酒店迎賓物料管理制度?總則1.目的為加強(qiáng)酒店迎賓物料的管理，確保迎賓物料的合理使用、妥善保管，維護(hù)酒店良好形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有與迎賓相關(guān)的物料管理，包括但不限于迎賓牌、指示牌、宣傳資料、裝飾物品等。3.管理原則統(tǒng)一管理原則：酒店設(shè)立專門部門對(duì)迎賓物料進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、采購、調(diào)配和管理。合理使用原則：根據(jù)實(shí)際需求，合理安排物料的使用，避免浪費(fèi)。定期盤點(diǎn)原則：定期對(duì)迎賓物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。安全維護(hù)原則：確保物料的安全存放和正常使用，做好維護(hù)保養(yǎng)工作。組織與職責(zé)1.管理部門酒店行政管理部門為迎賓物料的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定和完善相關(guān)管理制度，統(tǒng)籌規(guī)劃物料的采購、調(diào)配和報(bào)廢處理等工作。2.使用部門各使用部門負(fù)責(zé)本部門迎賓物料的日常使用、保管和維護(hù)，并及時(shí)向管理部門反饋物料的使用情況和需求。3.具體職責(zé)行政管理部門職責(zé)制定和修訂迎賓物料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。根據(jù)酒店經(jīng)營情況和實(shí)際需求，編制年度、月度迎賓物料采購計(jì)劃。負(fù)責(zé)迎賓物料的采購、驗(yàn)收、入庫、存儲(chǔ)、發(fā)放、調(diào)配和報(bào)廢等工作的組織實(shí)施。定期對(duì)迎賓物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)盤點(diǎn)結(jié)果。收集、整理和分析各部門對(duì)迎賓物料的使用反饋，不斷優(yōu)化物料管理工作。使用部門職責(zé)嚴(yán)格按照本制度和相關(guān)操作規(guī)程使用迎賓物料，確保物料的正常使用和安全。負(fù)責(zé)本部門迎賓物料的日常保管，做好防潮、防火、防盜等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告管理部門。根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，提前向管理部門提交物料領(lǐng)用申請(qǐng)，注明領(lǐng)用物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量和用途等。配合管理部門做好物料的盤點(diǎn)工作，如實(shí)提供物料使用和庫存情況。物料采購1.采購計(jì)劃行政管理部門應(yīng)于每年年底根據(jù)酒店下一年度的經(jīng)營計(jì)劃、活動(dòng)安排以及現(xiàn)有物料庫存情況，編制下一年度迎賓物料采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。月度采購計(jì)劃應(yīng)根據(jù)年度采購計(jì)劃和當(dāng)月實(shí)際經(jīng)營情況進(jìn)行編制和調(diào)整。各使用部門如有特殊需求，應(yīng)提前向行政管理部門提出申請(qǐng)，行政管理部門在審核后納入月度采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商選擇建立合格供應(yīng)商名錄，通過招標(biāo)、詢價(jià)、實(shí)地考察等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮其產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購流程使用部門根據(jù)實(shí)際需求填寫物料領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給行政管理部門。行政管理部門采購人員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，結(jié)合庫存情況，編制采購訂單。采購訂單應(yīng)發(fā)送給選定的供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)。供應(yīng)商按照采購訂單的要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將物料送達(dá)酒店。采購人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)物料的到貨情況，通知倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。物料驗(yàn)收1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)采購合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)迎賓物料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號(hào)、外觀質(zhì)量、包裝等。對(duì)于有質(zhì)量要求的物料，如迎賓牌的材質(zhì)、顏色、印刷質(zhì)量等，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)。必要時(shí)，可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。2.驗(yàn)收流程倉庫管理人員在收到物料后，應(yīng)及時(shí)通知采購人員和使用部門相關(guān)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員對(duì)照采購訂單和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料進(jìn)行逐一核對(duì)，檢查物料的質(zhì)量和數(shù)量是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。對(duì)于不合格物料，應(yīng)填寫不合格品報(bào)告，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。驗(yàn)收合格的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。物料存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)環(huán)境根據(jù)物料的特性，設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，確保存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。例如，對(duì)于紙質(zhì)宣傳資料，應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)的倉庫，避免受潮發(fā)霉；對(duì)于易損的裝飾物品，應(yīng)單獨(dú)存放，防止碰撞損壞。倉庫應(yīng)配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保物料的安全存儲(chǔ)。2.存儲(chǔ)方式按照物料的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。對(duì)貴重物料、易燃易爆物料等應(yīng)實(shí)行專人專管，嚴(yán)格控制出入庫手續(xù)。定期對(duì)物料進(jìn)行整理和盤點(diǎn)，及時(shí)清理積壓、過期或損壞的物料。物料發(fā)放1.發(fā)放原則遵循"先進(jìn)先出"的原則，確保物料的合理使用。嚴(yán)格按照審批后的物料領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放物料，不得擅自更改發(fā)放數(shù)量和品種。2.發(fā)放流程使用部門人員持經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批的物料領(lǐng)用申請(qǐng)表到倉庫領(lǐng)取物料。倉庫管理人員根據(jù)申請(qǐng)表核實(shí)物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，無誤后發(fā)放物料，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。對(duì)于貴重物料或限量發(fā)放的物料，應(yīng)做好詳細(xì)的發(fā)放記錄，包括領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、物料用途等信息。物料調(diào)配1.調(diào)配原則根據(jù)酒店各部門的實(shí)際需求和物料庫存情況，進(jìn)行合理調(diào)配，提高物料的使用效率。調(diào)配應(yīng)遵循"以余補(bǔ)缺"的原則，優(yōu)先調(diào)配閑置或多余的物料。2.調(diào)配流程各使用部門如需調(diào)配物料，應(yīng)填寫物料調(diào)配申請(qǐng)表，說明調(diào)配原因、所需物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。行政管理部門收到調(diào)配申請(qǐng)表后，進(jìn)行審核和協(xié)調(diào)。如涉及跨部門調(diào)配，應(yīng)與相關(guān)部門溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見。審核通過后，行政管理部門安排倉庫管理人員進(jìn)行物料調(diào)配，并做好相關(guān)記錄。物料使用與維護(hù)1.使用規(guī)范各使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照物料的使用說明和操作規(guī)程使用迎賓物料，確保物料的正常使用和安全。不得擅自改變物料的用途或損壞物料，如需對(duì)物料進(jìn)行調(diào)整或改造，應(yīng)提前向行政管理部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。注意節(jié)約使用物料，避免浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的物料，應(yīng)妥善保管，以便下次使用。2.維護(hù)保養(yǎng)使用部門負(fù)責(zé)本部門迎賓物料的日常維護(hù)保養(yǎng)工作，定期檢查物料的使用狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理或報(bào)告。對(duì)于一些需要專業(yè)維護(hù)的物料，如電子顯示屏、燈光設(shè)備等，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行保養(yǎng)和維修，確保其正常運(yùn)行。行政管理部門應(yīng)定期組織對(duì)迎賓物料的維護(hù)保養(yǎng)情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。物料盤點(diǎn)1.盤點(diǎn)周期實(shí)行定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn)相結(jié)合的方式。定期盤點(diǎn)每季度進(jìn)行一次，不定期盤點(diǎn)根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)安排。2.盤點(diǎn)方法采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法，對(duì)迎賓物料的數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等進(jìn)行逐一核對(duì)。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真填寫盤點(diǎn)表，詳細(xì)記錄物料的實(shí)際情況。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)將盤點(diǎn)表提交給行政管理部門。行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行匯總和分析，編制盤點(diǎn)報(bào)告。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，分清責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于盤盈或盤虧的物料，應(yīng)調(diào)整庫存賬目，并采取相應(yīng)的措施防止類似情況再次發(fā)生。物料報(bào)廢1.報(bào)廢條件物料因損壞、過期、變質(zhì)等原因無法正常使用，且無維修或再利用價(jià)值的，可申請(qǐng)報(bào)廢。因酒店裝修、改造、經(jīng)營調(diào)整等原因不再使用的迎賓物料，也可申請(qǐng)報(bào)廢。2.報(bào)廢流程使用部門填寫物料報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并附上相關(guān)證明材料（如損壞照片、過期說明等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給行政管理部門。行政管理部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，必要時(shí)可進(jìn)行現(xiàn)場查看。審核通過后，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物料，由行政管理部門安排專人進(jìn)行處理，如變賣、銷毀等，并做好記錄。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督酒店內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)迎賓物料的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物料采購、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用、盤點(diǎn)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各使用部門物料管理情況的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。2.考核機(jī)制將迎賓物料管理工作納入各