靜安文件管理制度規范?一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的規范生成、流轉、存儲和使用，提高工作效率，保障公司運營的規范化、科學化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構及全體員工。（三）文件定義本制度所指文件包括公司內部形成的各類紙質文件、電子文件、合同協議、報告報表、會議紀要、工作指令、通知通報等具有保存價值的信息載體。（四）管理原則1.統一管理原則：公司文件管理工作由行政部門統一負責，確保文件管理的規范性和一致性。2.分級負責原則：各部門負責人為本部門文件管理的第一責任人，負責本部門文件的收集、整理、保管和歸檔工作。3.及時準確原則：文件的起草、審核、發布應及時準確，確保文件內容符合公司政策和實際工作需要。4.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規和公司保密制度，確保文件信息的安全保密，防止文件泄露、丟失或損壞。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復等，用于傳達公司決策、指導工作、溝通信息等。2.業務文件：涉及公司各類業務活動的文件，如項目計劃、合同協議、業務報表、技術文檔等。3.財務文件：包括財務預算、決算、財務報表、審計報告、稅務文件等。4.人事文件：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等方面的文件。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如會議紀要、工作記錄、宣傳資料等。（二）文件編號1.編號規則行政文件編號：[年份]+[行政部門代碼]+[文件順序號]，如[2023]AD001，表示2023年行政部門發布的第1號文件。業務文件編號：[年份]+[業務部門代碼]+[文件類別代碼]+[文件順序號]，如[2023]BD01001，表示2023年業務部門B類第1號業務文件。財務文件編號：[年份]+[財務部門代碼]+[文件類型代碼]+[文件順序號]，如[2023]FD02001，表示2023年財務部門第2類財務文件。人事文件編號：[年份]+[人事部門代碼]+[文件種類代碼]+[文件順序號]，如[2023]HD03001，表示2023年人事部門第3種人事文件。其他文件編號：[年份]+[文件產生部門代碼]+[文件序號]，如[2023]OD001，表示2023年由其他部門產生的第1號文件。2.部門代碼與文件類別代碼、文件類型代碼、文件種類代碼行政部門代碼：AD業務部門代碼根據公司組織架構設定，如業務部門A為BDA，業務部門B為BDB等。文件類別代碼：項目計劃用PJ，合同協議用CT，業務報表用RB等。文件類型代碼：財務預算用FY，財務決算用JY等。文件種類代碼：員工招聘用ZP，員工培訓用PX等。三、文件起草與審核（一）文件起草1.職責分工涉及公司全局性、重大決策性文件由公司高層領導或指定的部門負責起草。各部門業務范圍內的文件由各部門指定專人起草。2.起草要求文件內容應主題明確、邏輯清晰、語言準確、格式規范。引用法律法規、政策文件等應注明出處。涉及多個部門的文件，起草部門應充分征求相關部門意見。（二）文件審核1.審核流程一般性文件由部門負責人審核。重要文件、涉及多個部門的文件、涉及公司重大利益的文件由分管領導審核，必要時提交公司總經理審核。2.審核內容文件內容是否符合公司政策、法律法規及實際工作需要。文件格式是否規范，語言表達是否準確。文件涉及的事項是否明確，責任是否清晰。文件是否與其他相關文件相協調一致。四、文件發布（一）紙質文件發布1.打印與蓋章文件起草部門按照審核通過的文件內容進行打印，確保格式清晰、內容準確。文件打印后，需加蓋公司公章或相關部門印章，印章應清晰、端正地蓋在規定位置。2.分發與存檔行政部門負責將蓋章后的紙質文件按照文件發放范圍進行分發，并做好發放記錄。同時，行政部門應留存一份文件存檔，以備查閱。（二）電子文件發布1.上傳平臺文件起草部門將審核通過的電子文件上傳至公司指定的文件管理平臺，如企業網盤或辦公自動化系統。上傳的電子文件應確保格式正確、內容完整，并按照文件分類和編號進行命名和存儲。2.權限設置根據文件的性質和發放范圍，對電子文件設置相應的訪問權限。涉及公司機密的文件應嚴格限制訪問權限，只有經過授權的人員才能查看、下載或編輯。五、文件流轉與傳閱（一）文件流轉1.內部流轉文件在公司內部各部門之間流轉時，應通過公司文件管理平臺或指定的流程進行傳遞。接收部門應及時查收文件，并按照文件要求進行處理，處理結果應及時反饋給發送部門。2.外部流轉涉及與外部單位往來的文件，應按照公司對外文件管理規定進行傳遞。對外發送的文件應進行編號登記，并留存相關憑證。（二）文件傳閱1.傳閱范圍根據文件內容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括相關部門負責人及需要知曉文件內容的人員。2.傳閱方式文件傳閱可通過紙質文件在傳閱范圍內依次傳遞，也可通過電子文件在文件管理平臺上設置傳閱流程進行。傳閱人應在文件傳閱記錄上簽字，注明傳閱時間，以確保文件的及時傳閱和跟蹤。六、文件存儲與保管（一）紙質文件存儲1.檔案室設置公司設立專門的檔案室，用于存放紙質文件。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.分類存放紙質文件應按照文件分類進行存放，同一類文件按照時間順序排列。設立文件索引目錄，便于查找和檢索文件。（二）電子文件存儲1.存儲設備公司使用服務器、磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備對電子文件進行集中存儲。定期對存儲設備進行維護和備份，確保電子文件的安全存儲。2.存儲方式電子文件按照文件分類和編號進行存儲，建立電子文件索引數據庫，方便快速查詢和調用。對重要電子文件進行加密存儲，防止數據泄露。七、文件借閱與查閱（一）文件借閱1.借閱申請因工作需要借閱文件的人員，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱用途、借閱期限等信息。《文件借閱申請表》經所在部門負責人審批后，提交行政部門審核。2.借閱審批行政部門根據文件的密級和借閱申請情況進行審批。涉及公司機密的文件，需經公司分管領導或總經理批準后方可借閱。3.借閱登記借閱人憑審批通過的《文件借閱申請表》到檔案室或文件管理平臺辦理借閱手續，行政部門應做好借閱登記。借閱登記內容包括借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、編號、借閱時間、預計歸還時間等。4.歸還要求借閱人應在規定的借閱期限內歸還文件，如需延期，應提前辦理續借手續。歸還文件時，行政部門應檢查文件是否完好無損，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應責任。（二）文件查閱1.查閱范圍公司員工因工作需要可查閱與本人工作相關的文件。外部單位人員因工作往來需要查閱公司文件的，需經公司相關部門負責人批準，并在公司指定地點查閱。2.查閱方式員工查閱紙質文件可到檔案室查閱，查閱電子文件可通過公司文件管理平臺進行。外部單位人員查閱文件時，公司應安排專人陪同，并做好查閱記錄。八、文件保密與銷毀（一）文件保密1.保密制度公司建立健全文件保密制度，明確文件保密責任和保密措施。對涉及公司機密的文件，應嚴格限制知悉范圍，采取加密存儲、專人保管等保密措施。2.保密培訓定期對員工進行文件保密培訓，提高員工的保密意識和保密技能。新員工入職時應進行文件保密知識培訓，并簽訂保密協議。（二）文件銷毀1.銷毀范圍文件超過保管期限或已失去保存價值的，應進行銷毀。涉及公司機密的文件在銷毀前應進行嚴格的審批和處理，確保文件信息不被泄露。2.銷毀方式紙質文件采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，電子文件采用格式化、刪除等方式進行銷毀。文件銷毀應在行政部門指定的地點進行，并由行政部門派人監督，確保銷毀徹底。3.銷毀記錄行政部門應對文件銷毀情況進行記錄，記錄內容包括銷毀文件的名稱、編號、數量、銷毀時間、銷毀方式等。九、文件修訂與廢止（一）文件修訂1.修訂原因文件在執行過程中發現存在問題、政策法規發生變化、公司業務調整等情況時，需要對文件進行修訂。2.修訂流程文件修訂由原起草部門或相關部門提出修訂申請，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂原因、修訂內容等。《文件修訂申請表》經部門負責人審核后，提交分管領導審批。審批通過后，原起草部門按照文件起草與審核流程對文件進行修訂，修訂后的文件重新發布實施。（二）文件廢止1.廢止條件文件已被新的文件替代、文件規定的事項已完成或不再適用、文件