鐵路項目合同管理制度?總則目的為加強鐵路項目合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，提高公司經濟效益，根據國家相關法律法規及公司實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于公司參與的所有鐵路項目合同的管理，包括工程承包合同、物資采購合同、勞務分包合同、技術服務合同等各類與鐵路項目相關的合同。基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規及政策規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等地位上，充分表達真實意愿，協商一致簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同義務。合同管理職責合同管理部門及職責1.法務部門負責合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規要求。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律事務。2.項目管理部門負責組織鐵路項目合同的談判、起草工作。對合同執行情況進行跟蹤、監督和檢查，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。負責合同文件的收集、整理、歸檔工作。3.財務部門參與合同條款中涉及財務方面的審核，提出財務風險防控建議。負責合同款項的收付管理，監督合同資金的使用情況。協助處理合同糾紛中的財務相關事宜。合同承辦人員職責1.負責合同的具體洽談、起草、修改等工作。2.及時向合同管理部門匯報合同簽訂、履行過程中的相關情況。3.嚴格按照合同約定履行義務，協調解決合同履行中的問題。合同簽訂管理合同簽訂流程1.項目啟動：項目管理部門根據鐵路項目需求，確定合同簽訂意向，并組織相關人員進行前期調研和準備工作。2.合同談判：由項目管理部門牽頭，會同法務、財務等部門與合同對方進行談判。談判人員應充分了解對方情況，明確合同標的、價款、質量、履行期限、違約責任等主要條款，爭取有利的合同條件。3.合同起草：談判達成一致后，由承辦人員負責起草合同文本。合同文本應內容完整、條款清晰、表述準確，符合法律法規和公司要求。4.審核會簽合同起草完成后，先由承辦部門負責人進行初審，審核合同內容是否符合項目要求和公司利益。初審通過后，提交法務部門進行合法性審查，法務部門重點審查合同條款的合法性、合規性以及風險防范措施。經法務部門審查通過的合同，再提交財務部門進行財務審核，財務部門審核合同價款、支付方式、結算辦法等財務條款的合理性和可行性。最后，由合同管理部門匯總各部門審核意見，報公司領導審批。5.合同簽訂：經公司領導審批同意后，由法定代表人或其授權代表與合同對方簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，分送相關部門留存。合同文本要求1.合同文本應使用規范的漢字表述，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的詞匯和語句。2.合同條款應明確、具體，包括但不限于以下內容：合同雙方的名稱、地址、聯系方式等基本信息。合同標的的詳細描述，如工程范圍、物資規格型號、服務內容等。合同價款及支付方式，包括總價、單價、計價方式、付款時間節點等。合同履行期限、地點和方式。質量標準及驗收方法。雙方的權利和義務。違約責任及爭議解決方式。3.對于重要合同或風險較大的合同，應根據實際情況約定擔保條款、保密條款、不可抗力條款等特殊條款。合同履行管理合同交底1.合同簽訂后，合同承辦人員應及時向項目管理部門、施工班組、物資采購部門等相關部門和人員進行合同交底。2.合同交底內容包括合同的主要條款、雙方的權利義務、履行要求、注意事項等，確保相關人員熟悉合同內容，明確各自的職責。合同執行跟蹤1.項目管理部門負責對合同執行情況進行跟蹤，定期檢查合同履行進度，及時發現并解決合同履行過程中出現的問題。2.建立合同執行臺賬，詳細記錄合同簽訂時間、履行期限、標的內容、價款支付、質量驗收、變更情況等信息，以便對合同執行情況進行動態監控。3.對于合同履行過程中出現的偏差或異常情況，應及時分析原因，采取有效措施進行糾正，確保合同順利履行。合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，合同承辦人員應及時與合同對方協商，并簽訂書面變更協議。2.合同變更協議應明確變更的內容、原因、對合同價款、履行期限等條款的影響，并按照合同簽訂流程進行審核會簽和審批。3.變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力，相關部門應及時調整合同執行臺賬和相關文件資料。合同價款調整1.因合同變更、不可抗力等原因導致合同價款需要調整的，應按照合同約定的調整方式和程序進行辦理。2.合同承辦人員應及時收集、整理相關證明材料，如變更通知、工程量簽證單、不可抗力事件證明等，作為價款調整的依據。3.經審核批準的價款調整文件應作為合同結算的依據，財務部門按照調整后的價款進行支付結算。合同結算管理結算依據1.合同結算是以合同約定的條款為依據，包括合同標的、價款、質量標準、驗收情況等。2.結算時應提供完整的結算資料，如合同文件、發票、驗收報告、工程量清單、變更簽證等。結算流程1.項目完成后，合同承辦人員應及時整理結算資料，并填寫合同結算申請表，提交項目管理部門審核。2.項目管理部門對結算資料的完整性、真實性進行審核，核實合同履行情況和工程量完成情況，提出審核意見。3.審核通過后，結算申請表及相關資料提交財務部門進行財務審核。財務部門重點審核合同價款支付情況、費用報銷憑證的合法性等。4.財務部門審核通過后，將結算申請表及相關資料報公司領導審批。5.經公司領導審批同意后，由財務部門按照合同約定辦理結算支付手續。合同驗收管理驗收標準1.合同驗收應按照合同約定的質量標準和驗收方法進行。2.對于工程承包合同，應依據國家和行業相關工程質量驗收規范進行驗收；對于物資采購合同，應按照合同約定的物資規格、型號、數量、質量等要求進行驗收。驗收流程1.合同履行完畢后，合同承辦人員應及時通知項目管理部門組織驗收。2.項目管理部門組織相關人員成立驗收小組，對合同標的進行實地檢查、測試、評估等驗收工作。3.驗收小組根據驗收情況填寫驗收報告，明確驗收結論。驗收合格的，由驗收小組全體成員簽字確認；驗收不合格的，應注明不合格原因，并提出整改要求。4.合同承辦人員將驗收報告提交相關部門存檔，并根據驗收結果辦理后續手續，如結算支付、質量保證金退還等。合同風險管理風險識別與評估1.合同管理部門應定期對鐵路項目合同進行風險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如市場風險、法律風險、信用風險、不可抗力風險等。2.根據風險識別結果，對風險發生的可能性和影響程度進行評估，確定風險等級。風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于高風險合同，應采取重點監控、加強防范等措施；對于中風險合同，應采取適當的控制措施，降低風險影響；對于低風險合同，可進行常規管理。2.建立風險預警機制，及時發現風險變化情況，提前采取應對措施，避免風險擴大。合同糾紛處理1.在合同履行過程中，如發生合同糾紛，合同承辦人員應及時報告合同管理部門，并會同法務部門進行調查了解，分析糾紛原因，制定解決方案。2.對于能夠協商解決的糾紛，應積極與合同對方協商，爭取達成和解協議；對于協商不成的糾紛，應及時收集相關證據，按照合同約定的爭議解決方式，如仲裁或訴訟，通過法律途徑解決。3.在糾紛處理過程中，應妥善保管相關證據資料，確保公司合法權益得到有效維護。合同檔案管理檔案收集1.合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、談判記錄、變更協議、驗收報告、結算資料、糾紛處理文件等，均應作為合同檔案進行收集。2.合同承辦人員應及時將合同相關資料整理歸檔，確保檔案資料的完整性和準確性。檔案整理與保管1.合同檔案應按照項目類別、合同類型、時間順序等進行分類整理，編制檔案目錄，便于查閱和管理。2.合同檔案應妥善保管，采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行存儲。電子檔案應進行備份，確保數據安全。3.檔案保管期限應按照國家法律法規和公司相關規定執行，期滿后按照檔案銷毀程序進行處理。檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔