財務憑證入庫管理制度?總則制度目的本制度旨在規(guī)范公司財務憑證的入庫管理流程，確保財務憑證的完整性、準確性和安全性，為公司財務管理提供可靠依據，同時便于財務憑證的查詢、使用和審計工作。適用范圍本制度適用于公司所有財務憑證的入庫管理，包括但不限于原始憑證（如發(fā)票、收據、報銷單等）、記賬憑證、財務報表及相關資料。職責分工1.財務部門負責財務憑證的收集、整理、審核和裝訂工作。按照本制度規(guī)定，辦理財務憑證的入庫手續(xù)，并定期對入庫憑證進行盤點和清查。負責提供財務憑證的查詢和借閱服務，確保憑證的安全和完整。2.檔案管理部門負責提供財務憑證存放的場地和設施，確保憑證存放環(huán)境安全、整潔、有序。協(xié)助財務部門對入庫財務憑證進行分類、編號和上架存放，并建立相應的檔案目錄和索引。按照檔案管理規(guī)定，對財務憑證進行保管和維護，防止憑證損壞、丟失或泄密。3.其他相關部門各部門應及時將本部門產生的財務憑證傳遞給財務部門，并配合財務部門做好憑證的整理和審核工作。在需要查閱或使用財務憑證時，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，不得擅自接觸或處理財務憑證。財務憑證的收集與整理憑證收集1.財務部門應定期（至少每周一次）從各部門收集財務憑證，各部門應積極配合，確保憑證及時、完整地傳遞給財務部門。2.收集的財務憑證應包括但不限于以下內容：各類發(fā)票、收據的原件及復印件。費用報銷單、借款單、付款申請單等相關審批單據。合同協(xié)議、采購訂單、銷售訂單等經濟業(yè)務相關文件。銀行對賬單、支票存根、匯款憑證等銀行結算單據。其他與財務核算相關的原始憑證。3.對于外來的財務憑證，如發(fā)票等，應確保其真實性、合法性和完整性，檢查發(fā)票的開票日期、發(fā)票號碼、購買方信息、銷售方信息、商品或服務名稱、金額、稅率、稅額等內容是否清晰、準確，發(fā)票是否加蓋發(fā)票專用章。憑證整理1.財務人員收到財務憑證后，應及時進行整理，按照憑證類別（如發(fā)票類、報銷單類、合同類等）和時間順序進行排列。2.對于同類憑證，應按照金額大小或重要性程度進行排序，以便于后續(xù)的審核和裝訂。3.檢查憑證的附件是否齊全，如發(fā)票是否附有對應的入庫單、驗收單等，報銷單是否附有相關的審批簽字等。對于附件不全的憑證，應及時與相關部門或人員溝通補齊。4.對憑證上的簽名、蓋章等進行核對，確保手續(xù)完備。對于不符合要求的憑證，應退回相關部門或人員進行更正或補充。財務憑證的審核審核原則1.真實性原則：審核財務憑證所記錄的經濟業(yè)務是否真實發(fā)生，憑證內容是否與實際業(yè)務相符。2.合法性原則：審核財務憑證是否符合國家法律法規(guī)和公司內部規(guī)章制度的要求，憑證的取得、填制和使用是否合法合規(guī)。3.準確性原則：審核財務憑證中的各項數據是否準確無誤，計算是否正確，摘要是否清晰、準確地反映經濟業(yè)務的內容。4.完整性原則：審核財務憑證的內容是否完整，包括憑證的基本要素（如日期、編號、摘要、金額、科目、附件張數等）是否齊全，手續(xù)是否完備。審核內容1.對原始憑證的審核發(fā)票審核：檢查發(fā)票的真實性，可通過國家稅務總局發(fā)票查驗平臺等方式進行查詢驗證；審核發(fā)票的開具內容是否符合規(guī)定，如商品或服務名稱是否與實際業(yè)務一致，稅率是否正確等；檢查發(fā)票的蓋章是否清晰、合規(guī)，是否為發(fā)票專用章。報銷單審核：審核報銷單的填寫是否規(guī)范，包括日期、部門、姓名、報銷事項、金額、附件張數等信息是否完整、準確；檢查報銷單上的審批流程是否齊全，簽字是否真實有效；核對報銷金額是否與所附發(fā)票及相關單據一致。其他原始憑證審核：對合同協(xié)議、采購訂單、銷售訂單等原始憑證，審核其內容是否完整，條款是否明確，是否與經濟業(yè)務相符；對銀行結算單據，審核其與財務記錄的一致性，檢查是否存在未達賬項等情況。2.對記賬憑證的審核記賬憑證編制的準確性：審核記賬憑證的會計科目使用是否正確，借貸方金額是否平衡，摘要是否準確反映經濟業(yè)務內容；檢查記賬憑證的編號是否連續(xù)，有無重號、漏號現象。記賬憑證與原始憑證的一致性：核對記賬憑證所附原始憑證的張數是否與記賬憑證上注明的附件張數一致，原始憑證的內容與記賬憑證的摘要、金額等是否相符。記賬憑證的簽字蓋章：審核記賬憑證上制單人、審核人、記賬人、會計主管等簽字是否齊全，蓋章是否合規(guī)。審核流程1.財務人員在整理完財務憑證后，應首先進行自我審核，確保憑證的初步準確性和完整性。2.財務主管對經過初審的財務憑證進行再次審核，重點審核憑證的合法性、準確性和重要事項的處理是否符合規(guī)定。對于審核中發(fā)現的問題，及時與相關財務人員溝通并要求其進行更正或補充。3.對于重大經濟業(yè)務或金額較大的財務憑證，應提交財務經理或財務總監(jiān)進行最終審核，確保審核結果的準確性和權威性。審核通過后的財務憑證方可進入裝訂和入庫環(huán)節(jié)。財務憑證的裝訂裝訂要求1.憑證應使用專業(yè)的憑證裝訂機或裝訂線進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。2.裝訂時應將憑證按順序整理整齊，正面和背面均應保持平整，不得有折角、缺頁等情況。3.對于紙張大小不一致的憑證，應先進行裁剪或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一后再進行裝訂。4.裝訂線應在憑證的左側，裝訂厚度一般以不超過2cm為宜，以保證憑證的翻閱和保存方便。裝訂內容1.記賬憑證應按照編號順序排列，每本憑證應包含封面、封底、目錄和記賬憑證。2.封面應注明公司名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管、裝訂人等信息，并加蓋公司財務專用章。3.封底應保持整潔，無其他無關內容。4.目錄應詳細列出每本憑證內記賬憑證的序號、摘要、金額等信息，便于查找和核對。5.原始憑證應整齊地粘貼在記賬憑證后面，粘貼時應使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘等易損壞憑證的物品，確保粘貼牢固且不影響憑證的翻閱。對于紙張較大的原始憑證，可采用折疊的方式使其與記賬憑證大小一致后再粘貼。財務憑證的入庫入庫登記1.財務憑證裝訂完成后，應由財務部門填寫《財務憑證入庫登記表》，詳細記錄憑證的年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證冊數、入庫日期等信息。2.《財務憑證入庫登記表》應一式兩份，一份由財務部門留存，作為憑證管理的臺賬；另一份交檔案管理部門，作為接收憑證的依據。3.檔案管理部門收到財務憑證后，應根據《財務憑證入庫登記表》對憑證進行核對，確認無誤后在登記表上簽字確認，并按照規(guī)定的存放位置將憑證上架存放。存放管理1.檔案管理部門應根據財務憑證的類別、年度、月份等因素，為其提供專門的存放空間，并進行分類存放。2.財務憑證應存放在干燥、通風、防火、防潮、防蟲的環(huán)境中，確保憑證的安全和完整。3.為便于查找和管理，檔案管理部門應對財務憑證建立相應的檔案目錄和索引，并定期進行更新維護。檔案目錄應包括憑證的年度、月份、憑證種類、起止號碼、存放位置等信息，索引可根據不同的檢索方式（如按年度、按憑證種類等）進行編制。財務憑證的保管期限1.財務憑證的保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司內部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，原始憑證的保管期限為30年，記賬憑證、財務報表等其他財務憑證的保管期限為10年。2.對于涉及重要經濟事項、稅務稽查、法律糾紛等特殊情況的財務憑證，應適當延長保管期限，直至相關事項處理完畢。3.在保管期限屆滿前，財務部門和檔案管理部門應共同對保管的財務憑證進行清查，確認是否仍有保存必要。對于確無保存價值的憑證，應按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，并做好相關記錄。財務憑證的查詢與借閱查詢1.公司內部人員因工作需要查詢財務憑證時，應填寫《財務憑證查詢申請表》，注明查詢的年度、月份、憑證種類、查詢原因等信息，并經所在部門負責人簽字批準。2.《財務憑證查詢申請表》提交給財務部門后，財務人員應根據申請表的要求，在規(guī)定的時間內提供相應的財務憑證供查詢人員查閱。查詢人員應在財務部門指定的地點進行查詢，不得擅自將憑證帶出財務部門或檔案管理部門。3.財務部門應建立財務憑證查詢記錄，詳細記錄查詢人員的姓名、部門、查詢時間、查詢內容等信息，以備日后審計和查詢使用。借閱1.公司內部人員因工作需要借閱財務憑證時，應填寫《財務憑證借閱申請表》，注明借閱的年度、月份、憑證種類、借閱期限、借閱原因等信息，并經所在部門負責人和財務部門負責人簽字批準。2.《財務憑證借閱申請表》提交給檔案管理部門后，檔案管理人員應根據申請表的要求，辦理財務憑證的借閱手續(xù)。借閱人員應在借閱期限內歸還所借憑證，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應對所借財務憑證妥善保管，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失憑證。如因保管不善導致憑證損壞或丟失，借閱人員應承擔相應的賠償責任。4.檔案管理部門應定期對借出的財務憑證進行催還，確保憑證按時歸還。在憑證歸還后，檔案管理人員應對憑證進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)，并在《財務憑證借閱申請表》上注明歸還日期。財務憑證的盤點與清查1.財務部門應定期（至少每年一次）對入庫的財務憑證進行盤點，確保憑證的數量、金額與《財務憑證入庫登記表》記錄一致。盤點工作應由財務人員和檔案管理人員共同進行，并編制《財務憑證盤點表》。2.在盤點過程中，如發(fā)現憑證數量短缺、損壞或其他異常情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。如屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任。3.公司應定期（至少每三年一次）對財務憑證進行全面清查，清查工作可結合內部審計或專項檢查進行。清查內容包括財務憑證的完整性、準確性、保管情況等。清查結束后，應編制《財務憑證清查報告》，對清查結果進行總結和分析，并提出改進措施和建議。財務憑證的銷毀銷毀條件1.財務憑證保管期限屆滿，且確無保存價值的，可按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.因公司改制、合并、分立等原因，需要銷毀財務憑證的，應在相關手續(xù)辦理完畢后，按照規(guī)定進行銷毀。3.對于涉及法律糾紛、稅務稽查等特殊情況的財務憑證，在相關事項處理完畢前，不得銷毀。銷毀程序1.由財務部門提出財務憑證銷毀申請，詳細說明銷毀憑證的年度、月份、憑證種類、數量、銷毀原因等信息，并附上《財務憑證銷毀清單》。申請經財務部門負責人審核簽字后，提交公司管理層審批。2.公司管理層審批通過后，由財務部門和檔案管理部門共同組織實施財務憑證的銷毀工作。銷毀過程應進行現場監(jiān)督，確保銷毀徹底，并由監(jiān)銷