會計檔案室管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，充分發揮會計檔案在公司經濟管理中的作用，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》及財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》等有關規定，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分子公司的會計檔案管理工作。（三）定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理職責1.公司財務部門負責會計檔案的整理、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，并對會計檔案的真實性、完整性、系統性負責。2.公司檔案管理部門負責對會計檔案工作進行指導、監督和檢查，并提供必要的檔案保管條件。3.各部門應積極配合財務部門做好會計檔案的收集、整理工作，確保會計檔案資料的齊全、完整。二、會計檔案的內容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發票、收據、入庫單、出庫單、報銷單等各種外來和自制的原始單據。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目設置，全面記錄公司經濟業務的總分類賬簿。2.明細賬，按照明細科目設置，詳細記錄某一類經濟業務的明細分類賬簿，如應收賬款明細賬、應付賬款明細賬、存貨明細賬等。3.日記賬，包括現金日記賬和銀行存款日記賬，按照經濟業務發生的時間順序逐日逐筆登記。4.固定資產卡片，詳細記錄公司固定資產的各項信息，包括資產名稱、型號、規格、購置時間、原值、折舊等。5.輔助賬簿，如備查賬簿，用于記錄一些在總賬和明細賬中未能記錄的重要經濟事項。（三）財務會計報告1.月度財務會計報告，包括資產負債表、利潤表、現金流量表及附注等。2.季度財務會計報告，內容與月度報告類似，但更為詳細。3.半年度財務會計報告，綜合反映公司半年度的財務狀況和經營成果。4.年度財務會計報告，是公司年度財務狀況和經營成果的全面總結，包括資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調節表，用于核對公司銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異，調整未達賬項。2.銀行對賬單，由銀行定期提供，反映公司銀行賬戶的收支情況。3.納稅申報表，記錄公司各項稅費的申報繳納情況。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案在不同部門或人員之間的移交情況。5.會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案的種類、數量、保管期限、存放地點等信息。6.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀的時間、種類、數量、原因等信息。7.其他具有保存價值的會計資料，如財務分析報告、審計報告、稅務籌劃方案等。三、會計檔案的整理與立卷（一）整理原則1.會計檔案應按照形成時間的先后順序進行整理，保持其連續性和系統性。2.對于同一類會計檔案，應按照一定的標準進行分類，便于查找和管理。3.會計檔案應保持整齊、清潔，避免損壞和丟失。（二）憑證整理1.原始憑證應按照經濟業務發生的時間順序，與對應的記賬憑證進行匹配，確保憑證內容的一致性。2.對于紙張大小不一致的原始憑證，應進行折疊或粘貼，使其與記賬憑證大小相同，并在粘貼處注明原始憑證的張數和金額。3.記賬憑證應按照編號順序排列，檢查憑證內容是否完整，包括日期、憑證編號、摘要、會計科目、金額、附件張數等，如有缺漏應及時補充或更正。（三）賬簿整理1.總賬、明細賬、日記賬等應按照賬簿啟用表上的編號順序排列，檢查賬簿是否有缺頁、破損等情況。2.對于活頁式賬簿，應去除空白頁，并在賬簿的右上角編上頁碼，裝訂成冊。3.固定資產卡片應按照資產編號順序排列，放入專門的卡片箱或文件夾中。（四）財務會計報告整理1.月度、季度、半年度和年度財務會計報告應分別裝訂成冊，并在封面上注明報告名稱、所屬期間、單位名稱等信息。2.財務會計報告的附注應與主表一起裝訂，如有單獨的審計報告、稅務報告等，也應一并整理歸檔。（五）其他會計資料整理1.銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表等應按照時間順序排列，分別裝訂成冊。2.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應按照類別進行整理，單獨成冊。3.其他具有保存價值的會計資料應根據其性質和內容進行分類整理，如財務分析報告可按照分析的時間段或主題進行分類，審計報告可按照審計機構和審計時間進行分類。（六）立卷要求1.會計檔案應按照類別和保管期限進行立卷，每卷厚度不宜超過2厘米。2.卷內資料應排列整齊，編號連續，不得有重號、漏號現象。3.每卷應編制卷內目錄，目錄內容包括序號、資料名稱、日期、頁號等，便于查找和核對。4.卷內資料應使用統一規格的紙張，不得使用圓珠筆、鉛筆等書寫，應使用碳素墨水或藍黑墨水進行書寫。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證的保管期限為30年。2.會計賬簿的保管期限為30年，其中固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告的保管期限為：月度、季度、半年度財務會計報告保管10年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料的保管期限為：銀行存款余額調節表、銀行對賬單保管10年，納稅申報表保管10年，會計檔案移交清冊保管30年，會計檔案保管清冊、銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司應設立專門的會計檔案室，用于存放會計檔案。會計檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全防護措施，確保會計檔案的安全。2.會計檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管的要求。3.會計檔案應按照類別、保管期限和年度順序進行存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.會計檔案應妥善保管，不得隨意堆放、毀損、散失或泄密。2.對于磁性介質保存的電子會計檔案，應定期進行備份，并異地存放，防止數據丟失。3.會計檔案管理人員應定期對會計檔案進行檢查和核對，發現問題及時處理，并做好記錄。4.會計檔案在保管期限內，未經批準不得擅自銷毀或出借。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱會計檔案時，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人和財務部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱會計檔案時，應在會計檔案室進行，不得將會計檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄會計檔案資料，應經財務部門負責人批準，并由檔案管理人員進行登記。3.查閱人員應愛護會計檔案，不得在會計檔案上涂畫、標記、拆封或抽換。查閱完畢后，應及時將會計檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續。（二）借閱規定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱會計檔案時，應持單位介紹信或相關證明文件，填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息，經公司財務部門負責人和公司分管領導批準后，方可借閱。2.借閱會計檔案時，應辦理借閱登記手續，檔案管理人員應詳細記錄借閱單位或個人的名稱、地址、聯系方式、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管會計檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、外傳會計檔案內容。如需復印或摘錄會計檔案資料，應經公司財務部門負責人批準，并由檔案管理人員進行登記。5.借閱人員歸還會計檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發現有損壞、丟失或涂改等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會計檔案保管期滿，且該檔案所涉及的經濟業務事項已經結清，不再需要繼續保存的，可以按照規定程序進行銷毀。2.對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由財務部門會同檔案管理部門提出會計檔案銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.《會計檔案銷毀清冊》經公司財務部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領導審核簽字后，報公司總經理審批。3.公司應成立會計檔案銷毀工作小組，由財務部門、檔案管理部門等相關人員組成，負責監督會計檔案的銷毀過程。4.會計檔案銷毀時，應由檔案管理部門指定專人負責監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照《會計檔案銷毀清冊》所列內容進行清點核對；銷毀后，應當在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監銷情況報告公司總經理。（三）銷毀記錄1.會計檔案銷毀工作完成后，檔案管理部門應將《會計檔案銷毀清冊》、審批文件、銷毀記錄等資料整理歸檔，永久保存。2.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、銷毀方式、銷毀人員、監銷人員等信息，確保會計檔案銷毀過程可追溯。七、會計檔案信息化管理（一）電子會計檔案的收集與整理1.公司應按照國家有關規定，及時將電子會計檔案進行收集和整理。電子會計檔案應與紙質會計檔案同步形成，并保持內容一致。2.電子會計檔案應采用符合國家檔案管理要求的存儲格式和介質，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行備份，確保數據的安全性和完整性。3.電子會計檔案應按照會計檔案的分類標準進行分類整理，建立電子會計檔案目錄數據庫，便于查詢和管理。（二）電子會計檔案的保管與維護1.公司應設立專門的電子會計檔案存儲服務器或存儲設備，用于存放電子會計檔案。存儲設備應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全防護措施，并定期進行維護和檢查。2.電子會計檔案應按照保管期限進行分類存儲，對于超過保管期限的電子會計檔案，應按照規定進行銷毀或遷移。3.公司應定期對電子會計檔案進行殺毒和維護，確保電子會計檔案的正常使用。同時，應建立電子會計檔案數據備份制度，定期將電子會計檔案數據備份到其他存儲介質上，并異地存放。（三）電子會計檔案的查閱與利用1.公司內部人員查閱電子會計檔案時，應通過公司指定的電子檔案管理系統進行查閱，并按照系統設定的權限進行操作。查閱人員應在系統中進行查閱記錄，注明查閱時間、查閱內容等信息。2.公司外部單位或個人查閱電子會計檔案時，應按照本制度關于查閱的規定辦理審批手續，并通過公司指定的電子檔案管理系統進行查閱。查閱人員不得擅自復制、摘錄、外傳電子會計檔案內容。如需打印電子會計檔案資料，應經公司財務部門負責人批準，并由檔案管理人員進行登記。（四）電子會計檔案的安全管理1.公司應建立健全電子會計檔案安全管理制度，加強對電子會計檔案存儲設備、傳輸網絡、查閱系統等的安全管理，防止電子會計檔案數據泄露、篡改或丟失。2.公司應設置電子會計檔案管理系統的訪問權限，嚴格控制不同人員對電子會計檔案的訪問級別。對于涉及公司機密的電子會計檔案，應采取加密存儲、訪問認證等安全措施。3.公司應定期對電子會計檔案安全管理制度的執行情況進行檢查和評估，及時發現和解決存在的問題，確保電子會計檔案的安全。八、監督與檢查（一）內部監督1.公司財務部門應定期對會計檔案管理工作進行自查，檢查會計檔案的整理、保管、查閱、銷毀等環節是否符合本制度的規定，發現問題及時整改。2.公司審計部門應定期對會計檔案管理工作進行審計監督，檢查會計檔案管理工作的內部控制制度是否健全有效，會計檔案的真實性、完整性、系統性是否得到保證，對發現的問題提