外勤365上管理制度?一、總則（一）目的為規范公司員工使用外勤365系統的行為，提高工作效率，加強對員工外勤工作的管理與監督，確保公司各項業務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體使用外勤365系統的員工。（三）基本原則1.合規性原則員工應嚴格按照國家法律法規、公司規章制度以及外勤365系統的操作規范使用系統。2.真實性原則如實記錄外勤工作情況，不得虛報、瞞報工作信息。3.高效性原則充分利用外勤365系統的功能，提高工作效率，及時準確地完成各項工作任務。二、系統賬號管理（一）賬號申請與開通1.新員工入職后，由人力資源部門負責統一為其申請外勤365系統賬號。2.申請賬號時，需提供員工真實有效的個人信息，包括姓名、手機號碼、郵箱等。3.人力資源部門將賬號信息錄入系統后，通知員工及時修改初始密碼，并妥善保管賬號密碼，不得泄露給他人。（二）賬號權限設置1.根據員工的工作職責和崗位需求，由上級主管領導審核并設定相應的系統操作權限。2.權限設置應遵循最小化原則，確保員工僅擁有完成其工作任務所需的權限。3.常見的權限包括但不限于簽到打卡、客戶拜訪記錄、工作匯報、文件上傳下載等。（三）賬號停用與刪除1.員工離職或因其他原因不再需要使用外勤365系統時，所在部門應及時通知人力資源部門。2.人力資源部門在確認員工離職等情況后，負責在系統中停用該員工賬號，并刪除相關數據（如有需要）。3.嚴禁離職員工私自保留或轉讓賬號供他人使用。三、簽到打卡管理（一）簽到規定1.員工到達外勤工作地點后，應立即通過外勤365系統進行簽到操作。簽到時間應準確反映實際到達時間。2.簽到方式包括但不限于GPS定位簽到、拍照簽到等，具體簽到方式根據公司實際情況和外勤365系統功能設定。3.在沒有網絡信號或系統出現故障無法正常簽到時，員工應及時向主管領導說明情況，并在恢復正常后盡快補簽。（二）打卡頻率1.根據工作需要，明確規定員工在外勤工作期間的打卡頻率。一般情況下，員工應至少每天打卡[x]次，具體打卡次數可根據工作性質和時長進行調整。2.打卡時間間隔應符合公司規定，避免出現異常打卡情況。例如，兩次打卡時間間隔過短或過長且無合理原因解釋的，將視為異常打卡。（三）異常打卡處理1.對于因特殊原因導致的異常打卡情況，員工應在發現后及時向主管領導提交書面說明，并附上相關證明材料（如交通意外證明、設備故障維修記錄等）。2.主管領導收到員工說明后，應進行核實，并根據實際情況在系統中進行相應處理。如確屬合理原因，可批準該異常打卡記錄；如發現員工存在故意虛報打卡信息的行為，將按照公司相關規定進行嚴肅處理。四、客戶拜訪管理（一）拜訪計劃制定1.員工在外出拜訪客戶前，應制定詳細的拜訪計劃，并通過外勤365系統提交上級主管領導審核。2.拜訪計劃應包括拜訪客戶的名稱、地址、聯系人、拜訪目的、預計拜訪時間、拜訪行程安排等內容。3.上級主管領導應在收到拜訪計劃后的[x]個工作日內完成審核，并給予明確的意見和建議。如不同意拜訪計劃，應說明原因，員工需根據領導意見進行修改后重新提交審核。（二）拜訪記錄填寫1.拜訪過程中，員工應及時通過外勤365系統填寫拜訪記錄。拜訪記錄應真實、詳細地反映拜訪情況，包括客戶需求、溝通內容、合作意向、問題反饋等。2.拜訪記錄可采用文字描述、圖片、語音等多種形式進行記錄，以確保信息的完整性和準確性。3.拜訪結束后，員工應在[x]個工作日內將拜訪記錄整理完善，并提交給上級主管領導。（三）拜訪效果跟進1.主管領導應根據員工提交的拜訪記錄，及時跟進拜訪效果。對于達成合作意向的客戶，應督促員工推動合作項目的進展；對于未達成合作的客戶，應與員工共同分析原因，制定改進措施。2.員工應積極配合主管領導的工作，按照要求及時匯報拜訪效果跟進情況，確保客戶拜訪工作能夠取得實際成效。五、工作匯報管理（一）匯報周期1.員工應按照公司規定的匯報周期，通過外勤365系統向上級主管領導進行工作匯報。2.工作匯報周期分為日報、周報、月報等，具體匯報周期根據工作性質和崗位要求確定。例如，銷售人員一般應每天提交日報，項目負責人應每周提交周報，部門經理應每月提交月報。（二）匯報內容要求1.日報內容應包括當天的工作任務完成情況、遇到的問題及解決方案、明日工作計劃等。2.周報內容應在日報的基礎上，對本周工作進行總結分析，包括工作成果、業績指標完成情況、團隊協作情況、存在的問題及改進措施等。3.月報內容應更加全面和深入，除了涵蓋周報的內容外，還應包括本月工作亮點、重點項目進展情況、下月工作計劃及目標等。4.工作匯報應數據準確、條理清晰、重點突出，避免冗長和空洞的表述。（三）匯報審核與反饋1.上級主管領導應認真審核員工提交的工作匯報，對于匯報內容不完整、不準確或存在問題的，應及時要求員工進行補充或修改。2.主管領導審核通過后，應給予員工相應的反饋，包括對工作的評價、建議和指導等。員工應認真對待領導的反饋意見，并在后續工作中加以改進。六、文件管理（一）文件上傳1.員工在外勤工作過程中，如需上傳相關文件，應確保文件內容真實、合法、有效，并符合公司文件管理的相關規定。2.上傳文件時，應按照外勤365系統的要求填寫準確的文件名、文件描述、文件類別等信息，以便于文件的分類管理和查找。3.對于重要文件，上傳前應進行必要的加密處理，確保文件安全。（二）文件下載1.員工因工作需要下載外勤365系統中的文件時，應按照規定的權限進行操作。嚴禁未經授權下載公司機密文件或敏感信息。2.下載后的文件應妥善保管，不得隨意傳播或泄露給無關人員。如因工作變動或其他原因不再需要使用下載的文件，應及時刪除，避免文件丟失或被濫用。（三）文件存儲與備份1.外勤365系統應定期對上傳的文件進行存儲和備份，以防止數據丟失。備份數據應存儲在安全可靠的位置，并定期進行檢查和維護。2.公司應建立文件存儲和備份的管理制度，明確備份周期、存儲介質、存儲地點等相關要求，確保文件數據的安全性和完整性。七、數據安全與保密（一）安全意識培訓1.公司定期組織員工參加外勤365系統數據安全與保密意識培訓，提高員工對數據安全重要性的認識。2.培訓內容包括但不限于系統操作安全規范、數據保護法律法規、信息泄露防范措施等，使員工了解如何正確使用系統，避免因操作不當導致數據泄露。（二）數據安全措施1.公司采取必要的技術手段保障外勤365系統的數據安全，如防火墻、加密技術、訪問控制等。2.員工應妥善保管個人賬號密碼，避免在公共場所或不安全的網絡環境下使用外勤365系統。如發現賬號存在異常登錄情況，應立即更改密碼，并及時向公司相關部門報告。3.嚴禁員工私自將公司數據拷貝到外部存儲設備或通過非公司指定的渠道傳輸數據，防止數據泄露風險。（三）保密規定1.員工應對在使用外勤365系統過程中獲取的公司機密信息和客戶信息嚴格保密，不得向任何第三方泄露。2.對于涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶隱私等敏感信息的文件和數據，應按照公司保密制度的要求進行管理和使用，嚴禁擅自傳播或用于非工作目的。八、系統使用監督與考核（一）監督機制1.公司設立專門的監督小組或指定專人負責對外勤365系統的使用情況進行監督檢查。2.監督內容包括但不限于簽到打卡的真實性、客戶拜訪記錄的完整性、工作匯報的及時性和準確性、文件管理的規范性以及數據安全與保密情況等。3.監督小組或專人應定期對系統使用情況進行抽查，并將抽查結果進行記錄和反饋。（二）考核指標1.制定明確的外勤365系統使用考核指標，將其納入員工績效考核體系。考核指標可包括但不限于簽到打卡準確率、客戶拜訪計劃完成率、工作匯報及時率、文件上傳下載合規率等。2.根據不同崗位的工作特點和職責要求，合理確定各項考核指標的權重，確保考核結果能夠客觀、公正地反映員工對外勤365系統的使用情況和工作績效。（三）考核結果應用1.根據考核結果，對表現優秀的員工給予相應的獎勵，如績效加分、獎金、榮譽證書等。2.對于考核結果不達標的員工，應進行誡勉談話，要求其分析原因，制定改進措施，并跟蹤改進情況。如連續多次考核不達標，將按照公司相關規定進行嚴肅處理，包括但不限于降職、降薪、辭退等。九、附則（一）制度