行政單位庫存管理制度?總則目的為了加強(qiáng)行政單位庫存管理，規(guī)范庫存物資的采購、驗(yàn)收、保管、使用、盤點(diǎn)等行為，保障行政單位工作的正常開展，提高資金使用效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于行政單位各類庫存物資的管理，包括辦公用品、辦公設(shè)備、耗材、固定資產(chǎn)等。基本原則1.合法性原則：庫存管理應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的要求。2.合理性原則：根據(jù)工作需要合理確定庫存物資的種類、數(shù)量，避免積壓和浪費(fèi)。3.歸口管理原則：明確各部門在庫存管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理。4.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行庫存物資的采購、驗(yàn)收、保管、使用、盤點(diǎn)等操作。庫存管理職責(zé)分工管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善庫存管理制度：結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定科學(xué)合理、切實(shí)可行的庫存管理制度，并根據(jù)國家政策法規(guī)和單位發(fā)展需求適時(shí)進(jìn)行修訂。2.統(tǒng)籌規(guī)劃庫存物資：根據(jù)單位工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，綜合考慮預(yù)算安排、物資使用頻率等因素，制定年度庫存物資采購計(jì)劃，合理確定各類物資的儲備數(shù)量和儲備周期，確保庫存物資既能滿足工作需求，又不會造成積壓浪費(fèi)。3.監(jiān)督檢查庫存管理工作：定期對庫存管理情況進(jìn)行檢查和評估，監(jiān)督庫存管理制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保庫存管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。采購部門職責(zé)1.執(zhí)行采購計(jì)劃：嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的庫存物資采購計(jì)劃組織實(shí)施采購工作，確保采購物資的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等符合要求。2.選擇供應(yīng)商：通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，建立穩(wěn)定的供應(yīng)商關(guān)系。3.簽訂采購合同：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，確保采購過程合法合規(guī)。驗(yàn)收部門職責(zé)1.組織驗(yàn)收工作：負(fù)責(zé)對采購入庫的庫存物資進(jìn)行驗(yàn)收，制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。2.實(shí)施驗(yàn)收檢查：按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行逐一核對檢查，確保入庫物資與采購合同要求一致。3.出具驗(yàn)收報(bào)告：驗(yàn)收合格后，出具驗(yàn)收報(bào)告，對驗(yàn)收情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收報(bào)告作為物資入庫的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保存。保管部門職責(zé)1.建立庫存臺賬：對庫存物資進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄物資的出入庫時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、型號、存放位置等信息，確保庫存臺賬賬實(shí)相符。2.妥善保管物資：根據(jù)物資的特性和保管要求，合理安排存放場地，采取必要的防護(hù)措施，確保物資不受損壞、變質(zhì)、丟失等情況。3.定期盤點(diǎn)庫存：按照規(guī)定的時(shí)間間隔對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理盤盈、盤虧等情況，并編制盤點(diǎn)報(bào)告。使用部門職責(zé)1.提出物資需求：根據(jù)工作實(shí)際需要，提前向管理部門提交物資需求計(jì)劃，明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，確保需求計(jì)劃準(zhǔn)確合理。2.合理使用物資：按照規(guī)定的程序和方法領(lǐng)用庫存物資，嚴(yán)格控制物資的使用范圍和使用量，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。在物資使用過程中，應(yīng)妥善保管，避免損壞丟失。3.協(xié)助盤點(diǎn)工作：在庫存盤點(diǎn)時(shí)，使用部門應(yīng)積極配合保管部門，提供相關(guān)物資使用情況的資料，協(xié)助完成盤點(diǎn)工作。庫存物資采購管理采購計(jì)劃制定1.需求分析：各部門應(yīng)定期對本部門的物資使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，結(jié)合工作任務(wù)的變化和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，預(yù)測下一階段的物資需求。2.計(jì)劃編制：管理部門根據(jù)各部門提交的物資需求預(yù)測情況，綜合考慮庫存現(xiàn)狀、預(yù)算安排、市場供應(yīng)情況等因素，編制年度庫存物資采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間等內(nèi)容。3.計(jì)劃審批：采購計(jì)劃編制完成后，應(yīng)報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購工作的依據(jù)，不得隨意變更。如因特殊情況需要調(diào)整采購計(jì)劃，應(yīng)按照規(guī)定的程序重新進(jìn)行審批。采購方式選擇1.公開招標(biāo)：對于金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、市場競爭充分的物資采購項(xiàng)目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式。通過發(fā)布招標(biāo)公告，吸引眾多潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)，按照法定程序確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.邀請招標(biāo)：對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的物資，或者采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的物資采購項(xiàng)目，可以采用邀請招標(biāo)方式。由采購部門向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，邀請其參加投標(biāo)。3.競爭性談判：對于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的物資采購項(xiàng)目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的物資采購項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的物資采購項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的物資采購項(xiàng)目，可以采用競爭性談判方式。通過與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的物資，或者必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的物資采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式。由采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，直接確定成交供應(yīng)商。5.詢價(jià)：對于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的物資采購項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)方式。采購部門向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，然后根據(jù)報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。采購合同簽訂1.合同條款擬定：采購部門應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，擬定詳細(xì)的采購合同條款。合同條款應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保合同條款明確、具體、合法、有效。2.合同審核：采購合同擬定完成后，應(yīng)提交單位法律部門或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、可行性等方面。經(jīng)審核通過后的合同方可簽訂。3.合同簽訂：采購合同由單位法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同應(yīng)使用單位統(tǒng)一的合同文本，并加蓋單位公章或合同專用章。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分送管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。庫存物資驗(yàn)收管理驗(yàn)收準(zhǔn)備1.資料準(zhǔn)備：驗(yàn)收部門在物資到貨前，應(yīng)收集采購合同、采購發(fā)票、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件等相關(guān)資料，熟悉物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，為驗(yàn)收工作做好準(zhǔn)備。2.場地和工具準(zhǔn)備：根據(jù)物資的特點(diǎn)和驗(yàn)收要求，準(zhǔn)備好必要的驗(yàn)收場地和驗(yàn)收工具，如計(jì)量器具、檢測設(shè)備、辦公桌椅等，確保驗(yàn)收工作能夠順利進(jìn)行。驗(yàn)收實(shí)施1.數(shù)量驗(yàn)收：按照采購合同和送貨清單，對物資的數(shù)量進(jìn)行逐一核對?？刹捎命c(diǎn)數(shù)、稱重、丈量等方法，確保物資數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.質(zhì)量驗(yàn)收：依據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件，對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。對于需要進(jìn)行檢測的物資，應(yīng)委托具有資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測；對于一般性物資，可通過外觀檢查、功能測試等方式進(jìn)行驗(yàn)收。確保物資質(zhì)量符合要求。3.規(guī)格型號驗(yàn)收：檢查物資的規(guī)格型號是否與采購合同一致，包括物資的尺寸、形狀、顏色、材質(zhì)等方面。如發(fā)現(xiàn)物資規(guī)格型號不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。驗(yàn)收結(jié)果處理1.合格處理：經(jīng)檢驗(yàn)驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收部門應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告，并在物資上加蓋"驗(yàn)收合格"印章。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收結(jié)果等信息。物資驗(yàn)收合格后，方可辦理入庫手續(xù)。2.不合格處理：對于驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。同時(shí)，應(yīng)做好不合格物資的記錄和標(biāo)識，防止其與合格物資混淆。如因驗(yàn)收不合格給單位造成損失的，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。庫存物資保管管理倉庫規(guī)劃與布局1.功能分區(qū)：根據(jù)庫存物資的種類、特性和保管要求，對倉庫進(jìn)行合理的功能分區(qū)，如分為辦公用品區(qū)、辦公設(shè)備區(qū)、耗材區(qū)、固定資產(chǎn)區(qū)等。不同區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，便于物資的分類存放和管理。2.貨架設(shè)置：根據(jù)物資的尺寸、重量、形狀等因素，合理設(shè)置貨架。貨架應(yīng)堅(jiān)固耐用，能夠滿足物資的存放要求。物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等有序存放在貨架上，并做好標(biāo)識，便于查找和管理。3.通道規(guī)劃：倉庫內(nèi)應(yīng)規(guī)劃合理的通道，確保物資搬運(yùn)、裝卸和人員通行順暢。通道寬度應(yīng)根據(jù)倉庫的規(guī)模和物資搬運(yùn)設(shè)備的尺寸確定，一般不應(yīng)小于1.5米。物資存放管理1.分類存放：庫存物資應(yīng)按照類別進(jìn)行分類存放，同類物資應(yīng)集中存放于同一區(qū)域或貨架。不同類別的物資之間應(yīng)保持一定的間距，防止相互混淆。2.標(biāo)識管理：對每一種庫存物資都應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，標(biāo)識內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、批次、入庫時(shí)間、保質(zhì)期等信息。標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色，便于識別和管理。3.防潮、防蟲、防火、防盜管理：根據(jù)物資的特性，采取相應(yīng)的防潮、防蟲、防火、防盜措施。如對于易受潮的物資，應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的地方；對于易生蟲的物資，應(yīng)采取防蟲措施；倉庫內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，確保消防安全；加強(qiáng)倉庫的門窗防護(hù)，安裝防盜報(bào)警裝置，防止物資被盜。庫存盤點(diǎn)管理1.盤點(diǎn)計(jì)劃制定：保管部門應(yīng)定期制定庫存盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)的時(shí)間、范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)管理部門批準(zhǔn)后實(shí)施。2.盤點(diǎn)實(shí)施：按照盤點(diǎn)計(jì)劃組織人員對庫存物資進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、存放位置等信息，并做好記錄。在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行記錄。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理：盤點(diǎn)結(jié)束后，保管部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)記錄編制盤點(diǎn)報(bào)告，反映盤點(diǎn)的實(shí)際情況。如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況，應(yīng)分析原因，提出處理意見，并報(bào)管理部門審批。經(jīng)審批后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整和物資處理。庫存物資使用管理領(lǐng)用審批1.領(lǐng)用申請：使用部門如需領(lǐng)用庫存物資，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請表，詳細(xì)注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.審批流程：物資領(lǐng)用申請表提交至管理部門，管理部門根據(jù)庫存情況和工作需要進(jìn)行審核。如庫存充足且申請合理，管理部門應(yīng)予以批準(zhǔn)；如庫存不足或申請不合理，管理部門應(yīng)提出意見，退回使用部門重新申請。經(jīng)管理部門批準(zhǔn)后的物資領(lǐng)用申請表方可提交至保管部門。領(lǐng)用發(fā)放1.核對發(fā)放：保管部門根據(jù)批準(zhǔn)的物資領(lǐng)用申請表，對領(lǐng)用物資進(jìn)行核對發(fā)放。發(fā)放時(shí)，應(yīng)確保物資的數(shù)量、規(guī)格、型號與申請表一致，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。2.發(fā)放記錄：保管部門應(yīng)對物資的領(lǐng)用發(fā)放情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和核對。使用監(jiān)督1.使用情況跟蹤：管理部門應(yīng)定期對庫存物資的使用情況進(jìn)行跟蹤檢查，了解物資的使用效果和使用部門的需求變化情況。如發(fā)現(xiàn)物資使用不當(dāng)或存在浪費(fèi)現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，督促使用部門進(jìn)行改進(jìn)。2.考核評價(jià)：將庫存物資的使用管理情況納入對使用部門的考核評價(jià)體系，對物資使用管理規(guī)范、節(jié)約高效的部門給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對物資使用不當(dāng)、浪費(fèi)嚴(yán)重的部門進(jìn)行批評教育，并要求其限期整改。庫存物資處置管理報(bào)廢處理1.報(bào)廢鑒定：對于已損壞、過期、淘汰等無法繼續(xù)使用的庫存物資，使用部門應(yīng)填寫物資報(bào)廢申請表，詳細(xì)說明報(bào)廢原因，并提交相關(guān)證明材料。保管部門會同技術(shù)部門等相關(guān)人員對申請報(bào)廢的物資進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。2.報(bào)廢審批：經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的物資報(bào)廢申請表，應(yīng)報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢處置：報(bào)廢物資應(yīng)由保管部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行處置，可采用報(bào)廢變賣、捐贈、銷毀等方式。對于有回收價(jià)值的報(bào)廢物資，應(yīng)通過招標(biāo)、拍賣等方式進(jìn)行變賣，所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳單位財(cái)務(wù)部門；對于無回收價(jià)值的報(bào)廢物資，可經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀處理，并做好記錄。調(diào)撥處理1.調(diào)撥申請：因工作需要，行政單位內(nèi)部各部門之間如需調(diào)撥庫存物資，應(yīng)填寫物資調(diào)撥申請表，詳細(xì)注明調(diào)撥物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)入部門、調(diào)出部門等信息，并經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.調(diào)撥審批：物資調(diào)撥申請表提交至管理部門，管理部門根據(jù)庫存情況和工作需要進(jìn)行審核。如庫存充足且調(diào)撥合理，管理部門應(yīng)予以批準(zhǔn)；如庫存不足或調(diào)撥不合理，管理部門應(yīng)提出意見，退回申請部門重新申請。經(jīng)管理部門批準(zhǔn)后的物資調(diào)撥申請表方可提交至保管部門。3.調(diào)撥實(shí)施：保管部門根據(jù)批準(zhǔn)的物資調(diào)撥申請表，辦理物資的調(diào)出和調(diào)入手續(xù)。調(diào)出部門應(yīng)按照申請表的要求將物資發(fā)至調(diào)入部門，調(diào)入部門應(yīng)及時(shí)對調(diào)入物資進(jìn)行驗(yàn)收，并在調(diào)撥單上簽字確認(rèn)。保管部門應(yīng)對物資的調(diào)撥情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保賬實(shí)相符。監(jiān)督檢查與獎(jiǎng)懲監(jiān)督檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：單位內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對庫存管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查庫存管理制度的執(zhí)行情況、物資采購、驗(yàn)收、保管、使用、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范、財(cái)務(wù)核算是否準(zhǔn)確等。對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.日常檢查監(jiān)督：管理部門應(yīng)定期對庫存管理情況進(jìn)行日常檢查，檢查內(nèi)容包括庫存物資的數(shù)量、質(zhì)量、存放情況、標(biāo)識管理等方面。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門進(jìn)行整改，確保庫存管理工作規(guī)范有序。獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)：對于在庫存管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，單