項目信息共享管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司項目信息共享行為，提高項目運作效率，加強各部門之間的協作與溝通，確保項目信息的及時、準確、完整傳遞，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有項目，包括但不限于研發項目、工程項目、營銷項目等。涉及公司外部合作伙伴的項目信息共享，可參照本制度執行，并根據實際情況進行適當調整。（三）基本原則1.合法性原則：項目信息共享應符合國家法律法規的要求，確保信息的收集、使用、存儲和傳遞不違反任何法律規定。2.準確性原則：共享的項目信息必須真實、準確，能夠客觀反映項目的實際情況，避免虛假或誤導性信息的傳播。3.及時性原則：項目信息應在規定的時間內進行共享，確保相關人員能夠及時獲取所需信息，以便做出正確的決策和行動。4.保密性原則：對于涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等敏感信息，應嚴格按照公司保密制度進行管理，確保信息不被泄露。5.適度共享原則：根據項目需求和人員職責，合理確定信息共享的范圍和權限，避免過度共享導致信息泛濫或信息安全問題。二、項目信息分類與編碼（一）項目信息分類1.項目基本信息：包括項目名稱、項目編號、項目背景、項目目標、項目周期、項目預算等。2.項目進度信息：如項目里程碑計劃、實際進度、延誤原因分析、進度調整措施等。3.項目成本信息：涵蓋項目費用支出明細、成本核算數據、成本控制情況等。4.項目質量信息：包含質量標準、檢驗檢測報告、質量問題及處理結果等。5.項目風險信息：識別出的項目風險、風險評估結果、風險應對策略等。6.項目文檔資料：項目相關的各類文檔，如可行性研究報告、設計圖紙、合同協議、會議紀要、技術文件等。7.項目溝通信息：項目團隊內部及與外部相關方的溝通記錄，如郵件、即時通訊記錄、會議記錄等。（二）項目信息編碼為便于項目信息的管理和檢索，對各類項目信息進行統一編碼。編碼規則如下：1.項目基本信息編碼：采用"項目類別+年份+順序號"的形式。例如，研發項目編碼為"YF+2023+001"，其中"YF"代表研發項目類別，"2023"為年份，"001"為順序號。2.項目進度信息編碼：在項目基本信息編碼后加上"JD"，再根據具體進度階段進行細分編碼。如"YF+2023+001+JD+01"表示研發項目的第一個進度階段信息。3.項目成本信息編碼：在項目基本信息編碼后加上"CB"，然后按照成本項目進行編碼。例如"YF+2023+001+CB+01"表示研發項目的人工成本信息。4.項目質量信息編碼：在項目基本信息編碼后加上"ZL"，并根據質量相關內容進行編碼。如"YF+2023+001+ZL+01"表示研發項目的質量標準信息。5.項目風險信息編碼：在項目基本信息編碼后加上"FX"，接著按照風險類別進行編碼。例如"YF+2023+001+FX+01"表示研發項目的技術風險信息。6.項目文檔資料編碼：在項目基本信息編碼后加上"WD"，再根據文檔類型進行編碼。如"YF+2023+001+WD+01"表示研發項目的可行性研究報告文檔。7.項目溝通信息編碼：在項目基本信息編碼后加上"GT"，然后按照溝通方式或溝通主題進行編碼。例如"YF+2023+001+GT+01"表示研發項目的第一次項目例會會議記錄。三、項目信息共享平臺與工具（一）共享平臺建設公司建立統一的項目信息共享平臺，作為項目信息存儲、共享和交流的主要載體。平臺應具備以下功能：1.信息發布與管理：各部門可以在平臺上發布項目相關信息，包括通知、報告、文檔等，并對發布的信息進行分類管理和權限設置。2.信息檢索與查詢：用戶能夠通過關鍵詞、編碼等方式快速檢索所需的項目信息，提高信息獲取效率。3.在線協作與溝通：支持團隊成員之間的在線協作編輯文檔、討論問題、發送即時消息等功能，方便項目溝通與協作。4.版本控制：對共享的文檔進行版本管理，記錄文檔的修改歷史，確保團隊成員使用的是最新版本。5.權限管理：根據人員角色和職責，設置不同的信息訪問權限，保證信息的安全性和保密性。（二）常用工具1.項目管理軟件：如[具體軟件名稱]，用于項目進度跟蹤、任務分配、資源管理等，并與共享平臺進行數據對接，實現項目信息的實時同步。2.辦公軟件：如Word、Excel、PPT等，用于撰寫項目文檔、制作報表和演示文稿，并通過共享平臺進行共享和協作編輯。3.即時通訊工具：如企業微信、釘釘等，方便項目團隊成員之間進行即時溝通和交流，及時解決項目中遇到的問題。4.電子郵件系統：用于正式的項目信息傳遞、重要文件的發送和接收，確保信息傳遞的準確性和可追溯性。四、項目信息共享流程（一）信息創建與錄入1.項目負責人或相關部門在開展項目工作過程中，負責收集和整理項目各類信息，并按照規定的信息分類和編碼規則進行準確分類和編碼。2.將創建好的項目信息錄入到項目信息共享平臺中，確保信息的完整性和準確性。對于重要的項目文檔資料，應上傳到共享平臺指定的文件夾中，并填寫詳細的文檔說明。（二）信息審核與批準1.項目信息錄入完成后，由信息創建部門的負責人進行審核。審核內容包括信息的準確性、完整性、合規性以及是否符合信息共享的范圍和權限要求。2.對于涉及重要項目決策、公司機密等關鍵信息，需經項目主管領導或相關審批部門批準后方可共享。審批通過后，信息發布人在共享平臺上進行發布操作。（三）信息共享與發布1.根據項目需求和人員職責，確定信息共享的范圍和對象。共享范圍分為項目團隊內部共享、部門間共享、公司級共享以及特定外部合作伙伴共享等。2.信息發布人在共享平臺上按照設定的共享范圍和權限，將項目信息推送給相應的人員或群組。對于需要通知特定人員的重要信息，可通過即時通訊工具、電子郵件等方式進行單獨提醒。3.在信息共享過程中，應確保接收信息的人員能夠及時、準確地獲取信息。如有必要，可對共享信息進行簡要說明，以便接收人員快速了解信息的核心內容。（四）信息接收與反饋1.接收項目信息的人員應定期登錄項目信息共享平臺，查看與自己相關的項目信息。對于重要信息，應及時進行閱讀和處理，并按照信息要求進行相應的操作。2.如果接收人員對共享信息有疑問、意見或建議，應及時通過共享平臺的評論功能、即時通訊工具或電子郵件等方式向信息發布人或相關負責人反饋。信息發布人或相關負責人應及時回復接收人員的反饋，確保問題得到妥善解決。（五）信息更新與維護1.隨著項目的推進，項目信息會不斷發生變化。項目負責人或相關部門應及時更新項目信息共享平臺中的信息，確保信息的實時性和有效性。2.對于已發布的項目信息，如發現存在錯誤或需要補充完善的情況，信息發布人應及時進行修改，并重新按照審核與批準流程進行操作。同時，應記錄信息修改的歷史版本，以便追溯和查詢。五、項目信息共享權限管理（一）權限設置原則1.最小化原則：根據人員的工作職責和項目需求，授予其完成工作所需的最小信息訪問權限，避免權限過大導致信息泄露風險。2.角色匹配原則：按照不同的項目角色（如項目經理、項目成員、部門主管、公司領導等）設置相應的信息共享權限，確保權限與角色職責相匹配。3.動態調整原則：隨著項目進展和人員職責的變化，及時調整信息共享權限，保證權限的合理性和有效性。（二）具體權限劃分1.項目經理權限擁有項目所有信息的最高訪問權限，包括項目基本信息、進度信息、成本信息、質量信息、風險信息、文檔資料以及溝通信息等。負責項目信息的整體管理和協調，有權對項目信息進行審核、批準、發布、修改和刪除等操作。可以根據項目需要，調整項目團隊成員的信息共享權限。2.項目成員權限能夠訪問與其工作職責相關的項目信息，如分配給自己的任務信息、項目進度報告、相關文檔資料等?？梢栽诠蚕砥脚_上查看、下載和使用授權范圍內的信息，并對信息發表評論和反饋意見。無權對項目信息進行審核、批準、發布、修改和刪除等操作。3.部門主管權限有權訪問本部門參與項目的所有信息，包括項目基本情況、部門內成員的工作進展、相關文檔資料等?？梢詫Ρ静块T提交的項目信息進行審核，并根據需要調整本部門成員的信息共享權限。能夠查看和了解跨部門項目的相關信息，但無直接修改和刪除權限。4.公司領導權限具有公司級項目信息的訪問權限，包括項目整體概況、重要項目指標完成情況、重大風險信息等?？梢詫椖啃畔⑦M行宏觀把控和決策指導，有權要求項目負責人提供特定項目信息或進行匯報。對于涉及公司戰略決策、重大利益等關鍵項目信息，有最終的審核和批準權。5.外部合作伙伴權限根據合作協議和項目需求，授予外部合作伙伴特定的項目信息訪問權限。外部合作伙伴權限一般限于與合作內容直接相關的信息，如項目合作范圍、交付成果要求、進度計劃等。外部合作伙伴在共享平臺上的操作權限應嚴格限制，如僅可查看和下載授權信息，不得進行信息修改、刪除等操作。同時，應與外部合作伙伴簽訂保密協議，明確其信息使用和保密責任。（三）權限申請與變更1.員工因工作需要申請超出其現有權限范圍的項目信息訪問權限時，應填寫《項目信息共享權限申請表》，詳細說明申請權限的原因、信息范圍以及預計使用期限等內容。2.《項目信息共享權限申請表》經所在部門負責人審核后，提交至項目經理審批。項目經理根據項目實際情況和人員工作職責進行審批，必要時可征求相關部門或領導的意見。3.權限變更申請獲得批準后，由項目信息共享平臺管理員在系統中進行權限調整操作，并記錄權限變更的相關信息。4.當員工離職、崗位調動或工作職責發生變化時，所在部門應及時通知項目信息共享平臺管理員，管理員根據人員變動情況及時調整其項目信息共享權限，確保信息安全。六、項目信息保密管理（一）保密責任1.所有參與項目的人員都有責任保護項目信息的安全與保密，遵守公司的保密制度和本項目信息共享管理制度。2.項目負責人應明確項目信息中的保密內容，并對項目團隊成員進行保密教育和培訓，確保團隊成員了解保密要求和重要性。（二）保密措施1.對于涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等敏感項目信息，應采取加密存儲、訪問控制、數據備份等安全措施，防止信息泄露。2.在項目信息共享過程中，嚴格按照權限管理規定進行操作，確保敏感信息僅被授權人員訪問。對于通過電子郵件、即時通訊工具等方式傳遞的敏感信息，應進行加密處理，并提醒接收人員注意保密。3.禁止在非公司指定的信息共享平臺或未經授權的設備上存儲、傳輸項目敏感信息。如需在外部設備上處理項目信息，應先進行安全評估，并采取相應的保密措施。4.項目結束后，應按照公司規定對項目信息進行清理和歸檔，對于不再需要的敏感信息，應進行妥善銷毀或存儲在安全的環境中。（三）違規處理1.若發現項目信息共享過程中存在信息泄露、違規使用等違反保密規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因違反保密規定給公司造成經濟損失或聲譽損害的，公司將依法追究相關人員的法律責任。七、項目信息共享監督與考核（一）監督機制1.公司設立項目信息共享管理小組，負責對項目信息共享情況進行定期監督檢查。管理小組由公司高層領導、相關部門負責人和信息管理專員組成。2.管理小組定期檢查項目信息共享平臺的運行情況，包括信息發布的及時性、準確性、完整性，信息共享權限的設置與執行情況，以及信息反饋處理的及時性等。3.通過抽查項目文檔、與項目團隊成員溝通等方式，核實項目信息共享是否符合本管理制度的要求，發現問題及時督促整改。（二）考核指標1.信息發布及時性：考核項目相關信息是否在規定時間內發布到共享平臺，確保團隊成員能夠及時獲取所需信息。2.信息準確性：檢查共享的項目信息是否真實、準確，有無虛假或誤導性信息。3.信息完整性：評估項目信息是否涵蓋了項目各個方面的關鍵內容，有無重要信息遺漏。4.權限管理合規性：審查信息共享權限的設置和執行是否符合權限管理規定，有無越權訪問或權限濫用情況。5.信息反饋處理效率：考核接收人員對共享信息的反饋是否及時得到處理，問題是否得到有效解決。（三）考核方式與結果應用1.項目信息共享考核采用定期考核與不定期抽查相結合的方式進行。定期考核每月或每季度開展一次，不定期抽查根據項目實際情況隨時進行。2.考核結果將以評分形式呈現，滿分100分。根據考核得分情況，對項目團隊和相關責任人進行評價，分為優秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四個等級。3.對于考核優秀的項目團隊