行政采購(gòu)電腦管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政采購(gòu)電腦的管理流程，確保電腦采購(gòu)的合理性、高效性和規(guī)范性，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)電腦設(shè)備的需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門行政采購(gòu)電腦設(shè)備的相關(guān)活動(dòng)，包括電腦的選型、采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求和人員配置情況，合理確定電腦采購(gòu)數(shù)量和配置要求，避免盲目采購(gòu)和資源浪費(fèi)。2.性價(jià)比原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，綜合考慮電腦的性能、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品。3.統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)原則：對(duì)電腦的品牌、型號(hào)、配置等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，便于管理和維護(hù)，同時(shí)確保各部門電腦設(shè)備的兼容性和互換性。4.責(zé)任明晰原則：明確各部門和相關(guān)人員在電腦采購(gòu)管理過(guò)程中的職責(zé)，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，責(zé)任落實(shí)到人。二、職責(zé)分工（一）需求部門1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)發(fā)展需要，向行政部門提出電腦采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)電腦的用途、數(shù)量、配置要求等信息。2.配合行政部門進(jìn)行電腦的選型、驗(yàn)收等工作，參與電腦使用過(guò)程中的問(wèn)題反饋和處理。（二）行政部門1.負(fù)責(zé)匯總各部門的電腦采購(gòu)需求，制定年度電腦采購(gòu)計(jì)劃。2.按照公司采購(gòu)流程，負(fù)責(zé)電腦的選型、采購(gòu)談判、合同簽訂等工作。3.組織相關(guān)部門對(duì)采購(gòu)的電腦進(jìn)行驗(yàn)收，確保電腦符合采購(gòu)要求。4.建立電腦設(shè)備臺(tái)賬，對(duì)電腦的采購(gòu)、使用、維護(hù)、報(bào)廢等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。5.定期對(duì)公司電腦設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保資產(chǎn)安全。6.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決電腦使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，組織相關(guān)維修和保養(yǎng)工作。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核電腦采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.按照公司財(cái)務(wù)制度，辦理電腦采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。3.對(duì)電腦采購(gòu)相關(guān)費(fèi)用進(jìn)行核算和賬務(wù)處理。（四）審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)電腦采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保采購(gòu)過(guò)程合規(guī)、透明，防止違規(guī)行為發(fā)生。三、電腦采購(gòu)流程（一）需求申請(qǐng)1.各部門如有電腦采購(gòu)需求，應(yīng)填寫《電腦采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、采購(gòu)日期、電腦用途、數(shù)量、配置要求（如CPU型號(hào)、內(nèi)存大小、硬盤容量、顯卡類型等）、預(yù)計(jì)使用年限等信息。2.《電腦采購(gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。（二）需求匯總與計(jì)劃制定1.行政部門定期收集各部門提交的《電腦采購(gòu)申請(qǐng)表》，進(jìn)行匯總分析。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、人員變動(dòng)情況以及現(xiàn)有電腦設(shè)備狀況，結(jié)合各部門需求，制定年度電腦采購(gòu)計(jì)劃。年度電腦采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)電腦的品牌、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）選型與采購(gòu)1.行政部門根據(jù)年度電腦采購(gòu)計(jì)劃，組織相關(guān)人員進(jìn)行電腦選型工作。選型過(guò)程中，應(yīng)充分考慮電腦的性能、質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，參考市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果和用戶評(píng)價(jià)，選擇符合公司需求的電腦品牌和型號(hào)。2.對(duì)于選定的電腦品牌和型號(hào)，行政部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和條款。談判內(nèi)容包括電腦單價(jià)、批量采購(gòu)折扣、交貨期、售后服務(wù)承諾等。3.談判達(dá)成一致后，行政部門起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括電腦規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)內(nèi)容等條款。采購(gòu)合同經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核無(wú)誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，行政部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并按照合同約定支付預(yù)付款或定金。（四）到貨驗(yàn)收1.在電腦到貨前，行政部門應(yīng)通知需求部門和相關(guān)技術(shù)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.電腦到貨時(shí)，行政部門組織需求部門、技術(shù)人員等共同對(duì)電腦進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括電腦的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、配置是否與采購(gòu)合同一致，電腦的性能是否滿足要求，隨機(jī)附件及資料是否齊全等。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《電腦驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)電腦存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符的情況，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期解決或更換。（五）入庫(kù)與領(lǐng)用1.驗(yàn)收合格的電腦由行政部門辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《電腦入庫(kù)登記表》，詳細(xì)記錄電腦的品牌、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期、存放位置等信息。2.各部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫《電腦領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到行政部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。行政部門根據(jù)《電腦領(lǐng)用申請(qǐng)表》發(fā)放電腦，并在《電腦入庫(kù)登記表》和《電腦領(lǐng)用申請(qǐng)表》上做好記錄。四、電腦使用與維護(hù)（一）使用規(guī)范1.公司員工應(yīng)按照正確的操作方法使用電腦，不得擅自更改電腦的硬件配置和軟件系統(tǒng)。2.電腦使用人員應(yīng)定期對(duì)電腦進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，保持電腦設(shè)備的整潔和良好運(yùn)行狀態(tài)。3.禁止在公司電腦上安裝與工作無(wú)關(guān)的軟件和游戲，不得利用公司電腦從事違法違規(guī)活動(dòng)。4.妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。離開(kāi)電腦時(shí)，應(yīng)及時(shí)鎖定屏幕或關(guān)閉電腦。5.如發(fā)現(xiàn)電腦出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，不得自行拆卸或維修。（二）維護(hù)管理1.行政部門負(fù)責(zé)建立公司電腦設(shè)備維護(hù)檔案，記錄每臺(tái)電腦的維護(hù)情況，包括維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、故障原因及處理結(jié)果等。2.定期對(duì)公司電腦進(jìn)行檢查和維護(hù)，包括硬件設(shè)備的檢查、軟件系統(tǒng)的更新、病毒查殺等工作，確保電腦設(shè)備的正常運(yùn)行。3.根據(jù)電腦的使用情況和維護(hù)需求，制定合理的維護(hù)計(jì)劃和預(yù)算。對(duì)于需要更換硬件設(shè)備或進(jìn)行軟件升級(jí)的情況，應(yīng)提前進(jìn)行評(píng)估和審批。4.行政部門應(yīng)配備專業(yè)的電腦維修人員或與專業(yè)的電腦維修服務(wù)提供商建立合作關(guān)系，及時(shí)解決電腦使用過(guò)程中出現(xiàn)的故障和問(wèn)題。維修人員應(yīng)具備豐富的電腦維修經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，能夠快速準(zhǔn)確地判斷故障原因并進(jìn)行修復(fù)。五、電腦資產(chǎn)清查與盤點(diǎn)（一）清查與盤點(diǎn)計(jì)劃1.行政部門每年制定公司電腦資產(chǎn)清查與盤點(diǎn)計(jì)劃，明確清查與盤點(diǎn)的范圍、時(shí)間、人員分工等內(nèi)容。2.清查與盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（二）清查與盤點(diǎn)實(shí)施1.按照清查與盤點(diǎn)計(jì)劃，行政部門組織相關(guān)人員對(duì)公司電腦資產(chǎn)進(jìn)行全面清查和盤點(diǎn)。清查與盤點(diǎn)內(nèi)容包括電腦的數(shù)量、型號(hào)、配置、使用狀態(tài)、存放位置等信息。2.清查與盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)每臺(tái)電腦的資產(chǎn)信息，確保賬實(shí)相符。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行記錄和處理。3.在清查與盤點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)電腦設(shè)備存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）清查與盤點(diǎn)報(bào)告1.清查與盤點(diǎn)工作結(jié)束后，行政部門應(yīng)撰寫清查與盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明清查與盤點(diǎn)的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理結(jié)果等內(nèi)容。2.清查與盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。對(duì)于清查與盤點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題，應(yīng)提出整改措施和建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。六、電腦報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.電腦設(shè)備已超過(guò)規(guī)定的使用年限，且無(wú)法正常使用或維修成本過(guò)高。2.因技術(shù)進(jìn)步、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，現(xiàn)有電腦設(shè)備已無(wú)法滿足公司業(yè)務(wù)需求，且無(wú)其他使用價(jià)值。3.電腦設(shè)備因意外事故、自然災(zāi)害等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.使用部門如發(fā)現(xiàn)電腦設(shè)備符合報(bào)廢條件，應(yīng)填寫《電腦報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明電腦的品牌、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等信息，并提交至行政部門。2.《電腦報(bào)廢申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，附相關(guān)證明材料（如維修記錄、故障報(bào)告等），一并提交至行政部門。（三）報(bào)廢鑒定1.行政部門收到《電腦報(bào)廢申請(qǐng)表》后，組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的電腦設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，核實(shí)電腦設(shè)備的實(shí)際狀況和報(bào)廢原因。2.技術(shù)鑒定人員應(yīng)根據(jù)電腦設(shè)備的使用年限、性能狀況、維修記錄等因素，出具鑒定意見(jiàn)，明確電腦設(shè)備是否符合報(bào)廢條件。（四）報(bào)廢審批1.行政部門將經(jīng)過(guò)技術(shù)鑒定的《電腦報(bào)廢申請(qǐng)表》及相關(guān)材料報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批過(guò)程中，公司領(lǐng)導(dǎo)將綜合考慮電腦設(shè)備的實(shí)際狀況、公司資產(chǎn)狀況及財(cái)務(wù)狀況等因素，做出是否批準(zhǔn)報(bào)廢的決定。2.如公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報(bào)廢申請(qǐng)，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布報(bào)廢通知，告知各部門該電腦設(shè)備已報(bào)廢。（五）報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的電腦設(shè)備，由行政部門負(fù)責(zé)組織處理。處理方式包括出售給廢品回收公司、捐贈(zèng)給慈善機(jī)構(gòu)等。2.在報(bào)廢處理過(guò)程中，行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保報(bào)廢電腦設(shè)備的妥善處理，防止公司資產(chǎn)流失。3.報(bào)廢電腦設(shè)備處理完畢后，行政部門應(yīng)及時(shí)更新電腦設(shè)備臺(tái)賬，核銷已報(bào)廢的資產(chǎn)信息。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度，對(duì)報(bào)廢資產(chǎn)進(jìn)行賬務(wù)處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.審計(jì)部門定期對(duì)公司電腦采購(gòu)、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，確保電腦采購(gòu)管理活動(dòng)合規(guī)、透明。2.行政部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)電腦采購(gòu)流程和使用管理情況的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.鼓勵(lì)公司員工對(duì)電腦采購(gòu)管理過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于經(jīng)查實(shí)的舉報(bào)信息，公司將給予舉報(bào)人相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核辦法1.建立電腦采購(gòu)管理考核指標(biāo)體系，對(duì)各部門和相關(guān)人員在電腦采購(gòu)管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核指標(biāo)包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、采購(gòu)成本控制、設(shè)備驗(yàn)收合格率、設(shè)備使用維護(hù)情況、資產(chǎn)清查盤點(diǎn)準(zhǔn)確性等方面。2.行政部門定期對(duì)各部門的電腦采購(gòu)管理工作進(jìn)行考核評(píng)分，并將考核結(jié)果反饋給各部門