食藥監(jiān)所文檔管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)食藥監(jiān)所文檔管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，促進(jìn)依法行政和規(guī)范化管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于食藥監(jiān)所全體工作人員在履行職責(zé)過(guò)程中形成的各類(lèi)文檔資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：食藥監(jiān)所設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文檔管理崗位或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文檔管理工作，對(duì)各類(lèi)文檔進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立健全文檔管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作流程，確保文檔管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.安全保密原則：加強(qiáng)文檔的安全保密措施，確保文檔信息不泄露、不丟失、不損壞，保障國(guó)家和單位的利益。4.方便利用原則：優(yōu)化文檔管理流程，提高文檔檢索和利用效率，為食藥監(jiān)所的工作決策、行政執(zhí)法、業(yè)務(wù)辦理等提供及時(shí)、有效的信息支持。二、文檔分類(lèi)與編號(hào)（一）文檔分類(lèi)1.行政公文類(lèi)：包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類(lèi)文件、食藥監(jiān)所向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告等文件，以及食藥監(jiān)所內(nèi)部印發(fā)的通知、通報(bào)、決定、意見(jiàn)等文件。2.業(yè)務(wù)工作類(lèi)：涵蓋食品、藥品、醫(yī)療器械、化妝品監(jiān)管工作中形成的各類(lèi)文件、資料，如監(jiān)督檢查記錄、抽檢報(bào)告、案件卷宗、許可審批文件等。3.人事管理類(lèi)：涉及人員招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面的文件資料。4.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、收支憑證、固定資產(chǎn)管理等方面的文檔。5.會(huì)議記錄類(lèi)：記錄食藥監(jiān)所各類(lèi)會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議等資料。6.檔案資料類(lèi)：包括單位歷史沿革、榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、重要活動(dòng)照片等具有保存價(jià)值的資料。7.其他類(lèi)：上述類(lèi)別未涵蓋的其他文檔資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.行政公文類(lèi)：按照年份發(fā)文順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如"2023001"表示2023年第1號(hào)文件。2.業(yè)務(wù)工作類(lèi)：根據(jù)不同業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，如食品監(jiān)管類(lèi)編號(hào)為"SP年份順序號(hào)"，藥品監(jiān)管類(lèi)編號(hào)為"YP年份順序號(hào)"等。3.人事管理類(lèi)：編號(hào)為"RS年份順序號(hào)"。4.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：編號(hào)為"CW年份順序號(hào)"。5.會(huì)議記錄類(lèi)：編號(hào)為"HY年份順序號(hào)"。6.檔案資料類(lèi)：按照資料性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)，如榮譽(yù)證書(shū)編號(hào)為"RY年份順序號(hào)"，重要活動(dòng)照片編號(hào)為"ZP年份順序號(hào)"等。7.其他類(lèi)：編號(hào)為"QT年份順序號(hào)"。三、文檔收集與整理（一）收集1.各部門(mén)在工作過(guò)程中應(yīng)及時(shí)將形成的各類(lèi)文檔資料收集齊全，確保不漏項(xiàng)。2.對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽收、登記，并及時(shí)分發(fā)至相關(guān)部門(mén)。3.工作人員在完成工作任務(wù)后，應(yīng)主動(dòng)將工作中產(chǎn)生的文檔資料交至文檔管理人員處。（二）整理1.文檔管理人員對(duì)收集到的文檔資料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。2.對(duì)每份文檔資料進(jìn)行核對(duì)，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.去除文檔資料中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，對(duì)破損的文檔進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.按照文檔類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一類(lèi)別的文檔按照編號(hào)順序排列。四、文檔歸檔（一）歸檔范圍1.已辦理完畢、具有保存價(jià)值的各類(lèi)文檔資料均應(yīng)歸檔。2.重要的臨時(shí)性文件、資料，經(jīng)整理后也應(yīng)歸檔保存。（二）歸檔時(shí)間1.一般情況下，各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文檔資料整理歸檔完畢。2.對(duì)于緊急或時(shí)效性較強(qiáng)的文檔資料，應(yīng)及時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的文檔資料應(yīng)符合整理要求，裝訂整齊，目錄清晰。2.填寫(xiě)歸檔文件目錄，注明文件編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。3.將歸檔文件裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息。五、文檔保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文檔檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保文檔安全保管。（二）保管期限1.永久保管：涉及食品安全事故、重大藥品違法案件等重要文件資料，以及單位歷史沿革、重要決策等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的文檔資料。2.定期保管：根據(jù)文檔性質(zhì)和實(shí)際需要，分別設(shè)定30年、10年等保管期限。如一般的監(jiān)督檢查記錄、抽檢報(bào)告等保管期限為30年，人事考核資料、一般性會(huì)議記錄等保管期限為10年。（三）保管措施1.定期對(duì)文檔進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，及時(shí)采取相應(yīng)的修復(fù)和防護(hù)措施。2.建立文檔借閱登記制度，嚴(yán)格控制文檔的借閱范圍和借閱時(shí)間，確保文檔的安全。3.對(duì)電子文檔進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，防止數(shù)據(jù)丟失。六、文檔借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要，食藥監(jiān)所內(nèi)部工作人員可以借閱相關(guān)文檔資料。2.外單位因工作需要查閱食藥監(jiān)所文檔資料的，須經(jīng)食藥監(jiān)所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱流程1.填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱文檔的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交文檔管理人員審核。3.文檔管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理借閱手續(xù)，將文檔交借閱人，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文檔資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文檔上涂改、污損、標(biāo)記等。2.如需復(fù)印或摘錄文檔內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)文檔管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。3.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還文檔資料，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、文檔銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文檔資料。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)不再具有保存意義的文檔資料。（二）銷(xiāo)毀程序1.由文檔管理人員提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)文檔銷(xiāo)毀清單，注明文檔名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)食藥監(jiān)所負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，組織專(zhuān)人進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的文檔銷(xiāo)毀清單應(yīng)歸檔保存，以備查考。八、文檔信息化管理（一）數(shù)據(jù)錄入1.對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描或數(shù)字化處理，將文檔內(nèi)容錄入電子文檔管理系統(tǒng)。2.在錄入過(guò)程中，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)文檔中的關(guān)鍵信息進(jìn)行準(zhǔn)確提取和標(biāo)注。（二）系統(tǒng)管理1.建立電子文檔管理系統(tǒng)，對(duì)文檔進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)、檢索和利用。2.設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作相關(guān)文檔信息。3.定期對(duì)電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）數(shù)據(jù)備份1.定期對(duì)電子文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置。2.制定數(shù)據(jù)備份計(jì)劃，明確備份時(shí)間間隔、備份介質(zhì)等信息，并嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保在需要時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。九、文檔管理人員職責(zé)（一）負(fù)責(zé)文檔管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，制定文檔管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。（二）做好文檔的收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用和銷(xiāo)毀等工作，確保文檔管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（三）維護(hù)文檔檔案室的安全和整潔，定期檢查檔案保管情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問(wèn)題。（四）負(fù)責(zé)電子文檔管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（五）對(duì)各部門(mén)