行政人事文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政人事文件的管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有行政人事文件的起草、審核、發(fā)布、存檔、保管、借閱、銷毀等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映公司的政策、制度和工作要求，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤信息。2.完整性原則：文件應(yīng)包含必要的信息，結(jié)構(gòu)完整，邏輯清晰，確保文件的可操作性和指導(dǎo)性。3.規(guī)范性原則：文件的格式、編號(hào)、字體、排版等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，保持文件的一致性和規(guī)范性。4.時(shí)效性原則：文件應(yīng)及時(shí)更新和修訂，確保其與公司實(shí)際情況和業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)，過(guò)時(shí)或失效的文件應(yīng)及時(shí)清理。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司行政管理制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.人事文件：涵蓋員工招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事任免等相關(guān)文件。3.其他文件：如各類合同、協(xié)議、報(bào)表、宣傳資料等不屬于行政人事范疇，但與公司行政人事工作相關(guān)的文件。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則行政文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱]xZ[年份][序號(hào)]人事文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱]RS[年份][序號(hào)]其他文件編號(hào)：[公司簡(jiǎn)稱]QT[年份][序號(hào)]其中，"[公司簡(jiǎn)稱]"為公司名稱的縮寫；"xZ"代表行政文件，"RS"代表人事文件，"QT"代表其他文件；"[年份]"為文件發(fā)布的年份，采用公元紀(jì)年，四位數(shù)表示；"[序號(hào)]"為文件的順序號(hào)，從001開始依次編排。2.編號(hào)示例公司發(fā)布的2023年第5號(hào)行政文件，編號(hào)為：[公司簡(jiǎn)稱]xZ20230052023年第10號(hào)人事文件，編號(hào)為：[公司簡(jiǎn)稱]RS20230102023年第3號(hào)其他文件，編號(hào)為：[公司簡(jiǎn)稱]QT2023003三、文件起草（一）起草職責(zé)1.行政人事相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)文件的起草工作。文件起草人應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和文字表達(dá)能力，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔。2.涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭起草，相關(guān)部門配合提供資料和意見(jiàn)。（二）起草要求1.文件應(yīng)明確主題，開頭說(shuō)明發(fā)文目的和依據(jù)，主體部分詳細(xì)闡述相關(guān)內(nèi)容，結(jié)尾提出要求或明確執(zhí)行事項(xiàng)。2.語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。3.內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、政策方針以及公司的相關(guān)規(guī)定，不得與上級(jí)文件精神相抵觸。4.對(duì)于需要引用其他文件的，應(yīng)注明文件名稱和文號(hào)，確保引用的準(zhǔn)確性和一致性。（三）起草流程1.起草人根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，確定文件主題和大致內(nèi)容框架。2.收集相關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究，必要時(shí)可征求相關(guān)部門和人員的意見(jiàn)。3.按照文件格式要求，起草文件初稿，并在文件首頁(yè)注明起草部門、起草人、起草日期等信息。四、文件審核（一）審核職責(zé)1.文件初稿完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合部門職責(zé)和工作實(shí)際，邏輯是否清晰，格式是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，將文件提交至行政人事部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審人員應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性等進(jìn)行全面審核，并提出修改意見(jiàn)。3.涉及公司重大決策、重要制度、人事任免等關(guān)鍵文件，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理進(jìn)行終審。終審人員應(yīng)對(duì)文件的必要性、可行性、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行綜合評(píng)估，決定是否批準(zhǔn)發(fā)布。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：檢查文件內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)、政策方針以及公司的相關(guān)規(guī)定，有無(wú)違法違規(guī)條款。2.合規(guī)性審核：審核文件是否符合公司的管理流程、審批權(quán)限和工作規(guī)范，是否與公司其他文件相協(xié)調(diào)一致。3.準(zhǔn)確性審核：核對(duì)文件中的數(shù)據(jù)、事實(shí)、引用條款等是否準(zhǔn)確無(wú)誤，語(yǔ)言表達(dá)是否清晰準(zhǔn)確，避免歧義。4.完整性審核：審查文件是否涵蓋了應(yīng)有的內(nèi)容，結(jié)構(gòu)是否完整，關(guān)鍵事項(xiàng)是否明確，有無(wú)遺漏重要信息。5.格式規(guī)范性審核：檢查文件的格式、編號(hào)、字體、排版等是否符合公司統(tǒng)一規(guī)定，頁(yè)面設(shè)置是否合理，簽章是否齊全。（三）審核反饋與修改1.審核人員應(yīng)在收到文件初稿后的[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)完成審核，并將審核意見(jiàn)反饋給起草人。審核意見(jiàn)應(yīng)明確指出存在的問(wèn)題及修改建議，必要時(shí)可附上修改示例。2.起草人應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)文件進(jìn)行修改完善，并將修改后的文件再次提交審核，直至審核通過(guò)為止。五、文件發(fā)布（一）發(fā)布渠道1.根據(jù)文件的性質(zhì)和受眾范圍，選擇合適的發(fā)布渠道。主要發(fā)布渠道包括公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、公告欄、紙質(zhì)文件等。2.重要文件或涉及全體員工的文件，一般通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，并在公告欄張貼紙質(zhì)版文件，以便員工查閱。3.針對(duì)特定部門或人員的文件，可通過(guò)電子郵件或紙質(zhì)文件形式直接發(fā)送給相關(guān)人員。（二）發(fā)布流程1.文件經(jīng)終審批準(zhǔn)后，由行政人事部門負(fù)責(zé)按照確定的發(fā)布渠道進(jìn)行發(fā)布操作。2.在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布文件時(shí)，應(yīng)確保文件上傳的準(zhǔn)確性和完整性，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，保證只有授權(quán)人員能夠查閱和下載。3.通過(guò)電子郵件發(fā)布文件時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫收件人郵箱地址，郵件主題應(yīng)明確文件名稱和編號(hào)，郵件正文應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明文件的主要內(nèi)容和重要性。4.在公告欄張貼紙質(zhì)文件時(shí)，應(yīng)確保文件張貼位置醒目，便于員工查看。同時(shí)，應(yīng)定期清理公告欄，及時(shí)更新過(guò)期文件。六、文件存檔（一）存檔范圍公司行政人事部門負(fù)責(zé)對(duì)所有經(jīng)發(fā)布的行政人事文件進(jìn)行存檔管理，確保文件的完整性和可追溯性。（二）存檔方式1.電子存檔：將文件以電子文檔形式存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照文件分類和編號(hào)建立文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。電子文檔應(yīng)保存原始格式，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可讀性。2.紙質(zhì)存檔：對(duì)于重要文件或需要長(zhǎng)期保存的文件，除電子存檔外，還應(yīng)打印紙質(zhì)版文件進(jìn)行存檔。紙質(zhì)文件應(yīng)按照文件編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，并在封面注明文件名稱、編號(hào)、日期等信息。（三）存檔期限1.一般行政人事文件的存檔期限為[規(guī)定年限]年，自文件發(fā)布之日起計(jì)算。2.涉及公司重大決策、重要制度、人事任免、財(cái)務(wù)審計(jì)等關(guān)鍵文件，應(yīng)長(zhǎng)期存檔保管。3.法律法規(guī)和政策規(guī)定有明確存檔期限要求的文件，按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）存檔管理1.行政人事部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件存檔管理工作，定期對(duì)存檔文件進(jìn)行檢查和清理，確保文件的完整性和安全性。2.建立文件存檔目錄清單，詳細(xì)記錄文件的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。3.對(duì)電子存檔文件應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可用性。七、文件保管（一）保管責(zé)任1.行政人事部門負(fù)責(zé)公司行政人事文件的保管工作，確保文件的妥善存放和安全保密。2.檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守文件保管制度，不得擅自泄露文件內(nèi)容。（二）保管環(huán)境1.文件應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，避免文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。2.檔案室應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保文件的安全。（三）保管期限監(jiān)控1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)存檔文件的保管期限進(jìn)行檢查，對(duì)于已超過(guò)保管期限的文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。2.在文件臨近保管期限時(shí)，應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員，提醒其關(guān)注文件的處理情況。八、文件借閱（一）借閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可按照規(guī)定借閱行政人事文件。外部單位或人員原則上不得借閱公司文件，如有特殊情況需要借閱，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）借閱流程1.借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審核同意后，將申請(qǐng)表提交至行政人事部門負(fù)責(zé)人審批。行政人事部門負(fù)責(zé)人根據(jù)文件的保密級(jí)別和借閱人的實(shí)際需求進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要機(jī)密的文件，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.審批通過(guò)后，檔案管理人員按照申請(qǐng)表提供的信息，將文件借給借閱人，并在《文件借閱登記表》上記錄借閱日期、借閱人姓名、部門、文件名稱和編號(hào)等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還所借文件，如需延期歸還，應(yīng)提前向行政人事部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損或丟失文件。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)行政人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。2.借閱人在使用文件過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將文件內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向借閱人查明原因，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。九、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已超過(guò)保管期限且無(wú)留存價(jià)值的行政人事文件。2.因工作失誤、政策調(diào)整等原因形成的重復(fù)、無(wú)效或錯(cuò)誤的文件。3.涉及公司機(jī)密但已不再具有保密價(jià)值的文件，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.行政人事部門定期對(duì)存檔文件進(jìn)行清理，確定需要銷毀的文件清單，并填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)行政人事部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.審批通過(guò)后，行政人事部門安排專人負(fù)責(zé)文件銷毀工作。文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。4.在文件銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排兩人以上進(jìn)行監(jiān)督，并在《文件銷毀登記表》上記錄銷毀日期、文件名稱和編號(hào)、數(shù)量、銷毀方式等信息，監(jiān)督人員和銷毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。（三）銷毀記錄1.文件銷毀完成后，行政人事部門應(yīng)將《文件銷毀申請(qǐng)表》、《文件銷毀登記表》等相關(guān)資料整理歸檔，作為文件銷毀的憑證保存。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)文件銷毀記錄進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保銷毀工作的真實(shí)性和規(guī)范性。十、文件修訂（一）修訂依據(jù)1.國(guó)家法律法規(guī)、政策方針發(fā)生變化，導(dǎo)致公司行政人事文件需要相應(yīng)調(diào)整。2.公司業(yè)務(wù)發(fā)展、組織架構(gòu)調(diào)整、管理流程優(yōu)化等原因，需要對(duì)現(xiàn)有文件進(jìn)行修訂完善。3.文件在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或存在不足之處，需要進(jìn)行修訂以提高文件的可操作性和有效性。（二）修訂流程1.由相關(guān)部門或人員提出文件修訂建議，并填寫《文件修訂申請(qǐng)表》，說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容和要求等。2.《文件修訂申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至行政人事部門。行政人事部門對(duì)修訂建議進(jìn)行匯總和分析，確定是否需要啟動(dòng)文件修訂程序。3.如需修訂文件，行政人事部門按照文件起草、審核、