交貨的比例，計算公式為：按時交貨訂單數量÷采購訂單總數量×100%。2.逾期采購訂單處理及時率：考核采購部門對逾期采購訂單采取催貨、追究責任等處理措施的及時程度，計算公式為：及時處理的逾期采購訂單數量÷逾期采購訂單總數量×100%。3.供應商投訴率：考核供應商對公司采購訂單管理工作的滿意度，計算公式為：供應商投訴次數÷合作供應商數量×100%。（三）考核方式與結果應用