運動文件管理制度規(guī)定?一、總則（一）目的為加強公司運動文件的管理，確保文件的準確性、完整性和安全性，提高工作效率，促進公司各項運動工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)在運動相關(guān)工作中所產(chǎn)生的各類文件，包括但不限于運動計劃、賽事安排、運動員管理資料、訓練記錄、活動總結(jié)等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則公司設立專門的運動文件管理部門或指定專人負責運動文件的集中管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分類歸檔原則根據(jù)文件的性質(zhì)、來源、時間等因素進行分類，便于文件的查找、使用和保管。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止文件的泄露、丟失和損壞，確保文件信息的安全。4.有效利用原則充分發(fā)揮文件的作用，為公司運動工作的決策、執(zhí)行和監(jiān)督提供有力支持，促進文件的有效利用。二、文件管理職責（一）管理部門職責1.負責制定和完善運動文件管理制度，并組織實施。2.對公司運動文件進行集中統(tǒng)一管理，包括文件的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對運動文件進行清理和鑒定，及時銷毀過期、無用的文件。4.監(jiān)督和指導各部門的運動文件管理工作，對違反制度的行為進行糾正和處理。5.負責與外部相關(guān)單位進行文件的交流與傳遞，確保公司運動文件管理工作的順利進行。（二）部門負責人職責1.負責本部門運動文件的收集、整理和初步審核工作，并及時移交至公司運動文件管理部門。2.指導和督促本部門員工按照文件管理規(guī)定妥善保管文件，確保文件的安全和完整。3.根據(jù)工作需要，向公司運動文件管理部門提出查閱、借閱文件的申請，并對本部門員工查閱、借閱的文件進行登記和監(jiān)督。4.對本部門運動文件的管理工作進行總結(jié)和評估，不斷改進管理方法和措施。（三）文件管理人員職責1.嚴格遵守文件管理規(guī)定，認真履行文件管理職責，做好文件的日常管理工作。2.負責運動文件的具體收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作，確保文件管理工作的準確性和及時性。3.對所管理的文件進行定期盤點和檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決文件管理過程中出現(xiàn)的問題。4.協(xié)助其他部門做好文件的利用和服務工作，為公司運動工作提供有力支持。（四）員工職責1.嚴格遵守公司文件管理規(guī)定，妥善保管個人在工作中形成的運動文件，并及時移交至本部門負責人。2.在工作中需要使用運動文件時，按照規(guī)定的程序進行查閱、借閱，并按時歸還。3.不得擅自復制、傳播、銷毀公司運動文件，不得泄露文件中的機密信息。4.積極配合公司運動文件管理部門的工作，對文件管理工作提出合理化建議。三、文件的分類與編號（一）分類標準1.運動計劃類：包括公司年度運動計劃、季度運動計劃、月度運動計劃等，以及各項具體運動項目的專項計劃。2.賽事安排類：涵蓋各類運動賽事的策劃方案、競賽規(guī)程、日程安排、成績記錄等文件。3.運動員管理類：涉及運動員的選拔、注冊、轉(zhuǎn)會、訓練、比賽表現(xiàn)評估等相關(guān)資料。4.訓練記錄類：包含運動員的日常訓練計劃、訓練日志、訓練效果評估報告等。5.活動總結(jié)類：針對公司組織的各類運動活動，如運動會、健身比賽、體育文化節(jié)等進行的總結(jié)報告。6.其他類：除上述類別以外的與公司運動工作相關(guān)的文件，如運動場地設施管理資料、運動器材采購與維護記錄、運動經(jīng)費預算與使用情況等。（二）編號規(guī)則為便于文件的識別和管理，對運動文件進行統(tǒng)一編號。編號采用[年份][類別代碼][順序號]的格式，具體如下：1.年份：文件形成年份的后兩位數(shù)字，如"23"表示2023年。2.類別代碼：根據(jù)文件分類標準，分別用不同的字母表示各類文件，如"J"表示運動計劃類，"S"表示賽事安排類，"Y"表示運動員管理類，"L"表示訓練記錄類，"Z"表示活動總結(jié)類，"Q"表示其他類。3.順序號：按照文件形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，2023年第5個運動計劃文件的編號為"23J005"。四、文件的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門運動文件的收集工作，確保文件的及時、完整收集。2.文件收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等與運動工作相關(guān)的各種資料。3.對于上級部門下發(fā)的運動文件，應及時簽收并登記，按照要求進行傳達和執(zhí)行。4.在各項運動工作結(jié)束后，相關(guān)部門應及時將工作過程中形成的文件進行收集整理，確保文件的完整性。（二）整理方法1.按照文件的分類標準，對收集到的文件進行分類。2.對每類文件進行編號，并在文件首頁右上角加蓋編號章。3.去除文件中的金屬物、訂書釘?shù)龋瑢ζ茡p或褪色的文件進行修復或復制。4.按照文件的形成時間順序進行排列，對于同一時期的文件，按照重要程度或相關(guān)性進行排列。5.在文件的右上角或左上角編寫頁碼，確保頁碼的連續(xù)性和準確性。五、文件的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在每季度末將本季度形成的運動文件整理完畢后移交至公司運動文件管理部門進行歸檔。2.對于緊急或重要的運動文件，應及時歸檔，確保文件的時效性。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的運動文件填寫《運動文件歸檔清單》，詳細注明文件的名稱、編號、形成時間、來源、保管期限等信息，并由部門負責人簽字確認。2.將《運動文件歸檔清單》與歸檔文件一并移交至公司運動文件管理部門。3.公司運動文件管理部門對移交的文件進行核對，確認無誤后辦理簽收手續(xù)，并按照規(guī)定進行歸檔存儲。（三）歸檔存儲方式1.運動文件采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲。2.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序進行排列，便于查找和取用。3.電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，按照分類文件夾進行存儲，并建立相應的索引目錄，以便快速檢索。4.對于重要的電子文件，應進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六、文件的保管（一）保管期限1.運動計劃類文件保管期限為[X]年，自文件形成之日起計算。2.賽事安排類文件保管期限為[X]年，其中重大賽事文件保管期限為[X]年。3.運動員管理類文件保管期限為運動員在公司服務期間及服務期滿后[X]年。4.訓練記錄類文件保管期限為[X]年。5.活動總結(jié)類文件保管期限為[X]年。6.其他類文件保管期限根據(jù)實際情況確定，一般為[X]年。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家相關(guān)標準要求。2.檔案柜應擺放整齊，標識清晰，便于查找和取用文件。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保文件的安全和完整。4.對易損、易褪色的文件應采取特殊的保管措施，如進行裱糊、復制等。5.嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。6.做好檔案庫房的安全防范工作，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設施設備。（三）檔案的鑒定與銷毀1.公司運動文件管理部門應定期對保管期滿的文件進行鑒定，確定是否需要銷毀。2.鑒定工作應由公司運動文件管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人及檔案管理人員共同參與，對文件的保存價值進行評估。3.對于確無保存價值的文件，應填寫《運動文件銷毀清單》，詳細注明文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報公司領(lǐng)導審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由專人負責對銷毀文件進行監(jiān)銷，確保文件銷毀徹底，防止文件信息泄露。5.銷毀記錄應妥善保存，以備查考。七、文件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱運動文件時，應填寫《運動文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱原因等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到公司運動文件管理部門辦理查閱手續(xù)。2.文件管理人員應根據(jù)查閱申請表，提供相應的文件，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員不得擅自涂改、復制、傳播文件內(nèi)容。3.查閱人員應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還所查閱的文件，如需延長查閱時間，應重新辦理申請手續(xù)。4.涉及公司機密的運動文件，查閱人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱運動文件時，應填寫《運動文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人和公司運動文件管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.文件管理人員應按照借閱申請表的要求，將借閱文件交付借閱人員，并在借閱登記本上進行詳細記錄，包括借閱日期、歸還日期、借閱人姓名、部門等信息。3.借閱人員應妥善保管所借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上進行涂改、標記等操作。如需復印文件，應經(jīng)公司運動文件管理部門負責人批準。4.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的文件，如因特殊原因需要延長借閱期限，應提前向公司運動文件管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。5.借閱人員歸還文件時，文件管理人員應認真檢查文件的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。八、文件的傳遞與交接（一）內(nèi)部傳遞1.公司內(nèi)部各部門之間傳遞運動文件時，應填寫《運動文件傳遞單》，詳細注明文件的名稱、編號、傳遞部門、接收部門、傳遞日期等信息，并由雙方經(jīng)手人簽字確認。2.文件傳遞應通過專人送達或公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)等方式進行，確保文件傳遞的及時性和準確性。3.接收部門收到傳遞的文件后，應及時進行核對和登記，并按照規(guī)定進行處理。（二）外部交接1.公司與外部單位進行運動文件交接時，應簽訂文件交接協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務。2.交接文件時，應填寫《運動文件交接清單》，詳細注明文件的名稱、編號、數(shù)量、交接日期等信息，并由雙方經(jīng)手人簽字確認。3.對于重要的運動文件，應采取專人護送或通過機要通信等方式進行交接，確保文件的安全傳遞。九、文件管理的信息化建設（一）建立文件管理系統(tǒng)公司應建立運動文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的電子化管理。文件管理系統(tǒng)應具備文件的上傳、下載、查閱、借閱、審批、統(tǒng)計分析等功能，提高文件管理的效率和便捷性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.文件管理人員應及時將紙質(zhì)文件和電子文件的相關(guān)信息錄入文件管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，刪除過期、無用的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強文件管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。2.定期對文件管理系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。3.及時安裝系統(tǒng)補丁，防范網(wǎng)絡攻擊和病毒入侵，保障系統(tǒng)的正常運行。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司運動文件管理部門應定期對各部門的運動文件管理工作進行監(jiān)督檢查，確保文件管理工作符合制度要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的工作情況，以及文件管理系統(tǒng)的運行情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將運動文件管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關(guān)人員