進項信息跟進管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司進項信息跟進管理工作，確保進項信息的準確性、及時性和完整性，有效防范稅務(wù)風險，保障公司合法合規(guī)運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及進項信息管理的各部門及相關(guān)工作人員，包括但不限于采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等。（三）定義1.進項信息：指公司在采購商品、接受勞務(wù)等經(jīng)營活動中取得的各類發(fā)票及相關(guān)業(yè)務(wù)憑證所承載的信息，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務(wù)名稱、金額、稅額等。2.跟進管理：對進項信息從取得、審核、認證、入賬到后續(xù)跟蹤等全過程進行的動態(tài)管理，確保信息的有效流轉(zhuǎn)和妥善處理。二、職責分工（一）采購部門1.負責采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行，確保采購合同的簽訂符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.在采購業(yè)務(wù)發(fā)生時，及時收集供應商提供的發(fā)票及相關(guān)業(yè)務(wù)憑證，并確保其真實性、完整性和準確性。3.將收集到的進項信息按照規(guī)定的格式和流程傳遞給財務(wù)部門。（二）財務(wù)部門1.負責對采購部門傳遞的進項信息進行審核，重點審核發(fā)票的合規(guī)性、業(yè)務(wù)的真實性以及與采購合同的一致性。2.及時進行進項發(fā)票的認證工作，確保在規(guī)定時間內(nèi)完成認證，以充分抵扣進項稅額。3.將審核通過且已認證的進項信息進行賬務(wù)處理，準確記錄相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)。4.定期對進項信息進行統(tǒng)計分析，為公司財務(wù)管理和決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）法務(wù)部門1.協(xié)助審核采購合同及相關(guān)文件，確保其合法合規(guī)，防范法律風險。2.對涉及進項信息的法律問題提供專業(yè)意見，處理可能出現(xiàn)的法律糾紛。（四）其他部門其他部門應配合采購部門和財務(wù)部門做好進項信息跟進管理工作，在各自職責范圍內(nèi)提供必要的支持和協(xié)助。三、進項信息取得與傳遞（一）取得要求1.采購部門在與供應商簽訂采購合同或協(xié)議時，應明確約定發(fā)票開具的相關(guān)事宜，包括發(fā)票類型、開票內(nèi)容、開票時間等，確保取得的發(fā)票符合公司財務(wù)核算和稅務(wù)管理要求。2.在采購業(yè)務(wù)發(fā)生過程中，采購人員應督促供應商及時、準確地開具發(fā)票，并在收到發(fā)票后仔細核對發(fā)票上的各項信息，確保與采購合同、送貨單、驗收單等相關(guān)業(yè)務(wù)憑證一致。3.對于取得的發(fā)票及相關(guān)業(yè)務(wù)憑證，應妥善保管，防止丟失、損壞或被盜用。（二）傳遞流程1.采購部門在收到供應商開具的發(fā)票及相關(guān)業(yè)務(wù)憑證后，應在[X]個工作日內(nèi)對發(fā)票信息進行初步核對，并按照公司規(guī)定的格式填寫《進項信息傳遞表》，詳細記錄發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務(wù)名稱、金額、稅額等內(nèi)容。2.將填寫完整的《進項信息傳遞表》連同發(fā)票及相關(guān)業(yè)務(wù)憑證一并傳遞給財務(wù)部門。傳遞過程可采用紙質(zhì)文件交接或電子文檔傳輸?shù)姆绞剑珣_保信息的準確性和完整性。3.財務(wù)部門在收到采購部門傳遞的進項信息后，應在[X]個工作日內(nèi)進行簽收確認，并對信息進行進一步審核。四、進項信息審核（一）審核內(nèi)容1.發(fā)票合規(guī)性審核審核發(fā)票的真實性，可通過國家稅務(wù)總局發(fā)票查驗平臺等渠道進行查驗，確保發(fā)票為真發(fā)票。檢查發(fā)票的開具是否符合法律法規(guī)和稅務(wù)機關(guān)的要求，包括發(fā)票格式、印章加蓋、填寫內(nèi)容等方面。核實發(fā)票的時效性，確保發(fā)票在規(guī)定的認證期限內(nèi)。2.業(yè)務(wù)真實性審核核對發(fā)票所記載的業(yè)務(wù)內(nèi)容是否與公司實際采購業(yè)務(wù)一致，包括貨物或勞務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等。審查采購合同、送貨單、驗收單等相關(guān)業(yè)務(wù)憑證，確認業(yè)務(wù)的真實性和合理性。3.與采購合同一致性審核對比發(fā)票信息與采購合同條款，檢查是否存在差異，如供應商名稱、貨物或勞務(wù)內(nèi)容、金額、付款方式等。對于存在差異的情況，應及時與采購部門溝通，查明原因并進行相應處理。（二）審核方法1.財務(wù)部門應建立專門的進項信息審核崗位或指定專人負責審核工作，審核人員應具備豐富的財務(wù)知識和稅務(wù)經(jīng)驗。2.采用人工審核與系統(tǒng)審核相結(jié)合的方式，對于金額較大、業(yè)務(wù)復雜或風險較高的進項信息，應進行重點人工審核；對于一般性的進項信息，可利用財務(wù)軟件系統(tǒng)中的審核功能進行初步篩選和判斷。3.在審核過程中，審核人員可根據(jù)需要與采購部門、供應商等相關(guān)方進行溝通核實，確保審核結(jié)果的準確性。（三）審核結(jié)果處理1.經(jīng)審核無誤的進項信息，財務(wù)部門應及時進行后續(xù)處理，如認證、入賬等。2.對于審核發(fā)現(xiàn)的問題，應根據(jù)具體情況進行如下處理：如發(fā)票存在合規(guī)性問題，如虛假發(fā)票、開具不規(guī)范等，應及時與供應商聯(lián)系，要求其重新開具合規(guī)發(fā)票；如無法重新開具，應根據(jù)公司規(guī)定進行相應的賬務(wù)調(diào)整和稅務(wù)處理。對于業(yè)務(wù)真實性存在疑問的情況，應要求采購部門提供進一步的證明材料或說明，核實清楚后再做處理。若發(fā)票信息與采購合同不一致，應與采購部門協(xié)商解決，必要時簽訂補充協(xié)議進行明確。3.審核人員應將審核結(jié)果詳細記錄在《進項信息審核記錄簿》中，包括審核時間、審核人員、審核內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等，以備后續(xù)查閱和追溯。五、進項發(fā)票認證（一）認證時間要求1.財務(wù)部門應在取得進項發(fā)票后[X]個工作日內(nèi)完成發(fā)票認證工作，確保在發(fā)票規(guī)定的認證期限內(nèi)進行認證。目前增值稅專用發(fā)票的認證期限為自發(fā)票開具之日起[X]日內(nèi)。2.對于超過認證期限的發(fā)票，應及時與供應商協(xié)商解決，如因客觀原因?qū)е聼o法在規(guī)定期限內(nèi)認證的，應按照稅務(wù)機關(guān)的相關(guān)規(guī)定辦理逾期認證手續(xù)。（二）認證方式1.采用增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺進行網(wǎng)上認證，財務(wù)人員應熟練掌握該平臺的操作流程，確保認證工作的順利進行。2.在認證過程中，應仔細核對發(fā)票信息，確保認證結(jié)果的準確性。如發(fā)現(xiàn)認證不通過的情況，應及時查明原因并進行處理，如重新掃描認證、聯(lián)系稅務(wù)機關(guān)解決等。（三）認證結(jié)果處理1.認證通過的進項發(fā)票，財務(wù)部門應及時將認證結(jié)果記錄在相關(guān)賬務(wù)系統(tǒng)中，并按照規(guī)定進行賬務(wù)處理。2.對于認證不通過的發(fā)票，應根據(jù)不同原因采取相應的措施：如因發(fā)票信息錄入錯誤導致認證不通過，應及時修改錯誤信息后重新認證。若發(fā)票本身存在問題，如票面污損、信息不清晰等，應與供應商聯(lián)系，要求其重新開具發(fā)票后再進行認證。對于其他原因?qū)е抡J證不通過的情況，應及時與稅務(wù)機關(guān)溝通，按照稅務(wù)機關(guān)的要求提供相關(guān)資料進行處理。六、進項信息入賬（一）入賬原則1.財務(wù)部門應根據(jù)審核通過且已認證的進項信息進行賬務(wù)處理，確保會計核算的準確性和合規(guī)性。2.按照權(quán)責發(fā)生制原則，在確認采購業(yè)務(wù)發(fā)生并取得合法有效的進項發(fā)票后，及時將相關(guān)成本、費用等計入相應的會計期間。（二）入賬流程1.財務(wù)人員根據(jù)審核通過的《進項信息傳遞表》及發(fā)票等原始憑證，編制記賬憑證，詳細記錄進項稅額、采購成本等相關(guān)會計科目。2.在記賬憑證編制完成后，應進行復核，確保記賬憑證的金額、科目、摘要等信息準確無誤。3.將記賬憑證錄入財務(wù)核算系統(tǒng)，完成進項信息的入賬工作，并定期對賬務(wù)數(shù)據(jù)進行核對和清理，保證賬賬相符、賬證相符。七、進項信息跟蹤與風險管理（一）跟蹤內(nèi)容1.對已入賬的進項信息進行定期跟蹤，檢查相關(guān)業(yè)務(wù)的后續(xù)執(zhí)行情況，如貨物的驗收、款項的支付等。2.關(guān)注供應商的經(jīng)營狀況和信用情況，及時了解供應商是否存在重大經(jīng)營風險或稅務(wù)風險，如被稅務(wù)機關(guān)查處、破產(chǎn)倒閉等，以評估對公司進項信息的影響。3.跟蹤稅務(wù)政策法規(guī)的變化，及時調(diào)整公司的進項信息管理策略，確保公司的稅務(wù)處理符合最新規(guī)定。（二）風險識別與評估1.建立進項信息風險識別機制，定期對進項信息管理過程中可能存在的風險進行梳理和分析，如發(fā)票風險、業(yè)務(wù)真實性風險、稅務(wù)合規(guī)風險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法對風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。對于高風險事項，應制定專項應對措施。（三）風險應對措施1.對于發(fā)票風險，加強與供應商的溝通管理，建立供應商信用評價體系，對信用不佳的供應商加強審核和監(jiān)控；同時，提高財務(wù)人員的發(fā)票審核能力，利用先進的技術(shù)手段進行發(fā)票真?zhèn)尾轵灪惋L險預警。2.針對業(yè)務(wù)真實性風險，完善采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，加強對采購合同、送貨單、驗收單等業(yè)務(wù)憑證的審核和管理，確保業(yè)務(wù)流程的規(guī)范和透明。3.為應對稅務(wù)合規(guī)風險，定期組織財務(wù)人員參加稅務(wù)培訓，及時了解和掌握最新的稅務(wù)政策法規(guī)；加強與稅務(wù)機關(guān)的溝通與交流，主動咨詢稅務(wù)問題，確保公司的稅務(wù)處理合法合規(guī)。八、檔案管理（一）檔案范圍進項信息管理過程中形成的各類文件和資料，包括采購合同、發(fā)票、業(yè)務(wù)憑證、《進項信息傳遞表》、《進項信息審核記錄簿》等，均應作為檔案進行管理。（二）檔案整理1.按照時間順序、業(yè)務(wù)類型等對進項信息檔案進行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.對每份檔案資料進行編號，并編制詳細的目錄清單，注明資料名稱、日期、編號等信息，便于查閱和檢索。（三）檔案保存期限1.進項信息檔案的保存期限應符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的要求。一般情況下，增值稅發(fā)票及相關(guān)業(yè)務(wù)憑證的保存期限為自該業(yè)務(wù)發(fā)生之日起[X]年。2.在保存期限屆滿后，如需銷毀檔案資料，應按照公司規(guī)定的檔案銷毀流程進行審批和處理，確保檔案資料的安全銷毀，防止信息泄露。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱進項信息檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門進行查閱。2.如需借閱檔案資料，應填寫《檔案借閱申請表》，并經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人及公司分管領(lǐng)導審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。3.檔案查閱和借閱人員應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案資料，查閱或借閱完畢后應及時歸還檔案管理部門。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門應定期對進項信息跟進管理工作進行審計監(jiān)督，檢查各項制度的執(zhí)行情況、業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性以及信息處理的準確性等。2.財務(wù)部門應加強對自身進項信息管理工作的自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，并定期向公司管理層匯報進項信息管理情況。（二）考核指標1.進項發(fā)票認證及時率：考核財務(wù)部門是否在規(guī)定時間內(nèi)完成進項發(fā)票的認證工作，計算公式為：進項發(fā)票認證及時率=已按時認證的發(fā)票數(shù)量/應認證的發(fā)票數(shù)量×100%。2.進項信息審核準確率：衡量財務(wù)部門對進項信息審核的準確程度，計算公式為：進項信息審核準確率=審核無誤的進項信息數(shù)量/審核的進項信息數(shù)量×100%。3.稅務(wù)風險發(fā)生率：反映公司在進項信息管理過程中稅務(wù)風險的發(fā)生情況，計算公式為：稅務(wù)風險發(fā)生率=發(fā)生稅務(wù)風險的次數(shù)/業(yè)務(wù)發(fā)生總次數(shù)×100%。（三）考核結(jié)果應用1.將監(jiān)督與考核結(jié)果納入公司員工績效考