部門集中報銷管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范部門集中報銷流程，提高報銷效率，確保公司費用支出的合理性、合法性和真實性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的集中報銷事項，包括但不限于辦公用品采購、差旅費、業(yè)務(wù)招待費、會議費等。（三）基本原則1.合法性原則：報銷費用必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.真實性原則：報銷憑證必須真實、有效，反映實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。3.合理性原則：費用支出應(yīng)與業(yè)務(wù)活動相關(guān)，具有合理的必要性和適度性。4.及時性原則：各部門應(yīng)及時整理報銷單據(jù)，按照規(guī)定的時間提交報銷申請。二、報銷流程（一）費用發(fā)生1.業(yè)務(wù)人員在開展業(yè)務(wù)活動過程中，應(yīng)按照公司規(guī)定和實際需要合理發(fā)生費用，并取得合法有效的報銷憑證。報銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單等，且發(fā)票必須符合國家稅務(wù)部門的要求，具備開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目內(nèi)容、金額、稅率、稅額等要素，并加蓋發(fā)票專用章。2.對于涉及實物采購的費用，如辦公用品、設(shè)備等，應(yīng)同時提供采購清單，清單上應(yīng)注明商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等詳細信息，并由采購人和驗收人簽字確認。（二）單據(jù)整理1.業(yè)務(wù)人員完成業(yè)務(wù)活動后，應(yīng)及時將報銷憑證按照費用類別和時間順序進行整理。同類費用的報銷憑證應(yīng)集中粘貼，便于審核和裝訂。2.粘貼報銷憑證時，應(yīng)使用膠水或膠棒，避免使用訂書釘或回形針，確保憑證粘貼牢固、整齊，不影響內(nèi)容的查看。同時，應(yīng)將憑證的正面朝上，按照從左到右、從上到下的順序排列，以便于審核。3.在每張報銷憑證的右上角空白處，應(yīng)注明該憑證所屬的費用類別、報銷金額、報銷事項簡要說明等信息，以便于快速識別和分類。（三）填寫報銷單1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)整理好的報銷憑證，填寫公司統(tǒng)一格式的報銷單。報銷單應(yīng)填寫完整、準確，包括部門名稱、報銷日期、報銷人姓名、費用類別、費用明細、金額、備注等欄目。2.費用明細應(yīng)詳細列出每筆費用的具體內(nèi)容，如辦公用品的名稱、型號、數(shù)量，差旅費的行程、住宿地點、交通費用明細等，確保與報銷憑證一致。3.報銷金額應(yīng)與報銷憑證上的金額一致，大小寫金額必須相符。如有小數(shù)位，應(yīng)精確到小數(shù)點后兩位。4.在備注欄中，應(yīng)簡要說明費用發(fā)生的原因和相關(guān)業(yè)務(wù)情況，如業(yè)務(wù)招待費的招待對象、招待目的等，以便于財務(wù)審核人員了解業(yè)務(wù)背景。（四）部門負責(zé)人審批1.報銷人將填寫好的報銷單及相關(guān)報銷憑證提交給所在部門負責(zé)人。2.部門負責(zé)人應(yīng)認真審核報銷事項的真實性、合理性和必要性，檢查報銷憑證是否齊全、合規(guī)，報銷金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)。對于不符合規(guī)定的報銷申請，部門負責(zé)人應(yīng)拒絕審批，并注明原因。3.部門負責(zé)人審核通過后，在報銷單上簽署審批意見并簽字確認。（五）財務(wù)審核1.報銷單及相關(guān)憑證經(jīng)部門負責(zé)人審批后，提交至公司財務(wù)部門。2.財務(wù)審核人員應(yīng)按照國家法律法規(guī)、公司財務(wù)制度和本管理制度的要求，對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真?zhèn)巍l(fā)票內(nèi)容與報銷事項是否相符、報銷金額是否準確、費用是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。3.對于不符合規(guī)定的報銷憑證，財務(wù)審核人員應(yīng)要求報銷人補充或更換憑證；對于不合理的費用支出，財務(wù)審核人員有權(quán)拒絕報銷，并向報銷人說明原因。4.財務(wù)審核人員審核通過后，在報銷單上簽署審核意見并簽字確認。（六）總經(jīng)理審批1.經(jīng)過財務(wù)審核的報銷單，根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，提交至總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理應(yīng)綜合考慮公司財務(wù)狀況、業(yè)務(wù)發(fā)展需要等因素，對報銷事項進行最終審批。對于重大費用支出或超出預(yù)算范圍的報銷申請，總經(jīng)理應(yīng)進行重點關(guān)注和審批。3.總經(jīng)理審批通過后，在報銷單上簽署審批意見并簽字確認。（七）報銷支付1.報銷單經(jīng)總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)部門根據(jù)公司資金安排和報銷流程進行支付。2.對于符合支付條件的報銷申請，財務(wù)人員應(yīng)及時辦理付款手續(xù)。付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票支付等，具體支付方式按照公司財務(wù)規(guī)定執(zhí)行。3.財務(wù)人員在支付報銷款項后，應(yīng)在報銷單上加蓋"已支付"印章，并登記入賬。同時，應(yīng)將報銷憑證按照會計檔案管理的要求進行整理、裝訂和保管。三、費用報銷標(biāo)準（一）辦公用品1.辦公用品應(yīng)根據(jù)實際工作需要進行采購，嚴格控制辦公用品的采購數(shù)量和規(guī)格。各部門應(yīng)制定辦公用品領(lǐng)用計劃，避免浪費。2.辦公用品的采購應(yīng)通過公司指定的采購渠道進行，確保采購的辦公用品質(zhì)量可靠、價格合理。采購金額在[X]元以下的辦公用品，可由部門自行采購；采購金額在[X]元以上的辦公用品，應(yīng)通過公司采購部門進行集中采購。3.辦公用品的報銷標(biāo)準按照公司制定的辦公用品采購預(yù)算執(zhí)行。對于實際采購價格超出預(yù)算的部分，需經(jīng)部門負責(zé)人和財務(wù)部門審核同意后方可報銷。（二）差旅費1.差旅費包括出差期間的交通費用、住宿費用、餐飲補貼等。2.交通費用員工因公務(wù)出差乘坐飛機、火車、輪船等交通工具，應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的級別和出差目的地選擇合適的交通工具。具體標(biāo)準如下：公司高層管理人員：可乘坐頭等艙、商務(wù)座或一等艙。中層管理人員：可乘坐經(jīng)濟艙、二等座或二等艙。一般員工：應(yīng)根據(jù)實際情況選擇經(jīng)濟實惠的交通工具，如有特殊情況需要乘坐更高等級交通工具的，需提前經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準。乘坐飛機時，如因特殊原因需要購買機票的保險費、退票費等，可憑有效票據(jù)報銷，但報銷金額應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定。乘坐火車軟臥、高鐵一等座等交通工具時，如因特殊情況需要購買其他等級車票的，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準，差價部分可憑有效票據(jù)報銷。市內(nèi)交通費用：員工在出差目的地市內(nèi)乘坐公共交通工具（如公交車、地鐵、出租車等）的費用，可憑有效票據(jù)報銷。出租車費用應(yīng)注明乘坐原因和起止地點，報銷金額應(yīng)合理。3.住宿費用員工出差期間的住宿費用應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的住宿標(biāo)準執(zhí)行。具體標(biāo)準如下：公司高層管理人員：可選擇四星級及以上酒店或當(dāng)?shù)赝葯n次的住宿場所，住宿標(biāo)準為[X]元/天。中層管理人員：可選擇三星級及以上酒店或當(dāng)?shù)赝葯n次的住宿場所，住宿標(biāo)準為[X]元/天。一般員工：可選擇經(jīng)濟型酒店或當(dāng)?shù)赝葯n次的住宿場所，住宿標(biāo)準為[X]元/天。如因工作需要，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準，員工在偏遠地區(qū)或特殊情況下超出住宿標(biāo)準的部分，可憑有效票據(jù)報銷，但需在報銷單上注明原因并經(jīng)部門負責(zé)人和財務(wù)部門審核同意。4.餐飲補貼員工出差期間的餐飲補貼按照出差自然天數(shù)計算，補貼標(biāo)準為[X]元/天。餐飲補貼用于補貼員工出差期間的餐飲費用支出，不再另行報銷出差期間的餐飲發(fā)票。如員工因業(yè)務(wù)需要發(fā)生招待客戶等額外餐飲費用的，可按照公司業(yè)務(wù)招待費的規(guī)定進行報銷，但應(yīng)在報銷單上注明招待情況，并與餐飲補貼分開填寫。（三）業(yè)務(wù)招待費1.業(yè)務(wù)招待費是指公司為開展業(yè)務(wù)活動需要而發(fā)生的宴請、禮品贈送、娛樂等費用。2.業(yè)務(wù)招待應(yīng)遵循必要、合理、適度的原則，嚴格控制業(yè)務(wù)招待費的支出。招待對象應(yīng)與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，招待目的應(yīng)明確、合理。3.業(yè)務(wù)招待費的報銷標(biāo)準按照公司制定的業(yè)務(wù)招待費預(yù)算執(zhí)行。單次業(yè)務(wù)招待費用在[X]元以下的，由部門負責(zé)人審批；單次業(yè)務(wù)招待費用在[X]元以上的，需經(jīng)總經(jīng)理審批。4.業(yè)務(wù)招待費的報銷應(yīng)提供詳細的招待清單，包括招待時間、地點、招待對象、招待事由、費用明細等信息。招待清單應(yīng)經(jīng)招待人和部門負責(zé)人簽字確認。5.禮品贈送應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，禮品價值應(yīng)合理。禮品贈送應(yīng)注明贈送對象、贈送原因等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人和總經(jīng)理審批。禮品費用應(yīng)計入業(yè)務(wù)招待費進行報銷。（四）會議費1.會議費是指公司為召開各類會議而發(fā)生的費用，包括會議場地租賃、會議設(shè)備租賃、會議資料印刷、參會人員交通和住宿費用等。2.召開會議應(yīng)提前制定會議預(yù)算，明確會議費用的支出范圍和標(biāo)準。會議預(yù)算應(yīng)報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。3.會議費的報銷應(yīng)提供會議通知、會議議程、參會人員名單、會議費用明細清單等相關(guān)證明材料。會議費用明細清單應(yīng)詳細列出各項費用的支出情況，并經(jīng)會議組織者和部門負責(zé)人簽字確認。4.會議期間發(fā)生的餐飲費用，如符合公司業(yè)務(wù)招待費規(guī)定的，可按照業(yè)務(wù)招待費的標(biāo)準進行報銷；如屬于會議期間的工作餐等必要費用，可憑有效票據(jù)在會議費中報銷，但應(yīng)在報銷單上注明情況。四、報銷時間規(guī)定（一）日常報銷1.各部門應(yīng)于每月[X]日前將上月發(fā)生的報銷單據(jù)整理完畢，并提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)在收到報銷單據(jù)后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作，并提交至總經(jīng)理審批。2.對于緊急事項需要報銷的，可隨時提交報銷申請，但應(yīng)在事項發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)提交報銷單據(jù)。財務(wù)部門應(yīng)優(yōu)先處理緊急報銷事項，并在收到報銷單據(jù)后的[X]個工作日內(nèi)完成審核和支付工作。（二）差旅費報銷1.員工出差返回公司后的[X]個工作日內(nèi)，應(yīng)整理好出差期間的報銷單據(jù)，并提交至所在部門負責(zé)人審批。2.部門負責(zé)人審批通過后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將報銷單提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)在收到報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作，并提交至總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成報銷支付工作。五、報銷憑證要求（一）發(fā)票1.報銷發(fā)票必須是由稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實、完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目內(nèi)容、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等。2.發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整。對于發(fā)票上未加蓋發(fā)票專用章或印章模糊不清的，財務(wù)部門有權(quán)拒收。3.發(fā)票的開具日期應(yīng)與報銷業(yè)務(wù)發(fā)生的日期相符。對于跨年度的發(fā)票，原則上不予報銷，但因特殊原因（如業(yè)務(wù)跨年結(jié)算等）經(jīng)財務(wù)部門審核同意的除外。4.發(fā)票上的項目內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符。如購買辦公用品應(yīng)開具辦公用品發(fā)票，購買食品應(yīng)開具食品發(fā)票等。對于發(fā)票項目內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)不符的，財務(wù)部門有權(quán)要求報銷人更換發(fā)票或提供其他相關(guān)證明材料。（二）收據(jù)1.除發(fā)票外，部分業(yè)務(wù)可使用財政部門監(jiān)制的收據(jù)作為報銷憑證。收據(jù)應(yīng)加蓋收款單位財務(wù)專用章或發(fā)票專用章，收據(jù)內(nèi)容應(yīng)真實、完整，包括收據(jù)名稱、收據(jù)號碼、開票日期、付款單位名稱、收款項目、金額、收款單位蓋章等。2.對于行政事業(yè)性收費、政府性基金等業(yè)務(wù)，應(yīng)取得財政部門監(jiān)制的專用收據(jù)，并按照相關(guān)規(guī)定進行報銷。3.對于企業(yè)之間的往來款項、押金等業(yè)務(wù)，可使用企業(yè)自制的收據(jù)作為報銷憑證，但收據(jù)應(yīng)注明收款事由、金額、收款日期、收款人等信息，并加蓋收款單位財務(wù)專用章。（三）其他憑證1.對于一些特殊業(yè)務(wù)，如差旅費中的飛機票、火車票、船票等，可作為報銷憑證。這些憑證應(yīng)真實、有效，能夠證明業(yè)務(wù)發(fā)生的時間、地點、金額等信息。2.對于涉及實物采購的業(yè)務(wù)，如辦公用品、設(shè)備等，除發(fā)票外，還應(yīng)提供采購清單、驗收單等相關(guān)憑證。采購清單應(yīng)注明商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等詳細信息，并由采購人和驗收人簽字確認。驗收單應(yīng)注明驗收日期、驗收人、驗收意見等信息。3.對于會議費報銷，應(yīng)提供會議通知、會議議程、參會人員名單、會議費用明細清單等相關(guān)證明材料。會議通知應(yīng)注明會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、會議費用預(yù)算等信息；會議議程應(yīng)詳細列出會議的各項議程安排；參會人員名單應(yīng)包括參會人員的姓名、部門、職務(wù)等信息；會議費用明細清單應(yīng)詳細列出各項費用的支出情況，如會議場地租賃費用、會議設(shè)備租賃費用、會議資料印刷費用、參會人員交通和住宿費用等。六、報銷違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.提供虛假報銷憑證，包括偽造、變造發(fā)票、收據(jù)等報銷憑證，虛報費用支出。2.故意隱瞞費用支出的真實情況，如將個人消費費用混入公司報銷費用中，或者將應(yīng)由個人承擔(dān)的費用在公司報銷。3.未經(jīng)審批擅自報銷費用，或者在報銷過程中故意規(guī)避審批流程。4.報銷費用與實際業(yè)務(wù)不符，如虛構(gòu)業(yè)務(wù)、夸大費用支出等。5.違反公司費用報銷標(biāo)準和預(yù)算規(guī)定，超標(biāo)準報銷費用或超出預(yù)算范圍報銷費用。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的報銷違規(guī)行為，財務(wù)部門應(yīng)及時進行調(diào)查核實。一經(jīng)查實，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理措施。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，如提供虛假報銷憑證金額較小、故意隱瞞費用支出情況但未造成較大損失等，公司將責(zé)令報銷人退還違規(guī)報銷的費用，并對報銷人進行批評教育。3.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，如提供虛假報銷憑證金額較大、將個人消費費用混入公司報銷費用中且金額較大、未經(jīng)審批擅自報銷費用且造成公司經(jīng)濟損失等，公司將除責(zé)令報銷人退還違規(guī)報銷的費用外，還將給予報銷人警告、罰款等處分，并要求報銷人承擔(dān)因違規(guī)行為給公司造成的經(jīng)濟損失。4.對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，如虛構(gòu)業(yè)務(wù)、夸大費用支出且金額巨大、故意規(guī)避審批流程且給公司造成重大經(jīng)濟損失等，公司將視情況解除與報銷人的勞動合同，并依法追究報銷人的法律責(zé)任。