輪胎公司訂單管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司訂單管理流程，提高訂單處理效率，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成，滿足客戶需求，提升公司市場競爭力和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與輪胎訂單相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括訂單接收、評(píng)審、下達(dá)、執(zhí)行、跟蹤、變更及結(jié)算等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.以客戶為中心原則：始終將客戶需求放在首位，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，確保客戶滿意度。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息必須準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致生產(chǎn)、交付等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題。3.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)及時(shí)處理訂單相關(guān)事務(wù)，確保訂單流轉(zhuǎn)順暢，按時(shí)交付。4.協(xié)調(diào)性原則：訂單管理涉及多個(gè)部門，各部門之間應(yīng)密切協(xié)作、相互配合，共同完成訂單任務(wù)。二、訂單接收與初步審核（一）訂單接收渠道1.銷售部門：通過與客戶直接溝通、參加行業(yè)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)營銷等方式獲取訂單信息，并負(fù)責(zé)接收客戶正式訂單。2.電商平臺(tái)：負(fù)責(zé)處理來自公司官方電商平臺(tái)及其他合作電商平臺(tái)的訂單。3.經(jīng)銷商：接收經(jīng)銷商傳遞的客戶訂單。（二）訂單信息內(nèi)容訂單應(yīng)包含但不限于以下信息：1.客戶信息：客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址等。2.訂單詳情：輪胎型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)等。3.價(jià)格條款：單價(jià)、總價(jià)、付款方式、結(jié)算周期等。4.特殊要求：如產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝要求、運(yùn)輸方式等。（三）初步審核1.銷售部門在收到訂單后，應(yīng)立即對(duì)訂單信息進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括訂單的完整性、準(zhǔn)確性、客戶信用狀況等。2.對(duì)于訂單信息不完整或不準(zhǔn)確的情況，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，要求客戶補(bǔ)充或修正訂單信息。3.對(duì)客戶信用狀況進(jìn)行評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)客戶信用存在問題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并與客戶協(xié)商解決方案，如要求客戶提供擔(dān)保、預(yù)付款等。4.初步審核通過后，銷售部門應(yīng)將訂單信息錄入公司訂單管理系統(tǒng)，并將訂單副本提交給相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、物流部門等。三、訂單評(píng)審（一）評(píng)審組織成立訂單評(píng)審小組，由銷售部門、生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門、物流部門等相關(guān)人員組成。評(píng)審小組負(fù)責(zé)對(duì)訂單進(jìn)行全面評(píng)審，評(píng)估訂單執(zhí)行的可行性和風(fēng)險(xiǎn)。（二）評(píng)審內(nèi)容1.生產(chǎn)能力評(píng)審生產(chǎn)部門根據(jù)訂單數(shù)量、交貨日期等要求，評(píng)估公司現(xiàn)有生產(chǎn)設(shè)備、產(chǎn)能、人員配備等是否能夠滿足訂單生產(chǎn)需求。如生產(chǎn)能力不足，應(yīng)提出解決方案，如加班生產(chǎn)、增加設(shè)備、外協(xié)加工等，并評(píng)估其可行性和成本。2.技術(shù)可行性評(píng)審技術(shù)部門對(duì)訂單輪胎型號(hào)、規(guī)格等技術(shù)要求進(jìn)行審核，確保公司具備相應(yīng)的生產(chǎn)技術(shù)能力。對(duì)于新產(chǎn)品訂單或特殊技術(shù)要求的訂單，技術(shù)部門應(yīng)進(jìn)行技術(shù)研發(fā)或工藝驗(yàn)證，評(píng)估技術(shù)可行性和產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性。3.質(zhì)量要求評(píng)審質(zhì)量部門根據(jù)訂單質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，制定相應(yīng)的質(zhì)量控制計(jì)劃和檢驗(yàn)方案。評(píng)估公司現(xiàn)有質(zhì)量管理體系是否能夠確保訂單產(chǎn)品質(zhì)量符合要求，如存在質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)提出改進(jìn)措施。4.物料供應(yīng)評(píng)審采購部門根據(jù)訂單所需輪胎原材料、零部件等清單，評(píng)估物料供應(yīng)的及時(shí)性和穩(wěn)定性。如發(fā)現(xiàn)物料供應(yīng)存在問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時(shí)供應(yīng)，或提出替代物料方案，并評(píng)估其對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量和成本的影響。5.成本核算評(píng)審財(cái)務(wù)部門對(duì)訂單進(jìn)行成本核算，包括原材料成本、生產(chǎn)成本、運(yùn)輸成本、銷售費(fèi)用等，評(píng)估訂單的盈利能力。如訂單成本過高，應(yīng)與銷售部門協(xié)商調(diào)整價(jià)格或優(yōu)化成本控制措施。（三）評(píng)審流程1.銷售部門將經(jīng)過初步審核的訂單提交給訂單評(píng)審小組。2.訂單評(píng)審小組組織召開評(píng)審會(huì)議，各部門對(duì)訂單評(píng)審內(nèi)容進(jìn)行匯報(bào)和討論。3.針對(duì)訂單執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的問題，各部門提出相應(yīng)的解決方案和建議。4.評(píng)審小組根據(jù)各部門的匯報(bào)和討論結(jié)果，對(duì)訂單進(jìn)行綜合評(píng)估，形成訂單評(píng)審意見。5.訂單評(píng)審意見經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。如訂單評(píng)審未通過，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，協(xié)商解決方案，如變更訂單要求、調(diào)整交貨日期等。四、訂單下達(dá)（一）下達(dá)流程1.訂單評(píng)審?fù)ㄟ^后，銷售部門根據(jù)評(píng)審意見，在訂單管理系統(tǒng)中下達(dá)正式生產(chǎn)訂單。2.生產(chǎn)訂單應(yīng)包含訂單編號(hào)、客戶信息、訂單詳情、生產(chǎn)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨日期等詳細(xì)信息。3.生產(chǎn)訂單下達(dá)后，系統(tǒng)自動(dòng)將訂單信息發(fā)送至生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、物流部門等相關(guān)部門。（二）訂單變更1.如客戶提出訂單變更要求，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解變更內(nèi)容和原因，并評(píng)估變更對(duì)公司生產(chǎn)、交付、成本等方面的影響。2.銷售部門將訂單變更申請(qǐng)?zhí)峤唤o訂單評(píng)審小組進(jìn)行再次評(píng)審。評(píng)審流程同訂單評(píng)審流程。3.訂單變更評(píng)審?fù)ㄟ^后，銷售部門在訂單管理系統(tǒng)中對(duì)訂單進(jìn)行變更操作，并及時(shí)通知相關(guān)部門。4.相關(guān)部門根據(jù)變更后的訂單要求，調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、物料采購計(jì)劃、質(zhì)量控制計(jì)劃等。五、訂單執(zhí)行（一）生產(chǎn)部門1.生產(chǎn)部門接到生產(chǎn)訂單后，根據(jù)訂單要求制定詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃，包括生產(chǎn)進(jìn)度安排、設(shè)備調(diào)試、人員調(diào)配等。2.按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，確保生產(chǎn)過程的順利進(jìn)行。嚴(yán)格執(zhí)行生產(chǎn)工藝標(biāo)準(zhǔn)，保證產(chǎn)品質(zhì)量符合訂單要求。3.加強(qiáng)生產(chǎn)現(xiàn)場管理，做好設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、安全生產(chǎn)等工作，確保生產(chǎn)任務(wù)按時(shí)完成。4.定期對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題。如因特殊原因可能影響訂單交貨日期，應(yīng)及時(shí)向銷售部門反饋。（二）質(zhì)量部門1.質(zhì)量部門依據(jù)訂單質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方案，對(duì)原材料、零部件進(jìn)行進(jìn)貨檢驗(yàn)，確保投入生產(chǎn)的物料符合質(zhì)量要求。2.在生產(chǎn)過程中，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行巡檢、抽檢，嚴(yán)格把控產(chǎn)品質(zhì)量。對(duì)關(guān)鍵工序和質(zhì)量控制點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，確保產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定。3.對(duì)成品進(jìn)行最終檢驗(yàn)，合格后方可入庫。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量不合格，應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門進(jìn)行返工或報(bào)廢處理，并跟蹤處理結(jié)果。4.定期對(duì)質(zhì)量數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)質(zhì)量問題規(guī)律，提出質(zhì)量改進(jìn)措施，持續(xù)提高產(chǎn)品質(zhì)量。（三）采購部門1.采購部門根據(jù)生產(chǎn)訂單所需物料清單，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，確保物料按時(shí)供應(yīng)。2.與供應(yīng)商保持密切溝通，跟蹤物料采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題等。3.對(duì)采購的物料進(jìn)行到貨驗(yàn)收，確保物料數(shù)量、質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)物料問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，保障生產(chǎn)不受影響。（四）物流部門1.根據(jù)訂單交貨日期和交貨地點(diǎn)，制定合理的物流配送計(jì)劃。選擇合適的運(yùn)輸方式，確保產(chǎn)品安全、及時(shí)送達(dá)客戶手中。2.負(fù)責(zé)產(chǎn)品的包裝、裝卸、運(yùn)輸?shù)任锪鳝h(huán)節(jié)的管理。對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行妥善包裝，防止在運(yùn)輸過程中損壞。3.及時(shí)跟蹤物流信息，向客戶提供物流查詢服務(wù)。如因物流原因?qū)е陆回浹舆t，應(yīng)及時(shí)向銷售部門反饋，并采取措施盡快解決。六、訂單跟蹤（一）跟蹤方式1.建立訂單跟蹤臺(tái)賬，由專人負(fù)責(zé)記錄訂單執(zhí)行過程中的各項(xiàng)信息，包括生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量檢驗(yàn)情況、物料供應(yīng)情況、物流配送情況等。2.各部門定期將訂單執(zhí)行情況反饋至訂單跟蹤臺(tái)賬，并通過訂單管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新。3.銷售部門定期與客戶溝通，了解客戶對(duì)訂單執(zhí)行情況的滿意度，及時(shí)反饋客戶意見和需求。（二）異常情況處理1.在訂單跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)進(jìn)度延遲、質(zhì)量問題、物料短缺、物流故障等異常情況，責(zé)任部門應(yīng)立即分析原因，并采取相應(yīng)的解決措施。2.對(duì)于可能影響訂單交貨日期的異常情況，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)向銷售部門匯報(bào)，銷售部門與客戶協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨日期、提供替代產(chǎn)品等，并跟蹤處理結(jié)果。3.對(duì)異常情況進(jìn)行記錄和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，避免類似問題再次發(fā)生。七、訂單交付與驗(yàn)收（一）交付1.生產(chǎn)部門完成訂單生產(chǎn)任務(wù)并檢驗(yàn)合格后，通知物流部門安排產(chǎn)品交付。2.物流部門按照物流配送計(jì)劃，組織產(chǎn)品發(fā)貨。發(fā)貨前應(yīng)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行再次核對(duì)，確保產(chǎn)品型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量等與訂單一致。3.產(chǎn)品交付時(shí)，物流部門應(yīng)向客戶提供發(fā)貨清單、運(yùn)輸單據(jù)等相關(guān)資料，并協(xié)助客戶進(jìn)行貨物驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收1.客戶在收到貨物后，應(yīng)按照訂單要求對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)通知銷售部門。2.銷售部門接到客戶反饋后，及時(shí)通知質(zhì)量部門和生產(chǎn)部門進(jìn)行調(diào)查處理。質(zhì)量部門對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量問題進(jìn)行鑒定，生產(chǎn)部門根據(jù)鑒定結(jié)果采取相應(yīng)的解決措施，如返工、補(bǔ)貨、換貨等。3.產(chǎn)品驗(yàn)收合格后，銷售部門與客戶辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)按照合同約定協(xié)商解決賠償?shù)葐栴}。八、訂單結(jié)算（一）結(jié)算流程1.銷售部門根據(jù)訂單執(zhí)行情況和客戶驗(yàn)收結(jié)果，編制訂單結(jié)算清單，包括產(chǎn)品數(shù)量、金額、已收款情況、應(yīng)收款余額等信息。2.將訂單結(jié)算清單提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門核對(duì)訂單結(jié)算清單與訂單合同、發(fā)貨記錄、客戶驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。3.財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，與客戶進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算。如客戶逾期付款，應(yīng)按照合同約定收取逾期利息。4.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)訂單結(jié)算情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司財(cái)務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持。（二）應(yīng)收賬款管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)建立應(yīng)收賬款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆訂單的應(yīng)收賬款金額、賬齡、收款情況等信息。2.定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，對(duì)逾期賬款及時(shí)發(fā)出催款通知，督促客戶付款。3.對(duì)于長期拖欠賬款的客戶，應(yīng)采取相應(yīng)的催收措施，如上門催收、法律訴訟等，并評(píng)估對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響。4.銷售部門應(yīng)積極協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好應(yīng)收賬款管理工作，及時(shí)提供客戶信息和訂單執(zhí)行情況，共同制定催收策略。九、訂單檔案管理（一）檔案內(nèi)容訂單檔案應(yīng)包括以下資料：1.訂單原件及相關(guān)附件，如訂單變更通知、客戶特殊要求說明等。2.訂單評(píng)審記錄，包括評(píng)審意見、會(huì)議紀(jì)要等。3.生產(chǎn)訂單及執(zhí)行記錄，如生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.物料采購訂單及到貨驗(yàn)收記錄。5.物流配送記錄，如發(fā)貨清單、運(yùn)輸單據(jù)、物流跟蹤信息等。6.客戶驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及結(jié)算清單。7.與訂單相關(guān)的其他文件和資料。（二）檔案保管1.訂單檔案由專人負(fù)責(zé)整理、歸檔和保管。按照訂單編號(hào)順序