門店管理制度采購管理?總則目的為規范門店采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保證商品質量，降低采購成本，提高門店經濟效益和運營效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司旗下各門店的采購活動，包括商品采購、服務采購等相關事宜。基本原則1.質量優先原則：采購的商品和服務應符合國家法律法規、行業標準以及公司規定的質量要求，確保滿足顧客需求。2.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內部監督和相關部門的審核。4.供應商管理原則：建立穩定、優質的供應商隊伍，加強供應商評估與管理，確保供應的穩定性和可靠性。采購組織與職責采購部門設置公司設立專門的采購部門，負責門店采購工作的統一管理與執行。采購部門可根據業務需求，下設采購小組，分別負責不同品類或區域的采購任務。采購部門職責1.制定采購計劃：根據門店銷售情況、庫存狀況以及市場需求預測，制定合理的采購計劃，確保商品供應的及時性和充足性。2.供應商開發與管理：積極開發新的供應商，建立供應商檔案，對供應商進行定期評估和考核，維護良好的合作關系。3.采購執行：按照采購計劃和審批流程，負責商品和服務的采購工作，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同等。4.采購成本控制：通過優化采購渠道、談判技巧等方式，降低采購成本，提高采購性價比。5.采購質量控制：嚴格把控采購商品的質量，確保所采購的商品符合質量標準和要求。6.采購合同管理：負責采購合同的起草、審核、簽訂、執行和存檔等工作，確保合同的合法性和有效性。7.采購信息管理：及時收集、整理和分析采購相關信息，為采購決策提供數據支持。8.與其他部門協作：與門店運營、銷售、倉儲等部門密切協作，及時溝通采購需求和供應情況，共同解決采購過程中出現的問題。相關部門職責1.門店運營部門：負責向采購部門提供銷售數據、庫存信息以及市場需求反饋，協助采購部門制定采購計劃。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同，監督采購資金的使用，提供采購成本分析和財務風險控制建議。3.質量控制部門：負責對采購商品進行質量檢驗和監督，確保所采購商品符合質量標準。4.法務部門：負責審核采購合同的合法性，提供法律咨詢和支持，防范法律風險。采購流程采購需求提出1.門店運營人員根據銷售數據、庫存狀況以及市場趨勢，定期（每周/每月）提交采購需求清單：清單應包括商品名稱、規格型號、數量、預計到貨時間等詳細信息。2.對于臨時性或突發性的采購需求，由門店相關人員及時填寫采購申請單，說明需求原因、緊急程度等，并提交給采購部門。采購計劃制定1.采購部門收到采購需求清單或申請單后，進行匯總和分析：結合門店庫存水平、銷售預測以及市場供應情況，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購商品的名稱、規格、數量、采購時間、預計到貨時間等內容，并報上級領導審批。供應商選擇與評估1.根據采購計劃，采購人員通過多種渠道尋找潛在供應商：如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、采購平臺等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集供應商的基本信息、資質證書、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面的資料。3.組織相關部門對篩選后的供應商進行實地考察和評估：評估內容包括供應商的生產能力、質量管理體系、環保措施、財務狀況等。4.建立供應商評估檔案，記錄供應商的評估結果：根據評估結果，將供應商分為A、B、C三類，A類為優質供應商，B類為合格供應商，C類為待改進供應商。詢價與比價1.向選定的供應商發送詢價函：詢價函應包含采購商品的詳細規格、數量、質量要求、交貨期、付款方式等內容，要求供應商在規定時間內報價。2.收到供應商報價后，采購人員對各供應商的報價進行整理和比較：比較內容包括價格、質量、交貨期、售后服務等方面，確保采購成本最低、性價比最高。3.對于重要采購項目，可組織供應商進行競爭性談判：通過談判進一步降低采購價格，爭取更有利的采購條件。采購合同簽訂1.根據比價結果，選擇合適的供應商簽訂采購合同：采購合同應明確雙方的權利和義務，包括商品名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，應提交法務部門審核：確保合同的合法性和有效性，防范法律風險。3.采購合同簽訂后，及時將合同副本分發給相關部門，如門店運營、財務、倉儲等，以便各部門做好相應的準備工作。采購訂單下達1.采購人員根據采購合同，制作采購訂單：采購訂單應包含采購合同的主要條款，并明確訂單編號、下單時間、預計到貨時間等信息。2.采購訂單經采購部門負責人審核后，發送給供應商：同時，將采購訂單副本抄送給門店運營、財務等部門。采購跟蹤與催貨1.采購人員負責跟蹤采購訂單的執行情況：及時了解供應商的生產進度、發貨情況等，確保商品按時、按質、按量供應。2.對于延遲交貨的供應商，采購人員應及時與其溝通，了解原因，并采取相應的催貨措施：如發送催貨函、電話溝通、實地走訪等，確保商品盡快到貨。到貨驗收1.商品到貨前，倉儲部門應做好收貨準備工作：包括安排收貨場地、準備驗收工具、組織驗收人員等。2.商品到貨時，采購人員、倉儲人員、質量控制人員共同對商品進行驗收：驗收內容包括商品的數量、規格、型號、質量、外觀等是否與采購合同和采購訂單一致。3.對于驗收合格的商品，倉儲人員辦理入庫手續：填寫入庫單，注明商品名稱、規格、數量、入庫時間等信息，并將入庫單交財務部門記賬。4.對于驗收不合格的商品，采購人員應及時與供應商溝通，協商處理方式：如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結果。采購付款1.采購人員根據采購合同和入庫單，填寫付款申請單：付款申請單應注明采購合同編號、商品名稱、規格、數量、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.付款申請單經采購部門負責人、財務部門審核后，報上級領導審批：審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款。3.財務部門在付款后，應及時進行賬務處理，并將付款憑證交采購部門存檔。采購成本控制成本分析與預算1.采購部門定期對采購成本進行分析：分析采購價格、運輸成本、庫存成本、質量成本等各項費用的構成和變化情況，找出成本控制的關鍵點。2.根據門店銷售計劃和采購計劃，制定采購成本預算：采購成本預算應明確采購金額、成本控制目標、節約目標等內容，并將預算分解到各個采購項目和時間段。價格談判1.采購人員在采購過程中，應積極與供應商進行價格談判：通過了解市場行情、比較不同供應商的價格、分析供應商成本等方式，爭取更有利的采購價格。2.在價格談判中，采購人員應靈活運用談判技巧：如掌握供應商的談判底線、提出合理的降價要求、采用多種談判策略等，確保采購價格在預算范圍內。采購批量與時機1.根據商品的市場需求、庫存狀況以及供應商的價格政策，合理確定采購批量：通過批量采購，爭取更優惠的采購價格，降低采購成本。2.關注市場動態和供應商的促銷活動：選擇合適的采購時機，如淡季采購、促銷期采購等，以獲取更低的采購價格。成本節約獎勵1.建立成本節約獎勵機制：對在采購過程中通過合理采購策略、談判技巧等方式實現成本節約的采購人員給予獎勵。2.成本節約獎勵可根據節約金額的一定比例進行計算：獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等，以激勵采購人員積極控制采購成本。供應商管理供應商開發1.采購部門根據門店業務需求和供應商評估結果，制定供應商開發計劃：明確供應商開發的目標、范圍、方式和時間進度。2.通過多種渠道尋找潛在供應商：如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、采購平臺等，收集潛在供應商的基本信息。3.對潛在供應商進行初步篩選：根據供應商的資質、信譽、產品質量、價格水平、交貨期等方面的情況，篩選出符合要求的供應商進行實地考察。4.組織相關部門對篩選后的供應商進行實地考察：考察內容包括供應商的生產能力、質量管理體系、環保措施、財務狀況等，評估供應商是否具備合作條件。5.對于考察合格的供應商，采購部門與其進行溝通和洽談：介紹公司的采購政策、合作要求等，協商合作事宜，簽訂合作協議。供應商評估與考核1.建立供應商評估體系：從供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態度等方面對供應商進行定期評估和考核。2.采購部門負責組織供應商評估工作：每年至少對供應商進行一次全面評估，每季度對供應商進行一次定期考核。3.評估和考核方式包括供應商自評、采購部門評價、門店運營部門反饋、質量控制部門檢驗等：通過綜合評價，確定供應商的等級和合作關系。4.根據供應商評估結果，對供應商進行分類管理：A類供應商為優質供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；B類供應商為合格供應商，保持正常合作關系；C類供應商為待改進供應商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，終止合作關系。供應商激勵與約束1.建立供應商激勵機制：對表現優秀的供應商給予獎勵，如訂單傾斜、價格優惠、合作期限延長等，激勵供應商提高產品質量和服務水平。2.對供應商的違約行為進行約束：在采購合同中明確違約責任條款，如供應商未按時交貨、產品質量不合格、售后服務不到位等，采購方有權扣除貨款、要求供應商賠償損失、終止合作關系等。3.定期與供應商進行溝通和交流：了解供應商的需求和意見，共同解決合作過程中出現的問題，維護良好的合作關系。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估：風險包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。2.分析風險產生的原因、影響程度和發生概率：制定相應的風險應對措施，降低風險發生的可能性和影響程度。風險應對措施1.市場風險應對：關注市場動態，及時了解市場價格波動、供求關系變化等信息，通過與供應商簽訂價格調整條款、合理安排采購批量和時機等方式，降低市場風險。2.供應商風險應對：加強供應商管理，選擇優質供應商，建立供應商評估和考核機制，定期對供應商進行評估和考核，及時發現和解決供應商存在的問題，降低供應商風險。3.質量風險應對：嚴格把控采購商品的質量，加強質量檢驗和監督，要求供應商提供質量保證文件，對不合格商品及時進行處理，降低質量風險。4.合同風險應對：加強采購合同管理，簽訂規范、合法、有效的采購合同，明確雙方的權利和義務，防范合同風險。在合同執行過程中，嚴格按照合同約定履行雙方的責任和義務，及時處理合同糾紛。5.法律風險應對：加強法律意識，在采購過程中遵守國家法律法規，咨詢法務部門意見，確保采購活動的合法性。對采購合同進行法律審核，防范法律風險。風險監控與預警1.建立風險監控機制：對采購風險進行實時監控，及時發現風險變化情況。2.設定風險預警指標：如采購價格波動幅度、供應商交貨延遲天數、商品質量不合格率等，當風險指標超過預警值時，及時發出預警信號。3.采購部門根據風險預警信號，及時采取相應的風險應對措施：調整采購策略、與供應商溝通協商、加強質量檢驗等，確保采購活動的順利進行。采購信息管理信息收集與整理1.采購部門負責收集與采購相關的各類信息：包括市場信息、供應商信息、采購價格信息、采購合同信息、采購訂單信息、到貨驗收信息等。2.對收集到的信息進行整理和分類：建立采購信息數據庫，將信息錄入數據庫中，以便查詢和使用。信息分析與利用1.定期對采購信息進行分析：通過數據分析，了解采購市場動態、供應商表現、采購成本變化等情況，為采購決策提供數據支持。2.利用采購信息分析結果：優化采購計劃、調整采購策略、選擇合適的供應商、控制