超市采購合同管理制度?總則1.目的本制度旨在規范超市采購合同的管理，確保采購活動的合法性、規范性和有效性，保障超市與供應商的合法權益，降低采購風險，提高采購效率，促進超市業務的健康發展。2.適用范圍本制度適用于超市所有采購合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。3.基本原則合法性原則：采購合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規的規定。平等自愿原則：超市與供應商在簽訂采購合同時應遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則。全面履行原則：合同雙方應按照合同約定全面履行各自的義務。效益原則：采購合同的管理應注重經濟效益，降低采購成本，提高采購質量。采購合同的簽訂1.采購申請與審批超市各部門根據業務需求填寫采購申請表，詳細注明采購物品的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間等信息。采購申請表經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門對采購申請進行匯總、分析和評估，根據超市庫存情況、采購預算等因素，確定是否批準采購申請。如批準，采購部門負責人簽字確認；如不批準，應及時反饋給申請部門并說明原因。2.供應商選擇與評估采購部門根據采購申請，通過多種渠道選擇潛在供應商，如供應商推薦、網絡搜索、行業展會等。對潛在供應商進行初步評估，收集其營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關資質證明文件，了解其經營狀況、信譽、生產能力、產品質量等方面的情況。采購部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察，評估其生產環境、管理水平、質量控制體系等。根據評估結果，建立供應商檔案，對合格供應商進行分類管理，并定期對供應商進行復審和評估，確保供應商的持續合格。3.合同談判與起草采購部門與選定的供應商就采購合同的條款進行談判，包括商品價格、數量、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等內容。在談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件，同時確保合同條款符合超市利益和法律法規要求。根據談判結果，由采購部門負責起草采購合同文本。合同文本應明確雙方的權利和義務，條款應具體、清晰、準確，避免模糊不清或歧義性表述。4.合同審核與審批采購合同文本起草完成后，首先提交至采購部門負責人進行審核。審核內容包括合同條款是否完整、準確，是否符合談判結果，是否存在潛在風險等。采購部門負責人審核通過后，將合同文本提交至法務部門進行合法性審核。法務部門對合同的合法性、合規性進行審查，確保合同不存在法律漏洞和風險。法務部門審核通過后，合同文本提交至財務部門進行財務審核。財務部門對合同的付款方式、結算周期、預算控制等財務條款進行審核，確保合同符合財務規定和超市預算安排。經采購部門負責人、法務部門、財務部門審核通過后，合同文本提交至超市總經理進行最終審批。總經理根據超市整體戰略和業務需求，對合同進行全面審查并做出審批決定。5.合同簽訂采購合同經審批通過后，由超市法定代表人或其授權代表與供應商法定代表人或其授權代表簽訂合同。簽訂合同前，雙方應仔細核對合同條款，確保合同內容與審批通過的文本一致。合同簽訂過程中，應加蓋雙方單位公章或合同專用章，并由雙方授權代表簽字確認。采購部門負責留存合同正本一份，并將副本分發給相關部門，如財務部門、倉儲部門、物流部門等，以便各部門按照合同要求履行各自的職責。采購合同的履行1.供應商交貨管理采購部門應根據采購合同約定，提前向供應商發送交貨通知，明確交貨時間、地點、數量、質量要求等信息。供應商應按照交貨通知要求，按時、足額、準確地將貨物交付至指定地點。采購部門應安排專人對貨物進行驗收，確保貨物的品種、規格、數量、質量等符合合同要求。如發現貨物存在質量問題或與合同約定不符，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施解決問題。如供應商未能及時解決問題，采購部門有權按照合同約定扣除相應貨款或追究供應商的違約責任。2.超市付款管理財務部門應根據采購合同約定的付款方式和結算周期，及時安排付款。在付款前，財務部門應審核采購部門提交的付款申請及相關憑證，確保付款手續齊全、合規。對于貨到付款的采購合同，財務部門在收到采購部門提交的驗收合格報告及發票后，按照合同約定及時支付貨款。對于分期付款的采購合同，財務部門應按照合同約定的付款節點和金額，按時支付各期款項。每次付款前，采購部門應向財務部門提供供應商出具的收款確認函等相關證明文件。財務部門應建立采購合同付款臺賬，詳細記錄每筆采購合同的付款情況，包括付款時間、金額、付款方式等信息，以便進行跟蹤和管理。3.合同執行跟蹤與協調采購部門應定期對采購合同的執行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進度，協調解決合同履行過程中出現的問題。如發現供應商交貨延遲、貨物質量不符合要求、超市付款出現問題等情況，采購部門應及時與供應商、財務部門等相關部門溝通協調，采取有效措施確保合同順利履行。對于因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法正常履行的情況，采購部門應及時與供應商協商解決方案，并根據合同約定和法律法規要求，辦理相關變更或解除合同手續。采購合同的變更與解除1.變更情形在采購合同履行過程中，如因市場行情變化、超市業務調整、供應商原因等因素，需要對合同的條款進行變更，包括商品價格、數量、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式等。合同變更應經雙方協商一致，并簽訂書面的變更協議。變更協議作為原采購合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.變更程序提出變更申請：由采購部門或相關部門根據實際情況填寫采購合同變更申請表，詳細說明變更的原因、內容及對合同履行的影響等。變更申請經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門對變更申請進行評估和審核，如認為變更合理且必要，組織與供應商進行協商談判。雙方就變更事項達成一致意見后，簽訂書面的變更協議。變更協議經雙方簽字蓋章后生效，并按照合同簽訂流程進行審核和備案。3.解除情形在采購合同履行過程中，如出現以下情形之一，合同雙方可以協商解除合同：因不可抗力致使合同無法繼續履行的；在履行期限屆滿之前，一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務的；一方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行的；一方遲延履行債務或者有其他違約行為致使不能實現合同目的的；法律規定的其他情形。4.解除程序提出解除申請：由采購部門或相關部門根據實際情況填寫采購合同解除申請表，詳細說明解除合同的原因及依據。解除申請經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門對解除申請進行評估和審核，如認為解除合同合理且必要，組織與供應商進行協商談判。雙方就解除合同事項達成一致意見后，簽訂書面的解除協議。解除協議經雙方簽字蓋章后生效，并按照合同簽訂流程進行審核和備案。合同解除后，雙方應按照解除協議的約定，辦理相關結算和清理手續，如退還貨物、支付貨款、清理債權債務等。采購合同的檔案管理1.檔案收集與整理采購部門負責采購合同檔案的收集工作，在合同簽訂后及時將合同正本及相關附件、審批文件、變更協議、解除協議等資料收集齊全。對收集到的采購合同檔案資料進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、供應商名稱等進行編號和歸檔，確保檔案資料的完整性和系統性。2.檔案保管與存儲建立專門的采購合同檔案保管制度，指定專人負責檔案的保管工作。檔案保管人員應具備一定的檔案管理知識和技能，確保檔案資料的安全和保密。采購合同檔案應存放在安全、干燥、通風的地方，采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行存儲。紙質檔案應分類裝訂成冊，注明檔案編號、合同名稱、簽訂時間、供應商名稱等信息，并建立檔案目錄索引，便于查閱和檢索。電子檔案應進行備份存儲，確保數據的安全性和可恢復性。3.檔案查閱與借閱超市內部各部門因工作需要查閱采購合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，經部門負責人簽字同意后，提交至采購部門檔案保管人員。采購部門檔案保管人員根據查閱申請表進行審核，如符合查閱條件，為查閱人員提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內容等信息。因特殊原因需要借閱采購合同檔案的，借閱人員應填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限、歸還時間等信息，經部門負責人和采購部門負責人簽字同意后，提交至采購部門檔案保管人員。采購部門檔案保管人員根據借閱申請表進行審核，如符合借閱條件，為借閱人員辦理檔案借閱手續，并要求借閱人員出具借條。借條應注明檔案編號、合同名稱、借閱期限、歸還時間等信息。借閱人員應在規定的借閱期限內歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應提前辦理延期手續。4.檔案銷毀采購合同檔案保管期限屆滿后，采購部門應會同財務部門、法務部門等相關部門對檔案進行鑒定，確定是否需要銷毀。對于確需銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清單，注明檔案編號、合同名稱、簽訂時間、供應商名稱等信息，并經采購部門負責人、財務部門負責人、法務部門負責人等簽字確認。檔案銷毀清單應一式兩份，一份留存，一份交檔案保管人員作為銷毀依據。檔案保管人員按照檔案銷毀清單的要求，對檔案進行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。采購合同的監督與考核1.監督機制建立采購合同監督機制，由超市內部審計部門、監察部門等相關部門對采購合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程進行監督檢查。審計部門定期對采購合同進行審計，審查合同的簽訂程序是否合規、合同條款是否合法有效、合同履行情況是否良好等，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。監察部門對采購合同履行過程中的違規違紀行為進行監督查處，維護超市的合法權益和正常經營秩序。2.考核指標制定采購合同考核指標體系，對采購部門及相關人員的采購合同管理工作進行考核評價?？己酥笜税ê贤炗喖皶r率、合同履行率、合同變更率、合同解除率、采購成本控制情況、供應商滿意度等。合同簽訂及時率=按時簽訂合同的數量/應簽訂合同的數量×100%合同履行率=實際履行合同的數量/應履行合同的數量×100%合同變更率=發生變更的合同數量/簽訂合同的總數量×100%合同解除率=解除合同的數量/簽訂合同的總數量×100%3.考核方式與結果應用采購合同考核采用定期考核與不定期考核相結合的方式進行。定期考核每季度進行一次，由采購部門提交采購合同管理工作自評報告，審計部門、監察部門等相關部門根據考核指標體系進行綜合評價打分。不定期考核根據實際工作需要隨時進行，重點對