費用結算管理制度總結?總則目的為了加強公司費用結算管理，規范費用結算流程，確保公司資金安全，提高財務管理效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門及與公司有業務往來的外部單位和個人的費用結算管理。基本原則1.合法性原則：費用結算必須符合國家法律法規和公司相關規定。2.準確性原則：費用結算數據應真實、準確、完整，不得虛報、漏報。3.及時性原則：費用結算應在規定時間內完成，不得拖延。4.審批原則：所有費用結算必須經過相應的審批流程，未經審批不得辦理結算。費用結算分類及流程采購費用結算1.采購申請：各部門根據業務需求填寫采購申請單，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、數量、預算等信息，并提交部門負責人審批。2.采購訂單：采購部門根據審批后的采購申請單與供應商簽訂采購合同或訂單，明確采購價格、交貨期、付款方式等條款。3.貨物驗收：采購物品到貨后，由使用部門或質量檢驗部門進行驗收，驗收合格后填寫驗收單。4.發票審核：財務部門收到供應商開具的發票后，對發票的真實性、合法性、準確性進行審核，審核內容包括發票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或服務名稱、金額、稅率、稅額等。5.費用結算：財務部門根據審核無誤的發票、采購訂單、驗收單等資料，按照合同約定的付款方式進行費用結算。如采用銀行轉賬方式支付，財務部門應填寫付款申請單，提交財務負責人審批后辦理轉賬手續；如采用現金支付，應按照公司現金管理規定辦理。差旅費結算1.出差申請：員工因公務需要出差，應提前填寫出差申請單，注明出差地點、時間、事由等信息，并提交部門負責人審批。2.借款預支：經審批同意出差的員工，如需借款預支差旅費，應填寫借款單，注明借款金額、用途等信息，并提交財務負責人審批。財務部門根據審批后的借款單辦理借款手續。3.出差報銷：員工出差結束后，應在規定時間內填寫差旅費報銷單，詳細注明出差日期、地點、事由、交通費用、住宿費用、餐飲補貼等信息，并粘貼相關發票。差旅費報銷單應提交部門負責人審核，財務部門審核發票及報銷內容的真實性、合理性、合規性后，提交財務負責人審批。4.費用結算：財務部門根據審批后的差旅費報銷單辦理費用結算，多退少補。如員工預支的差旅費大于實際報銷金額，財務部門應收回多余款項；如員工預支的差旅費小于實際報銷金額，財務部門應補足差額。業務招待費結算1.招待申請：因業務需要進行招待的，應提前填寫業務招待費申請單，注明招待對象、時間、地點、事由、預計金額等信息，并提交部門負責人審批。2.招待實施：經審批同意的業務招待，由相關人員按照申請單上的內容進行招待，并取得合法有效的發票。3.費用報銷：業務招待結束后，經辦人應在規定時間內填寫業務招待費報銷單，粘貼發票及相關消費清單，并提交部門負責人審核。財務部門審核發票及報銷內容的真實性、合理性、合規性后，提交財務負責人審批。4.費用結算：財務部門根據審批后的業務招待費報銷單辦理費用結算。業務招待費應嚴格控制在公司規定的預算范圍內，如超出預算，需額外提交專項報告說明原因并經上級領導批準。辦公費用結算1.辦公用品采購：各部門根據辦公需要填寫辦公用品采購申請單，提交部門負責人審批后，由行政部門統一采購。2.入庫驗收：行政部門采購的辦公用品到貨后，應辦理入庫手續，填寫入庫單，注明辦公用品的名稱、規格、數量、供應商等信息。3.領用發放：各部門員工根據工作需要領用辦公用品，填寫領用單，經部門負責人簽字確認后到行政部門領取。4.費用結算：行政部門定期與供應商進行辦公費用結算，根據入庫單、領用單等資料核對辦公用品的數量和金額，填寫費用結算單，提交財務部門審核。財務部門審核無誤后辦理費用結算。費用結算審批流程部門初審1.費用報銷人填寫費用報銷單或相關結算表單，并附上原始憑證。2.將填寫完整的報銷單提交給所在部門負責人，部門負責人對費用的真實性、合理性、必要性進行審核，確認無誤后簽字審批。財務審核1.部門負責人審批后的報銷單流轉至財務部門。2.財務人員對報銷單及原始憑證進行審核，重點審核以下內容：費用是否符合公司相關制度和規定。發票等原始憑證的真實性、合法性、完整性。報銷金額的計算是否準確。審批流程是否完整。對于不符合要求的報銷單，財務人員應及時與報銷人溝通，要求其補充或更正相關信息。審核通過后，財務人員簽字確認。高層審批1.根據公司費用審批權限規定，達到一定金額的費用結算需提交高層領導審批。2.財務審核通過后的報銷單提交給相應的高層領導，高層領導對費用進行最終審批。高層領導根據公司整體財務狀況、業務需求等因素綜合考慮后決定是否批準該費用結算。費用結算支付方式銀行轉賬1.對于與公司有長期合作關系、信譽良好的供應商，以及金額較大的費用結算，原則上采用銀行轉賬方式支付。2.財務部門根據費用結算單填寫付款申請，注明收款單位名稱、賬號、開戶行、付款金額、付款用途等信息，并附上相關審批文件。3.付款申請提交財務負責人審核，審核通過后提交公司負責人審批。4.審批通過后，財務人員在公司網銀系統或銀行柜臺辦理轉賬手續，并留存轉賬憑證。支票支付1.對于符合支票支付條件的費用結算，可采用支票支付方式。2.財務部門根據費用結算單開具支票，填寫支票日期、收款人、金額、用途等信息，并在支票存根聯注明相關業務事項。3.支票開具后，由專人負責登記支票領用臺賬，記錄支票號碼、領用日期、領用人、用途、金額等信息。4.領用人在支票登記簿上簽字確認后領取支票，并在規定時間內將支票交付給收款人。收款人收到支票后，應在支票背面背書，并及時到銀行辦理入賬手續。財務人員應跟蹤支票的使用情況，確保款項及時到賬。現金支付1.符合公司現金使用范圍規定的費用結算，可采用現金支付方式。現金使用范圍一般包括支付給個人的勞務報酬、出差人員必須隨身攜帶的差旅費、結算起點以下的零星支出等。2.財務人員根據費用結算單準備現金，并填寫現金支付憑證，注明支付日期、收款人姓名、支付金額、用途等信息。3.現金支付憑證提交財務負責人審核，審核通過后進行現金支付。支付時，要求收款人在現金支付憑證上簽字確認。4.現金支付完成后，財務人員應及時登記現金日記賬，確保賬實相符。費用結算憑證管理憑證種類費用結算憑證主要包括發票、收據、報銷單、驗收單、合同協議等。憑證要求1.發票：發票必須是由稅務機關統一監制的正規發票，發票內容應真實、完整、準確，包括發票號碼、開票日期、購買方名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、單位、數量、單價、金額、稅率、稅額、價稅合計等信息。發票應加蓋銷售方發票專用章，印章應清晰可辨。發票不得涂改、挖補，如發現發票有誤，應及時退回銷售方重新開具。2.收據：對于不符合發票開具條件的業務，可使用收據作為結算憑證。收據應采用稅務機關統一印制的收款收據或財政部門監制的行政事業性收費收據。收據內容應填寫完整，包括收據號碼、收款日期、交款單位或個人名稱、收款項目、金額、收款人簽名等信息。收據應加蓋收款單位財務專用章或發票專用章。3.報銷單：費用報銷人應按照公司規定的格式填寫報銷單，注明報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、報銷事由、報銷金額、附件張數等信息。報銷單上的金額應與所附原始憑證的金額一致，各項費用明細應填寫清楚。報銷單應由報銷人、部門負責人、財務審核人、審批人簽字確認。4.驗收單：采購物品或接受服務后，應及時填寫驗收單。驗收單應注明驗收日期、驗收項目、規格型號、數量、質量情況、驗收人簽名等信息。驗收單應與采購合同或訂單、發票等憑證相互印證，確保采購物品或服務符合要求。5.合同協議：涉及費用結算的合同協議應明確雙方的權利義務、費用金額、支付方式、結算時間等條款。合同協議應加蓋雙方單位公章或合同專用章，并由雙方授權代表簽字確認。財務部門應留存合同協議副本，作為費用結算的重要依據。憑證粘貼與整理1.費用報銷人應將原始憑證按照費用類別、時間順序進行分類整理，并粘貼在報銷單后面。粘貼時應使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘、回形針等，確保憑證粘貼牢固、整齊美觀。2.原始憑證應正面朝上，從右至左、從上至下依次粘貼，不得超出報銷單邊緣。對于較大的原始憑證，如發票聯、合同協議等，可折疊成與報銷單大小一致，并在折疊處注明"此頁與xx頁為同一張憑證"字樣。3.粘貼好的原始憑證應在報銷單上注明附件張數，并在每張原始憑證上加蓋"附件"章，防止原始憑證丟失或重復報銷。憑證保管1.財務部門應指定專人負責費用結算憑證的保管，建立憑證保管臺賬，記錄憑證的種類、編號、日期、來源、去向等信息。2.費用結算憑證應按照會計檔案管理的要求進行分類裝訂，定期歸檔保管。裝訂后的憑證應加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數、附件張數等信息，并由裝訂人、財務負責人簽字蓋章。3.費用結算憑證的保管期限應符合國家法律法規和公司相關規定，一般為15年。保管期滿后，如需銷毀，應按照規定的程序進行審批和銷毀處理。費用結算監督與檢查內部審計監督1.公司內部審計部門定期對費用結算情況進行審計監督，檢查費用結算是否符合公司制度和規定，審批流程是否規范，憑證是否真實、完整、合規等。2.審計部門可通過查閱費用結算憑證、實地走訪、與相關人員溝通等方式進行審計，并出具審計報告。對于審計中發現的問題，應及時提出整改意見，要求相關部門和人員進行整改。財務自查1.財務部門每月對費用結算情況進行自查，檢查費用結算數據的準確性、及時性，費用報銷審批流程的執行情況，憑證的審核與管理等。2.財務自查可采用定期檢查與不定期抽查相結合的方式進行，發現問題及時進行整改，并記錄整改情況。違規處理