信息收集與管理制度?一、總則（一）目的為了規范公司信息收集與管理工作，確保公司信息的準確性、完整性、安全性和及時性，充分發揮信息在公司決策、運營和管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內各部門、各崗位以及與公司有業務往來的外部單位和個人。（三）基本原則1.合法合規原則：信息收集與管理活動必須遵守國家法律法規和相關政策要求。2.真實準確原則：確保所收集信息真實可靠，準確反映實際情況。3.及時有效原則：及時收集、整理和傳遞信息，保證信息的時效性和有效性，滿足公司決策和運營需求。4.安全保密原則：加強信息安全管理，防止信息泄露、丟失或被篡改，保護公司和相關方的利益。5.分級分類管理原則：根據信息的重要性、敏感程度和使用范圍進行分級分類，實施差異化管理。二、信息分類與分級（一）信息分類1.公司戰略與決策信息：包括公司發展戰略、年度經營計劃、重大決策事項等。2.業務運營信息：涵蓋市場營銷、生產管理、財務管理、人力資源管理、行政管理等業務領域的各類信息。3.客戶信息：包含客戶基本資料、交易記錄、需求偏好等。4.供應商信息：涉及供應商資質、供應能力、合作協議等。5.行業動態信息：有關行業政策法規、市場趨勢、競爭對手動態等。6.內部管理信息：如公司規章制度、工作流程、會議紀要、員工檔案等。（二）信息分級根據信息對公司的重要性和敏感程度，將信息分為以下三級：1.絕密級信息：一旦泄露會給公司帶來極其嚴重的損失，如公司核心技術資料、重大商業機密、未公開的戰略規劃等。2.機密級信息：泄露后會對公司造成較大損害，如重要業務數據、關鍵客戶信息、內部財務報表等。3.秘密級信息：泄露可能對公司產生一定影響，如一般性業務資料、普通員工檔案等。三、信息收集職責分工（一）部門職責1.市場營銷部門：負責收集市場需求、客戶反饋、競爭對手信息等，為市場分析和營銷策略制定提供依據。2.生產部門：收集生產計劃執行情況、產品質量數據、設備運行狀況等信息，保障生產的順利進行。3.財務部門：負責收集財務報表、財務分析數據、資金流動信息等，進行財務管理和風險控制。4.人力資源部門：收集員工基本信息、考勤記錄、績效評估結果、培訓需求等，做好人力資源管理工作。5.行政部門：收集公司辦公設施使用情況、文件收發記錄、會議安排等信息，維護公司正常運轉。6.其他部門：根據各自業務范圍，負責收集與本部門工作相關的各類信息，并及時傳遞給需要的部門。（二）崗位職責1.信息收集人員：按照規定的程序和要求，負責具體信息的收集工作，確保信息的準確、完整和及時。2.信息審核人員：對收集到的信息進行審核，檢查信息的真實性、準確性和合規性，提出審核意見。3.信息管理人員：負責信息的整理、存儲、保管和維護，建立信息管理系統，保障信息的安全和有效利用。四、信息收集渠道與方法（一）內部渠道1.日常工作記錄：各部門和崗位通過工作報表、工作日志、會議紀要等形式記錄工作過程和結果，形成內部信息。2.業務系統：利用公司現有的業務管理系統，如ERP系統、CRM系統等，實時收集業務數據。3.內部溝通會議：定期召開部門會議、跨部門溝通會議等，交流工作進展和問題，收集相關信息。4.員工反饋：鼓勵員工通過意見箱、內部論壇、電子郵件等方式向管理層反饋工作中的問題、建議和想法。（二）外部渠道1.市場調研：通過問卷調查、訪談、焦點小組等方式，了解市場需求、客戶滿意度、競爭對手情況等。2.行業報告：訂閱專業的行業研究報告、咨詢機構的分析報告，獲取行業動態和趨勢信息。3.政府部門與行業協會：關注政府部門發布的政策法規、統計數據，參加行業協會組織的會議和活動，收集相關信息。4.網絡媒體：利用新聞網站、社交媒體、專業論壇等網絡平臺，及時了解行業資訊和熱點話題。5.合作伙伴與供應商：與合作伙伴、供應商保持溝通，獲取合作項目進展、市場動態等信息。五、信息收集流程（一）明確收集需求1.根據公司業務需求、決策需要和管理要求，由相關部門或人員提出信息收集需求，明確收集信息的目的、范圍、內容、時間要求等。2.對收集需求進行評估和審核，確保需求合理、可行，避免不必要的信息收集。（二）制定收集計劃1.信息收集人員根據收集需求，制定詳細的信息收集計劃，包括收集方法、渠道選擇、時間安排、人員分工等。2.將收集計劃提交給信息審核人員進行審核，審核通過后組織實施。（三）實施收集工作1.信息收集人員按照收集計劃，通過各種渠道和方法收集信息。2.在收集過程中，注意信息的真實性、準確性和完整性，對收集到的信息進行初步整理和篩選。（四）信息審核與整理1.收集到的信息由信息審核人員進行審核，檢查信息是否符合要求，是否存在虛假、錯誤或不完整的情況。2.對審核通過的信息進行進一步整理，按照信息分類和格式要求進行規范化處理，確保信息的一致性和可讀性。（五）信息存儲與共享1.將整理好的信息存儲到公司的信息管理系統或指定的存儲介質中，建立信息檔案。2.根據公司信息共享規定，將相關信息共享給需要使用的部門和人員，確保信息的有效利用。六、信息管理制度（一）信息安全管理1.建立信息安全防護體系，采取防火墻、加密技術、訪問控制等措施，防止信息泄露、丟失或被篡改。2.對信息系統和存儲設備進行定期備份，確保數據的安全性和可恢復性。3.嚴格限制信息訪問權限，根據員工崗位職責和工作需要，授予相應的信息訪問級別，防止無關人員獲取敏感信息。4.加強員工信息安全培訓，提高員工的信息安全意識，規范信息使用行為。（二）信息保密管理1.與涉及公司機密信息的員工、外部合作單位簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.對絕密級和機密級信息實行專人專管，嚴格控制信息的傳播范圍和使用權限。3.在信息存儲、傳輸和使用過程中，采取加密、水印等保密技術手段，確保信息的保密性。4.加強對辦公場所、移動存儲設備等的管理，防止信息在物理層面上的泄露。（三）信息更新與維護管理1.建立信息更新機制，定期對信息進行更新和維護，確保信息的時效性和準確性。2.及時跟蹤信息的變化情況，對變更后的信息進行審核和更新，保證信息管理系統與實際情況一致。3.對不再使用或已過期的信息進行清理和歸檔，防止信息冗余和混亂。（四）信息使用與共享管理1.明確信息使用范圍和權限，規定哪些部門和人員可以使用特定信息，以及使用的目的和方式。2.在信息共享過程中，遵循最小化原則，只提供必要的信息給共享對象，并確保共享信息的安全性。3.建立信息共享審批流程，對于涉及重要信息共享的情況，需經過相關領導審批同意。4.加強對信息使用和共享的監督，防止信息被濫用或不當傳播。七、信息考核與監督（一）考核指標1.信息收集準確性：考核所收集信息的錯誤率和偏差程度。2.信息收集及時性：評估信息是否按照規定時間收集并傳遞。3.信息完整性：檢查所收集信息是否涵蓋了應有的內容。4.信息安全與保密：考核信息安全措施的執行情況和保密工作的落實情況。5.信息利用效果：考察信息對公司決策、業務運營等方面的支持作用和實際效果。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度對各部門和信息收集人員進行信息收集與管理工作的考核。2.不定期抽查：對信息收集、管理過程進行不定期抽查，及時發現問題并進行整改。3.綜合評價：結合定期考核和不定期抽查結果，對各部門和人員的信息工作進行綜合評價。（三）監督機制1.設立信息管理監督小組，由公司管理層、相關部門負責人組成，負責對信息收集與管理制度的執行情況進行監督檢查。2.鼓勵員工對信息管理工作中的違規行為進行舉報，