軟件采購流程管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司軟件采購流程，確保采購的軟件符合公司業(yè)務(wù)需求，保障軟件采購活動的順利進行，提高軟件采購效率和質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要進行的軟件采購活動，包括但不限于操作系統(tǒng)、辦公軟件、業(yè)務(wù)管理軟件、開發(fā)工具等各類軟件產(chǎn)品及相關(guān)服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：軟件采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.需求導(dǎo)向原則：以滿足公司業(yè)務(wù)需求為出發(fā)點，綜合考慮軟件的功能、性能、穩(wěn)定性、安全性等因素，確保采購的軟件能夠有效支持公司業(yè)務(wù)運營。3.公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正、公開的原則，確保所有潛在供應(yīng)商享有平等的競爭機會，不得偏袒任何一方。4.成本效益原則：在保證軟件質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制采購成本，追求采購效益的最大化。5.風(fēng)險管理原則：對軟件采購過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進行識別、評估和控制，降低采購風(fēng)險，保障公司利益。二、采購流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，明確軟件采購需求，并填寫《軟件采購申請表》（以下簡稱"申請表"）。申請表應(yīng)詳細描述軟件的功能要求、性能指標、使用范圍、預(yù)計上線時間等內(nèi)容。2.申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字，確保需求的合理性和必要性。對于涉及多個部門的軟件采購需求，需由相關(guān)部門共同協(xié)商確定，并在申請表上簽字確認。（二）需求評估1.信息部門收到申請表后，對軟件采購需求進行初步評估。評估內(nèi)容包括需求的完整性、合理性、可行性，以及與公司現(xiàn)有信息系統(tǒng)的兼容性等。2.信息部門根據(jù)評估結(jié)果，給出評估意見。對于需求不明確或不合理的情況，及時與申請部門溝通，要求其補充或調(diào)整需求；對于符合要求的需求，提交至采購部門進行后續(xù)處理。（三）采購預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)經(jīng)評估通過的軟件采購需求，結(jié)合市場調(diào)研情況，編制軟件采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括軟件采購費用、實施費用、培訓(xùn)費用、售后服務(wù)費用等各項支出。2.采購預(yù)算編制完成后，提交至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況和預(yù)算安排，對采購預(yù)算進行審核，并提出審核意見。采購部門根據(jù)財務(wù)部門的審核意見，對采購預(yù)算進行調(diào)整和完善。（四）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)軟件采購需求和采購預(yù)算，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商。潛在供應(yīng)商可以通過公司內(nèi)部推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商名錄等方式獲取。2.采購部門對潛在供應(yīng)商進行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、軟件著作權(quán)證書、軟件產(chǎn)品登記證書、業(yè)績情況、信譽狀況等。只有符合資格要求的供應(yīng)商才能進入下一步采購環(huán)節(jié)。3.采購部門向通過資格審查的潛在供應(yīng)商發(fā)出《軟件采購詢價單》（以下簡稱"詢價單"），詢價單應(yīng)明確軟件采購需求、技術(shù)要求、服務(wù)要求、交貨時間、報價要求等內(nèi)容。4.潛在供應(yīng)商根據(jù)詢價單要求，在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件。報價文件應(yīng)包括軟件產(chǎn)品報價、實施服務(wù)報價、培訓(xùn)服務(wù)報價、售后服務(wù)報價、技術(shù)方案、公司簡介、業(yè)績證明等內(nèi)容。5.采購部門對供應(yīng)商的報價文件進行評審，評審內(nèi)容包括報價合理性、技術(shù)方案可行性、服務(wù)承諾可靠性、公司信譽等。采購部門根據(jù)評審結(jié)果，選擇至少三家供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商，并向其發(fā)出《軟件采購談判邀請函》（以下簡稱"邀請函"）。（五）采購談判1.采購部門組織候選供應(yīng)商進行采購談判。談判內(nèi)容包括軟件產(chǎn)品價格、功能、性能、實施服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、售后服務(wù)等方面。2.采購部門在談判過程中，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的情況，與供應(yīng)商進行充分溝通，爭取達成最優(yōu)采購方案。談判結(jié)束后，采購部門整理談判記錄，形成《軟件采購談判紀要》（以下簡稱"紀要"）。紀要應(yīng)詳細記錄談判過程、雙方達成的共識、未達成共識的問題及解決方案等內(nèi)容。（六）合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購談判結(jié)果，起草軟件采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括軟件產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、驗收標準、售后服務(wù)條款等內(nèi)容。2.軟件采購合同起草完成后，提交至法務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門對合同條款進行合法性審查，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。采購部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，對合同進行修改和完善。3.合同修改完善后，由采購部門負責(zé)人、信息部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)部門負責(zé)人共同簽字確認。簽字確認后的合同報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。（七）軟件驗收1.軟件到貨前，采購部門通知信息部門做好驗收準備工作。信息部門應(yīng)組建驗收小組，明確驗收人員職責(zé)，制定驗收方案。2.軟件到貨后，采購部門組織信息部門、使用部門等相關(guān)人員按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括軟件的功能、性能、穩(wěn)定性、安全性、兼容性等方面。3.驗收合格后，驗收小組出具《軟件驗收報告》（以下簡稱"報告"）。報告應(yīng)詳細記錄軟件驗收情況，包括驗收依據(jù)、驗收過程、驗收結(jié)果等內(nèi)容。驗收報告經(jīng)驗收人員簽字確認后，作為軟件采購項目結(jié)算和付款的依據(jù)。4.如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或更換軟件產(chǎn)品。整改或更換完成后，重新進行驗收，直至驗收合格為止。（八）付款結(jié)算1.軟件驗收合格后，采購部門根據(jù)合同約定，填寫《軟件采購付款申請表》（以下簡稱"申請表"），并附上軟件采購合同、驗收報告等相關(guān)文件。2.申請表經(jīng)采購部門負責(zé)人、信息部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人簽字確認后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定支付軟件采購款項。三、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：包括軟件市場價格波動、供應(yīng)商壟斷、市場需求變化等風(fēng)險。2.技術(shù)風(fēng)險：包括軟件技術(shù)不成熟、軟件與現(xiàn)有系統(tǒng)不兼容、軟件安全漏洞等風(fēng)險。3.供應(yīng)商風(fēng)險：包括供應(yīng)商信譽不佳、供應(yīng)商經(jīng)營不善、供應(yīng)商提供的軟件產(chǎn)品質(zhì)量不合格等風(fēng)險。4.合同風(fēng)險：包括合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.采購部門會同信息部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，對識別出的風(fēng)險進行評估。評估內(nèi)容包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、風(fēng)險影響程度等。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進行分類和排序，確定風(fēng)險等級。對于高風(fēng)險事項，應(yīng)制定專門的應(yīng)對措施，重點關(guān)注和控制。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.市場風(fēng)險應(yīng)對：加強市場調(diào)研，及時了解軟件市場價格動態(tài)和供應(yīng)商情況，合理制定采購預(yù)算；與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商；關(guān)注市場需求變化，及時調(diào)整采購計劃。2.技術(shù)風(fēng)險應(yīng)對：在采購前，對軟件技術(shù)進行充分調(diào)研和評估，確保軟件技術(shù)成熟可靠；要求供應(yīng)商提供軟件技術(shù)方案，并進行技術(shù)評審；在軟件實施過程中，加強技術(shù)支持和測試，及時發(fā)現(xiàn)和解決技術(shù)問題。3.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：對供應(yīng)商進行嚴格的資格審查，選擇信譽良好、經(jīng)營穩(wěn)定的供應(yīng)商；在合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任和賠償條款；加強對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，定期對供應(yīng)商進行評估和考核。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：在合同起草過程中，充分征求法務(wù)部門意見，確保合同條款明確、合法、合理；在合同簽訂前，組織相關(guān)部門對合同進行會審，確保合同內(nèi)容符合公司利益；在合同執(zhí)行過程中，加強對合同的跟蹤和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。四、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對軟件采購項目進行審計，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.信息部門、采購部門等相關(guān)部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計部門的工作，及時提供相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受上級主管部門、財政部門、審計部門等外部機構(gòu)的