酒店檔案文書管理制度?一、總則（一）目的為加強酒店檔案文書管理，確保檔案文書的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案文書在酒店經營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統一管理原則：酒店檔案文書由綜合管理部門集中統一管理，確保檔案信息的一致性和完整性。2.真實性原則：檔案文書應如實反映酒店各項業務活動的真實情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案文書，確保無遺漏。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案文書的安全，防止丟失、損壞、泄密等情況發生。二、檔案文書管理職責（一）綜合管理部門職責1.制定和完善酒店檔案文書管理制度，并組織實施。2.負責酒店各類檔案文書的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等工作。3.建立檔案文書檢索系統，方便查詢和利用。4.定期對檔案文書進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.指導和監督各部門的檔案文書管理工作。6.負責檔案文書的借閱、歸還、查閱登記等管理。（二）各部門職責1.設立兼職檔案員，負責本部門檔案文書的收集、整理、初步分類，并定期移交綜合管理部門。2.配合綜合管理部門做好檔案文書的鑒定、銷毀等工作。3.嚴格遵守檔案文書管理制度，正確使用和保管本部門的檔案文書。三、檔案文書的收集（一）收集范圍1.酒店經營管理活動中形成的各類文件、合同、協議、報表、報告等。2.酒店人事管理方面的檔案，包括員工檔案、培訓記錄等。3.酒店財務管理方面的憑證、賬簿、報表等。4.酒店市場營銷活動中的客戶資料、營銷方案、宣傳資料等。5.酒店工程建設、設備維護方面的圖紙、資料、記錄等。6.酒店行政管理方面的文件、會議記錄、通知等。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案文書收集齊全，不得遺漏。2.檔案文書應保持原件完整，如有復印件，應注明原件保存地點。3.收集的檔案文書應字跡清晰、格式規范、簽署完備。四、檔案文書的整理（一）分類標準1.行政管理類：包括酒店行政文件、會議紀要、工作計劃與總結等。2.人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核等。3.財務管理類：會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告等。4.市場營銷類：客戶資料、市場調研報告、營銷活動方案等。5.工程管理類：工程圖紙、施工記錄、設備維護檔案等。6.其他類：不屬于上述分類的其他檔案文書。（二）整理方法1.按照分類標準對收集的檔案文書進行分類。2.對每一類檔案文書進行編號，編號應具有唯一性和系統性。3.去除檔案文書中的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.對破損或褪色的檔案文書進行修復或復制。5.按照一定順序排列檔案文書，如時間順序、重要程度等。五、檔案文書的歸檔（一）歸檔時間1.各部門形成的檔案文書應在次年第一季度內移交綜合管理部門歸檔。2.對于緊急或重要的檔案文書，應及時移交歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案文書移交綜合管理部門。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案文書進行核對、檢查，符合要求的予以接收歸檔。3.填寫檔案文書歸檔登記表，注明檔案名稱、數量、日期、移交部門等信息。六、檔案文書的存儲（一）存儲方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的存儲方式。2.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照分類順序排列。3.電子檔案應存儲在服務器或移動存儲設備上，并進行定期備份。（二）存儲環境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案柜應擺放整齊，便于查找和取用。3.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。七、檔案文書的檢索（一）檢索工具1.建立紙質檔案目錄索引，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.利用電子檔案管理系統，實現檔案文書的快速檢索。（二）檢索方法1.根據檔案編號、名稱、日期等信息在紙質目錄索引或電子系統中進行查找。2.對于模糊查詢，可輸入相關關鍵詞進行檢索。八、檔案文書的借閱（一）借閱范圍1.酒店內部員工因工作需要可借閱相關檔案文書。2.外部單位因業務往來等原因需借閱檔案文書的，應按照規定辦理借閱手續。（二）借閱手續1.填寫檔案文書借閱申請表，注明借閱檔案名稱、借閱期限、用途等信息。2.經部門負責人簽字同意后，交綜合管理部門審批。3.綜合管理部門檔案管理人員根據審批結果辦理借閱手續，填寫檔案文書借閱登記表。（三）借閱期限1.一般檔案文書的借閱期限為[X]個工作日。2.如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。（四）借閱要求1.借閱人員應妥善保管檔案文書，不得轉借、涂改、損壞、丟失。2.借閱人員應在規定期限內歸還檔案文書，如需延期應辦理相關手續。3.借閱檔案文書不得帶出酒店，如需帶出應經綜合管理部門負責人批準。九、檔案文書的查閱（一）查閱范圍酒店內部員工因工作需要可查閱相關檔案文書。（二）查閱手續1.填寫檔案文書查閱申請表，注明查閱檔案名稱、查閱期限、用途等信息。2.經部門負責人簽字同意后，交綜合管理部門審批。3.綜合管理部門檔案管理人員根據審批結果，在指定地點提供查閱服務，并進行查閱登記。（三）查閱要求1.查閱人員應遵守查閱場所的規定，保持安靜，不得在檔案上涂改、標記。2.查閱人員應按照規定的查閱范圍進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍。十、檔案文書的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門定期對檔案文書進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關部門人員參加。3.根據檔案的價值、歷史意義、現實利用情況等因素，確定檔案的保管期限為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。（二）銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的檔案文書，由綜合管理部門提出銷毀意見，填寫檔案文書銷毀申請表。2.經酒店領導審批后，由綜合管理部門會同相關部門進行銷毀。3.銷毀檔案文書時，應指定專人負責監銷，并在銷毀清冊上簽字。4.銷毀清冊應永久保存。十一、檔案文書的保密（一）保密范圍1.涉及酒店商業秘密、客戶信息、財務數據等敏感內容的檔案文書。2.未經公開的酒店經營管理策略、會議紀要等檔案文書。（二）保密措施1.對檔案文書管理人員進行保密培訓，簽訂保密協議。2.檔案庫房應設置門禁系統，限制無關人員進入。3.電子檔案應設置訪問權限，對敏感檔案進行加密存儲。4.借閱、查閱檔案文書時，應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。十二、檔案文書管理的監督與檢查（一）監督檢查部門酒店綜合管理部門負責對各部門檔案文書管理工作進行監督檢查。（二）檢查內容1.檔案文書管理制度的執行情況。2.檔案文書的收集、整理、歸檔、存儲等工作質量。3.檔案文書的借閱、查閱登記情況。4.檔案文書的保密措施落實情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每季度對各部門檔案文書管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據工作需要，對部分部門的檔案文書管理工作進行抽