行政物品領用管理制度?一、總則1.目的為加強公司行政物品的管理，規范物品領用流程，合理控制費用支出，確保行政物品的正常供應和有效使用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.定義行政物品：指公司為滿足日常辦公、運營管理等需要而配備的各類物資，包括辦公用品、辦公設備、勞保用品、清潔用品等。二、管理職責1.行政部門負責行政物品的采購、庫存管理、發放及盤點工作。制定行政物品采購計劃，根據庫存情況和各部門需求，定期采購各類物品，確保庫存充足。建立行政物品臺賬，詳細記錄物品的采購、入庫、領用、庫存等信息。對行政物品的使用情況進行監督檢查，及時發現和糾正浪費、不合理使用等現象。2.各部門負責本部門行政物品需求的統計和申報工作，指定專人負責與行政部門溝通協調。嚴格按照本制度規定的流程領用行政物品，合理使用并妥善保管領用的物品。配合行政部門做好行政物品的盤點工作，提供相關資料和信息。三、行政物品分類及管理要求1.辦公用品分類：包括文具類（如筆、紙、筆記本、文件夾等）、辦公設備耗材類（如打印機墨盒、硒鼓、復印紙等）、辦公家具類（如桌椅、文件柜等）、電子設備類（如電腦、打印機、復印機等）及其他辦公用品（如計算器、訂書機等）。管理要求：文具類辦公用品根據員工日常使用量進行定期發放，員工可按需領用。辦公設備耗材類由行政部門根據設備使用情況和庫存水平，提前采購并做好庫存管理。當庫存低于設定的警戒線時，及時通知相關部門并安排采購。辦公家具類實行按需申購原則，各部門因工作需要新增或更換辦公家具時，需填寫《辦公家具申購申請表》，經部門負責人審批后，報行政部門統一采購。電子設備類的采購需經過嚴格的審批流程，由使用部門提出申請，經技術部門評估、財務部門審核、公司領導審批后，由行政部門負責采購。電子設備的日常維護和保養由行政部門或指定的專業維修人員負責。2.辦公設備分類：包括電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、掃描儀等。管理要求：行政部門負責辦公設備的統一采購、登記、調配和維護管理。各部門使用辦公設備時，應嚴格按照操作規程進行操作，如發現設備故障，應及時通知行政部門安排維修。嚴禁私自拆卸、維修辦公設備。辦公設備的報廢需由使用部門提出申請，經技術部門鑒定、行政部門審核、公司領導批準后，由行政部門統一處理。3.勞保用品分類：根據不同工作崗位和勞動條件，配備相應的勞保用品，如安全帽、安全鞋、工作服、手套、護目鏡等。管理要求：行政部門根據各部門工作需求和員工人數，定期發放勞保用品。員工在使用勞保用品時，應正確佩戴和使用，不得隨意更改或轉借他人。對于因工作需要額外增加勞保用品的情況，由使用部門填寫《勞保用品申購申請表》，經部門負責人審批后，報行政部門審核發放。4.清潔用品分類：包括掃帚、拖把、抹布、清潔劑、垃圾袋等。管理要求：行政部門負責清潔用品的采購和庫存管理，根據公司辦公區域面積和清潔頻次，合理控制采購數量和庫存水平。清潔用品由行政部門統一發放至各樓層或區域的清潔人員，清潔人員應按照規定的使用方法和用量使用清潔用品，確保清潔效果和節約使用。四、行政物品領用流程1.需求申報各部門每月[具體日期]前，由指定專人填寫《行政物品需求申請表》，詳細列出本部門下月所需行政物品的名稱、規格、數量等信息。如遇緊急需求，可隨時填寫《行政物品緊急需求申請表》，經部門負責人簽字確認后，提交行政部門。2.審批《行政物品需求申請表》由部門負責人審核簽字，對于金額較大或特殊的行政物品需求，還需報公司領導審批。行政部門收到經審批的《行政物品需求申請表》后，進行審核和匯總，確認庫存是否能夠滿足需求。如庫存不足，及時安排采購；如庫存充足，則進入發放流程。3.領用員工憑本人有效工作證件到行政部門領取行政物品。行政物品發放人員根據《行政物品需求申請表》或《行政物品緊急需求申請表》，核對物品名稱、規格、數量等信息無誤后，辦理發放手續，并在行政物品臺賬上記錄領用日期、領用人、物品名稱及數量等信息。對于貴重或限量發放的行政物品，如辦公設備、電子設備等，領用人需在《行政物品領用登記表》上簽字確認，并注明使用期限和保管責任。五、庫存管理1.入庫管理行政部門采購的行政物品到貨后，采購人員應及時通知倉庫管理人員進行驗收。倉庫管理人員根據采購訂單和送貨清單，對物品的名稱、規格、數量、質量等進行仔細核對，確認無誤后辦理入庫手續，并在行政物品臺賬上記錄入庫日期、供應商名稱、物品名稱及數量等信息。對于驗收不合格的行政物品，倉庫管理人員應及時與供應商聯系，辦理退換貨手續。2.庫存盤點行政部門每月末對行政物品進行一次盤點，確保賬實相符。盤點前，倉庫管理人員應整理好庫存物品，準備好盤點所需的工具和表格。盤點過程中，倉庫管理人員應認真核對每一項物品的實際數量與臺賬記錄是否一致，如有差異，應及時查明原因并記錄。盤點結束后，倉庫管理人員應填寫《行政物品盤點表》，詳細記錄盤點情況，包括盤點日期、盤點人員、物品名稱、規格、實際數量、賬面數量、差異數量及原因等信息。如發現盤盈或盤虧情況，倉庫管理人員應及時向行政部門負責人匯報，并根據審批結果進行相應的賬務處理。3.庫存安全管理行政物品倉庫應保持整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。倉庫管理人員應嚴格遵守倉庫管理制度，不得擅自離崗，嚴禁無關人員進入倉庫。對于易燃、易爆、有毒等危險物品，應單獨存放，并按照相關安全規定進行管理。六、費用控制1.預算編制行政部門根據公司年度工作計劃和各部門需求，編制年度行政物品采購預算。預算內容包括辦公用品、辦公設備、勞保用品、清潔用品等各類行政物品的采購金額、費用明細及預計使用時間等。年度行政物品采購預算經財務部門審核、公司領導批準后執行。2.費用核算財務部門負責行政物品采購費用的核算和報銷工作。行政部門應及時將行政物品采購發票、清單等相關憑證提交給財務部門，財務部門按照公司財務制度進行審核和報銷。對于超預算采購的行政物品，需由行政部門填寫《行政物品超預算申請單》，詳細說明超預算原因和金額，經部門負責人、財務部門審核、公司領導批準后，方可進行采購和報銷。3.成本分析行政部門定期對行政物品的采購成本、使用情況進行分析，評估費用支出的合理性。通過與市場價格進行比較，分析采購成本的升降原因，采取有效措施降低采購成本。根據各部門行政物品的領用情況和使用頻率，分析是否存在浪費或不合理使用現象，提出改進建議，以提高行政物品的使用效率。七、監督與檢查1.內部監督行政部門定期對各部門行政物品的領用和使用情況進行檢查，確保物品領用符合規定流程，使用合理、規范。檢查內容包括物品領用記錄是否完整、準確，物品是否按規定用途使用，是否存在浪費、損壞等現象。對于發現的問題，行政部門應及時與相關部門溝通協調，要求限期整改，并跟蹤整改情況。2.審計監督公司審計部門定期對行政物品的采購、庫存、領用等環節進行審計，檢查是否存在違規操作、浪費資源、濫用職權等問題。審計部門應根據審計結果提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改，確保行政物品管理工作的規范、透明。八、違規處理1.員工如有以下違規行為，行政部門將視情節輕重給予相應的處理：未按規定流程領用行政物品的，給予警告，并責令補辦領用手續。私自挪用、轉借行政物品的，責令歸還物品，并視情節輕重給予警告至記過處分。故意浪費行政物品的，除照價賠償外，給予記過至降級處分。未經批準擅自采購行政物品的，所購物品不予報銷，并給予警告處分。2.對于違反本制度