進貨材料貨物管理制度?總則目的為加強公司進貨材料貨物管理，規范采購流程，確保所采購的材料貨物符合公司生產經營需求，保證質量，降低成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有進貨材料貨物的采購、驗收、存儲、發放等環節的管理。基本原則1.按需采購原則：根據公司生產計劃、銷售訂單及庫存狀況，合理安排采購，避免盲目采購和積壓庫存。2.質量第一原則：嚴格把控采購材料貨物的質量，確保所采購的物品符合相關標準和公司要求。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和供應商管理，降低采購成本。4.合規合法原則：采購活動必須遵守國家法律法規及公司內部規定，確保采購過程合法合規。采購管理采購計劃制定1.需求預測各部門應定期（每月/季度）向采購部門提供本部門的材料貨物需求預測，包括生產用料、辦公用品、設備維修配件等。采購部門結合公司的生產計劃、銷售預測以及庫存情況，對各部門的需求進行綜合分析，形成初步的采購需求預測報告。2.采購計劃編制采購部門根據需求預測報告，編制詳細的采購計劃，明確采購材料貨物的名稱、規格、數量、預計采購時間等內容。采購計劃應經采購部門負責人審核，報分管領導審批后執行。對于重大采購項目，需經總經理辦公會審議通過。供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。根據公司采購需求和供應商資質要求，對供應商信息庫中的供應商進行篩選，確定潛在供應商名單。2.供應商評估采購部門會同相關部門（如質量部門、技術部門等）對潛在供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、價格水平、交貨期、售后服務等方面。填寫供應商評估表，對供應商進行打分，根據評估結果確定合格供應商名單。3.供應商合作協議簽訂對于合格供應商，采購部門應與其簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括采購價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合作協議應經公司法律顧問審核，報公司領導批準后生效。4.供應商定期評估與考核采購部門定期（每季度/半年）對供應商進行評估與考核，評估內容包括供貨質量、交貨期、價格執行情況、售后服務等方面。根據評估與考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵，對于表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰處理。采購流程執行1.采購申請各部門根據實際需求填寫采購申請表，注明采購材料貨物的名稱、規格、數量、用途等內容，并經部門負責人簽字確認。采購申請表應提交至采購部門，采購部門根據采購計劃和庫存情況進行審核。2.采購訂單下達對于審核通過的采購申請，采購部門向選定的供應商下達采購訂單，明確采購材料貨物的名稱、規格、數量、價格、交貨期、交貨地點等內容。采購訂單應經采購部門負責人審核后加蓋公司公章或合同專用章，并及時發送給供應商。3.采購合同簽訂對于金額較大或采購周期較長的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，確保采購過程的合法性和規范性。采購合同應經公司法律顧問審核，報公司領導批準后簽訂。4.采購進度跟蹤采購部門應定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量交貨。對于出現的交貨延遲、質量問題等異常情況，采購部門應及時采取措施解決，并向相關部門反饋。驗收管理驗收標準制定1.質量標準采購部門應根據采購材料貨物的特性和公司要求，會同質量部門制定詳細的質量驗收標準，明確驗收的項目、方法、合格標準等內容。質量驗收標準應與供應商簽訂的合作協議中的質量條款相一致，并作為驗收的依據。2.數量標準采購部門應與供應商在采購訂單或合同中明確規定交貨數量的計量方法和允許的誤差范圍。驗收時，應按照規定的計量方法對采購材料貨物的數量進行清點，確保數量準確無誤。驗收流程執行1.到貨通知采購部門在采購材料貨物預計到貨前，應及時通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。倉庫管理部門根據到貨通知，安排驗收人員和驗收場地，并準備好驗收所需的工具和設備。2.初步驗收貨物到貨后，倉庫管理部門驗收人員首先對貨物的外包裝進行檢查，查看包裝是否完好無損，標識是否清晰準確。核對送貨單與采購訂單的一致性，包括貨物名稱、規格、數量、供應商等信息是否相符。3.質量驗收質量部門驗收人員按照質量驗收標準對采購材料貨物的質量進行檢驗，可采用抽檢、全檢等方式進行。對于重要的采購材料貨物，質量部門可委托專業檢測機構進行檢測，確保質量符合要求。4.數量驗收倉庫管理部門驗收人員根據送貨單和采購訂單，對采購材料貨物的數量進行清點，確保數量準確無誤。對于數量不符的情況，應及時與供應商溝通協商解決。5.驗收結果記錄驗收人員應如實記錄驗收過程和結果，填寫驗收報告，包括貨物名稱、規格、數量、質量狀況、驗收結論等內容。驗收報告應由驗收人員簽字確認，并提交至采購部門和倉庫管理部門存檔。驗收問題處理1.合格處理對于驗收合格的采購材料貨物，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續，并按照規定的存儲方式進行存放。采購部門應按照采購合同的約定及時支付貨款。2.不合格處理對于驗收不合格的采購材料貨物，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施解決問題。質量部門應出具不合格報告，詳細說明不合格原因和處理建議。倉庫管理部門應對不合格貨物進行隔離存放，防止誤用。如因供應商原因導致的不合格貨物，給公司造成損失的，采購部門應按照合同約定追究供應商的責任。存儲管理倉庫規劃與布局1.倉庫分區根據采購材料貨物的類別、特性、用途等因素，對倉庫進行合理分區，如原材料區、半成品區、成品區、辦公用品區、設備維修配件區等。不同區域應設置明顯的標識牌，便于貨物的存放和管理。2.存儲方式選擇根據采購材料貨物的特性和存儲要求，選擇合適的存儲方式，如貨架存儲、堆垛存儲、冷藏存儲、防潮存儲等。對于易燃易爆、有毒有害等危險物品，應設置專門的危險物品倉庫，并按照相關規定進行存儲和管理。貨物入庫管理1.入庫單填寫倉庫管理部門驗收人員在貨物驗收合格后，應及時填寫入庫單，注明貨物名稱、規格、數量、供應商、入庫日期等內容。入庫單應一式多聯，分別由倉庫管理部門、采購部門、財務部門等留存。2.貨物存放倉庫管理部門驗收人員根據入庫單，將采購材料貨物搬運至指定的存儲區域，并按照規定的存儲方式進行存放。貨物存放應整齊有序，便于查找和盤點。貨物存儲管理1.庫存盤點倉庫管理部門應定期（每月/季度）對庫存貨物進行盤點，確保賬實相符。盤點結束后，應填寫盤點報告，注明盤點日期、貨物名稱、規格、數量、賬面數、實存數、盤盈盤虧情況及原因等內容。對于盤盈盤虧的情況，應及時查明原因，并按照規定進行處理。2.庫存預警采購部門應根據公司的生產計劃、銷售訂單及庫存狀況，設定庫存預警指標，如最低庫存量、最高庫存量等。當庫存貨物低于最低庫存量或高于最高庫存量時，倉庫管理部門應及時通知采購部門進行補貨或調整采購計劃。3.貨物保管與養護倉庫管理部門應加強對庫存貨物的保管與養護，采取防潮、防蟲、防火、防盜等措施，確保貨物質量不受影響。對于易損、易變質的貨物，應按照規定的存儲條件進行存放，并定期檢查貨物的質量狀況。貨物出庫管理1.出庫申請各部門根據實際需求填寫出庫申請表，注明貨物名稱、規格、數量、用途等內容，并經部門負責人簽字確認。出庫申請表應提交至倉庫管理部門，倉庫管理部門根據庫存情況進行審核。2.出庫單填寫對于審核通過的出庫申請，倉庫管理部門發貨人員應及時填寫出庫單，注明貨物名稱、規格、數量、領用部門、出庫日期等內容。出庫單應一式多聯，分別由倉庫管理部門、領用部門、財務部門等留存。3.貨物發放倉庫管理部門發貨人員根據出庫單，將采購材料貨物發放給領用部門，并要求領用人員在出庫單上簽字確認。發貨時，應按照先進先出的原則進行發放，確保庫存貨物的質量。庫存盤點與清查盤點計劃制定1.盤點周期確定倉庫管理部門應根據公司實際情況，確定庫存盤點的周期，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終大盤點。2.盤點人員安排成立盤點小組，由倉庫管理部門負責人擔任組長，成員包括倉庫管理人員、財務人員、審計人員等。明確盤點小組成員的職責分工，確保盤點工作的順利進行。盤點實施1.實物盤點盤點人員按照預先確定的盤點范圍和方法，對庫存貨物進行逐一清點，記錄實際數量、規格、型號等信息。在盤點過程中，應注意檢查貨物的質量狀況，對于發現的問題及時記錄并拍照留存。2.賬務核對財務人員根據倉庫管理部門提供的庫存臺賬，與盤點結果進行核對，確保賬實相符。對于賬實不符的情況，應及時查明原因，并進行調整。盤點結果處理1.盤盈處理對于盤盈的庫存貨物，倉庫管理部門應查明原因，如是否為采購入庫時數量有誤、是否為生產過程中的剩余物資等。經核實后，填寫盤盈報告，報相關部門審批后進行賬務處理，調整庫存臺賬。2.盤虧處理對于盤虧的庫存貨物，倉庫管理部門應查明原因，如是否為貨物丟失、損壞、被盜等。屬于正常損耗的，經相關部門審批后進行賬務處理；屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員的責任，并要求其賠償損失。監督與考核監督機制建立1.內部審計監督公司內部審計部門定期對進貨材料貨物管理情況進行審計，檢查采購流程、驗收環節、存儲管理等是否符合公司制度和相關法律法規要求。審計部門應出具審計報告，對發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。2.財務監督財務部門負責對采購成本、庫存資金占用等進行核算和分析，監督采購資金的使用情況，確保資金使用合理、合規。定期對庫存貨物進行價值評估，及時發現庫存積壓或減值情況，并提出處理建議。考核指標設定1.采購成本控制指標設定采購成本降低率指標，考核采購部門在采購過程中是否有效控制成本，實現采購成本的降低。采購成本降低率=（上期采購成本本期采購成本）/上期采購成本×100%2.庫存周轉率指標設定庫存周轉率指標，考核倉庫管理部門庫存管理水平，衡量庫存貨物周轉速度。庫存周轉率=主營業務成本/平均存貨余額3.貨物質量合格率指標設定貨物質量合格率指標，考核質量部門對采購材料貨物質量的把控能力。貨物質量合格率=合格貨物數量/驗收貨物總數量×100%考核結果應用1.績效獎金掛鉤將考核結果與采購部門、倉庫管理部門、質量部門等相關人員的績效獎金掛鉤，根據考核得