資料質量安全管理制度?一、總則（一）目的為加強公司資料質量安全管理，確保各類資料的真實性、準確性、完整性和保密性，保障公司業務的正常開展，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各崗位涉及的所有資料，包括但不限于文件、合同、報表、數據、檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：資料應如實反映實際情況，不得虛假編造。2.準確性原則：資料內容應準確無誤，數據計算、邏輯關系等應正確。3.完整性原則：資料應涵蓋相關事項的各個方面，無重要遺漏。4.保密性原則：對涉及公司機密的資料，應嚴格保密，防止泄露。5.及時性原則：資料應在規定時間內形成、傳遞和歸檔，確保時效性。二、資料的分類與管理職責（一）資料分類1.行政文件類：包括公司決議、通知、通報、報告等。2.業務合同類：各類采購合同、銷售合同、服務合同等。3.財務報表類：資產負債表、利潤表、現金流量表等。4.人事檔案類：員工基本信息、考勤記錄、績效評估等。5.技術資料類：產品設計圖紙、工藝文件、技術研發報告等。6.客戶資料類：客戶基本信息、業務往來記錄等。（二）管理職責1.各部門職責產生部門：負責本部門資料的收集、整理、初步審核和保管，確保資料的真實性、準確性和完整性，并按規定及時提交給相關部門或歸檔。歸口管理部門：對特定類型的資料進行統一歸口管理，如行政文件由行政部門歸口，業務合同由法務部門歸口等。負責制定歸口資料的管理制度和流程，組織相關培訓，對資料進行審核和監督。使用部門：根據工作需要使用各類資料，對資料的使用情況負責，不得擅自修改、刪除或泄露資料。2.檔案管理部門職責負責公司檔案的統一收集、整理、歸檔、保管和查閱服務。建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。定期對檔案進行清理和鑒定，對過期或無用的檔案進行妥善處理。3.保密管理部門職責制定公司保密制度，明確保密范圍、措施和責任。對涉及公司機密的資料進行標識和管理，監督保密制度的執行情況。對違反保密制度的行為進行調查和處理。三、資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確資料收集的責任人，確保資料收集工作的落實。2.資料收集應全面、及時，涵蓋業務活動的各個環節和相關信息。3.對于外部獲取的資料，應確保來源可靠，進行必要的驗證和審核。（二）整理規范1.資料應按照分類標準進行分類整理，同類資料應集中存放。2.每份資料應進行編號或標識，便于查找和管理。3.對資料中的文件應去除無關的附件、頁碼混亂等問題，進行規范化處理。4.電子資料應按照統一的命名規則進行命名，存儲在指定的文件夾或數據庫中。四、資料的審核與批準（一）審核流程1.資料產生部門完成初步整理后，提交給相關審核人員。2.審核人員應按照審核標準對資料進行仔細審核，重點檢查資料的真實性、準確性、完整性和合規性。3.對于審核中發現的問題，審核人員應及時與資料產生部門溝通，要求其進行修改和完善。4.審核通過的資料，由審核人員簽字確認。（二）批準權限1.一般資料由部門負責人審核批準。2.重要資料、涉及重大事項的資料或金額較大的合同等，需經分管領導審核批準。3.涉及公司核心機密或戰略決策的資料，需經公司總經理或董事長批準。五、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質資料應存放在專門的檔案柜或文件架中，按照分類順序排列，便于查找。2.電子資料應存儲在公司的服務器、存儲設備或專用的電子文檔管理系統中，定期進行備份。3.對于重要的電子資料，應采用加密存儲等安全措施，防止數據丟失或被篡改。（二）保管環境1.檔案存放地點應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等。2.配備必要的消防器材、防蟲藥品等設施，確保資料的安全。3.電子存儲設備應定期進行維護和檢查，確保運行正常。（三）保管期限1.各類資料的保管期限應根據法律法規、行業規定和公司實際情況確定。2.一般行政文件保管期限為[x]年，業務合同保管期限為自合同履行完畢后[x]年等，具體期限在相關管理制度中明確。3.超過保管期限的資料，應按照規定進行鑒定和處理，如需銷毀，應履行相應的審批手續。六、資料的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱資料，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱等，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及機密資料的查閱，需經保密管理部門批準，并在指定地點查閱，查閱過程中不得私自復印、拍照等。3.外部單位或個人查閱公司資料，需經公司總經理批準，并簽訂保密協議。（二）使用規范1.查閱人員應在規定的時間和地點查閱資料，不得擅自將資料帶出指定場所。2.查閱人員對查閱的資料應妥善保管，不得涂改、損壞、丟失。3.使用資料時，如需復制，應按照規定辦理審批手續，并注明用途。七、資料的傳遞與交接（一）傳遞流程1.資料在公司內部各部門之間傳遞，應填寫《資料傳遞單》，注明資料名稱、傳遞部門、接收部門、傳遞日期等。2.傳遞人員應確保資料的安全和及時送達，接收人員應在收到資料后簽字確認。3.涉及跨部門的重要資料傳遞，應提前溝通協調，確保傳遞過程的順暢。（二）交接責任1.資料交接雙方應明確交接的資料內容、數量、狀態等，確保交接清晰。2.交接過程中發現資料缺失、損壞等問題，應由交接雙方共同查找原因，明確責任，并及時采取補救措施。八、資料的變更與修訂（一）變更申請1.當資料需要變更時，資料產生部門應填寫《資料變更申請表》，說明變更的原因、內容等。2.變更申請應經相關審核和批準人員同意后，方可進行變更操作。（二）修訂流程1.資料變更后，資料產生部門應及時對相關資料進行修訂，并確保修訂后的資料符合審核和批準要求。2.修訂后的資料應重新進行審核、批準和存儲，同時更新相關的查閱記錄等。九、資料的安全與保密（一）安全措施1.加強對資料存儲場所的安全保衛，限制無關人員進入。2.對存儲設備設置訪問密碼，定期更換密碼。3.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護系統，防止網絡攻擊和病毒入侵。（二）保密措施1.對涉及公司機密的資料進行標識，明確保密等級。2.與接觸機密資料的人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.加強對員工的保密教育，提高保密意識。4.嚴格控制機密資料的傳播范圍，嚴禁通過非公司指定渠道傳播。十、資料的銷毀（一）銷毀申請1.當資料達到保管期限或不再需要時，資料保管部門應填寫《資料銷毀申請表》，說明銷毀的原因、資料名稱、數量等。2.銷毀申請應經相關審核和批準人員同意后，方可進行銷毀操作。（二）銷毀方式1.紙質資料應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保無法恢復。2.電子資料應采用數據擦除、格式化等方式進行銷毀，或存儲介質進行物理銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。十一、監督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應定期對資料的存儲、保管等情況進行檢查，確保資料的安全和完整。2.檢查內容包括資料的分類是否正確、編號是否規范、存儲環境是否良好等。（二）專項檢查1.根據公司業務需要或特定時期的要求，開展專項資料質量安全檢查。2.專項檢查可針對某一類資料、某個部門或某個項目的資料進行深入檢查。（三）問題處理1.對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。2.對