公司文印室管理制度?一、總則（一）目的為加強公司文印室的管理，規(guī)范文印室工作流程，提高文印工作效率和質(zhì)量，節(jié)約辦公資源，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在文印室進行文件打印、復印、掃描、裝訂等相關文印工作的管理。（三）職責分工1.文印室管理員負責文印室設備的日常維護、保養(yǎng)及簡單故障排除，確保設備正常運行。按照規(guī)定的流程和要求，準確、及時地完成文件的打印、復印、掃描、裝訂等工作任務。對文印室的紙張、油墨、硒鼓等耗材進行合理管理和領用登記，定期盤點。負責文印室的環(huán)境衛(wèi)生清潔，保持室內(nèi)整潔有序。2.各部門使用人員負責提交文印申請，明確文印內(nèi)容、份數(shù)、格式等要求。對文印后的文件進行核對、簽收，確保文件準確無誤。遵守文印室的各項管理制度，愛護文印設備和設施。二、文印室設備管理（一）設備采購1.根據(jù)公司業(yè)務需求和文印工作實際情況，由行政部門提出文印設備采購申請，經(jīng)公司領導審批后，按照公司采購流程進行采購。2.采購設備時，應綜合考慮設備的性能、質(zhì)量、價格、售后服務等因素，選擇符合公司要求的產(chǎn)品。（二）設備安裝與調(diào)試1.設備到貨后，由行政部門會同文印室管理員及供應商技術人員進行安裝調(diào)試，確保設備正常運行。2.安裝調(diào)試過程中，應詳細記錄設備的型號、規(guī)格、序列號、安裝時間、調(diào)試情況等信息，并建立設備檔案。（三）設備操作規(guī)范1.文印室管理員應熟悉各類文印設備的操作方法和性能特點，嚴格按照操作規(guī)程進行操作。2.設備開啟后，應預熱35分鐘，待設備穩(wěn)定后再進行文印工作，避免頻繁開關機對設備造成損害。3.在操作過程中，如發(fā)現(xiàn)設備出現(xiàn)異常情況，應立即停止操作，并及時通知管理員進行處理。嚴禁擅自拆卸、維修設備。（四）設備維護與保養(yǎng)1.文印室管理員應定期對設備進行清潔、保養(yǎng)，包括擦拭設備表面、清理進紙通道、更換硒鼓、墨盒等耗材。2.根據(jù)設備使用情況，按照設備說明書的要求，定期對設備進行深度維護和保養(yǎng)，如更換零部件、校準設備參數(shù)等，確保設備性能良好。3.建立設備維護保養(yǎng)記錄，詳細記錄設備維護保養(yǎng)的時間、內(nèi)容、更換的零部件等信息，以便跟蹤設備維護情況。（五）設備故障維修1.設備出現(xiàn)故障時，文印室管理員應及時進行檢查，如能自行解決的問題，應立即排除；如無法解決，應填寫《設備維修申請單》，注明設備型號、故障現(xiàn)象、維修要求等信息，提交行政部門審批。2.行政部門根據(jù)維修申請單，聯(lián)系設備供應商或?qū)I(yè)維修人員進行維修，并跟蹤維修進度，確保設備盡快恢復正常使用。3.維修完成后，文印室管理員應檢查設備維修情況，確認設備正常運行后，在《設備維修申請單》上簽字驗收，并將維修記錄歸檔保存。（六）設備報廢1.對于已無法正常使用、維修成本過高或已達到報廢年限的文印設備，由文印室管理員填寫《設備報廢申請單》，詳細說明設備報廢原因、使用年限、現(xiàn)狀等情況，提交行政部門審核。2.行政部門組織相關人員對設備進行鑒定，確認符合報廢條件后，報公司領導審批。3.經(jīng)批準報廢的設備，由行政部門按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行處理，如變賣、報廢等，并做好相關記錄。三、文印耗材管理（一）耗材采購1.文印室管理員根據(jù)文印設備的使用情況和耗材庫存情況，定期編制耗材采購計劃，提交行政部門審批。2.行政部門按照公司采購流程，選擇合格的供應商進行耗材采購，確保耗材質(zhì)量可靠、價格合理。3.在采購耗材時，應要求供應商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、售后服務承諾等資料，并建立供應商檔案。（二）耗材驗收1.耗材到貨后，文印室管理員應按照采購訂單對耗材的規(guī)格、型號、數(shù)量等進行核對驗收，確保與訂單一致。2.對驗收合格的耗材，應及時辦理入庫手續(xù)，填寫《耗材入庫單》，注明耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商等信息，并將入庫單交財務部門入賬。3.對驗收不合格的耗材，應及時與供應商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。（三）耗材領用1.各部門使用人員因工作需要領用耗材時，應填寫《耗材領用申請表》，注明領用耗材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到文印室領取。2.文印室管理員根據(jù)《耗材領用申請表》發(fā)放耗材，并在《耗材領用登記表》上記錄領用部門、領用人、領用時間、耗材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，由領用人簽字確認。3.領用人員應妥善保管領用的耗材，不得隨意浪費或轉(zhuǎn)借他人。如有丟失或損壞，應照價賠償。（四）耗材庫存管理1.文印室管理員應定期對耗材庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點結(jié)果應填寫《耗材盤點表》，如有差異，應查明原因并及時調(diào)整。2.根據(jù)耗材的使用頻率和庫存情況，合理控制耗材庫存數(shù)量，避免積壓或缺貨。對于用量較少或易過期的耗材，應及時與供應商溝通，調(diào)整采購計劃。3.建立耗材庫存管理制度，對耗材的出入庫、庫存數(shù)量、存放位置等信息進行詳細記錄，便于查詢和管理。四、文印工作流程（一）文印申請1.各部門使用人員如需進行文印工作，應提前填寫《文印申請表》，詳細注明文印內(nèi)容、份數(shù)、格式、顏色、緊急程度等要求，并簽字確認。2.將填寫好的《文印申請表》提交給部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況進行審批，確認是否同意文印及文印的必要性和合理性。3.經(jīng)部門負責人審批同意的《文印申請表》，由使用人員送至文印室。（二）文印任務安排1.文印室管理員收到《文印申請表》后，應根據(jù)文印室的工作情況和設備狀態(tài)，合理安排文印任務的先后順序。2.對于緊急文印任務，應優(yōu)先處理，確保及時完成；對于一般文印任務，應按照收到申請表的順序依次進行處理。3.在安排文印任務時，應與使用人員溝通確認文印要求，如有疑問或需要修改的地方，應及時反饋并協(xié)商解決。（三）文印操作1.文印室管理員按照批準的《文印申請表》進行文印操作，確保文印內(nèi)容準確無誤，格式符合要求。2.在文印過程中，應注意節(jié)約紙張和油墨，根據(jù)文件內(nèi)容和格式合理排版，避免浪費。對于可雙面打印的文件，應盡量采用雙面打印方式。3.文印完成后，應對打印、復印、掃描的文件進行初步檢查，確保文件質(zhì)量合格。如發(fā)現(xiàn)文件有缺頁、模糊、錯印等問題，應及時重新文印。（四）文件核對與簽收1.文印完成后，使用人員應及時到文印室核對文件，檢查文印內(nèi)容是否與申請表一致，文件格式、份數(shù)、裝訂等是否符合要求。2.核對無誤后，使用人員在《文印登記表》上簽字簽收，并將文件帶走妥善保管。如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，應及時與文印室管理員溝通解決。（五）特殊文印要求處理1.對于有特殊文印要求的文件，如彩色打印、大幅面打印、精裝裝訂等，文印室管理員應提前了解相關要求，并與使用人員溝通確認所需的設備、耗材及工藝。2.根據(jù)特殊文印要求，安排合適的設備和人員進行操作，并按照相應的工藝流程進行處理，確保文印質(zhì)量達到預期效果。3.在處理特殊文印任務過程中，如遇到技術難題或需要特殊設備支持時，應及時向行政部門或相關技術人員尋求幫助。五、文印室環(huán)境衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.文印室管理員應每天對文印室進行清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、設備表面清潔等，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。2.定期清理文印設備周圍的廢紙、雜物，確保進紙通道暢通無阻。3.每周對文印室的門窗、墻壁、燈具等進行清潔，保持室內(nèi)環(huán)境明亮、整潔。（二）設備清潔1.文印室管理員應定期對文印設備進行清潔，包括打印機、復印機、掃描儀等設備的外部清潔和內(nèi)部清潔。2.外部清潔時，使用干凈的濕布擦拭設備表面，去除灰塵和污漬；內(nèi)部清潔時，按照設備說明書的要求，使用專用清潔工具和清潔劑進行清理，如清理進紙通道、硒鼓組件等。3.在清潔設備時，應注意避免水或清潔劑進入設備內(nèi)部，以免損壞設備。（三）垃圾分類與處理1.在文印室設置垃圾桶，分別用于放置可回收垃圾、有害垃圾和其他垃圾。2.對紙張、墨盒、硒鼓等可回收垃圾，應定期收集整理，交公司指定的回收部門進行處理。3.對廢舊電池、過期油墨等有害垃圾，應按照環(huán)保要求進行單獨存放，并交由有資質(zhì)的環(huán)保處理單位進行處理，嚴禁隨意丟棄。（四）環(huán)境衛(wèi)生檢查1.行政部門定期對文印室的環(huán)境衛(wèi)生進行檢查，檢查內(nèi)容包括日常清潔情況、設備清潔情況、垃圾分類處理情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時通知文印室管理員進行整改，并跟蹤整改情況，確保文印室環(huán)境衛(wèi)生符合要求。六、文印室安全管理（一）安全制度1.建立文印室安全管理制度，明確安全責任，確保文印室人員和設備的安全。2.文印室管理員應嚴格遵守安全操作規(guī)程，不得違規(guī)操作設備，防止發(fā)生安全事故。3.加強對文印室人員的安全教育，提高安全意識，定期組織安全培訓和演練，使工作人員熟悉安全知識和應急處理方法。（二）防火防盜1.在文印室內(nèi)配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期檢查維護，確保消防器材完好有效。2.文印室內(nèi)嚴禁吸煙和使用明火，不得私拉亂接電線，嚴禁在設備上烘烤物品，防止發(fā)生火災事故。3.下班后，文印室管理員應關閉設備電源、門窗，確保室內(nèi)無人后鎖好門，防止文件和設備被盜。（三）設備安全1.文印設備應定期進行安全檢查，確保設備接地良好、電線無破損、插頭連接牢固等，防止發(fā)生觸電事故。2.對文印設備的移動部件，如進紙滾輪、出紙口等，應定期進行檢查和維護，防止發(fā)生夾手等安全事故。3.在操作文印設備時，應注意保持手部干燥，避免接觸設備內(nèi)部帶電部件，防止觸電。（四）數(shù)據(jù)安全1.文印室管理員應妥善保管文印設備中的文件數(shù)據(jù)，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對涉及公司機密的文件數(shù)據(jù)，應嚴格按照公司保密制度進行管理，采取加密存儲、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露。3.在使用移動存儲設備時，應先進行病毒查殺，確保設備安全后再進行數(shù)據(jù)傳輸，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。（五）應急處理1.制定文印室安全應急預案，明確火災、盜竊、設備故障等突發(fā)事件的應急處理流程和責任分工。2.定期組織文印室人員進行應急演練，提高應急處理能力，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進行應對。3.發(fā)生安全事故后，應立即采取措施進行處理，并及時向上級報告，配合相關部門進行調(diào)查和處理。七、文印室保密管理（一）保密制度1.建立文印室保密制度，明確保密責任，加強對文印室工作人員的保密教育，提高保密意識。2.文印室工作人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露公司機密文件和信息，不得將公司文件帶出文印室或轉(zhuǎn)借他人。（二）文件管理1.對涉及公司機密的文件，應在文印室進行打印、復印、掃描等操作，不得帶出文印室。2.在文印過程中，應采取必要的保密措施，如設置密碼、專人操作等，防止文件泄露。3.文印完成后，對廢棄的機密文件應進行粉碎處理，嚴禁隨意丟棄。（三）人員管理1.文印室工作人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。2.對文印室工作人員進行定期的保密檢查和考核，對違反保密制度的人員，應按照公司規(guī)定進行嚴肅處理。（四）設備管理1.對文印設備的訪問權(quán)限進行嚴格控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能操作設備。2.在文印設備上設置密碼保護功能，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問設備中的文件數(shù)據(jù)。3.定期對文印設備進行安全檢查，確保設備的安全性和保密性。（五）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對文印室的保密工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括