高校溝通管理制度規(guī)范?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校各部門之間、學(xué)校與高校系統(tǒng)內(nèi)外部的有效溝通與協(xié)作，確保信息的及時、準(zhǔn)確傳遞，提高工作效率，提升學(xué)校整體運行效能，特制定本溝通管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)部各職能部門、教學(xué)單位、教輔機(jī)構(gòu)之間的溝通與協(xié)作，以及學(xué)校與其他高校、教育主管部門、合作企業(yè)等外部機(jī)構(gòu)的溝通交流。（三）溝通原則1.準(zhǔn)確性原則：信息傳遞應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，避免模糊、歧義或錯誤信息的傳播。2.及時性原則：及時溝通各類信息，確保信息不延誤，以便相關(guān)人員能夠及時做出決策和行動。3.完整性原則：傳遞的信息應(yīng)完整，涵蓋必要的細(xì)節(jié)和背景，避免信息缺失導(dǎo)致誤解。4.保密性原則：涉及學(xué)校機(jī)密、師生隱私等敏感信息的溝通，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。5.主動性原則：鼓勵各部門和人員積極主動地進(jìn)行溝通，及時反饋工作進(jìn)展和問題，不得推諉責(zé)任。二、溝通渠道與方式（一）內(nèi)部溝通渠道1.會議溝通校長辦公會：由校長主持，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子成員及相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人參加，主要討論學(xué)校重大決策、發(fā)展戰(zhàn)略、重要工作部署等事項。專題工作會議：根據(jù)工作需要，由相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)或職能部門組織召開，針對特定工作主題進(jìn)行討論、協(xié)調(diào)和決策，參會人員為相關(guān)部門和人員。部門例會：各部門定期召開例會，總結(jié)工作進(jìn)展，安排近期工作任務(wù)，部門全體人員參加。教職工大會：定期召開，傳達(dá)學(xué)校重要工作信息、政策解讀等，全體教職工參加。2.公文溝通學(xué)校發(fā)文：以學(xué)校名義發(fā)布的各類文件，包括通知、決定、通報等，通過學(xué)校辦公系統(tǒng)發(fā)布，傳達(dá)學(xué)校工作要求和決策。部門發(fā)文：各部門根據(jù)工作需要制發(fā)的文件，在部門內(nèi)部或相關(guān)部門之間傳達(dá)工作事項。請示與報告：下級部門向上級部門就重要事項、問題等進(jìn)行請示或報告工作進(jìn)展情況時使用的公文形式。3.辦公系統(tǒng)溝通學(xué)校辦公系統(tǒng)是內(nèi)部信息溝通的重要平臺，各部門和人員應(yīng)及時在系統(tǒng)中發(fā)布工作動態(tài)、通知公告、工作請示等信息，同時及時查閱系統(tǒng)內(nèi)的各類信息，確保工作協(xié)同順暢。4.即時通訊工具溝通如微信工作群、QQ工作群等，用于部門內(nèi)部及相關(guān)部門之間的即時溝通與協(xié)作，方便快速解決工作中的問題，但需注意信息的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，避免無關(guān)信息干擾工作。5.面對面溝通鼓勵工作人員之間進(jìn)行面對面的溝通交流，及時解決工作中的分歧和問題，增進(jìn)相互了解與協(xié)作。（二）外部溝通渠道1.高校交流活動參加各類高校聯(lián)盟組織的會議、研討會、學(xué)術(shù)交流活動等，與其他高校同行進(jìn)行信息共享、經(jīng)驗交流和合作洽談。舉辦或承辦高校間的合作交流活動，邀請兄弟院校來訪交流，展示學(xué)校辦學(xué)成果和特色，拓展合作領(lǐng)域。2.教育主管部門溝通安排專人與教育主管部門保持密切聯(lián)系，及時了解政策動態(tài)、項目申報、工作要求等信息，并按照要求做好相關(guān)工作的匯報和反饋。定期向教育主管部門報送學(xué)校工作進(jìn)展、發(fā)展成果等材料，爭取政策支持和資源傾斜。3.合作企業(yè)溝通建立與合作企業(yè)的定期溝通機(jī)制，通過座談會、洽談會等形式，了解企業(yè)需求，共同商討合作項目的推進(jìn)和深化事宜。企業(yè)來訪時，熱情接待并詳細(xì)介紹學(xué)校專業(yè)設(shè)置、科研成果、人才培養(yǎng)等情況，尋求合作機(jī)會，促進(jìn)產(chǎn)學(xué)研合作落地。4.校友溝通加強(qiáng)與校友的聯(lián)系，通過校友總會、各地校友分會等組織，定期舉辦校友活動，如校友聚會、校友論壇等，增進(jìn)校友與學(xué)校之間的感情。向校友通報學(xué)校發(fā)展情況，聽取校友對學(xué)校發(fā)展的意見和建議，鼓勵校友為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)力量。5.電話、郵件溝通與外部機(jī)構(gòu)溝通時，可根據(jù)具體情況采用電話、電子郵件等方式進(jìn)行信息傳遞和交流。重要事項應(yīng)及時跟進(jìn)，確保溝通效果。三、溝通流程與規(guī)范（一）信息發(fā)起1.學(xué)校內(nèi)部各部門或人員根據(jù)工作需要，確定需溝通的信息內(nèi)容和接收對象。2.對于重要信息，信息發(fā)起者應(yīng)提前進(jìn)行信息梳理和審核，確保信息準(zhǔn)確、完整、清晰。（二）信息傳遞1.按照確定的溝通渠道和方式進(jìn)行信息傳遞。通過會議溝通的，應(yīng)提前做好會議通知、議程安排等準(zhǔn)備工作，確保參會人員按時參加會議，并在會議上準(zhǔn)確傳達(dá)信息，做好會議記錄。通過公文溝通的，嚴(yán)格按照公文格式和行文規(guī)則撰寫公文，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，按照發(fā)文流程進(jìn)行發(fā)布。通過辦公系統(tǒng)溝通的，在系統(tǒng)中準(zhǔn)確填寫相關(guān)信息，選擇合適的發(fā)送范圍，并及時提醒接收人員查閱。通過即時通訊工具溝通的，語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了、規(guī)范準(zhǔn)確，避免使用模糊、歧義或不文明的語言。重要信息應(yīng)及時整理記錄。通過電話溝通的，提前準(zhǔn)備好溝通內(nèi)容，語言表達(dá)清晰流暢，溝通結(jié)束后及時總結(jié)溝通要點。通過郵件溝通的，郵件主題應(yīng)明確，內(nèi)容應(yīng)條理清晰，附件應(yīng)齊全且格式規(guī)范，發(fā)送前仔細(xì)核對收件人地址等信息。2.信息傳遞過程中，如遇接收方反饋信息不明確或有疑問，信息發(fā)起者應(yīng)及時進(jìn)行解釋和說明，確保信息準(zhǔn)確傳遞。（三）信息接收與反饋1.接收方應(yīng)及時接收傳遞的信息，并認(rèn)真查閱、理解信息內(nèi)容。2.對于需要反饋的信息，接收方應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)給予明確回復(fù)，表明對信息的接收情況、意見或建議等。3.如果接收方對信息存在異議或需要進(jìn)一步溝通，應(yīng)及時與信息發(fā)起者取得聯(lián)系，共同商討解決方案，確保溝通順暢、問題得到妥善解決。（四）溝通記錄與存檔1.對于重要的溝通事項，應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括溝通時間、地點、參與人員、溝通內(nèi)容、溝通結(jié)果等。2.溝通記錄可采用紙質(zhì)文檔、電子文檔等形式進(jìn)行保存，以便日后查閱和追溯。3.涉及學(xué)校重要決策、重大事項溝通等相關(guān)記錄應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。四、溝通協(xié)調(diào)機(jī)制（一）跨部門溝通協(xié)調(diào)1.建立跨部門工作協(xié)調(diào)小組，對于涉及多個部門的重要工作或問題，由協(xié)調(diào)小組負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，共同制定解決方案和工作計劃。2.協(xié)調(diào)小組定期召開會議，通報工作進(jìn)展情況，及時解決工作中出現(xiàn)的問題和矛盾，確保跨部門工作順利推進(jìn)。3.各部門在跨部門工作中應(yīng)積極配合，主動承擔(dān)本部門的工作職責(zé)，不得推諉扯皮。對于需要其他部門協(xié)助的工作，應(yīng)及時提出需求，并提供必要的支持和幫助。（二）與外部機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)1.對于與外部機(jī)構(gòu)的重要溝通事項，應(yīng)提前制定溝通方案，明確溝通目的、內(nèi)容、方式、參與人員等。2.安排專人負(fù)責(zé)與外部機(jī)構(gòu)的日常溝通協(xié)調(diào)工作，保持密切聯(lián)系，及時掌握外部機(jī)構(gòu)的需求和動態(tài)，為學(xué)校決策提供參考依據(jù)。3.在與外部機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)過程中，要注重維護(hù)學(xué)校的利益和形象，積極爭取有利的合作條件和發(fā)展機(jī)會。同時，要尊重對方意見和建議，尋求雙方共贏的合作模式。五、溝通效果評估（一）評估指標(biāo)1.信息傳遞準(zhǔn)確性：統(tǒng)計信息傳遞過程中出現(xiàn)的錯誤信息數(shù)量及比例，評估信息是否準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)給接收方。2.信息傳遞及時性：分析信息從發(fā)起至接收的時間間隔，評估是否在規(guī)定時間內(nèi)完成信息傳遞。3.溝通反饋及時性：統(tǒng)計接收方反饋信息的平均時間，評估接收方對信息的響應(yīng)速度。4.問題解決有效性：跟蹤因溝通協(xié)調(diào)解決的問題數(shù)量及實際效果，評估溝通是否有效解決了工作中的問題。5.滿意度調(diào)查：定期開展溝通滿意度調(diào)查，收集參與溝通人員對溝通效果、溝通方式、溝通效率等方面的滿意度評價。（二）評估方式1.定期收集溝通記錄、工作文檔等資料，對信息傳遞準(zhǔn)確性、及時性等指標(biāo)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析。2.每季度或半年開展一次溝通滿意度調(diào)查，通過問卷調(diào)查、面談等方式收集相關(guān)人員的意見和建議。3.針對重要溝通事項或項目，在溝通結(jié)束后及時進(jìn)行效果評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)溝通工作提供參考。（三）結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)評估結(jié)果，對溝通工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，激勵全體人員不斷提高溝通能力和溝通效果。2.對于評估中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，及時進(jìn)行總結(jié)分析，制定改進(jìn)措施，優(yōu)化溝通流程和方式，不斷提升學(xué)校整體溝通管理水平。六、保密規(guī)定（一）保密范圍1.學(xué)校的各類機(jī)密文件、資料、數(shù)據(jù)，包括尚未公開的發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃、財務(wù)信息、科研成果等。2.涉及師生個人隱私的信息，如學(xué)生成績、教師人事檔案、個人敏感信息等。3.在溝通交流過程中，對方明確要求保密的信息。（二）保密措施1.嚴(yán)格限制知悉范圍，對于保密信息，只向必須知曉的人員傳達(dá)，并要求其簽署保密協(xié)議或承諾書。2.在使用辦公系統(tǒng)、即時通訊工具等傳遞信息時，注意選擇合適的發(fā)送范圍，避免誤發(fā)或擴(kuò)大知悉范圍。3.對于涉及保密信息的紙質(zhì)文件，應(yīng)妥善保管，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止信息泄露。4.加強(qiáng)對工作人員的保密教育，提高保密意識，使其了解保密工作的重要性和相關(guān)規(guī)定，避免因疏忽導(dǎo)致保密信息泄露。（三）責(zé)任追究對于違反保密規(guī)定，導(dǎo)致保密信息泄露的部門和個人，將依法依規(guī)追究其責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的將給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，構(gòu)成犯罪的將移交司法機(jī)關(guān)處理。七、培訓(xùn)與提升（一）溝通技能培訓(xùn)1.定期組織溝通技能培訓(xùn)課程，邀請專業(yè)講師或內(nèi)部經(jīng)驗豐富的人員進(jìn)行授課，內(nèi)容包括溝通技巧、表達(dá)能力、傾聽藝術(shù)、書面溝通規(guī)范等方面。2.根據(jù)不同崗位需求，開展有針對性的溝通培訓(xùn)，如部門負(fù)責(zé)人溝通協(xié)調(diào)能力培訓(xùn)、新入職人員溝通基礎(chǔ)培訓(xùn)等。3.在培訓(xùn)過程中，通過案例分析、模擬演練、小組討論等方式，讓學(xué)員親身體驗和掌握溝通技巧，提高培訓(xùn)效果。（二）溝通經(jīng)驗分享與交流1.定期舉辦溝通經(jīng)驗分享會，邀請在溝通工作方面表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個人分享成功經(jīng)驗和典型案例，供其他人員學(xué)習(xí)借鑒。2.鼓勵各部門之間開展溝通交流活動，如工作經(jīng)驗交流會、溝通技巧研討會等，促進(jìn)相互學(xué)習(xí)，共同提升溝通能力。（三）自我