飯店銷售臺賬管理制度?一、總則（一）目的為了加強飯店銷售臺賬的管理，規范銷售行為，確保銷售數據的準確性、完整性和及時性，提高銷售管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于飯店內所有涉及銷售業務的部門和人員，包括但不限于銷售部、預訂部、前臺接待等。（三）基本原則1.真實性原則：銷售臺賬應如實記錄每一筆銷售業務，確保數據真實可靠。2.完整性原則：涵蓋銷售業務的各個環節，包括客戶信息、預訂詳情、入住退房記錄、消費明細等，保證臺賬資料完整無缺。3.及時性原則：銷售業務發生后，應及時進行記錄，不得拖延，以便準確反映業務動態。4.保密性原則：對涉及客戶的敏感信息嚴格保密，防止信息泄露。二、銷售臺賬的內容與格式（一）客戶信息臺賬1.客戶基本資料客戶姓名、性別、聯系方式（電話、電子郵箱等）?？蛻羯矸葑C號碼（或企業營業執照號碼）?？蛻舫Ｗ〉刂贰⑺鶎傩袠I等。2.客戶歷史消費記錄每次入住飯店的日期、退房日期。入住的房型、房價及優惠情況。消費項目及金額明細，如餐飲消費、客房服務消費、會議場地租賃費用等?？蛻舻奶厥庖蠹疤幚砬闆r記錄。（二）預訂臺賬1.預訂基本信息預訂日期、預訂人姓名及聯系方式。預計入住日期、退房日期。預訂的房型、數量及價格。2.預訂變更記錄如有預訂變更，記錄變更的日期、內容（如入住或退房時間變更、房型變更等）及相關審批情況。3.預訂取消記錄取消預訂的日期、原因及是否涉及違約金等情況。（三）入住登記臺賬1.入住信息客人姓名、性別、身份證號碼。實際入住日期、預計退房日期。入住的房型、房價及支付方式（現金、信用卡、轉賬等）。接待人員姓名及工號。2.特殊情況記錄如客人無有效身份證件、特殊身份客人（如VIP等）的接待安排及相關說明。（四）退房結算臺賬1.退房信息客人姓名、退房日期。實際消費金額明細，包括客房費用、餐飲消費、其他雜項消費等。應退或應補金額計算過程及結果。客人支付情況及最終結算方式。2.遺留物品處理記錄記錄客人遺留物品的名稱、數量、處理方式（如客人自行取回、飯店保管等待客人聯系等）及相關交接情況。（五）銷售業績臺賬1.按時間段統計每日、每周、每月、每季度、每年的銷售總額、各類房型銷售額、餐飲銷售額、會議及宴會銷售額等。不同銷售渠道（如線上平臺、旅行社、協議客戶等）的業績貢獻情況。2.與預算對比分析將實際銷售業績與預算指標進行對比，分析差異原因，包括銷售價格波動、銷售數量變化、市場競爭影響等。（六）格式要求1.銷售臺賬應采用電子表格形式（如Excel）進行記錄，以便于數據整理、分析和查詢。2.每個臺賬應設置清晰的表頭，注明各項內容的名稱、日期范圍、統計周期等信息。3.數據記錄應規范、整齊，數字準確無誤，文字表述清晰明了。對于金額數據，應保留兩位小數。三、銷售臺賬的建立與維護（一）建立流程1.銷售業務發生后，相關崗位人員應在規定時間內將業務信息錄入對應的銷售臺賬。例如，預訂部接到預訂信息后，應立即在預訂臺賬中詳細記錄預訂內容；前臺接待人員在辦理入住手續時，要及時準確地填寫入住登記臺賬。2.對于每一筆業務記錄，錄入人員應確保信息的完整性和準確性，并簽字確認錄入時間。3.銷售臺賬的數據應來源于真實的業務單據，如預訂確認單、入住登記表、消費賬單等。在錄入數據前，應對原始單據進行審核，確保數據與單據一致。（二）日常維護1.每日工作結束后，相關崗位人員應對當天的銷售臺賬進行核對和檢查，確保數據錄入無遺漏、無錯誤。如發現問題，應及時查明原因并進行更正。2.定期對銷售臺賬進行備份，防止數據丟失。備份周期可根據實際情況確定，一般建議每周至少備份一次。備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并分別保存于不同的地點。3.隨著業務的發展和變化，如飯店推出新的房型、服務項目或調整銷售政策等，應及時對銷售臺賬的內容和格式進行相應調整，以適應業務管理的需要。（三）數據更新1.當客戶信息發生變更時，如聯系方式、常住地址等，負責客戶信息管理的人員應及時在客戶信息臺賬中進行更新，并通知相關部門。2.對于預訂信息的變更和取消，預訂部應實時修改預訂臺賬，并將變更情況及時告知相關部門，如前臺接待和客房部等，以便做好相應的準備工作。3.客人入住期間如有消費項目的增加或調整，相關部門應及時將信息傳遞給前臺，前臺在退房結算臺賬中準確記錄并更新客人的消費金額。四、銷售臺賬的查詢與使用（一）查詢權限1.銷售部經理有權查詢本部門及相關業務的銷售臺賬數據，以便了解銷售業務進展情況、分析客戶需求和市場動態，制定銷售策略和計劃。2.預訂部員工可查詢預訂臺賬，用于處理預訂業務、跟蹤預訂狀態及與客戶溝通。3.前臺接待人員可查詢入住登記臺賬和退房結算臺賬，以便為客人提供準確的服務和結算。4.財務部門相關人員根據工作需要，在經過授權后可查詢銷售業績臺賬、退房結算臺賬等，用于財務核算、成本控制和財務分析。5.其他部門如需查詢銷售臺賬數據，應填寫查詢申請表，注明查詢目的、查詢內容和時間范圍，經部門負責人簽字同意后，提交至銷售部，由銷售部根據規定權限進行審批和提供查詢服務。（二）使用規范1.查詢銷售臺賬數據時，應按照規定的查詢流程和權限進行操作，不得擅自越權查詢或篡改數據。2.各部門人員應合理使用銷售臺賬數據，將其作為業務決策、客戶服務和內部管理的重要依據。例如，銷售部可根據客戶歷史消費記錄進行客戶分類和精準營銷；前臺接待可通過入住登記臺賬提前了解客人特殊需求，提供個性化服務。3.在使用銷售臺賬數據進行分析和報告時，應確保數據的準確性和客觀性。對數據進行統計、匯總和分析時，應采用科學合理的方法，避免因數據處理不當導致錯誤結論。4.涉及對外提供銷售臺賬數據的情況，如應稅務機關、審計機構等要求提供相關資料時，必須經過飯店管理層的審批，并按照法律法規的規定進行操作，確保數據的安全性和保密性。五、銷售臺賬的審核與監督（一）內部審核1.每周由銷售部經理對本周的銷售臺賬進行一次全面審核，重點檢查數據的準確性、完整性和記錄的及時性。審核內容包括預訂信息與實際入住情況是否相符、消費金額計算是否正確、客戶信息是否完整等。2.每月末，財務部門會同銷售部對當月的銷售臺賬進行聯合審核。財務人員主要審核銷售業績數據與財務報表的一致性、費用支出的合理性以及結算情況的準確性；銷售部人員則側重于業務流程的合規性和客戶信息的管理。3.對于審核中發現的問題，審核人員應及時填寫審核意見表，詳細記錄問題描述、發現時間、責任部門及責任人，并要求相關部門和人員在規定時間內進行整改。整改完成后，提交整改報告，由審核人員進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）監督機制1.飯店設立專門的內部監督崗位或由審計部門定期對銷售臺賬管理情況進行監督檢查。監督內容包括臺賬管理制度的執行情況、數據錄入與審核流程的規范性、信息安全措施的落實情況等。2.定期開展銷售臺賬管理工作的專項審計，對發現的違規行為和管理漏洞進行深入調查，并提出改進建議和處理意見。審計報告應提交飯店管理層，作為決策參考依據。3.鼓勵員工對銷售臺賬管理過程中的違規行為進行舉報，對于經查實的舉報，給予舉報人適當的獎勵，并對違規責任人進行嚴肅處理。六、數據安全與保密（一）安全措施1.對存儲銷售臺賬數據的服務器和存儲設備采取安全防護措施，如設置防火墻、安裝殺毒軟件、定期進行數據備份等，防止數據被非法訪問、篡改或丟失。2.限制對銷售臺賬數據的訪問權限，只有經過授權的人員才能登錄相關系統進行查詢和操作。對不同崗位人員設置不同級別的權限，確保數據的安全性。3.建立數據訪問日志，記錄所有對銷售臺賬數據的訪問操作，包括訪問時間、訪問人員、操作內容等。通過日志審計，可及時發現異常訪問行為并采取相應措施。（二）保密規定1.所有接觸銷售臺賬數據的人員都必須嚴格遵守保密制度，不得將客戶信息、銷售數據等泄露給任何無關人員。2.在對外交流或業務合作過程中，如需涉及銷售臺賬數據的部分內容，必須經過飯店管理層的批準，并與對方簽訂保密協議，明確雙方的保密責任和義務。3.員工離職時，應將其在工作期間接觸到的銷售臺賬數據相關資料全部交接清楚，并辦理離職手續。嚴禁離職人員私自留存或傳播飯店的銷售臺賬數據。七、培訓與考核（一）培訓1.定期組織銷售臺賬管理相關的培訓課程，培訓對象包括銷售部、預訂部、前臺接待、財務等部門的員工。培訓內容涵蓋銷售臺賬的管理制度、操作流程、數據錄入規范、查詢與使用方法等。2.通過案例分析、實際操作演示等方式，提高員工對銷售臺賬管理的認識和實際操作能力。培訓結束后，對員工進行考核，確保員工掌握相關知識和技能。3.隨著飯店業務的發展和銷售臺賬管理要求的變化，及時開展針對性的培訓，使員工能夠適應新的工作要求和規范。（二）考核1.建立銷售臺賬管理工作的考核機制，將考核結果與員工的績效獎金、晉升等掛鉤?？己藘热莅〝祿浫氲臏蚀_性和及時性、臺賬維護的規范性、查詢與使用的合理性以及對保密制度的執行情況等。2.每月對員工的銷售臺賬管理工作進行評分，根據評分結果進行排名和獎懲。對于工作表現優秀的員工給予表彰和獎勵，對于存在問題較多的員工進行批評教育，并要求其限期整改。如多次考核不達標，將采取進一步的措施，如調整崗位等。八、附則（一）解釋權本制度由飯店人力資源部負責解釋。如有未盡事宜或在執行過程中遇到問題，由人力資源部會同相關部門協商解決，并根據實際情況對制度進行修訂和完善。（二）修訂與廢止1.隨著飯店經營管理的發展和外部環境的變化，本制度將適時進行修訂。修訂程序為：相關部門或