規范公章使用管理制度?一、總則（一）目的為加強公司公章的使用管理，規范公章使用行為，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，公司所有部門和員工在涉及公章使用的各類事務中均應嚴格遵守本制度。（三）定義本制度所稱公章，是指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。二、公章的刻制與備案（一）刻制1.公司公章的刻制由行政管理部門統一負責，根據公司設立、變更等相關文件規定的印章種類、規格、樣式等要求，選擇具有合法資質的印章制作單位進行刻制。2.申請刻制公章時，需填寫《公章刻制申請表》，詳細注明公章名稱、規格、用途、數量等信息，并經公司法定代表人或其授權人簽字批準。3.行政管理部門應在公章刻制完成后，及時與印章制作單位辦理交接手續，對公章的規格、樣式、材質等進行核對，并在《公章交接清單》上簽字確認。（二）備案1.新刻制的公章必須按照國家法律法規和當地公安機關的要求，及時辦理備案手續。2.行政管理部門負責整理、收集公章備案所需的相關資料，包括營業執照副本復印件、法定代表人身份證明、刻章許可證等，并在規定時間內到公安機關辦理備案登記。3.備案完成后，行政管理部門應妥善保管備案證明文件，并將備案信息錄入公司公章管理檔案。三、公章的保管（一）保管原則1.實行專人保管原則，明確公章保管責任人，確保公章的安全存放和規范使用。2.公章保管人員應具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將公章交予他人保管或使用。3.公章保管應做到安全、保密，防止公章被盜、遺失或損壞。（二）保管職責1.公司公章由行政管理部門指定專人負責保管，合同專用章由合同管理部門指定專人負責保管，財務專用章由財務部門指定專人負責保管，法定代表人章由法定代表人或其授權人負責保管。2.公章保管人員應建立公章使用登記臺賬，詳細記錄公章使用的日期、事由、批準人、用印文件名稱及編號、用印份數等信息，并妥善保存相關用印文件資料。3.公章保管人員應定期對保管的公章進行檢查，如發現公章有損壞、磨損等情況，應及時報告行政管理部門，并按照規定程序申請更換。4.公章保管人員因工作變動或其他原因不能繼續保管公章時，應及時辦理公章交接手續，由行政管理部門指定新的保管人員，并在《公章交接清單》上簽字確認。交接過程中，應嚴格核對公章的數量、規格、樣式等信息，確保交接清楚。（三）保管場所1.公章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，并放置在有專人負責的辦公室或檔案室。2.保管場所應具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全條件，確保公章的安全存放。四、公章的使用（一）使用原則1.嚴格審批原則，公章的使用必須經過嚴格的審批程序，未經批準不得擅自使用公章。2.一事一用原則，公章應按照批準的用途和范圍使用，不得用于與申請事項無關的其他用途。3.登記備案原則，公章使用過程中應進行詳細登記，并留存相關用印文件資料備案。（二）使用范圍1.公司公章的使用范圍包括但不限于對外簽訂合同、協議、文件，出具證明、介紹信，辦理各類資質證書、營業執照等相關手續，以及其他需要加蓋公章的事項。2.合同專用章僅用于公司對外簽訂各類合同、協議等經濟往來文件，不得用于其他用途。3.財務專用章僅用于公司財務核算、資金收付、稅務申報等相關財務業務，不得用于其他用途。4.法定代表人章僅用于公司法定代表人授權辦理的特定事項，如簽署合同、文件等，不得用于其他用途。（三）使用流程1.用印申請公司員工因工作需要使用公章時，應填寫《公章使用申請表》，詳細注明用印事由、用印文件名稱及編號、用印份數、用印日期等信息，并按照審批權限提交相關部門負責人或公司領導審批。申請用印事項涉及多個部門的，應由主辦部門負責協調相關部門會簽后，再提交審批。2.審批流程一般事項用印，由部門負責人審批；重要事項用印，需經公司分管領導審批；重大事項用印，必須經公司法定代表人審批。審批人應認真審核用印申請內容，對不符合規定或存在疑問的用印申請，應及時與申請部門溝通核實，提出修改意見或不予批準。3.用印登記公章保管人員在收到經批準的《公章使用申請表》后，應嚴格按照申請表上的內容進行用印登記，詳細記錄用印時間、用印文件名稱及編號、用印份數、批準人等信息，并在《公章使用登記臺賬》上簽字確認。4.用印操作公章保管人員在用印前，應認真核對用印文件的內容、格式、簽字等是否符合要求，確認無誤后，方可在規定位置加蓋公章。加蓋公章時，應確保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。用印完成后，公章保管人員應將用印文件與《公章使用申請表》、《公章使用登記臺賬》一并妥善保存。（四）特殊情況處理1.因緊急情況無法事先履行審批程序的，用印申請人應通過電話、郵件等方式向有權審批人報告用印事由、用印文件名稱及編號、用印份數等信息，并在事后及時補辦審批手續。2.異地用印時，應根據實際情況選擇合適的方式進行用印。如需郵寄公章的，應由行政管理部門安排專人負責郵寄，并做好郵寄記錄；如需在異地現場用印的，應由行政管理部門指定專人攜帶公章前往，并按照本制度規定的用印流程進行操作。3.對于涉及重大法律風險或可能給公司帶來較大經濟損失的用印事項，除按照正常審批程序外，還應組織相關部門進行風險評估和法律審核，確保用印行為合法合規。五、公章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、印章損壞、遺失、被盜等原因，需要停用公章時，行政管理部門應及時發布公章停用通知，并在公司內部進行公示。2.公章停用后，保管人員應立即停止使用該公章，并將其妥善保管。（二）銷毀1.對于停用的公章，行政管理部門應按照規定程序進行銷毀。銷毀前，應填寫《公章銷毀申請表》，詳細注明公章名稱、規格、停用原因、銷毀方式等信息，并經公司法定代表人或其授權人簽字批準。2.公章銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進行，確保公章無法恢復使用。銷毀過程中，應由行政管理部門指定專人負責監督，并在《公章銷毀記錄》上簽字確認。3.銷毀完成后，行政管理部門應將《公章銷毀申請表》、《公章銷毀記錄》等相關資料整理歸檔，作為公司印章管理檔案的重要組成部分。六、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門負責定期對公章使用管理情況進行審計監督，檢查公章使用是否符合本制度規定，審批程序是否規范，用印登記是否完整等。2.行政管理部門應定期對公章保管人員的工作進行檢查，督促其嚴格遵守公章保管和使用規定，確保公章安全。（二）違規處理1.對于違反本制度規定使用公章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。情節較輕的，給予批評教育、責令改正；情節嚴重的，給予警告、罰款、降職、撤職等處分；給公司造成經濟損失或其他嚴重后果的，依法追究相關人員的法律責任。2.因保管不善導致公章被盜、遺失或損壞的，公章保管人員應承擔相應的賠償責任。如因公章被盜、遺失或損壞給公司造成經濟損失或其他嚴重后果的，公司將依法追究保