行政后勤文書管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政后勤文書管理，確保文書處理工作的規范化、制度化、科學化，提高工作效率，保證信息傳遞的準確、及時、暢通，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及公司與外部單位之間的各類行政后勤文書的管理。（三）基本原則1.準確原則：文書內容應真實、準確地反映實際情況，避免模糊、歧義或錯誤信息。2.及時原則：及時處理文書，確保信息傳遞的時效性，避免延誤工作。3.規范原則：嚴格按照規定的格式、流程和標準處理文書，保證文書的規范性和一致性。4.保密原則：對于涉及公司機密的文書，應嚴格遵守保密規定，防止信息泄露。二、文書分類與編號（一）文書分類1.行政公文：包括公司發布的各類通知、通報、報告、請示、批復、函等。2.管理制度：公司制定的各項規章制度、辦法、細則等。3.會議文件：會議通知、議程、紀要、決議等。4.人事文件：員工檔案、招聘文件、培訓記錄、績效考核文件等。5.財務文件：預算報告、財務報表、報銷憑證等。6.業務文件：合同、協議、訂單、業務報告等。7.其他文件：包括各類介紹信、證明、宣傳資料等。（二）文書編號1.編號規則：采用年份+部門代碼+流水號的方式進行編號。例如，2023年行政部的第一份文件編號為2023xZ001。2.部門代碼：由兩位字母組成，具體代碼如下：行政部（xZ）、財務部（CW）、人事部（RS）、業務部（YW）等。3.流水號：按照文件生成的先后順序，從001開始依次編號。三、文書起草與審核（一）起草1.責任部門：根據文書內容和職責分工，由相關部門負責起草。2.起草要求：內容完整、條理清晰、邏輯嚴密，符合公司政策和法律法規要求。語言簡潔明了、規范準確，避免使用生僻字、模糊詞和歧義性表述。涉及多個部門的事項，應充分征求相關部門意見，確保文書的可行性和可操作性。（二）審核1.初審：起草部門負責人對文書進行初審，重點審核內容是否準確、格式是否規范、語言是否通順等。2.復審：初審通過后，將文書提交給上級領導或相關部門進行復審。復審人員應從全局角度出發，對文書的合法性、合理性、必要性進行審核，并提出修改意見。3.終審：重要文件或涉及公司重大決策的文件，需經公司高層領導終審。終審通過后方可正式發布。四、文書發布與傳遞（一）發布1.發布渠道：根據文書的性質和受眾范圍，選擇合適的發布渠道，如公司內部辦公系統、電子郵件、公告欄、紙質文件等。2.發布流程：通過公司內部辦公系統發布的文書，由專人負責上傳，并確保發布信息的準確性和完整性。通過電子郵件發布的文書，應在郵件主題中注明文件編號和標題，并發送給相關人員。在公告欄發布的文書，應確保張貼位置明顯、易于查看，并定期更新。紙質文件發布時，應按照文件發放范圍進行打印、裝訂，并及時分發到相關部門和人員手中。（二）傳遞1.傳遞方式：文書傳遞可采用專人送達、郵寄、快遞等方式。2.傳遞要求：重要文件或緊急文件應采用專人送達的方式，確保文件及時、安全送達收件人手中。采用郵寄或快遞方式傳遞文件時，應選擇可靠的快遞公司，并保留快遞單號作為傳遞憑證。文書傳遞過程中，應做好登記和簽收手續，確保文件傳遞的準確性和可追溯性。五、文書簽收與登記（一）簽收1.收件人收到文書后，應及時進行簽收。簽收時，應檢查文件的完整性和密封性，如發現文件有破損、缺失等情況，應及時與發文部門聯系。2.簽收方式：可采用簽字、蓋章或電子簽收等方式。電子簽收應確保簽收信息的真實性和可靠性。（二）登記1.設立文書登記簿，對收到的文書進行詳細登記。登記內容包括文件編號、標題、發文部門、發文日期、簽收日期、簽收人等。2.文書登記應及時、準確，確保信息的完整性和可查詢性。六、文書傳閱與存檔（一）傳閱1.對于需要多個部門或人員傳閱的文書，應按照規定的傳閱順序進行傳遞。傳閱順序一般按照文件涉及部門的主次關系和重要程度確定。2.傳閱過程中，傳閱人應在文書傳閱單上簽字，并注明傳閱日期，以記錄文件的傳閱軌跡。3.傳閱完畢后，文書應及時歸還到指定的存檔部門或人員手中。（二）存檔1.文書處理完畢后，應按照檔案管理的要求進行存檔。存檔期限根據文件的性質和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期存檔。2.存檔文件應進行分類整理，編制目錄索引，便于查找和查閱。3.建立電子檔案系統，對重要文件進行電子存檔，確保檔案信息的安全、完整和可檢索。七、文書借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱文書檔案的，應填寫《文書借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.借閱申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門審批。檔案管理部門根據申請內容進行審核，批準后方可借閱。3.借閱人應按照批準的借閱期限及時歸還所借文件，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。4.借閱過程中，借閱人應妥善保管所借文件，不得轉借、復印、涂改或損壞文件。如因保管不善造成文件丟失或損壞的，應承擔相應的賠償責任。（二）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱文書檔案的，可直接到檔案管理部門進行查閱。查閱時，檔案管理人員應提供必要的協助和指導。2.外部單位或人員因特殊原因需要查閱公司文書檔案的，應提前向公司提出書面申請，并經公司相關領導批準。查閱過程中，應安排專人陪同，查閱內容僅限于批準范圍內的文件。3.查閱人應遵守檔案查閱規定，不得在檔案上涂改、標記、抽換或撕毀文件。查閱完畢后，應及時歸還檔案。八、文書保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶資料等重要信息的文書。2.尚未公開的公司決策、計劃、戰略等文件。3.其他按照公司規定需要保密的文書。（二）保密措施1.對保密文書進行標識，明確標注"機密"、"秘密"等字樣，并注明保密期限。2.采用加密存儲、訪問控制等技術手段，對電子保密文書進行安全管理。3.嚴格限制保密文書的傳閱范圍，僅限經過授權的人員閱讀和處理。4.對接觸保密文書的人員進行保密教育和培訓，提高保密意識。5.保密文書的銷毀應按照規定的程序進行，確保信息徹底銷毀，防止泄露。九、文書銷毀管理（一）銷毀范圍1.已過保存期限且無繼續保存價值的文書。2.因工作失誤或其他原因形成的重復、無效的文書。3.涉及公司機密且已不再需要的文書。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門定期對需要銷毀的文書進行清理和鑒定，編制《文書銷毀清單》。2.《文書銷毀清單》經檔案管理部門負責人審核簽字后，提交給公司分管領導審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責文書銷毀工作。銷毀過程中，應采用粉碎、焚燒等方式確保文書信息無法恢復。4.銷毀完畢后，銷毀人員應在《文書銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔保存。十、文書管理監督與考核（一）監督檢查1.公司行政部門定期對各部門的文書管理工作進行監督檢查，重點檢查文書起草、審核、發布、傳遞、簽收、登記、傳閱、存檔等環節的執行情況。2.監督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結合的方式進行，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.建立文書管理工作考核評價機制，將文書管理工作納入各部門績效考核體系