超市采購品類管理制度?一、總則（一）目的為規范超市采購品類管理，確保采購活動的科學性、合理性和高效性，滿足顧客需求，提高超市經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于超市所有采購品類的管理活動，包括但不限于食品、日用品、生鮮、服裝、家電等各類商品的采購。（三）基本原則1.以銷定采原則：根據市場銷售情況和顧客需求預測制定采購計劃，確保商品供應與銷售相匹配。2.質量第一原則：嚴格把控采購商品的質量，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，保障顧客權益。3.成本控制原則：在保證商品質量的前提下，通過優化采購流程、談判技巧等降低采購成本，提高超市盈利能力。4.合作共贏原則：與供應商建立長期穩定、互利共贏的合作關系，共同應對市場變化和挑戰。二、采購品類規劃（一）品類分析1.定期對超市各采購品類進行銷售數據分析，包括銷售額、銷售量、銷售毛利、庫存周轉率等指標，了解各品類的銷售趨勢和市場需求變化。2.分析各品類在不同季節、節假日、促銷活動期間的銷售特點，為采購計劃提供參考依據。3.研究競爭對手同類品類的商品結構、價格策略、促銷活動等情況，找出自身優勢和不足，制定差異化的采購策略。（二）品類定位根據超市的市場定位、目標顧客群體以及銷售數據分析結果，對各采購品類進行定位。例如：1.高端品類：針對追求高品質、高價格商品的顧客群體，提供國內外知名品牌、高端產品線的商品，注重商品的品質、設計和服務。2.中端品類：滿足大多數顧客日常消費需求，以性價比高的商品為主，涵蓋主流品牌和自有品牌，注重商品的實用性和價格合理性。3.低端品類：為價格敏感型顧客提供經濟實惠的商品，重點關注低價、暢銷的大眾商品，以滿足基本生活需求。（三）品類規劃制定1.根據品類分析和定位結果，制定年度采購品類規劃，明確各品類的采購目標、商品結構調整方向、供應商開發計劃等。2.采購品類規劃應具有前瞻性和靈活性，充分考慮市場變化趨勢和超市發展戰略，預留一定的調整空間，以適應不同階段的經營需求。3.定期對采購品類規劃進行評估和調整，根據實際銷售情況、市場反饋以及行業動態及時優化規劃內容，確保其有效性和適應性。三、供應商管理（一）供應商開發1.建立供應商信息收集渠道，通過網絡搜索、行業展會、供應商推薦、同行交流等方式，廣泛收集潛在供應商信息。2.對收集到的供應商信息進行初步篩選，評估其經營資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況，確定符合基本要求的供應商名單。3.對初選供應商進行實地考察，深入了解其生產經營狀況、質量管理體系、物流配送能力等，評估其是否具備與超市長期合作的潛力。4.根據實地考察結果，對合格供應商進行分類管理，建立供應商檔案，記錄其基本信息、合作歷史、交易數據等內容，為后續合作提供參考依據。（二）供應商評估1.建立供應商評估體系，定期對供應商的表現進行全面評估，評估指標包括商品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作配合度等方面。2.采用定量與定性相結合的評估方法，對供應商各項指標進行打分，并根據權重計算綜合得分，確定供應商等級。3.根據供應商評估結果，對表現優秀的供應商給予獎勵和更多合作機會，對表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰處理，以激勵供應商不斷提高自身服務水平。（三）供應商合作與溝通1.與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括商品質量標準、價格條款、交貨方式、付款方式、售后服務等內容，確保合作有章可循。2.定期與供應商進行溝通交流，及時傳達超市的采購需求、銷售情況、市場反饋等信息，共同探討合作中存在的問題及解決方案，加強雙方的合作默契。3.建立供應商投訴處理機制，及時受理供應商的投訴和建議，對合理訴求要積極協調解決，維護供應商的合法權益，保持良好的合作關系。四、采購計劃管理（一）采購需求預測1.結合歷史銷售數據、市場趨勢、季節因素、促銷活動計劃等信息，運用科學的預測方法（如時間序列分析、回歸分析等），對各采購品類的商品需求進行預測。2.組織相關部門（如銷售部門、市場部門、門店運營部門等）召開采購需求預測會議，充分聽取各方意見和建議，對預測結果進行綜合評估和調整，確保需求預測的準確性和可靠性。3.根據采購需求預測結果，制定詳細的月度、季度和年度采購計劃，明確各品類的采購數量、采購時間、交貨地點等具體要求。（二）采購計劃審批1.采購計劃制定完成后，提交至采購部門負責人進行初審，審核內容包括計劃的合理性、準確性、與品類規劃的一致性等方面。2.采購部門負責人初審通過后，將采購計劃提交至財務部門進行預算審核，確保采購資金的合理性和可行性。3.財務部門預算審核通過后，采購計劃提交至超市管理層進行最終審批，管理層根據超市整體經營戰略和財務狀況對采購計劃進行全面評估，做出審批決策。（三）采購計劃執行與調整1.采購部門嚴格按照審批后的采購計劃組織采購活動，確保采購任務按時、按質、按量完成。2.在采購計劃執行過程中，如遇市場需求變化、供應商問題、政策調整等因素導致原計劃無法順利執行，采購部門應及時向上級匯報，并根據實際情況提出采購計劃調整建議。3.采購計劃調整建議需按照原審批流程進行審批，經批準后方可實施調整，確保采購活動始終圍繞超市經營目標有序進行。五、采購流程管理（一）采購申請1.各部門（如門店、倉庫、銷售部門等）根據實際經營需求，填寫采購申請表，詳細說明所需商品的品類、規格、數量、交貨時間等信息。2.采購申請表提交至部門負責人進行審核，部門負責人審核通過后簽字確認，并提交至采購部門。（二）采購訂單下達1.采購部門收到采購申請表后，對申請內容進行進一步審核，核實需求的合理性和準確性。2.根據審核結果，選擇合適的供應商，通過郵件、電話、采購系統等方式向供應商下達采購訂單，明確訂單的各項條款和要求，如商品名稱、規格、數量、價格、交貨日期、交貨地點等。3.在下達采購訂單前，采購人員應與供應商再次確認訂單細節，確保雙方對訂單內容理解一致，避免因信息溝通不暢導致的糾紛和損失。（三）采購合同簽訂1.對于金額較大或采購周期較長的采購項目，采購部門應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，保障交易的合法性和規范性。2.采購合同應包含商品名稱、規格、數量、價格、交貨日期、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等主要條款，確保合同內容完整、清晰、明確。3.采購合同簽訂前，需提交至法務部門進行審核，確保合同條款符合法律法規要求，避免潛在的法律風險。審核通過后，由授權代表簽字蓋章生效。（四）采購執行與跟蹤1.采購部門按照采購訂單和合同要求，跟蹤供應商的生產進度、發貨情況，確保商品按時、按質、按量交付。2.定期與供應商溝通采購執行情況，及時了解生產過程中出現的問題，并協調解決，確保采購任務順利進行。3.對于緊急采購訂單或重要采購項目，采購部門應加強跟蹤和監控，確保供應商嚴格按照要求執行，必要時可安排專人駐廠監督生產和發貨過程。（五）商品驗收1.商品到貨前，采購部門應及時通知相關部門（如倉庫、質量檢驗部門等）做好驗收準備工作。2.商品到貨后，由驗收人員按照采購訂單和合同要求對商品的數量、規格、質量等進行逐一驗收，確保商品符合要求。3.對于驗收合格的商品，驗收人員應在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續；對于驗收不合格的商品，應及時與供應商溝通協商處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好記錄。（六）采購付款1.采購付款應嚴格按照采購合同約定的付款方式和期限進行操作，確保付款的準確性和及時性。2.采購部門在收到供應商的發票及相關結算憑證后，進行初審，核實發票內容與采購訂單、驗收單是否一致。3.初審通過后，將發票及結算憑證提交至財務部門進行復審和付款審批。財務部門審核無誤后，按照公司財務制度辦理付款手續。六、采購成本控制（一）價格談判1.采購人員在采購過程中應積極與供應商進行價格談判，通過對比不同供應商的價格水平、產品質量、服務條款等因素，爭取最有利的采購價格。2.談判前，采購人員應充分了解市場行情和供應商成本結構，制定合理的談判策略和底線，做到心中有數。3.在談判過程中，采購人員應靈活運用談判技巧，如強調長期合作關系、批量采購優勢、市場競爭壓力等，爭取降低采購價格，同時也要注意維護與供應商的良好合作關系，避免因價格談判過于激烈導致合作破裂。（二）成本分析與優化1.定期對采購成本進行分析，包括采購價格、運輸成本、倉儲成本、損耗成本等方面，找出成本控制的關鍵點和潛力點。2.通過與供應商協商優化采購批量、交貨方式、付款周期等條款，降低采購成本；同時，合理規劃庫存水平，減少庫存積壓和損耗，降低倉儲成本。3.鼓勵采購人員提出成本控制合理化建議，并對有價值的建議給予獎勵，激發全員參與成本控制的積極性和主動性。（三）供應商成本管理1.與供應商共同探討成本降低的方法和途徑，引導供應商優化生產流程、提高生產效率、降低原材料采購成本等，實現雙方成本的共同降低。2.對于成本控制效果顯著的供應商，給予一定的獎勵或更多的合作機會，激勵供應商持續改進成本管理水平。3.建立供應商成本信息檔案，跟蹤供應商成本變化情況，為采購決策提供參考依據。七、采購風險管理（一）市場風險1.密切關注市場動態和行業趨勢，及時了解商品價格波動、供求關系變化等信息，提前制定應對策略，降低市場風險對采購活動的影響。2.加強與供應商的溝通與合作，共同應對市場變化，如通過簽訂價格調整條款、建立價格預警機制等方式，保障采購成本的相對穩定。3.對于市場風險較大的采購品類，適當增加采購渠道的多樣性，分散采購風險，避免過度依賴單一供應商。（二）供應商風險1.加強對供應商的風險管理，定期評估供應商的經營狀況、財務狀況、信用狀況等，及時發現潛在風險并采取相應措施。2.與供應商簽訂風險分擔條款，明確在供應商出現違約、破產、停產等情況下雙方的責任和義務，降低供應商風險對超市采購業務的影響。3.建立供應商應急管理機制，針對可能出現的供應商風險事件制定應急預案，確保在風險發生時能夠迅速采取措施，保障超市商品供應的連續性。（三）質量風險1.嚴格把控采購商品的質量，加強對供應商質量管理體系的審核和監督，確保供應商提供的商品符合超市質量要求。2.建立完善的商品質量檢驗制度，加強到貨驗收環節的質量檢驗工作，對不合格商品堅決不予入庫，并及時與供應商溝通處理。3.對于因質量問題給超市造成損失的供應商，按照合同約定追究其責任，同時采取措施防止類似質量問題再次發生。（四）法律風險1.采購活動涉及眾多法律法規，如合同法、消費者權益保護法、產品質量法等，采購人員應加強法律法規學習，確保采購行為合法合規。2.在采購合同簽訂、執行過程中，嚴格按照法律法規要求操作，避免因合同條款不明確、操作不規范等引發法律糾紛。3.定期對采購業務進行法律合規審查，及時發現和糾正潛在的法律風險點，防范法律風險的發生。八、采購績效評估（一）評估指標設定1.采購成本指標：包括采購價格、采購總成本降低率、采購費用率等，衡量采購部門在成本控制方面的績效。2.采購質量指標：如商品合格率、退貨率、質量投訴率等，反映采購商品的質量水平。3.采購效率指標：采購訂單處理周期、交貨準時率、庫存周轉率等，評估采購部門的工作效率。4.供應商管理指標：供應商滿意度、供應商開發數量、供應商淘汰率等，考核采購部門在供應商管理方面的成效。5.服務指標：內部客戶滿意度、投訴處理及時率等，體現采購部門對內部客戶的服務質量。（二）評估周期與方式1.采購績效評估采用定期評估與不定期評估相結合的方式，定期評估周期為月度、季度和年度，不定期評估根據實際工作需要隨時進行。2.評估方式包括數據統計分析、問卷調查、現場檢查、部門匯報等，通過多維度收集評估信息，確保評估結果的客觀、準確。（三）評估結果應用1.根據采購績效評估結果，對表現優秀的采購人員給予獎勵，如獎金、晉升、榮譽證書等，激勵其繼續保持良好的工作業績。