公共物品之管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司公共物品的管理，規范公共物品的采購、使用、維護、盤點等流程，確保公共物品的合理配置與有效利用，提高公司資產的使用效益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有公共物品，包括但不限于辦公設備（如電腦、打印機、復印機等）、辦公家具（如桌椅、文件柜等）、通訊設備（如固定電話、對講機等）、交通工具（如公司車輛）、公共設施（如照明設備、空調系統、消防器材等）以及其他為公司運營和員工工作提供支持的物品。（三）基本原則1.統一管理原則：公司公共物品實行統一規劃、統一采購、統一調配、統一核算的管理方式，由專門的部門負責統籌管理。2.合理配置原則：根據公司業務需求和人員規模，合理配置公共物品，避免資源浪費和閑置。3.責任到人原則：明確公共物品使用部門和個人的管理責任，確保公共物品的安全、完整和正常使用。4.效益優先原則：注重公共物品的使用效益，提高資產利用率，降低運營成本。二、管理職責（一）資產管理部門通常為公司的行政部門，其職責如下：1.制定和完善公共物品管理制度，并監督執行。2.負責公共物品的采購、驗收、入庫、登記、保管、調配、維修、報廢等日常管理工作。3.定期組織公共物品的清查盤點，確保賬實相符。4.建立公共物品管理檔案，記錄公共物品的購置時間、使用情況、維修記錄等信息。5.對公共物品的使用情況進行統計分析，為公司決策提供參考依據。（二）使用部門1.負責本部門公共物品的領用、使用、保管和維護，指定專人負責公共物品的管理工作。2.配合資產管理部門做好公共物品的清查盤點工作，及時反饋公共物品的使用狀況和存在問題。3.按照規定的程序和要求使用公共物品，不得擅自轉借、挪用、損壞或丟失公共物品。（三）財務部門1.負責公共物品采購資金的預算編制、審核和支付管理。2.按照財務制度對公共物品的購置、折舊、報廢等進行賬務處理，確保財務數據的準確反映。3.協助資產管理部門對公共物品的價值進行評估和核算，參與公共物品的清查盤點工作。三、采購管理（一）采購計劃1.使用部門根據業務需求和公共物品的實際使用情況，定期（如每季度）編制公共物品采購計劃，詳細列出所需采購物品的名稱、規格、數量、預算金額等信息，并提交給資產管理部門。2.資產管理部門對各使用部門提交的采購計劃進行匯總、審核和平衡，結合公司的財務預算和發展戰略，編制公司年度公共物品采購計劃，報公司領導審批后執行。（二）采購流程1.招標采購：對于金額較大、技術復雜或批量采購的公共物品，原則上采用招標采購方式。資產管理部門負責制定招標方案，明確招標范圍、評標標準、采購程序等內容，組織招標活動。通過公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式選擇合適的供應商，確保采購過程的公平、公正、公開。2.詢價采購：對于金額較小、市場供應較為充足的公共物品，可采用詢價采購方式。資產管理部門向至少三家供應商發出詢價函，獲取報價后進行比較，選擇報價合理、信譽良好的供應商進行采購。3.定點采購：對于一些常用的、價格相對穩定的公共物品，如辦公用品、耗材等，可與供應商建立定點采購合作關系。資產管理部門定期與定點供應商簽訂采購合同，按照合同約定進行采購。（三）采購合同1.采購部門在確定供應商后，應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應將合同副本提交給資產管理部門、財務部門等相關部門備案，以便跟蹤合同執行情況和進行賬務處理。（四）驗收管理1.公共物品到貨后，采購部門應及時通知資產管理部門、使用部門等相關人員進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準對采購物品的數量、規格、質量、性能等進行逐一核對，確保所采購物品符合要求。2.驗收合格的公共物品，驗收人員應在驗收報告上簽字確認，并辦理入庫手續。驗收不合格的公共物品，采購部門應及時與供應商協商解決，要求供應商更換、退貨或采取其他補救措施。四、使用與維護管理（一）領用管理1.使用部門需要領用公共物品時，應填寫《公共物品領用申請表》，注明領用物品的名稱、規格、數量、用途等信息，經部門負責人審核簽字后，提交給資產管理部門。2.資產管理部門根據庫存情況和審批意見，辦理公共物品的領用手續，發放物品并登記相關信息。領用人員應在《公共物品領用登記表》上簽字確認。（二）使用規范1.使用部門和個人應按照公共物品的使用說明書和操作規程正確使用公共物品，不得擅自改變其用途和性能。2.對于一些貴重、精密的公共物品，如大型設備、高檔辦公家具等，使用部門應指定專人負責操作和管理，確保其安全、正常運行。3.公共物品使用過程中如發現故障或損壞，使用人員應及時向資產管理部門報告，并填寫《公共物品維修申請表》，說明故障情況和維修要求。（三）維護保養1.資產管理部門應建立公共物品維護保養制度，定期組織對公共物品進行維護保養，確保其性能良好、使用壽命延長。2.對于一些需要專業維修的公共物品，資產管理部門應聯系專業的維修服務機構進行維修，并做好維修記錄。維修費用應按照公司財務制度進行報銷。3.使用部門和個人應積極配合資產管理部門做好公共物品的維護保養工作，不得拒絕或拖延維護保養要求。五、盤點管理（一）盤點計劃1.資產管理部門應定期（如每年至少一次）組織公共物品的清查盤點工作，制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內容。2.盤點計劃應提前通知各使用部門，要求其做好準備工作，包括整理公共物品、核對賬目等。（二）盤點方法1.實地盤點：對公共物品進行逐一清點，核實數量、規格、型號等信息，確保賬實相符。2.賬賬核對：核對公共物品的總賬、明細賬、卡片賬等賬目記錄，檢查賬目是否一致。3.賬實核對：將公共物品的實際數量與賬目記錄進行核對，查找差異原因，并進行相應的調整。（三）盤點結果處理1.盤點結束后，盤點人員應填寫《公共物品盤點報告》，詳細記錄盤點情況，包括盤點時間、盤點范圍、盤點結果、差異情況及原因分析等內容。2.對于盤點中發現的盤盈、盤虧、毀損等情況，資產管理部門應及時查明原因，提出處理意見，報公司領導審批后進行相應的賬務處理和實物調整。3.針對盤點中發現的問題，資產管理部門應制定改進措施，加強公共物品的管理，防止類似問題再次發生。六、報廢管理（一）報廢條件1.公共物品已超過規定的使用年限，且無法正常使用或維修成本過高。2.公共物品因技術進步、產品更新換代等原因，已被淘汰或不再適用。3.公共物品因自然災害、意外事故等原因造成嚴重損壞，無法修復或修復后已無使用價值。（二）報廢申請1.使用部門或資產管理部門發現公共物品符合報廢條件時，應填寫《公共物品報廢申請表》，詳細說明報廢物品的名稱、規格、型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交相關證明材料（如使用年限證明、損壞情況說明等）。2.《公共物品報廢申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給資產管理部門進行初步審核。（三）報廢鑒定1.資產管理部門收到報廢申請后，應組織相關專業人員對報廢物品進行鑒定，核實報廢原因和物品狀況。2.對于價值較高或涉及重要業務的公共物品報廢，可邀請外部專業機構或專家進行鑒定，確保報廢決策的科學性和合理性。（四）報廢審批1.經鑒定符合報廢條件的公共物品，資產管理部門應將《公共物品報廢申請表》及相關鑒定材料報公司領導審批。2.公司領導根據審批權限對報廢申請進行審批，批準后下達報廢處理意見。（五）報廢處理1.資產管理部門按照公司領導的審批意見，對報廢公共物品進行處理。報廢物品可以采取變賣、捐贈、報廢銷毀等方式進行處置。2.對于有變賣價值的報廢公共物品，資產管理部門應按照公司相關規定進行公開拍賣或招標變賣，所得款項應及時上繳公司財務部門。3.對于擬捐贈的報廢公共物品，資產管理部門應按照公司捐贈管理規定辦理相關手續，并做好記錄。4.對于需要報廢銷毀的公共物品，資產管理部門應指定專人負責監督銷毀過程，確保報廢物品得到妥善處理，防止信息泄露和環境污染。七、信息化管理（一）建立公共物品管理信息系統1.資產管理部門應建立公共物品管理信息系統，對公共物品的采購、使用、維護、盤點、報廢等全過程進行信息化管理。2.公共物品管理信息系統應具備物品信息錄入、查詢、統計、報表生成等功能，實現公共物品管理的規范化、自動化和信息化。（二）數據錄入與更新1.資產管理部門應安排專人負責公共物品管理信息系統的數據錄入和更新工作，確保數據的及時、準確、完整。2.采購合同簽訂、物品入庫、領用、維修、盤點、報廢等業務發生后，相關人員應及時在公共物品管理信息系統中進行記錄和更新，保證系統數據與實際情況一致。（三）信息查詢與統計分析1.公司各部門可通過公共物品管理信息系統查詢本部門及公司公共物品的相關信息，如物品庫存情況、使用記錄、維修歷史等。2.資產管理部門應利用公共物品管理信息系統提供的統計分析功能，對公共物品的使用情況、采購成本、維修費用等數據進行分析，為公司決策提供數據支持。八、監督與檢查（一）內部審計監督公司內部審計部門應定期對公共物品的管理情況進行審計監督，檢查公共物品管理制度的執行情況、采購流程的合規性、資產的使用效益等方面，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查資產管理部門應加強對公共物品日常使用情況的檢查，定期或不定期對各使用部門的公共物品使用、保管情況進行抽查，發現問題及時督促整改。（三）違規處理