破產公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強破產公司檔案管理，確保公司破產過程中各類檔案的完整、安全和有效利用，規范檔案管理工作流程，依據國家有關法律法規及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司進入破產程序后涉及的各類檔案，包括但不限于財務檔案、行政檔案、業務檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司破產過程中的各項活動和事實。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與破產相關的各類檔案，確保無遺漏。3.保密性原則：對涉及公司商業秘密、個人隱私等敏感信息的檔案嚴格保密。4.規范性原則：檔案管理工作應遵循統一的標準和規范，確保檔案質量。二、檔案管理職責（一）破產管理人職責1.負責全面管理破產公司的檔案工作，制定檔案管理工作計劃和方案。2.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.對檔案管理人員進行培訓和指導，確保檔案管理工作的規范進行。4.審核檔案的銷毀申請，按規定進行檔案銷毀。（二）檔案管理人員職責1.具體實施檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作。2.負責檔案的日常保管，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案檢索系統，方便檔案的查詢和利用。4.協助破產管理人做好檔案的統計、鑒定和銷毀等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料、銀行對賬單等。2.行政檔案：公司設立、變更、注銷相關文件，股東會決議、董事會決議、公司章程，辦公文件、合同協議、印章使用記錄等。3.業務檔案：銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料、產品資料等。4.人事檔案：員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓記錄、績效考核資料等。5.其他檔案：公司資產清單、評估報告、債權債務清單、訴訟仲裁文件等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，在規定時間內將本部門的檔案移交至檔案管理人員。2.收集的檔案應保持原始狀態，不得隨意涂改、偽造或損毀。3.對于電子檔案，應確保數據的完整性和可讀性，并進行備份存儲。（三）收集流程1.各部門在破產程序啟動后，對本部門的檔案進行全面梳理，填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案及檔案移交清單一并提交給檔案管理人員。3.檔案管理人員對接收的檔案進行核對，如發現問題及時與移交部門溝通解決。四、檔案整理（一）分類標準1.按檔案性質分類：分為財務檔案、行政檔案、業務檔案、人事檔案、其他檔案等類別。2.按時間順序分類：在每個類別下，再按照檔案形成的時間先后順序進行排列。（二）整理方法1.紙質檔案：去除文件上的金屬物，對破損的文件進行修復或復制，按照分類標準進行裝訂、編頁、編號。2.電子檔案：按照文件類別和時間順序建立文件夾結構，對文件進行命名規范，確保文件名能夠準確反映文件內容和形成時間。（三）整理流程1.檔案管理人員接收檔案后，按照分類標準對檔案進行初步分類。2.對每一份檔案進行詳細檢查，去除無關材料，進行必要的整理和修復。3.將整理好的檔案進行編號，并錄入檔案管理系統。五、檔案歸檔（一）歸檔原則1.遵循檔案形成的自然規律和內在聯系，保持檔案之間的有機聯系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應齊全完整、分類準確、編號清晰。2.紙質檔案應裝訂整齊，電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并做好備份。（三）歸檔流程1.檔案整理完成后，檔案管理人員按照歸檔原則和要求，將檔案移交至專門的檔案庫房進行歸檔保存。2.在檔案庫房內，按照檔案類別和編號順序，將檔案上架存放，并建立檔案存放索引。六、檔案保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，確保檔案的安全保管。（二）保管措施1.對檔案進行定期檢查，發現問題及時處理。2.建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。3.對電子檔案進行定期備份，存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。（三）檔案盤點1.每年定期對檔案進行全面盤點，核對檔案的數量、完整性和存放位置。2.制作檔案盤點表，記錄盤點結果，對發現的問題及時查明原因并進行整改。七、檔案利用（一）利用范圍1.破產管理人因履行職責需要查閱、使用檔案。2.法院、債權人會議、審計機構等相關部門因工作需要查閱檔案。3.法律法規允許的其他查閱利用情況。（二）利用流程1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容和查閱期限等。2.申請表經破產管理人審核批準后，檔案管理人員根據申請表提供相應的檔案。3.查閱人在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室，如需復印或摘錄部分內容，應經檔案管理人員同意并進行登記。4.查閱完畢后，查閱人應及時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）限制利用1.涉及公司商業秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經授權不得查閱、利用。2.檔案的利用不得損害公司利益和其他相關方的合法權益。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行科學鑒定，確保留存的檔案具有重要的參考價值。（二）鑒定標準1.重要性標準：檔案對公司破產清算、資產處置、債權債務處理等工作具有重要參考作用的予以保留。2.時效性標準：超過一定保存期限且已無利用價值的檔案可考慮銷毀。（三）鑒定流程1.破產管理人組織檔案管理人員、相關業務人員等組成鑒定小組，對檔案進行全面鑒定。2.鑒定小組根據鑒定標準，對每一份檔案進行評估，提出鑒定意見。3.編制檔案鑒定意見書，明確需要銷毀的檔案清單。（四）銷毀流程1.經破產管理人批準后，檔案管理人員按照檔案銷毀清單對擬銷毀的檔案進行整理。2.采用適當的方式對檔案進行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程中應安排專人監銷，并制作檔案銷毀記錄，記錄銷毀檔案的名稱、數量、銷毀時間和方式等。4.檔案銷毀記錄應與檔案鑒定意見書等相關資料一并歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理措施1.對紙質檔案進行數字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.將數字化檔案數據錄入檔案管理系統，建立準確的索引和目錄。3.利用檔案管理系統實現檔案的在線查閱、借閱審批、統計分析等功能。（三）數據安全與維護1.加強檔案信息化系統的安全防護，設置用戶權限，防止數據泄