行政采購制度管理制度?總則目的為規范公司行政采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保公司行政工作的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內所有行政采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、辦公家具、勞保用品、印刷品、禮品、招待用品等的采購。基本原則1.合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定。2.效益原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，確保供應商之間公平競爭，公正選擇供應商。4.誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。采購流程采購申請1.各部門根據工作需要，填寫《行政采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規格、型號、數量、預算等信息。2.《行政采購申請表》需經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。采購審批1.行政部門收到采購申請后，對申請內容進行審核，核實采購物品的必要性、合理性和預算情況。2.對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司根據實際情況確定），行政部門負責人審批后即可安排采購；對于金額較大的采購申請，需提交公司領導審批。采購實施1.供應商選擇行政部門根據采購物品的特點和需求，通過多種渠道選擇合適的供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對供應商進行評估，評估內容包括供應商的信譽、資質、產品質量、價格、服務等方面。建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果等。2.采購談判與選定的供應商進行采購談判，明確采購物品的規格、數量、價格、交貨期、售后服務等條款。談判過程中應保持客觀、公正，爭取有利的采購條件。3.簽訂合同根據談判結果，與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保采購活動的順利進行。采購合同需經公司法務部門審核后，方可正式簽訂。采購驗收1.采購物品到貨后，行政部門通知相關使用部門和驗收人員進行驗收。2.驗收人員按照采購合同和相關標準對采購物品的數量、規格、型號、質量等進行驗收。3.驗收合格后，驗收人員在《行政采購驗收單》上簽字確認；如驗收不合格，應及時與供應商溝通協商解決，并做好記錄。采購付款1.行政部門根據采購合同和驗收情況，填寫《行政采購付款申請表》，附上采購發票、驗收單等相關憑證。2.《行政采購付款申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。3.財務部門對付款申請進行審核，審核無誤后按照公司財務制度辦理付款手續。采購預算管理預算編制1.行政部門應根據公司年度工作計劃和實際需求，編制行政采購預算。2.采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等內容，并報公司領導審批。預算執行1.采購人員應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊情況需要調整采購預算，應按照公司預算調整流程進行審批。預算監控1.行政部門應定期對采購預算執行情況進行監控，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。2.財務部門應加強對采購付款的審核，確保采購支出符合預算要求。采購風險管理風險識別1.對采購過程中可能存在的風險進行識別，如供應商違約、質量風險、價格波動風險、法律風險等。2.分析風險產生的原因和可能造成的影響。風險評估1.對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和可能性。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。風險應對1.供應商管理風險加強對供應商的選擇和評估，建立供應商淘汰機制，降低供應商違約風險。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約束供應商行為。2.質量風險嚴格執行采購驗收制度，加強對采購物品質量的檢驗，確保采購物品符合質量要求。要求供應商提供質量保證承諾，并在合同中明確質量違約責任。3.價格波動風險關注市場價格動態，定期收集市場價格信息，合理確定采購價格。與供應商協商簽訂價格調整條款，根據市場價格變化及時調整采購價格。4.法律風險加強對采購法律法規的學習和研究，確保采購活動合法合規。在采購合同簽訂前，提交公司法務部門審核，避免法律糾紛。采購檔案管理檔案內容采購檔案應包括采購申請、采購審批文件、采購合同、采購發票、驗收單、付款憑證等相關資料。檔案整理1.采購人員應及時將采購過程中形成的各類文件資料進行整理，確保資料的完整性和準確性。2.按照檔案管理的要求，對采購檔案進行分類、編號、裝訂。檔案保管1.采購檔案由行政部門指定專人負責保管，確保檔案的安全和保密。2.檔案保管期限按照公司檔案管理制度執行，期滿后按照規定進行銷毀或存檔。監督與考核內部監督1.公司內部審計部門定期對行政采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購預算的使用情況、采購合同的履行情況等。2.行政部門應定期對采購工作進行自查自糾，發現問題及時整改。供應商評價1.行政部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面進行評價，評價結果作為供應商選擇和合作的重要依據。2.對于評價不合格的供應商，應及時采取措施，如警告、暫停合作、終止合作等。采購人員考核1.建立采購人員考核制度，對采購人員的工作業績、工作態度、廉潔自律等方面進行考核。